La schermata «Integrazioni» contiene due connessioni: QuickBooks Online, che invia i dati contabili, e Stripe, che consente a una struttura ricettiva di ricevere i pagamenti con carta effettuati tramite il Motore di prenotazione nel proprio conto Stripe. Non esiste alcun marketplace dietro di esse, né un elenco di app da sfogliare, né altro da attivare. Se state cercando la funzionalità che si interfaccia con Booking.com, o quella che invia le Sue e-mail di conferma, ciascuna di esse è un collegamento che Prostay effettua altrove, e la tabella più in basso indica dove.
Cosa è presente in questa schermata
Due schede, ciascuna con un’etichetta su cui è riportato « Not Connected » oppure «Connected ». Il pulsante sotto una scheda riporta «Connect » prima della configurazione e «Configure » dopo, ed entrambi aprono la stessa schermata. Quello è l’intero hub.
Ogni scheda è associata a una propria autorizzazione, pertanto una schermata che ne contenga una sola, o nessuna, rappresenta una configurazione del ruolo piuttosto che un errore. Se qui mancano QuickBooks Online o Stripe, il Suo ruolo non include l’ autorizzazione necessaria, e un amministratore può aggiungerla da Users nelle Impostazioni di sistema, alla voce Integrations › QuickBooks connection o Stripe connection.
QuickBooks Online invia i Suoi dati contabili a QuickBooks. Una volta configurato, gli incassi della serata vengono registrati nella Sua azienda QuickBooks come scrittura contabile: ricavi, Imposte e importi incassati, in corrispondenza dei conti da Lei selezionati. L’operazione viene eseguita secondo una pianificazione o quando si preme il pulsante, ed è possibile visionare la registrazione prima che venga inviata.
Ciò che non fa è trasferire alcun dato in senso inverso. Nulla in QuickBooks modifica alcun dato in Prostay. Le Sue camere, le tariffe, i folio e le Prenotazioni non sono influenzati dal collegamento, e la disconnessione non rimuove nulla di quanto sia già stato registrato.
Stripe è una struttura che collega il proprio conto Stripe, in modo che i pagamenti con carta effettuati tramite il Motore di prenotazione vengano accreditati su quel conto. Il conto rimane a Suo nome, il denaro vi viene accreditato e i rimborsi e i Versamenti vengono gestiti dal Suo Cruscotto Stripe. Il collegamento consiste in una singola autorizzazione sul sito di Stripe; non c’è nulla da configurare in seguito e nessuna chiave da copiare.
Si tratta di una scelta diversa da QuickBooks sotto ogni aspetto, tranne che per la destinazione della carta. QuickBooks riguarda la destinazione dei Suoi dati contabili a fine giornata. Stripe riguarda la destinazione del denaro dei Suoi ospiti al momento della prenotazione.
Dove si trovano le altre integrazioni
Le domande più frequenti relative a questa schermata riguardano elementi che non vi figurano . Ciascuno di essi è reale e appartiene a un altro modulo.
| Cosa state cercando | Dove si trova |
|---|---|
| Booking.com, Expedia, Airbnb e altre OTA | Channel Manager, quindi Channels. Tariffe, disponibilità e prenotazioni viaggiano in entrambe le direzioni. |
| Accettare pagamenti con carta senza un proprio account Stripe | Il modulo Prostay Pay, che rappresenta il sistema di elaborazione dei pagamenti proprio di Prostay: l’account viene configurato all’interno di Prostay e i rimborsi e i versamenti avvengono lì anziché nel proprio Cruscotto. |
| Quali tipi di carte offre il Suo motore di prenotazione | Settings, quindi Payment Options. Il collegamento a Stripe determina dove vengono accreditati i fondi; ciò determina se agli ospiti viene offerta o meno la possibilità di pagare con carta. |
| Invio di e-mail dal proprio indirizzo | Settings, quindi Email Accounts, dove una casella di posta è collegata tramite SMTP o Microsoft 365. |
| Tag di tracciamento e analisi sul Suo motore di prenotazione | Booking Engine, quindi Analytics. |
| Prenotazioni provenienti dal sistema utilizzato prima di Prostay | Settings, quindi Import Reservations, che legge un file anziché connettersi a qualsiasi servizio. |
Una domanda a cui vale la pena rispondere direttamente, poiché viene sollevata ogni volta che una struttura utilizza entrambi i sistemi: le commissioni OTA non vengono trasferite a QuickBooks tramite questa connessione. La sincronizzazione con QuickBooks riporta gli importi addebitati agli ospiti e le modalità di pagamento. Ciò che Booking.com Le fattura è un importo, e nulla in questa schermata lo riguarda.
Tre elementi qui sono denominati “Integrazioni”
Questo crea confusione, quindi vale la pena specificarlo. C’è la schermata “Integrazioni”, che è il centro operativo di cui state leggendo. C’è la sezione “ /integrations/ ” nella barra degli indirizzi, che compare anche all’inizio di diverse schermate di configurazione della struttura: articoli e servizi, imposte, supplementi, Opzioni di pagamento, fatturazione, configurazione del folio, crediti e rimborsi, e importazione delle prenotazioni. E c’è un gruppo di autorizzazioni denominato “Integrazioni”, che copre entrambe le categorie.
Le schermate di configurazione non sono integrazioni e l’app non le presenta come tali. Sono archiviate sotto “Settings” nei menu, ed è proprio lì che le troverà. Se si è ritrovati su una schermata relativa alle imposte con la parola “integrations” nell’URL, si trova in “Impostazioni” e l’indirizzo è semplicemente uno vecchio.
Cosa fare ora
- Collegare QuickBooks Online: questa operazione comprende l’autorizzazione con Intuit, la scelta dell’azienda QuickBooks a cui appartiene questa struttura e la disconnessione.
- Mappare i conti di QuickBooks: la procedura guidata in tre passaggi che determina in quale conto deve essere accreditato ogni tipo di importo.
- Verifichi ed esegua una sincronizzazione, per leggere il giornale prima che venga inviato e capire perché un’operazione non è andata a buon fine.
- Collegare il proprio account Stripe: questa procedura comprende l’autorizzazione, come distinguere una connessione attiva da una di prova e le conseguenze della disconnessione.
Un altro articolo è archiviato in questo modulo pur non riguardando affatto una connessione. “Crediti e rimborsi” tratta la schermata di configurazione all’indirizzo /integrations/credits-refunds, che rappresenta il secondo tipo di integrazioni sopra descritte: definisce i motivi per cui una fattura può essere ridotta e i conti da cui è possibile effettuare un rimborso. Nessuna parte di essa comunica con soggetti esterni alla Sua struttura, ma si tratta della schermata da configurare prima che qualcuno possa prelevare denaro da un conto.