La pantalla «Integraciones» contiene dos conexiones: QuickBooks Online, que envía su contabilidad, y Stripe, que permite a una Propiedad recibir los pagos con tarjeta del Motor de Reservas en su propia cuenta de Stripe. No hay ningún mercado detrás de ellas, ni una lista de aplicaciones que explorar ni nada más que activar. Si busca la herramienta que se comunica con Booking.com, o la que envía sus correos electrónicos de confirmación, cada una de ellas es una conexión que Prostay establece en otro lugar, y la tabla que aparece más abajo indica dónde.
Lo que aparece en esta pantalla
Dos tarjetas, cada una con una insignia en la que se lee « Not Connected » o «Connected ». El botón situado debajo de una tarjeta indica «Connect » antes de la configuración y «Configure » después, y ambos abren la misma pantalla. Ese es todo el centro de control.
Cada tarjeta cuenta con su propio permiso, por lo que una pantalla con una sola tarjeta, o sin ninguna, constituye un rol y no un error. Si aquí falta QuickBooks Online o Stripe, su rol no incluye el permiso correspondiente, y un administrador puede añadirlo desde Users en «Configuraciones del Sistema», en la sección «Integrations» › «QuickBooks connection» o «Stripe connection».
QuickBooks Online envía su contabilidad a QuickBooks. Una vez configurado, los ingresos de la noche se registran en su empresa de QuickBooks como un asiento contable: ingresos, Impuestos y el dinero que se le ha abonado, en las cuentas que haya seleccionado. Se ejecuta según una programación o cuando pulse el botón, y puede revisar el asiento antes de que se procese.
Lo que no hace es transferir nada a la inversa. Nada en QuickBooks modifica nada en Prostay. Sus habitaciones, tarifas, folios y Reservas no se ven afectados por la conexión, y la desconexión no elimina nada de lo que ya se haya contabilizado.
Stripe es una Propiedad que conecta su propia cuenta de Stripe, de modo que los pagos con tarjeta realizados a través del Motor de Reservas se ingresan en dicha cuenta. La cuenta sigue a su nombre, el dinero se ingresa allí, y los reembolsos y los desembolsos se gestionan desde su propio Panel de Control de Stripe. La conexión consiste en una única autorización en la propia página web de Stripe; no hay que configurar nada después ni copiar claves de ningún tipo.
Se trata de una solución diferente a QuickBooks en todos los aspectos, salvo en el destino de la tarjeta. QuickBooks se ocupa de dónde van a parar sus cifras al final de la noche. Stripe se ocupa de dónde va a parar el dinero de sus huéspedes cuando realizan una reserva.
Dónde se encuentran las demás conexiones
Las preguntas que más se formulan sobre esta pantalla se refieren a elementos que no aparecen en ella. Cada uno de ellos es real y pertenece a otro módulo.
| Lo que está buscando | Dónde se encuentra |
|---|---|
| Booking.com, Expedia, Airbnb y otras OTA | Channel Manager y, a continuación, Channels. Las tarifas, la disponibilidad y las reservas fluyen en ambos sentidos a través de estos enlaces. |
| Aceptar pagos con tarjeta sin tener su propia cuenta de Stripe | El módulo Prostay Pay, que es el sistema de procesamiento de pagos propio de Prostay: la cuenta se configura dentro de Prostay, y los reembolsos y los desembolsos se gestionan allí, en lugar de en su propio Panel de Control. |
| Qué tipos de tarjetas ofrece su Motor de Reservas | Settings y, a continuación, Payment Options. La conexión con Stripe determina dónde se ingresa el dinero; esto determina si se ofrece o no a los huéspedes la opción de pagar con tarjeta. |
| Envío de correo desde su propia dirección | Settings y, a continuación, Email Accounts, donde el buzón de correo está conectado mediante SMTP o a través de Microsoft 365. |
| Etiquetas de seguimiento y análisis en su Motor de Reservas | Booking Engine y, a continuación, Analytics. |
| Reservas procedentes del sistema que utilizaba antes de Prostay | Settings y, a continuación, Import Reservations, que lee un archivo en lugar de conectarse a ningún servicio. |
Hay una pregunta que merece la pena responder directamente, ya que surge cada vez que una propiedad utiliza ambos: sus comisiones de OTA no llegan a QuickBooks a través de esta conexión. La sincronización con QuickBooks transmite lo que se cobró a sus huéspedes y cómo pagaron. Lo que Booking.com le factura es una factura, y nada en esta pantalla tiene que ver con ello.
Aquí hay tres elementos denominados «Integraciones»
Esto suele confundir a los usuarios, por lo que merece la pena mencionarlo. Está la pantalla «Integraciones», que es el centro de control sobre el que está leyendo. Está la parte « /integrations/ » de la barra de direcciones, que también aparece al inicio de varias pantallas de configuración de Propiedades: Artículos y Servicios, Impuestos, complementos, Opciones de Pago, Facturación, Configuración de Folios, créditos y reembolsos, e importación de reservaciones. Y existe un grupo de permisos denominado «Integraciones», que abarca ambos conjuntos.
Las pantallas de configuración no son integraciones y la aplicación no las presenta como tales. Se encuentran clasificadas bajo «Settings» en los menús, que es donde las encontrará. Si ha accedido a una pantalla sobre Impuestos con la palabra «integraciones» en la URL, se encuentra en «Configuración» y la dirección es simplemente una antigua.
Qué hacer a continuación
- Conecte QuickBooks Online, lo que incluye la autorización con Intuit, la selección de la Empresa de QuickBooks a la que pertenece esta Propiedad y la desconexión.
- Asigne sus cuentas de QuickBooks, el asistente de tres pasos que determina en qué cuenta se contabiliza cada tipo de movimiento.
- Revise y ejecute una sincronización, para leer el libro mayor antes de que se envíe y determinar por qué ha fallado una ejecución.
- Conecte su propia cuenta de Stripe, lo que incluye la autorización, cómo distinguir si una conexión es activa o de prueba, y qué implica la desconexión.
Hay otro artículo incluido en este módulo que no tiene nada que ver con las conexiones en absoluto. «Créditos y reembolsos» trata sobre la pantalla de configuración en /integrations/credits-refunds, que corresponde al segundo tipo de integraciones descrito anteriormente: define los motivos por los que se puede reducir una factura y las cuentas desde las que se puede abonar un reembolso. Nada de lo que contiene se comunica con nadie ajeno a su propiedad, pero es la pantalla que debe configurarse antes de que se devuelva dinero a una cuenta de huésped.