¿Puedo evitar que la lista «Hoy» se actualice mientras la estoy leyendo?

No, y conviene saber por qué: se actualiza una vez por minuto para que un huésped que se haya registrado en recepción, o una reserva realizada por un compañero, aparezca sin que nadie tenga que actualizar la página. Se mantiene su posición de desplazamiento y nada de lo que haya abierto se cierra con la actualización.

Un huésped desea cambiar a un terapeuta que no figura en las columnas.

Solo los terapeutas activos aparecen en una columna. Si falta alguien, es porque ha sido desactivado o porque aún no se ha configurado; la pantalla «Terapeutas» le indicará cuál de las dos situaciones se da. Al desactivar a alguien de forma deliberada, se mantienen intactas sus citas anteriores, aunque se le elimina de la agenda.

¿Por qué no puedo arrastrar una cita desde la bandeja hasta un domingo?

Dado que al dejar una ficha se realiza la misma comprobación de disponibilidad que en una reserva, y si el spa está cerrado, no hay personal cualificado de guardia o la habitación está ocupada, la solicitud será rechazada indicando el motivo. La bandeja no es una forma de eludir las reglas; es una forma de no tener que volver a introducir una reserva que ya existe.

La vista mensual muestra un día con mucha actividad, ya que solo se ha utilizado el 40 por ciento. ¿Es eso correcto?

Probablemente, y se trata de una medida poco precisa. Compara los minutos de tratamiento reservados con la disponibilidad de cada terapeuta en activo durante cada hora de apertura, algo que casi nadie cumple: los descansos, el tiempo dedicado a tareas administrativas y los contratos a tiempo parcial se tienen en cuenta en su contra. Utilícela para comparar un día con otro, en lugar de como una cifra de utilización en sí misma.

Alguien ha marcado por error un tratamiento como completado. ¿Se puede deshacer?

No se trata de un cambio de estado, ya que fue al completar la cita cuando se contabilizó el cargo. Anule los cargos contabilizados de la cita, lo que deja un anulo visible en lugar de eliminar nada, y a continuación vuelva a reservar la cita para el huésped si el tratamiento aún debe realizarse. El historial conserva tanto el error como la corrección, que es precisamente el objetivo.

Organice la jornada de spa en Prostay: la agenda de citas y «Hoy»

Tres pantallas, una misma tarea

El spa le ofrece tres formas de visualizar las mismas citas, y no se trata tanto de alternativas como de tres preguntas diferentes.

Appointment book Responde a la pregunta «¿cómo se presenta el día?». Es la pantalla que debe tener abierta cuando alguien llame por teléfono solicitando un masaje para esta tarde.
Today responde a «¿qué hago a continuación?». Se trata de una lista en orden cronológico con un botón en cada fila, y es la pantalla que la recepción debe mantener abierta todo el día.
Appointments Responde a «qué ha ocurrido». Busca todas las reservas que el spa ha realizado, tanto anteriores como posteriores.

Las tres abren la misma cita al hacer clic en una fila o en un mosaico, y todas las acciones que se pueden realizar con una cita se llevan a cabo desde allí.

Cómo leer la agenda de citas

El «Appointment book» del sábado 15 de agosto de 2026, en la vista diaria. En la parte superior aparecen cuatro columnas de terapeutas: María Santos con 2, Ana Reyes con 2, Nok Chaiwat con 2 y Jon Álvarez con 1, junto a una barra horaria que va de las 09:00 a las 19:00. Siete tarjetas de colores indican la hora de inicio, el «room number» y el «guest name», así como el tratamiento: 09:00 312 Wei Chen, 10:30 208 Amara Okafor, 11:00 Erik Lindqvist, 13:00 Sofía Marino, 14:30 104 James Whitfield, 16:00 401 Priya y Raj Anand, y 17:30 Llamante: la Sra. Delgado, cuya ficha de 45 minutos se encuentra en too short para mostrar su tratamiento y en la que solo figuran la hora y el nombre. Una línea roja se sitúa a las 09:00 para indicar la hora actual; unas rayas diagonales marcan las horas fuera del turno de cada terapeuta; y un recuadro To schedule a la derecha contiene dos fichas no programadas: Nadia Petrova y Marco Rossi. En la parte inferior aparece una leyenda que reza: «room turnaround», en el room del huésped, sin campo de facturación, y «El color indica el status; el borde izquierdo indica el tratamiento». — La agenda, con una columna por terapeuta. El relleno indica en qué fase del proceso se encuentra una cita; el borde izquierdo corresponde al tratamiento.

El tiempo discurre por el lateral; en la parte superior hay una columna por terapeuta, con el número de citas que tiene cada uno junto a su nombre. La línea roja indica el momento actual. Las franjas rayadas corresponden a las horas en las que el spa permanece cerrado, que se derivan de su horario de apertura y de sus fechas de cierre; por lo tanto, un domingo que abre a mediodía muestra una mañana rayada en lugar de una vacía.

Una franja gris Blocked con un motivo indicado es una reserva que no es una cita: una pausa para comer, un servicio de mantenimiento de filtros, una formación. Estas provienen de las excepciones del terapeuta y del mantenimiento de las salas, y el Motor de Reservas las trata exactamente igual que trata una reserva.

Al hacer clic en cualquier espacio vacío se abre el panel de reservas con ese terapeuta y esa hora ya rellenados, lo cual es la forma más rápida de aceptar una reserva cuando se ve el hueco. Los botones de más y menos amplían y reducen la barra horaria: resulta útil cuando los tratamientos son breves y los recuadros son demasiado pequeños para leerlos, o cuando desea visualizar un día completo en pantalla.

Qué le indica cada casilla

Cada casilla contiene cuatro datos antes incluso de que lea una sola palabra de ella.

Lo que ve	Qué significa
El color de relleno y del borde	En qué fase del proceso se encuentra la cita. «Reservada» es deliberadamente la más discreta, ya que la mayor parte del día está reservada; «confirmada» es azul, «registrada» y «en curso» son verdes, y «en curso» es la única que aparece con un relleno sólido. «Completada» se muestra con una línea discontinua y en gris; «cancelada» se desvanece y el nombre aparece tachado.
El borde izquierdo de color	El color propio del tratamiento, asignado a cada uno de ellos. Es lo que le permite ver de un vistazo que el martes por la tarde está dedicado íntegramente a tratamientos faciales.
Los pequeños iconos	Una marca de verificación para un tratamiento ya pagado, una cama para uno que se realiza en la propia habitación del huésped y un círculo de advertencia para uno sin pagador asignado. Este último es el que requiere su atención.
Una banda rayada arriba o abajo	Preparación y tiempo de rotación. La habitación está reservada para ello; el terapeuta, no. Solo aparece en el eje de la habitación.

Los recuadros se reducen según la duración del tratamiento. Uno breve se reduce a la hora y al nombre del huésped, y uno muy breve a una sola línea. Al pasar el cursor por encima, se muestra la información completa en cualquier caso.

Por terapeuta o por sala

Ese mismo sábado se pasó a «By room». Seis columnas recogen los mismos siete appointments: Habitación 1: Frangipani con 2, Habitación 2: Jasmine con 3, Habitación 3: Lotus con 1, Hydro room vacía, Room 204 (uso del spa) con 1 y Room 206 (uso del spa) sombreada out porque el hotel ha vendido esa habitación. No hay columna «Sin asignar», ya que cada reserva tiene un room. — Por sala es la misma consulta formulada para el mismo día, pero con una pregunta diferente. Una columna sombreada indica una sala que no puede utilizarse hoy.

El mismo día, con las columnas cambiadas de personas a lugares. «¿Está María libre a las tres?» y «¿Está libre la suite para parejas a las tres?» son ambas preguntas reales y ninguno de los ejes responde a ambas, por lo que existe este cambio.

El eje de las salas es también el único lugar donde se aprecia el tiempo de espera. Un tratamiento que mantiene su cabina reservada durante quince minutos después muestra una franja rayada debajo de la casilla, y esa franja es la razón por la que la franja de las cuatro, que usted creía que estaba libre, no lo está. Si alguna vez le desconcierta la disponibilidad que le ofrece el asistente de reservas, cambie al eje de las salas y, por lo general, allí encontrará la respuesta.

Cambiar una cita

Arrastre una casilla a una nueva hora, o a la columna de otro terapeuta, y suéltela. Lo que ocurre a continuación es lo importante: la ficha no se mueve hasta que el servidor lo apruebe. Prostay vuelve a ejecutar toda la comprobación de disponibilidad durante el proceso de guardado, por lo que un cambio que parezca correcto en su pantalla puede ser rechazado porque otra persona reservó esa franja horaria hace cuatro segundos.

Un rechazo indica qué ha entrado en conflicto, lo cual marca la diferencia entre solucionarlo y volver a intentarlo a ciegas. Verá uno de estos mensajes.

Lo que indica	Qué hacer
María Santos ya tiene a Wei Chen a las 15:00 h	Otra hora u otro terapeuta.
Cabina 1: Frangipani está ocupada a las 15:00 h	El terapeuta está disponible, pero la sala no. Cambie a la pestaña de salas y busque una que lo esté.
El equipo necesario para ese tratamiento ya está reservado, pues	Dos tratamientos con piedras calientes, un juego de piedras. Mueva una de ellas.
Esa habitación de hotel está vendida o fuera de servicio en esta fecha	Se ha vendido a un huésped una habitación que se estaba utilizando como sala de tratamientos. Utilice una cabina propiamente dicha.
No hay nadie cualificado de guardia a esa hora	Consulte el cuadro de turnos, no la agenda. Compruebe el horario semanal del terapeuta.
El spa estará cerrado en ese momento	Horario de apertura o fecha de cierre.

Las citas completadas y canceladas no se pueden arrastrar en absoluto, lo cual es deliberado: en un caso, el pago ya se ha realizado, y en el otro, la franja horaria ya ha sido liberada. Tampoco ofrecen la opción « Edit appointment ». Alguien que ya ha sido atendido y desea volver es una nueva reserva, no un traslado.

Para todo lo demás, «Edit appointment» en el menú de la cita es la alternativa mediante teclado al arrastre, y la única forma de trasladar un tratamiento a otro día. Abre el asistente de reserva en el paso de hora con el cliente y el tratamiento ya seleccionados, muestra las franjas horarias libres para cualquier día que elija y guarda los datos en la cita de la que partió. El paso de pago también está ahí, que es donde una cita reservada como «Decide later» finalmente obtiene un pagador.

Los tratamientos sin hora asignada aún

El panel situado en la parte inferior derecha del libro, «To schedule», contiene citas que son reales, que a menudo ya están pagadas y que no tienen franja horaria asignada. Un tratamiento de spa vendido como parte de un paquete de alojamiento aparece aquí: el huésped ha contratado un masaje, pero nadie ha acordado cuándo.

Arrastre una ficha desde la bandeja hasta la cuadrícula para asignarle una hora y un terapeuta de un solo movimiento. Se somete a la misma comprobación de disponibilidad que cualquier otra reserva, por lo que si una ficha no se coloca, significa que el hueco no está realmente libre.

Las tarjetas muestran aquí el huésped, el tratamiento, el número de habitación si se alojan en el establecimiento, y una insignia verde «Paid» cuando el importe ya se ha cobrado. Conviene respetar esa insignia: significa que el huésped ha pagado por algo que aún no ha recibido, y cuanto más tiempo permanezca la tarjeta en la bandeja, mayor será la probabilidad de que se convierta en una reclamación.

Semana y mes

Vista semanal, del lunes 10 de agosto al domingo 16 de agosto de 2026. Las columnas de los siete días muestran un recuento de citas de 6, 8, 9, 6, 6, 7 y 2, con tarjetas de colores dispuestas a lo largo de una barra horaria común. El sábado 15, el día actual, aparece resaltado en azul. La mayoría de las fichas de los días ya transcurridos están dibujadas con un contorno discontinuo para indicar que se trata de «completed»; una ficha del viernes por la tarde es roja para indicar «no-show», y unas bandas grises marcan los almuerzos de los terapeutas y «room» out para un servicio de filtrado. — La semana agrupa a todos los terapeutas en una columna por día. Responde a la pregunta «¿qué grado de ocupación tiene el jueves?», no a «quién está haciendo qué».

La vista semanal consta de siete columnas de días en las que se agrupan todos los terapeutas. Responde a la pregunta «¿qué grado de ocupación tiene el jueves?», en lugar de «quién hace qué», y no incluye ningún filtro por terapeuta: en el caso de la semana de una sola persona, la pantalla «Terapeutas» muestra su lista de turnos y la vista diaria muestra su columna.

La vista mensual de agosto de 2026. Cada celda de día muestra en una esquina el número de «appointments», una barra de ocupación y, debajo, la «value» booked: El sábado 8 muestra 10 appointments, un 32 % y 1.454,87 USD, siendo el día de mayor ocupación del mes, mientras que today, el sábado 15, muestra 7, un 19 % y 1.050,08 USD, con la fecha marcada con un círculo. Las celdas posteriores al lunes 17 están vacías porque no hay nada booked con tanta antelación. — El mes clasifica los días en lugar de describirlos. La barra muestra los minutos de tratamiento en relación con los terapeutas de turno, por lo que un día tranquilo con un solo terapeuta puede parecer más ocupado que un día ajetreado con cuatro.

El mes se centra en la densidad más que en los detalles. Cada día muestra cuántas citas hay, una barra que indica qué porcentaje de su capacidad ocupan y el importe reservado. La barra es aproximada a propósito: minutos de tratamiento en función de los terapeutas de turno multiplicados por el horario de apertura. Su finalidad es clasificar los días entre sí, no servir como informe para una junta directiva. Al hacer clic en un día, se accede a la vista diaria correspondiente.

El valor de cada celda corresponde a lo que se ha reservado, sin impuestos, incluidos los tratamientos que se han pagado por adelantado. No se trata del dinero en efectivo recaudado ese día.

La lista «Hoy»

La pantalla «Today». Cuatro recuadros indican: «Booked today, 7», «Completed, 2 / 7», «Taken today, 76,74 USD» con la nota «No incluye tratamientos prepagados», y «No-shows, 0». Debajo de ellas, la pestaña «Still to come» (Reservas en curso) contiene cinco filas, cada una con la siguiente acción en forma de botón: 11:00 h Erik Lindqvist, masaje sueco de 60 min con Jon Álvarez en Room 204 (uso del spa), con las etiquetas «Prepaid» (Prepago), «Visitor» (Visitante) y «In progress» (Reserva de grupo), y Complete; 13:00 h: Sofía Marino en la cabina 1: Frangipani, Checked in, con «Start»; 14:30 h: James Whitfield de room, en la cabina 2, sala 104: Jasmine, Confirmed, con «Check in»; 16:00 h. Priya y Raj Anand, de room, 401, en la cabina 3: Lotus, Booked, con «Confirm»; y 17:30 h. Llamante: la Sra. Delgado, que lleva una insignia naranja de Not set —mientras que las demás indican quién paga—, con «Confirm». — Una fila, un cliente, un botón: lo siguiente que les va a suceder en la vida real.

«Hoy» es la pantalla de trabajo. Todos los clientes con cita para hoy aparecen en orden cronológico, con la siguiente acción en cada fila, y se actualiza automáticamente cada minuto para que nadie tenga que acordarse de recargarla para darse cuenta de que un cliente está esperando en recepción.

Los cuatro mosaicos de la parte superior ofrecen una visión general del día: « Booked today » contabiliza todo lo que no se ha cancelado,Completed indica en qué punto del proceso se encuentra,Taken today suma los tratamientos completados que se han cobrado realmente, omitiendo deliberadamente los prepagados para que coincida con la caja registradora en lugar de con la agenda, yNo-shows es la cifra que desea que sea cero.

El filtro se inicia en Still to come, que oculta todo lo que ha finalizado. Finished muestra las filas de tratamientos completados, cancelados y en los que el cliente no se presentó, y All muestra todo el conjunto.

De «Reservado» a «Completado», un botón tras otro

Una cita pasa por cinco estados, y el botón de la fila corresponde siempre al siguiente.

Estado	Qué significa	Botón
Booked	Reservada, pero aún no confirmada con el cliente.	Confirmar
Confirmed	El huésped está al corriente y se le han reservado los recursos correspondientes.	Registro de entrada
Checked in	El huésped ya está aquí, en albornoz, esperando.	Inicio
In progress	El tratamiento está en curso.	Finalizado
Completed	Entregado y facturado. Nada más.	Ninguno

No es necesario que utilice todos los pasos. Se permite dar de alta a un huésped que ya se encuentre en la mesa, y los estados previos al alta están ahí para las Propiedades que los deseen, más que como un trámite obligatorio.

Complete se comporta de forma diferente al resto: en lugar de modificar la fila, abre la cita, ya que la finalización es el momento en el que se transfiere el dinero y nadie debería realizarlo desde una lista sin ver el total y el pagador. Quién paga un tratamiento es la esencia de todo este proceso.

Ausencias, cancelaciones y retrasos

Un cuadro de diálogo de confirmación con el título «¿Desea cancelar esta cita?», en el que se indica: «Se encuentra dentro del plazo de cancelación, por lo que se le cobrará una tasa de acuerdo con la política del spa», con el botón rojo «Cancelar cita» para confirmar. — El cuadro de diálogo le indica si esta cancelación en concreto conlleva un recargo antes de que se comprometa a ella.

Una fila se vuelve de color ámbar con una insignia de «Late» quince minutos después de la hora prevista de llegada del cliente, y solo mientras la cita siga estando simplemente reservada o confirmada. Este margen es deliberado: que un terapeuta se retrase cinco minutos es normal, y una lista que se pusiera en rojo al minuto de retraso estaría totalmente en rojo a la hora del almuerzo.

Tanto la cancelación como el marcado de «no se ha presentado» se encuentran detrás de « More » en la cita. Ambas opciones le indican cuál será su coste antes de que se comprometa: el cuadro de diálogo de cancelación indica si esta cancelación concreta se encuentra dentro de su margen de tiempo y, por lo tanto, conllevará un cargo, y el cuadro de diálogo de «no se ha presentado» indica si su Propiedad cobra por ello en absoluto. Ambas cifras proceden de la configuración de su spa, y su configuración se explica en la sección «Configuración de su spa ».

La cancelación libera al terapeuta, la sala y cualquier equipo de forma inmediata, por lo que la franja horaria vuelve a estar disponible en el momento en que lo confirme.

Buscar una cita posteriormente

La pantalla «Appointments» (Búsqueda de citas) permite buscar por cliente, tratamiento, sala o terapeuta en el periodo que elija, y filtra por estado y por terapeuta. Es a donde debe acudir cuando un cliente llama un martes para preguntar por un masaje que recibió el mes pasado, o cuando desea ver todas las ausencias de este trimestre.

Cada cita cuenta con su propio historial en la parte inferior de la pestaña: creada, confirmada, registrada, completada, contabilizada, anulada, propina, con quién lo hizo y cuándo. Cuando dos personas discrepan sobre lo ocurrido, esa lista zanja la cuestión.

La gestión diaria