Un centro benessere all’interno di un hotel rappresenta un’offerta complementare con un proprio calendario, e ogni prodotto che ne dispone deve stabilire in che misura esso operi in modo autonomo rispetto all’hotel. La risposta di Prostay è una separazione, e tale separazione non è quella che la maggior parte delle persone si aspetta: il personale e i ricavi appartengono all’hotel; la gestione e il personale della spa appartengono alla spa stessa. Quasi tutti gli errori commessi nella prima settimana di gestione di questo modulo derivano dal presumere il contrario rispetto a quale delle due parti si sia appena conosciuta.
Ciò che la spa condivide con il resto dell’hotel
Quattro elementi non sono duplicati nella spa, e cercare una versione esclusiva per la spa di uno qualsiasi di essi è un modo per sprecare un pomeriggio.
| Ospiti | Un unico record ospite per l’intera Struttura. Un ospite che soggiorna presso di voi viene identificato per nome, numero di camera o numero di conferma, e il trattamento viene associato a quella prenotazione. Un ospite che non ha mai soggiornato diventa un vero e proprio profilo ospite nel momento stesso in cui viene effettuata la prenotazione, non una semplice nota su un appuntamento. |
| Trattamenti | Un trattamento è una voce del Suo catalogo, contrassegnata nella spa. Ha un unico prezzo, un unico codice fiscale e un unico nome in tutto il sistema Prostay. I trattamenti si aggiungono in Items & Services e la loro durata si configura nella spa. |
| Pagamenti | Non esiste una cassa né un registro contabile specifico per la spa. Un trattamento addebitato a una camera viene registrato sul conto dell’ospite; un trattamento per una persona che non alloggia viene registrato su un conto interno e saldato alla reception della spa. Entrambi utilizzano lo stesso meccanismo di registrazione di qualsiasi altro addebito, pertanto i ricavi della spa vengono riportati nei Suoi Rapporti senza necessità di alcuna trascrizione manuale. |
| Prenotazioni | Un appuntamento può essere collegato a una prenotazione, ed è proprio questo collegamento che consente di addebitare la spesa sulla camera senza che nessuno debba digitare il numero della stessa. La spa legge le prenotazioni ma non le modifica mai. |
La conseguenza da tenere presente: se il prezzo di un massaggio è errato, la correzione va effettuata nel sistema di prenotazione « Items & Services », non nella spa. Aumentandolo lì, il prezzo viene aggiornato contemporaneamente nel sistema di prenotazione, nel folio e in ogni rapporto; questo è il motivo per cui la spa è stata progettata senza prezzi propri.
Ciò che la spa mantiene per sé
Tutto ciò che riguarda l’erogazione del trattamento appartiene esclusivamente alla spa, e nulla di tutto ciò è presente in nessun’altra parte di Prostay.
| Il registro degli appuntamenti | Completamente separato dalla tabella delle camere. Nessun trattamento compare mai sul Calendario delle prenotazioni, e nessuna prenotazione compare nel diario del centro benessere. |
| Terapisti | I registri del personale proprio della spa, con le competenze e la turnazione settimanale. Un terapista non è un addetto al Servizio di pulizia e non è automaticamente un utente di Prostay, sebbene sia possibile associargli un account di accesso affinché possa gestire la propria lista. |
| Sale trattamenti e attrezzature | Le cabine della spa sono risorse della spa, non fanno parte dell’inventario dell’hotel. Il Servizio di pulizia non ne ha mai visione e non è possibile segnalarne una come fuori servizio; occorre invece disattivarla in Rooms & equipment. Una cabina può essere associata a una vera e propria camera d’albergo quando la spa ne prende una in prestito, e questa è l’unica sovrapposizione. |
| Orari di apertura, tempi di attesa e tariffe | La spa dispone di orari di apertura propri, tempi di preparazione e di consegna propri, un costo di servizio proprio e regole proprie in materia di cancellazione e mancata presentazione, il tutto gestito in Spa settings e nessuna di queste impostazioni è ereditata dalla struttura. |
Le nove schermate
La barra laterale della spa contiene nove voci, suddivise in tre categorie: tre schermate per la gestione quotidiana, tre per le impostazioni da configurare una tantum e tre per la contabilità e l’amministrazione.
| Schermata | A cosa serve |
|---|---|
| Appointment book | L’agenda. Una colonna per ogni terapista o per ogni sala trattamenti, visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili, trascinamento per spostare un appuntamento e un pannello a scomparsa sulla destra per i trattamenti che sono stati venduti ma ai quali non è stata ancora assegnata un’ora. |
| Today | La postazione del terapista. Una riga per ogni ospite in ordine di arrivo, un pulsante per riga per farli avanzare e un indicatore di ritardo quando qualcuno supera di oltre quindici minuti l’orario di inizio previsto. |
| Appointments | Ricerca e revisione. Ogni prenotazione con data, ospite, trattamento, operatore, pagante, importo totale e stato. |
| Treatments | Il Suo menu: quali voci del catalogo sono trattamenti, quanto tempo richiede ciascuno, di cosa ha bisogno e chi può eseguirlo. |
| Therapists | Personale, competenze, turni, ferie e turni extra. |
| Rooms & equipment | Sale per trattamenti, tipologie di sale e attrezzature con relative quantità. |
| Members | Abbonamenti, rinnovi e pacchetti di trattamenti prepagati. |
| Reports | Il livello di occupazione dei terapisti e delle sale, la provenienza dei ricavi e il costo delle mancate presentazioni. |
| Settings | Orari di apertura, ritardi, destinazione degli addebiti, costi di servizio e mance, regole relative a cancellazioni e mancati appuntamenti, ospiti esterni e promemoria. |
Cinque termini fondamentali da conoscere prima di iniziare
Queste cinque parole compaiono su ogni schermata del modulo e ciascuna rappresenta una scelta con delle conseguenze; pertanto, vale la pena impararle prima di trovarvisi di fronte in una situazione in cui un ospite è in attesa.
- Stato. Un appuntamento passa attraverso le fasi “Prenotato”, “Confermato”, “Registrato”, “In progress ” e “Completato”, e può concludersi con “Annullato” o “Non presentatosi”. Lo stato “Completato” è quello che conta dal punto di vista finanziario: è in quel momento che l’addebito viene registrato.
- Luogo. Dove si svolge il trattamento. Una sala trattamenti della spa, la stessa camera dell’ospite, una camera d’albergo adibita a cabina o fuori sede. Il primo e il terzo richiedono la prenotazione di una camera; gli altri due no.
- Fatturazione a. Chi paga e in che modo. "Charge to room ", conto interno, pagamento presso la spa, già pagato o da decidere in seguito. Un appuntamento lasciato con l’opzione "da decidere in seguito" non può essere completato, il che è intenzionale.
- Provenienza dell’ospite. Ospite interno, in arrivo, in partenza o esterno. Viene impostata automaticamente quando si seleziona l’ospite; determina quali opzioni di fatturazione Le vengono offerte e il report dei ricavi viene suddiviso in base a tale criterio.
- Preparazione e tempo di attesa. I minuti prima e dopo un trattamento in cui la sala è occupata ma il terapista non lo è. Il terapista viene liberato al termine del trattamento, mentre la sala rimane occupata: ciò impedisce che una giornata completamente prenotata subisca ritardi già a metà pomeriggio.
Chi può accedere alla spa
La spa dispone di cinque autorizzazioni specifiche, concesse in base al ruolo alla voce Users ›Roles nel gruppo denominato “Spa and wellness ”. Sono denominate esattamente come indicato di seguito, pertanto può cercarle nella schermata dei ruoli.
| Spa and wellness. | L’accesso al modulo stesso. Senza di esso, ogni pagina del centro benessere indica che non si dispone dell’accesso. Questa è l’autorizzazione da assegnare a chi deve visualizzare l’agenda e nient’altro. |
| Spa appointments. | Prenotazione, modifica, cancellazione e completamento. Il completamento è stato volutamente separato dalla modifica, in modo che un operatore possa gestire il proprio elenco senza poter riprogrammare o modificare i prezzi degli appuntamenti di altri. |
| Spa charges. | Registrazione e annullamento di addebiti, sconti e mance. |
| Spa memberships. | Ispettori, piani e pacchetti prepagati. |
| Spa resources and settings. | Terapisti, sale, menu dei trattamenti e schermata delle impostazioni. La funzione «Modifica» in questa schermata sblocca le impostazioni della spa. |
La configurazione completa di un ruolo, compresa l’associazione di un terapista a un account di accesso, viene illustrata nella procedura di configurazione della Sua spa .
La reception non può visualizzare un trattamento
Tutto passa dal lato della spa. La spa legge i Suoi ospiti, le Sue Prenotazioni, il Suo catalogo e i Suoi conti, mentre il resto di Prostay non ne sa nulla. Non vi è alcuna scheda «spa» nella prenotazione, nessun indicatore nell’elenco degli arrivi, nessuna riga nella tabella delle camere e nessuna cronologia dei trattamenti nel profilo dell’ospite.
In pratica ciò significa che un addetto alla reception che effettua il check-in non ha modo di sapere se l’ospite ha un massaggio alle quattro, e un ospite che chiede alla reception di spostare il proprio trattamento deve essere indirizzato alla spa oppure la reception deve aprire il modulo dedicato alla spa. Se la Sua struttura si affida alle informazioni in possesso della reception, la soluzione pratica attualmente disponibile consiste nell’aggiungere una nota a mano sulla prenotazione.
Cosa configurare, nell’ordine corretto
Le schermate sono interdipendenti e completarle in ordine errato comporta la necessità di tornare indietro. Questo è l’ordine che non richiede di ripetere passaggi già effettuati.
- Attivare il modulo e impostare gli orari di apertura nelle impostazioni della Spa.
- Creare le sale per i trattamenti e le attrezzature a disposizione, nella sezione “Sale e attrezzature”. I trattamenti fanno riferimento ai tipi di sala, pertanto questi devono essere configurati per primi.
- Aggiungete i Suoi terapisti con le loro competenze e i turni di lavoro. Non è possibile prenotare nulla in un giorno in cui nessuno è in servizio.
- Contrassegnate gli articoli del Suo catalogo come appartenenti alla spa e assegnate a ciascuno una durata, nella sezione “Trattamenti”.
- Stabilisca le regole di pagamento: a chi vanno le spese, se aggiungere un supplemento di servizio e quale sia il costo di una cancellazione tardiva.
- Conceda le autorizzazioni relative alla spa ai ruoli che ne hanno bisogno e solo allora accetti la sua prima prenotazione.
Elementi che mancano
Ciascuna di queste è una funzionalità che ci si aspetterebbe di trovare, e nessuna di esse esiste attualmente. È meglio saperlo ora piuttosto che cercare l’opzione corrispondente.
- Ospiti che prenotano trattamenti online. Il profilo del trattamento presenta un’opzione “Bookable online” riservata a un Motore di prenotazione per gli ospiti che attualmente non vende trattamenti. La sua attivazione non modifica nulla di ciò che l’ospite può visualizzare.
- Buoni regalo. I pacchetti prepagati sono l’alternativa più simile, ma non rappresentano lo stesso prodotto: un pacchetto è il saldo dei trattamenti a nome di un ospite specifico, non un buono al portatore.
- Moduli di anamnesi, controindicazioni e allergie. Non esiste un modulo medico. Il campo “Note” relativo a un appuntamento è l’unico spazio in cui registrare tali informazioni; è opportuno stabilire una regola interna al riguardo, piuttosto che scoprirlo durante un trattamento.
- Lista d’attesa. Una giornata piena è semplicemente piena; non vi sono code.
- Commissione per il terapista o esportazione dei dati salariali. Una mancia viene attribuita al terapista che ha effettuato il trattamento e conteggiata nei Rapporti, e questo è tutto.
- Prenotazioni di coppie con un flusso autonomo. Un trattamento può consentire la presenza di più di un ospite alla volta, il che copre una sala per coppie e un corso, ma non esiste un percorso di prenotazione per due terapisti e due ospiti.