En esta pantalla se producen dos situaciones diferentes que pueden prestarse a confusión. Un crédito reduce lo que debe un huésped: es una línea en el folio y no se produce ningún movimiento de dinero. Un reembolso devuelve dinero que ya se ha cobrado, por lo que sí se produce un movimiento de fondos y este debe proceder de una fuente real.Credit types configura lo primero.Refund source types y las cuentas de reembolso configuran lo segundo.
- Credit types: las etiquetas que puede llevar un crédito de folio.
- Refund source types: los tipos de fuentes de las que puede proceder el dinero de un reembolso.
- Refund source accounts: las cuentas reales entre las que elige el personal.
Tres tablas y cómo se relacionan entre sí
La segunda y la tercera tabla forman un par, y el orden es importante. Un tipo de fuente de reembolso es una categoría, como «transferencia bancaria» o «caja registradora». Una cuenta de origen del reembolso es una cuenta específica dentro de esa categoría, como su cuenta de explotación o la caja de recepción. Cada cuenta pertenece exactamente a un tipo de fuente, por lo que no puede crear una cuenta hasta que exista el tipo al que pertenece.
El personal nunca selecciona un tipo de fuente al contabilizar un reembolso. Selecciona una cuenta. El tipo es lo que determina cómo se comporta dicha cuenta.
Tipos de crédito
Cada fila es una etiqueta que aparecerá en un folio, además de tres valores predeterminados que se aplican cuando alguien la añade. Todo, excepto el nombre, es un valor predeterminado en lugar de una regla, por lo que la persona que contabiliza el crédito aún puede modificarlo en el folio.
| Campo | Qué modifica |
|---|---|
| Nombre | Lo que aparece en la línea del folio y en el selector de créditos. Los clientes lo ven en su factura, por lo que debe escribirlo tal y como le gustaría que se lo leyeran en caso de reclamación. |
| Descripción | Solo para uso interno. Aparece en esta tabla y en ningún lugar visible para el huésped, por lo que es el lugar adecuado para indicar cuándo debe utilizarse el crédito. |
| Deducir del total de la reserva de forma predeterminada | Si está activado, el crédito se deduce del saldo inmediatamente. Si está desactivado, se contabiliza en el folio sin modificar el importe adeudado, lo cual es lo que conviene para un crédito que el huésped vaya a utilizar en una estancia futura. |
| Generate credit note document by default | Si está activada, la contabilización del crédito genera una nota de crédito. Desactívela únicamente cuando su contable no necesite documentación para ese tipo de ajuste. |
| Require manager approval before posting | Si está activada, un empleado puede seleccionar el crédito, pero no puede completarlo por sí solo. Utilícela en los tipos que suponen un gasto real, como una noche gratuita, y no la aplique a los pequeños créditos rutinarios; de lo contrario, estará enseñando a sus responsables a aprobarlos sin leerlos. |
| Activo | Desactivado: lo elimina del selector sin borrarlo. Véase más abajo. |
Tipos de fuente de reembolso
Un tipo de fuente responde a una pregunta: de qué tipo de lugar procede este dinero. La columna «Cash» es la que determina lo que ocurre, ya que marca la diferencia entre un reembolso que es un asiento contable y un reembolso en el que alguien abre una caja registradora y cuenta los billetes que contiene.
La casilla marcada como «Pays out physical cash» es la que configura esa columna. Marque esta casilla y todas las cuentas de este tipo exigirán que se abra un cajón antes de que se pueda completar un reembolso.
Los cuatro códigos reservados
Code no son, por lo general, más que un identificador que usted elige. Los cuatro valores no son eso: están reservados, y al introducir uno de ellos cambia la forma en que el producto gestiona las devoluciones de ese tipo.
| Código | Qué hace que el tipo actúe así |
|---|---|
| banco | Los reembolsos se cotejan automáticamente con su extracto bancario, por lo que se concilian sin que nadie tenga que intervenir. |
| puerta_de_pago | Los reembolsos se devuelven a través del procesador a la tarjeta con la que pagó el cliente y se concilian con la propia liquidación de la pasarela de pago. |
| cajón_de_efectivo | Los reembolsos se registran en una sesión de caja abierta y aparecen en el historial de esa sesión. |
| petty_cash | Lo mismo ocurre con el fondo de caja de un establecimiento concreto, en lugar de con la caja registradora principal. |
Los códigos se escriben exactamente como se muestran, en minúsculas y con un guión bajo. Un tipo cuyo código sea cualquier otro es un tipo ordinario: funcionará, pero su conciliación deberá realizarse manualmente.
Cuentas de origen de los reembolsos
Estas son las opciones entre las que el personal elige realmente. Cada una de ellas indica un tipo de fuente, un cajón de efectivo vinculado (opcional) y un «GL account code».
| Campo | Qué modifica |
|---|---|
| Nombre | Lo que ve la persona que contabiliza el reembolso. Asigne un nombre según el objeto, no según la categoría: «Pool Bar Float» indica al empleado cuál debe seleccionar, mientras que «Petty cash 2» no lo hace. |
| Source type | A qué categoría pertenece esta cuenta y, por lo tanto, cómo se comporta. Modificarlo en una cuenta existente cambia el comportamiento de todos los reembolsos futuros que se realicen desde ella. |
| Cajón de efectivo vinculado | Solo aparece cuando el tipo de fuente paga en efectivo físico. Indica de qué caja sale el dinero. |
| GL account code | Dónde se contabiliza el reembolso en su catálogo de cuentas. Varias cuentas pueden compartir un mismo código, lo cual es normal: que tres cuentas de caja se contabilicen todas en su cuenta de efectivo en caja es correcto. |
Por qué un reembolso en efectivo requiere una caja abierta
Linked cash drawer Solo aparece una vez que haya seleccionado un tipo de fuente que entregue efectivo físico. No se mostrará en un cuadro de diálogo «Añadir» vacío, por lo que la imagen anterior corresponde a una cuenta existente que se está editando.
Un cajón de efectivo contiene una sesión: alguien lo abre con un fondo de caja contado, cada pago y cada reembolso que se realiza a través de él se registra en dicha sesión, y al final del turno alguien lo cuenta y el recuento se compara con lo que se esperaba de la sesión. Un reembolso pagado desde una cuenta vinculada es uno de los movimientos de ese cálculo.
Por eso no se puede contabilizar un reembolso en efectivo sin que haya una sesión abierta. No habría nada a lo que asignarlo y la siguiente persona que contara ese cajón encontraría que falta dinero sin ninguna explicación. Si su personal informa de que no puede completar un reembolso en efectivo, el cajón está cerrado; eso es lo primero que debe comprobar, antes que cualquier otra cosa en esta pantalla.
Retirar algo que ya no se utiliza
Nada de lo que aparece en esta pantalla se elimina. «Deactivate» (Retirar) desactiva la fila y la elimina de los selectores, y «Activate» (Reactivar) la vuelve a mostrar. Esto es intencionado: un folio del año pasado que incluya un tipo de abono que ya no utilice debe seguir mostrándose correctamente, y eliminar el tipo dejaría una línea sin etiqueta en un documento que quizá tenga que presentar.
Una consecuencia que conviene conocer. El selector de cuentas del formulario del cajón muestra solo las cuentas activas, por lo que desactivar una cuenta a la que apunta un cajón hace que dicho cajón apunte a algo que nadie puede seleccionar. Desactive la cuenta primero y, a continuación, vuelva a asignar el cajón, en lugar de hacerlo al revés.
¿Quién puede modificar esto?
Hay dos permisos distintos que regulan esta pantalla, y ninguno de ellos se concede al personal de recepción de forma predeterminada:
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Credit types. | Abrir esta pantalla y añadir o editar un tipo de crédito. |
| Refund source types y cuentas de reembolso. | Añadir o editar un tipo de fuente o una cuenta. |
Un empleado con permiso para añadir un tipo de crédito podría inventarse un motivo para deducir dinero de una factura, y un empleado con permiso para editar una cuenta de reembolso podría destinar un reembolso a una partida diferente. Ambas funciones se han restringido a propósito. Un usuario que carezca de cualquiera de ellas verá una página en la que se le indicará qué permiso le falta y se le pedirá que lo solicite a un administrador en la sección «Usuarios», User Roles.
Una vez configurado esto, las pantallas que lo utilizan son las de contabilización de cargos, pagos y reembolsos , donde se contabiliza realmente un crédito o un reembolso en un folio, y el informe de transacciones en los Informes financieros , que es donde se comprueba que los reembolsos en efectivo y los ingresos de un día coinciden con lo que ha contado el cajero.