Ein Spa innerhalb eines Hotels ist ein zweites Verkaufsargument mit einem eigenen Terminkalender, und jedes Produkt, das ein solches anbietet, muss entscheiden, inwieweit es eigenständig vom Hotel betrieben wird. Prostays Antwort ist eine Aufteilung, und diese Aufteilung ist nicht die, die die meisten Menschen erwarten: Die Mitarbeiter und die Finanzen gehören zum Hotel; der Terminkalender und das Personal gehören zum Spa. Fast jeder Fehler, der in der ersten Woche des Betriebs dieses Moduls gemacht wird, rührt daher, dass man das Gegenteil von dem annimmt, was man gerade kennengelernt hat.
Was das Spa mit dem Rest des Hotels gemeinsam hat
Vier Dinge werden im Spa nicht doppelt angeboten, und die Suche nach einer ausschließlich für das Spa bestimmten Variante eines dieser Elemente ist ein sicherer Weg, einen Nachmittag zu verschwenden.
| Gäste | Ein Gästeeintrag für das gesamte Objekt. Ein Gast, der bei Ihnen übernachtet, wird anhand des Namens, der Zimmernummer oder der Bestätigungsnummer gefunden, und die Behandlung wird dieser Reservierung zugeordnet. Ein Gast, der noch nie bei Ihnen übernachtet hat, erhält in dem Moment, in dem Sie ihn buchen, ein echtes Gästeprofil – es handelt sich nicht um eine Notiz zu einem Termin. |
| Behandlungen | Eine Behandlung ist ein Eintrag in Ihrem Katalog, der im Spa gekennzeichnet ist. Sie hat überall in Prostay einen Preis, einen Steuercode und einen Namen. Sie fügen Behandlungen in „Items & Services“ hinzu und konfigurieren deren Zeitplan im Spa. |
| Abrechnung | Es gibt keine Spa-Kasse und kein Spa-Hauptbuch. Eine Behandlung, die einem Zimmer in Rechnung gestellt wird, wird auf die Abrechnung des Gastes verbucht; eine Behandlung für jemanden, der nicht im Hotel übernachtet, wird auf ein Hauskonto verbucht und an der Spa-Rezeption abgerechnet. Beide verwenden denselben Verbuchungsmechanismus wie alle anderen Abrechnungen, sodass die Spa-Einnahmen direkt in Ihre Berichte einfließen, ohne dass Daten manuell übertragen werden müssen. |
| Reservierungen | Ein Termin kann mit einer Reservierung verknüpft werden, und diese Verknüpfung sorgt dafür, dass die Abrechnung über das Zimmer funktioniert, ohne dass jemand eine Zimmernummer eingeben muss. Das Spa liest Reservierungen aus, schreibt jedoch niemals in diese hinein. |
Die wichtige Konsequenz daraus: Wenn eine Massage falsch bepreist ist, erfolgt die Korrektur in „ Items & Services “, nicht im Spa. Eine Preisanpassung dort wirkt sich gleichzeitig auf den Buchungsassistenten, das Folio und alle Berichte aus – was der Grund dafür ist, dass das Spa ohne eigene Preise konzipiert wurde.
Was das Spa für sich behält
Alles, was mit der Durchführung der Behandlung zu tun hat, gehört allein dem Spa, und nichts davon existiert an anderer Stelle in Prostay.
| Das Terminkalender | Völlig getrennt von der Zimmerübersicht. Keine Behandlung erscheint jemals im Reservierungskalender, und keine Reservierung erscheint im Spa-Terminkalender. |
| Therapeuten | Die spa-eigenen Personalunterlagen mit Qualifikationen und einem wöchentlichen Dienstplan. Ein Therapeut ist kein Mitarbeiter der Zimmerreinigung und nicht automatisch ein Prostay-Benutzer, obwohl Sie ihm einen Login zuweisen können, damit er seine eigene Liste bearbeiten kann. |
| Behandlungsräume und Ausstattung | Spa-Kabinen sind Ressourcen des Spas, kein Hotelinventar. Die Zimmerreinigung hat keinen Zugriff darauf, und Sie können eine Kabine nicht als „außer Betrieb“ kennzeichnen; stattdessen deaktivieren Sie sie in „Rooms & equipment“. Eine Kabine kann einem tatsächlichen Hotelzimmer zugeordnet werden, wenn das Spa eines ausleiht, und dies ist die einzige Überschneidung. |
| Öffnungszeiten, Pufferzeiten und Gebühren | Der Wellnessbereich verfügt über eigene Öffnungszeiten, eigene Einrichtungs- und Durchlaufzeiten, eigene Servicegebühren sowie eigene Stornierungs- und No-Show-Regeln – all dies wird in „Spa settings“ festgelegt und wird nicht vom Objekt übernommen. |
Die neun Bildschirme
Die Spa-Seitenleiste enthält neun Einträge, die sich auf drei Aufgabenbereiche verteilen: drei Bildschirme für den Tagesablauf, drei für einmalig vorzunehmende Konfigurationen und drei für Finanzen und Verwaltung.
| Bildschirm | Wozu er dient |
|---|---|
| Appointment book | Der Terminkalender. Eine Spalte pro Therapeut oder pro Behandlungsraum, Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Verschieben von Terminen per Drag & Drop sowie ein Bereich auf der rechten Seite für Behandlungen, die verkauft, aber noch nicht zeitlich zugewiesen wurden. |
| Today | Der Therapeutenbereich. Eine Zeile pro Gast in der Reihenfolge der Ankunft, eine Schaltfläche pro Zeile zum Weiterleiten sowie eine Verspätungsmarkierung, wenn jemand mehr als fünfzehn Minuten nach dem geplanten Beginn noch nicht erschienen ist. |
| Appointments | Suche und Übersicht. Jede Buchung mit Datum, Gast, Behandlung, Therapeut, Zahler, Gesamtbetrag und Status. |
| Treatments | Ihr Angebot: Welche Katalogartikel sind Behandlungen, wie lange dauert jede einzelne, was wird dafür benötigt und wer darf sie durchführen? |
| Therapists | Mitarbeiter, Qualifikationen, Schichten, Urlaubstage und zusätzliche Schichten. |
| Rooms & equipment | Behandlungsräume, Raumtypen und Ausstattung mit Stückzahlen. |
| Members | Mitgliedschaften, Verlängerungen und im Voraus bezahlte Behandlungsserien. |
| Reports | Wie stark die Therapeuten und Räume ausgelastet waren, woher die Einnahmen stammten und welche Kosten Ihnen durch Nichterscheinen entstanden sind. |
| Settings | Öffnungszeiten, Standardzeitangaben, Verrechnungswege, Servicegebühr und Trinkgeld, Stornierungs- und Nichterscheinen-Regeln, externe Gäste und Erinnerungen. |
Fünf Begriffe, die Sie kennen sollten, bevor Sie beginnen
Diese fünf Begriffe erscheinen auf jedem Bildschirm des Moduls, und jeder einzelne stellt eine Entscheidung dar, die Konsequenzen nach sich zieht; daher lohnt es sich, sie zu kennen, bevor Sie ihnen in einer Behandlungskabine mit einem wartenden Gast begegnen.
- Status. Ein Termin durchläuft die Phasen „Gebucht“, „Bestätigt“, „Eingecheckt“, „In progress “ und „Abgeschlossen“ und kann mit „Storniert“ oder „Nicht erschienen“ enden. „Abgeschlossen“ ist der Status, der finanziell von Bedeutung ist: Dann wird die Gebühr verbucht.
- Ort. Wo die Behandlung stattfindet. Ein Spa-Behandlungsraum, das eigene Zimmer des Gastes, ein als Kabine genutztes Hotelzimmer oder außerhalb der Anlage. Bei der ersten und dritten Option wird ein Raum reserviert; bei den anderen beiden nicht.
- Rechnungsempfänger. Wer bezahlt und wie. „Charge to room “, Hausrechnung, Bezahlung im Spa, bereits bezahlt oder „Später entscheiden“. Ein Termin, der auf „Später entscheiden“ belassen wird, kann nicht abgeschlossen werden, was beabsichtigt ist.
- Herkunft des Gastes. Hausgast, ankommender Gast, abgereister Gast oder externer Gast. Dies wird für Sie festgelegt, wenn Sie den Gast auswählen; es bestimmt, welche Abrechnungsoptionen Ihnen angeboten werden, und der Umsatzbericht wird danach aufgeschlüsselt.
- Vorbereitung und Umstellung. Minuten vor und nach einer Behandlung, in denen der Raum belegt ist, der Therapeut jedoch nicht. Der Therapeut wird freigegeben, sobald die Behandlung endet, der Raum jedoch noch belegt ist; dadurch wird verhindert, dass sich ein voll ausgebuchter Tag bereits am Nachmittag verzögert.
Wer hat Zugriff auf das Spa?
Das Spa verfügt über fünf eigene Berechtigungen, die pro Rolle unter „ Users “ › „Roles “ in der Gruppe „Spa and wellness “ vergeben werden. Sie sind genau wie unten aufgeführt benannt, sodass Sie auf Ihrem Rollenbildschirm danach suchen können.
| Spa and wellness. | Zugriff auf das Modul insgesamt. Ohne diese Berechtigung wird auf jeder Spa-Seite angezeigt, dass Sie keinen Zugriff haben. Diese Berechtigung sollten Sie jemandem erteilen, der ausschließlich den Terminkalender einsehen darf und sonst nichts. |
| Spa appointments. | Buchen, Bearbeiten, Stornieren und Abschließen. Das „Abschließen“ ist bewusst vom „Bearbeiten“ getrennt, damit ein Therapeut seine eigene Liste bearbeiten kann, ohne Termine umplanen oder Preise ändern zu können. |
| Spa charges. | Gebühren, Rabatte und Trinkgelder verbuchen und stornieren. |
| Spa memberships. | Mitglieder, Abonnements und im Voraus bezahlte Kurse. |
| Spa resources and settings. | Therapeuten, Räume, das Behandlungsangebot und der Einstellungsbildschirm. Über die Bearbeitungsfunktion hier werden die Spa-Einstellungen freigeschaltet. |
Die vollständige Einrichtung einer Rolle, einschließlich der Zuordnung eines Therapeuten zu einem Login, wird im Rahmen der Einrichtung Ihres Spas behandelt.
Die Rezeption kann keine Behandlung einsehen
Alles wird von der Spa-Seite aus weitergeleitet. Das Spa greift auf Ihre Gäste, Ihre Reservierungen, Ihren Katalog und Ihre Rechnungen zu, während der Rest von Prostay davon nichts weiß. Es gibt keinen Spa-Reiter in einer Reservierung, keine Markierung auf der Ankunftsliste, keinen Eintrag im Zimmerplan und keine Behandlungshistorie im Gästeprofil.
In der Praxis bedeutet dies, dass eine Rezeptionistin beim Einchecken eines Gastes keine Möglichkeit hat, zu erfahren, dass dieser um vier Uhr einen Massagetermin hat, und dass ein Gast, der an der Rezeption darum bittet, seine Behandlung zu verschieben, zum Spa weitergeleitet werden muss oder die Rezeption das Spa-Modul öffnen muss. Wenn Ihr Objekt darauf angewiesen ist, dass die Rezeption Bescheid weiß, ist die derzeit praktikable Lösung ein handschriftlicher Vermerk auf den Reservierungen.
Was Sie einrichten müssen, in der richtigen Reihenfolge
Die Bildschirmmasken sind voneinander abhängig, und wenn Sie sie in der falschen Reihenfolge bearbeiten, müssen Sie zurückgehen. Dies ist die Reihenfolge, bei der Sie keine Schritte wiederholen müssen.
- Aktivieren Sie das Modul und legen Sie Ihre Öffnungszeiten in den Spa-Einstellungen fest.
- Legen Sie unter „Räume & Ausstattung“ die Behandlungsräume und die Ihnen zur Verfügung stehende Ausstattung an. Da sich die Behandlungen auf Raumtypen beziehen, müssen diese zuerst eingerichtet werden.
- Fügen Sie Ihre Therapeuten mit ihren Fachkenntnissen und Schichten hinzu. An Tagen, an denen niemand im Dienst ist, können keine Termine gebucht werden.
- Ordnen Sie Ihre Katalogartikel dem Spa zu und weisen Sie jedem unter „Behandlungen“ eine Dauer zu.
- Legen Sie die Zahlungsregeln fest: Wohin die Gebühren fließen, ob Sie eine Servicegebühr erheben und was eine verspätete Stornierung kostet.
- Erteilen Sie den Rollen, die entsprechende Berechtigungen benötigen, die erforderlichen Spa-Berechtigungen, und nehmen Sie erst dann Ihre erste Buchung entgegen.
Was noch fehlt
Jedes dieser Elemente ist eine sinnvolle Funktion, nach der man suchen könnte, doch keines davon existiert derzeit. Es ist besser, dies jetzt zu wissen, als nach dem entsprechenden Schalter zu suchen.
- Gäste, die Behandlungen online buchen. Im Behandlungsprofil gibt es einen Schalter „Bookable online“, der für eine Buchungsmaschine reserviert ist, die derzeit noch keine Behandlungen verkauft. Das Aktivieren dieses Schalters ändert nichts an dem, was ein Gast sehen kann.
- Geschenkgutscheine. Vorausbezahlte Kurpakete kommen dem am nächsten und sind nicht dasselbe Produkt: Ein Kurpaket ist der Saldo an Behandlungen eines namentlich genannten Gastes, kein Inhabergutschein.
- Aufnahmeformulare, Kontraindikationen und Allergien. Es gibt kein medizinisches Formular. Das Notizfeld eines Termins ist der einzige Ort, an dem solche Angaben festgehalten werden können; es empfiehlt sich daher, diesbezüglich eine Hausregel festzulegen, anstatt dies erst während einer Behandlung festzustellen.
- Eine Warteliste. Ein voller Tag ist einfach voll; es gibt keine Warteschlange.
- Provision für Therapeuten oder ein Export der Gehaltsabrechnung. Ein Trinkgeld wird dem Therapeuten gutgeschrieben, der die Behandlung durchgeführt hat, und in den Berichten summiert – mehr ist nicht möglich.
- Paarbuchungen als eigener Ablauf. Eine Behandlung kann mehr als einen Gast gleichzeitig zulassen, was einen Paarraum und einen Kurs abdeckt, jedoch gibt es keinen Buchungsablauf für „zwei Therapeuten – zwei Gäste“.