Un spa dentro de un hotel constituye un segundo producto que vender, con su propia agenda, y cada producto que lo ofrece debe decidir en qué medida funciona de forma independiente del hotel. La respuesta de Prostay es una separación, y dicha separación no es la que la mayoría de la gente espera: el personal y los ingresos pertenecen al hotel; el calendario y la plantilla pertenecen al spa. Casi todos los errores que se cometen durante la primera semana de funcionamiento de este módulo se deben a dar por sentado lo contrario de la mitad con la que acaba de familiarizarse.
Lo que el spa comparte con el resto del hotel
Hay cuatro aspectos que no se duplican en el spa, y buscar una versión exclusiva del spa para cualquiera de ellos es una forma de perder toda una tarde.
| Huéspedes | Un único registro de huésped para toda la Propiedad. A un huésped que se aloja en su Propiedad se le identifica por su nombre, número de habitación o número de confirmación, y el tratamiento se asocia a esa reserva. Un huésped que nunca se ha alojado pasa a tener un perfil de huésped real en el momento en que se le reserva, no una simple nota en una cita. |
| Tratamientos | Un tratamiento es un artículo de su catálogo, asignado al spa. Tiene un único precio, un único código fiscal y un único nombre en todo el sistema Prostay. Se añaden los tratamientos en Items & Services y se configura su duración en el spa. |
| Pagos | No hay caja registradora ni libro mayor específicos para el spa. Un tratamiento cargado a una habitación se contabiliza en la cuenta del huésped; un tratamiento para alguien que no se aloja se contabiliza en una cuenta de la casa y se liquida en el mostrador del spa. Ambos utilizan el mismo mecanismo de contabilización que cualquier otro cargo, por lo que los ingresos del spa llegan a sus informes sin necesidad de copiar nada. |
| Reservas | Una cita puede vincularse a una reserva, y es precisamente este vínculo el que permite que el cargo a la habitación se realice sin que nadie tenga que introducir un número de habitación. El spa lee las reservas, pero nunca las modifica. |
La consecuencia que conviene tener presente: si el precio de un masaje es incorrecto, la corrección se realiza en Items & Services , no en el spa. Al aumentarlo allí, se actualiza automáticamente en el asistente de reservas, en el folio y en todos los Informes al mismo tiempo, lo cual es la razón por la que el spa se diseñó sin precios propios.
Lo que el spa se reserva para sí mismo
Todo lo relacionado con la prestación del tratamiento es competencia exclusiva del spa, y nada de ello figura en ninguna otra parte de Prostay.
| La agenda de citas | Totalmente independiente del cuadro de habitaciones. Ningún tratamiento aparece jamás en el calendario de reservas, y ninguna reserva aparece en la agenda del spa. |
| Terapeutas | Los registros propios del personal del spa, con sus competencias y un horario de turnos semanal. Un terapeuta no es un empleado del Servicio de limpieza y no es automáticamente un usuario de Prostay, aunque puede asignarle un nombre de usuario para que pueda gestionar su propia lista. |
| Salas de tratamiento y equipamiento | Las cabinas del spa son recursos del spa, no forman parte del inventario del hotel. El Servicio de limpieza nunca tiene acceso a ellas y no es posible marcarlas como «fuera de servicio»; en su lugar, deben desactivarse en Rooms & equipment. Una cabina puede asociarse a una habitación real del hotel cuando el spa la utilice, y ese es el único solapamiento. |
| Horario de apertura, márgenes de tiempo y tarifas | El spa tiene su propio horario de atención al público, sus propios tiempos de preparación y de rotación, su propio recargo por servicio y sus propias reglas de cancelación y de no presentación, todo ello en Spa settings y nada de ello heredado de la Propiedad. |
Las nueve pantallas
La barra lateral del spa contiene nueve destinos, que se dividen en tres categorías: tres pantallas para la gestión diaria, tres para los ajustes que se configuran una sola vez y tres para las finanzas y la gestión.
| Pantalla | Para qué sirve |
|---|---|
| Appointment book | La agenda. Una columna por terapeuta o por sala de tratamientos, vistas diaria, semanal y mensual; arrastre para mover una cita, y una barra en la parte derecha para los tratamientos que se han vendido pero a los que aún no se les ha asignado una hora. |
| Today | La estación del terapeuta. Una fila por cliente en orden de llegada, un botón por fila para hacer avanzar a los clientes y un indicador de retraso cuando alguien lleva más de quince minutos de retraso respecto a la hora de inicio. |
| Appointments | Búsqueda y revisión. Todas las reservas con su fecha, cliente, tratamiento, terapeuta, quién paga, importe total y estado. |
| Treatments | Su menú: qué elementos del catálogo son tratamientos, cuánto tiempo dura cada uno, qué requiere y quién puede realizarlos. |
| Therapists | Personal, competencias, turnos, días festivos y turnos extra. |
| Rooms & equipment | Salas de tratamiento, tipos de salas y equipamiento con las cantidades correspondientes. |
| Members | Abonos, renovaciones y paquetes de tratamientos prepagados. |
| Reports | El nivel de ocupación de los terapeutas y las salas, de dónde proceden los ingresos y cuánto le cuestan las ausencias sin previo aviso. |
| Settings | Horario de apertura, retrasos en los horarios, destino de los cobros, cargo por servicio y propina, reglas de cancelación y de ausencias sin previo aviso, visitantes externos y recordatorios. |
Cinco conceptos que debe conocer antes de comenzar
Estas cinco palabras aparecen en todas las pantallas del módulo y cada una de ellas supone una elección con consecuencias, por lo que merece la pena familiarizarse con ellas antes de encontrarse con ellas en un cajón con un cliente esperando.
- Estado. Una cita pasa por los estados «Reservada», «Confirmada», «Registrada», «In progress » y «Completada», y puede finalizar en «Cancelada» o «Ausencia sin previo aviso». El estado «Completada» es el que importa desde el punto de vista financiero: es entonces cuando se contabiliza el cargo.
- Ubicación. Lugar donde se realiza el tratamiento. Una sala de tratamientos de spa, la propia habitación del huésped, una habitación de hotel cedida como cabina o fuera del establecimiento. La primera y la tercera opciones reservan una habitación; las otras dos no.
- A quién facturar. Quién paga y cómo. «Charge to room », cuenta de la casa, pago en el spa, ya pagado o «decidir más tarde». Una cita que se deje en «decidir más tarde» no puede completarse, lo cual es intencionado.
- Origen del huésped. Huésped del hotel, recién llegado, que ya se ha marchado o externo. Se configura automáticamente al seleccionar al huésped; determina las opciones de facturación que se le ofrecen y el informe de ingresos se desglosa en función de ello.
- Preparación y tiempo de espera. Minutos antes y después de un tratamiento en los que la sala está ocupada, pero el terapeuta no. El terapeuta queda libre cuando finaliza el tratamiento, pero la sala no, lo que evita que una jornada con agenda completa se retrase a media tarde.
Quién puede acceder al spa
El spa cuenta con cinco permisos propios, que se conceden por función en Users ›Roles , dentro del grupo denominado «Spa and wellness ». Sus nombres son exactamente los que se indican a continuación, por lo que puede buscarlos en su pantalla de funciones.
| Spa and wellness. | El módulo en su totalidad. Sin él, todas las páginas del spa indicarán que no tiene acceso. Este es el permiso que debe concederse a alguien que deba ver la agenda y nada más. |
| Spa appointments. | Reservar, editar, cancelar y dar por finalizada. La opción de «dar por finalizada» se ha separado deliberadamente de la de «editar», para que un terapeuta pueda gestionar su propia lista sin poder reprogramar ni modificar el precio de ninguna cita. |
| Spa charges. | Contabilización y anulación de cargos, descuentos y propinas. |
| Spa memberships. | Miembros, planes y cursos prepagados. |
| Spa resources and settings. | Terapeutas, salas, el menú de tratamientos y la pantalla de configuración. La opción «Editar» en esta pantalla es la que desbloquea la configuración del spa. |
La configuración completa de un rol, incluida la asignación de un terapeuta a un usuario, se explica en la guía de configuración de su spa .
La recepción no puede ver un tratamiento
Todo se gestiona desde el lado del spa. El spa tiene acceso a sus huéspedes, sus Reservas, su catálogo y sus facturas, y el resto de Prostay no tiene conocimiento alguno de ello. No hay ninguna pestaña de spa en una reserva, ni ninguna indicación en la lista de llegadas, ni ninguna línea en el plano de habitaciones, ni historial de tratamientos en el perfil del huésped.
En la práctica, esto significa que un recepcionista que registra a alguien a su llegada no tiene forma de saber que tiene un masaje a las cuatro, y que un huésped que solicite en recepción cambiar la hora de su tratamiento deberá ser remitido al spa o bien la recepción deberá abrir el módulo del spa. Si su propiedad depende de que la recepción esté al corriente, la solución viable en la actualidad es una nota en las reservas, añadida a mano.
Qué hay que configurar, en orden
Las pantallas dependen unas de otras, y realizarlas fuera de orden implica tener que retroceder. Este es el orden que evita tener que volver sobre uno mismo.
- Active el módulo y configure su horario de apertura en «Configuración del spa».
- Cree las salas de tratamientos y el equipamiento de que disponga, en «Salas y equipamiento». Los tratamientos se refieren a los tipos de sala, por lo que estos deben configurarse en primer lugar.
- Añada a sus terapeutas con sus especialidades y turnos. No se puede reservar nada para un día en el que no haya nadie trabajando.
- Incluya los artículos de su catálogo en el spa y asigne una duración a cada uno de ellos, en «Tratamientos».
- Establezca las reglas de pago: a dónde se destinan los cobros, si se añade un recargo por servicio y cuál es el coste de una cancelación tardía.
- Conceda los permisos del spa a los perfiles que los necesiten y, solo entonces, acepte su primera reserva.
Elementos que faltan
Cada una de estas funciones es algo razonable que cabría esperar, y ninguna de ellas existe en la actualidad. Es mejor saberlo ahora que tener que buscar el interruptor.
- Reservas de tratamientos en línea por parte de los huéspedes. El perfil del tratamiento cuenta con un indicador «Bookable online» reservado para un Motor de Reservas que aún no comercializa tratamientos. Activarlo no modifica nada de lo que el huésped puede ver.
- Vales regalo. Los cursos prepagados son lo más parecido, pero no son el mismo producto: un curso es el saldo de tratamientos de un cliente concreto, no un vale al portador.
- Formularios de admisión, contraindicaciones y alergias. No existe ningún formulario médico. El campo de notas de una cita es el único lugar donde se puede registrar esta información, por lo que conviene establecer una regla interna al respecto en lugar de descubrirlo durante un tratamiento.
- Lista de espera. Un día completo simplemente está completo; no hay colas.
- Comisión del terapeuta o exportación de nóminas. Se atribuye una propina al terapeuta que ha realizado el tratamiento y se suma en los Informes, y ahí se acaba todo.
- Reservas para parejas como un flujo independiente. Un tratamiento puede admitir a más de un cliente a la vez, lo que cubre una sala para parejas y una clase, pero no existe una opción de reserva para dos terapeutas y dos clientes.