Il motore di prenotazione è l’unica schermata di Prostay utilizzata dai Suoi ospiti. Tutto ciò che mostra deriva dalle decisioni che ha preso altrove: tariffe, disponibilità, imposte, politiche di cancellazione, servizi aggiuntivi e la schermata delle impostazioni. Questo articolo illustra l’intero percorso nell’ordine in cui l’ospite lo affronta, indicando da quale schermata proviene ogni elemento, in modo che quando un ospite Le segnala un problema Lei sappia dove intervenire.
L’indirizzo e la barra sopra la pagina
Il Suo motore si trova a un indirizzo pubblico fisso composto da due chiavi: quella del Suo gruppo e quella della Sua Struttura. Lo troverà nel Cruscotto del Motore di prenotazione , in un riquadro su cui può cliccare per copiarlo. Si tratta del link da inserire sul Suo sito web, nella Sua firma e-mail, sul Suo profilo Google My Business e sui Suoi profili social. Non cambia mai.
Se il Suo account comprende più di una struttura, lo stesso indirizzo, abbreviato con la chiave del Suo gruppo, le elenca tutte e consente all’ospite di scegliere. Questo, insieme alle quattro opzioni che può aggiungere a entrambi gli indirizzi affinché il link si apra con le date già inserite, serve a indirizzare gli ospiti alla struttura corretta .
- Il nome del Suo gruppo. L’account partner a cui appartiene la struttura, non l’hotel. Un account con una sola struttura vedrà lo stesso nome due volte.
- Manage booking. La via di ritorno per un ospite che ha già effettuato una prenotazione. Appare solo se ha attivato la funzione “Gestisci prenotazione”. Consultate la sezione relativa alla gestione autonoma delle prenotazioni da parte degli ospiti.
- Il selettore della lingua. Appare solo quando l’opzione “Enable language translation” è selezionata e elenca esclusivamente le lingue da voi scelte.
- Il chip della valuta. Appare solo quando è selezionata l’opzione «Enable currency conversion». Si veda la sezione «Valute nel Motore di prenotazione».
La striscia scura sotto la barra è la Sua intestazione personalizzata, un blocco di codice che inserite nella schermata “Personalizzazione”. È l’unica parte della pagina sopra la barra di ricerca in cui è possibile inserire testo a scelta, il che la rende il luogo ideale per un incentivo alla prenotazione diretta o per un numero di telefono.
La ricerca: tre campi, una risposta
Il titolo è il nome della Sua struttura e la riga sottostante indica la città e il paese, entrambi ricavati dalla scheda della Sua struttura. L’immagine sullo sfondo, la linea sopra di essi e la forma dell’intero blocco provengono dalla schermata di personalizzazione.
A un ospite che arriva senza date vengono già inseriti oggi e domani, in modo che la pagina abbia sempre qualcosa da mostrare. Quando inviate a qualcuno un link, può precompilare la ricerca aggiungendo le date all’indirizzo, che è proprio ciò che dovrebbe fare un pulsante “verifica disponibilità” sul Suo sito web.
Adulti e bambini vengono conteggiati separatamente poiché hanno tariffe distinte. L’occupazione che si imposta per ciascuna tipologia di alloggio determina se una camera venga proposta o meno, mentre i numeri relativi agli adulti e ai bambini in più presenti nell’ intervallo tariffario stabiliscono il costo delle persone aggiuntive. Una famiglia di quattro persone che cerchi una struttura la cui camera più grande può ospitare tre persone riceverà la risposta che non c’è nulla di disponibile, in date che in realtà sono completamente libere.
Cosa si intende con «6 camere disponibili»
Sei in questo caso significa sei tipologie di alloggio, non sei camere. Una struttura con 120 camere suddivise in sei tipologie mostra il numero 6 quando ogni tipologia dispone di almeno un’unità libera e di un prezzo per quelle date. Entrambe le condizioni sono fondamentali: una tipologia con numerose camere ma senza un intervallo tariffario che copra le date non viene visualizzata, così come non viene visualizzata una tipologia completamente esaurita.
Il menu a tendina offre due opzioni di ordinamento, «Price: low to high» e «Price: high to low», e si apre sulla prima di esse. Entrambe ordinano in base alla tariffa più conveniente per l’intero soggiorno, pertanto una tipologia la cui tariffa flessibile è costosa ma la cui tariffa non rimborsabile è economica verrà ordinata in base a quest’ultima.
Lettura di una scheda camera
- Il prezzo «A partire da». Il piano tariffario più conveniente presente sulla scheda, diviso per il numero di notti. Si tratta di un titolo, non di un’offerta che l’ospite possa prenotare: nessuna voce sulla scheda costa esattamente questo importo.
- La prima riga tariffaria. Una riga per ogni piano tariffario disponibile per queste date. Il prezzo si riferisce all’intero soggiorno, al netto delle imposte.
- La seconda riga tariffaria. Stessa camera, condizioni diverse. La frase sotto il nome è la descrizione del piano tariffario stesso, riportata testualmente.
- Select room. Disattivato finché non viene selezionata una riga tariffaria, poiché il motore di ricerca non può aggiungere una camera al carrello senza sapere a quale tariffa è stata venduta.
La fotografia, il nome, la descrizione, la capienza e le dimensioni della camera provengono tutte dalla tipologia di alloggio. Il badge verde “Free cancellation” deriva dalle tariffe riportate sulla scheda e appare solo quando almeno una di esse è rimborsabile; pertanto, una tipologia venduta con una tariffa tariffa non rimborsabile non lo presenta. «View details» (Dettagli) apre un pannello con i Servizi della tipologia e appare solo quando sono stati assegnati alla tipologia Servizi da mostrare.
A notte o per soggiorno
La dicitura «/ night» (Prezzo per notte) sotto il prezzo «Da» è un’impostazione, non una convenzione. La sezione «Motore di prenotazione → Impostazioni» (Booking Engine → Impostazioni) offre le opzioni «Show Lowest Sales Price» (Prezzo per notte), che divide l’importo per le notti come sopra, e «Show Accommodation Total Price for Stay» (Prezzo per soggiorno), che mostra il costo complessivo del soggiorno e lo indica con il numero di notti.
Il prezzo “a notte” risulta più conveniente ed è quello a cui gli ospiti sono abituati quando effettuano un confronto con un’ OTA. Il prezzo “per soggiorno” riflette in modo trasparente l’importo addebitato sulla carta di credito e riduce il calo di conversioni tra l’elenco delle camere e il carrello. Le strutture con un soggiorno minimo di due notti nel fine settimana ottengono solitamente risultati migliori con la formula «per soggiorno», poiché il prezzo indicato «per notte» è un’offerta che nessun ospite può effettivamente acquistare.
Il carrello e l’origine delle imposte
Your stay segue l’ospite lungo la pagina e in ogni fase successiva a questa. Ogni camera selezionata è una riga contrassegnata da una croce che ne consente la rimozione; selezionando due volte la stessa tipologia, il pulsante sulla scheda si trasforma in un selettore di quantità anziché aggiungere una seconda riga.
| Riga | Da dove proviene |
|---|---|
| Subtotal | La somma di tutte le righe relative alle camere, al prezzo del piano tariffario per l’intero soggiorno. Anche gli extra scelti nel passaggio successivo vengono aggiunti qui. |
| Imposte percentuali | Imposte da Lei definite come percentuale, calcolate sul subtotale. Le voci «VAT 9%» e «Service Charge 5%» sopra riportate rientrano entrambe in questa categoria. |
| Imposte per notte e per persona | Oneri fissi moltiplicati per il numero di notti, per il numero di ospiti o per entrambi. L’opzione “City Tax” sopra indicata è pari a 2 USD a persona a notte: due ospiti, tre notti, 12,00 USD. |
| Total | Totale parziale più ogni voce di imposta. Questa è la cifra che viene riportata sul conto quando la prenotazione viene registrata nel PMS. |
Qui compaiono solo le imposte che ha contrassegnato come applicabili al Motore di prenotazione e una tassa il cui importo risulta pari a zero per questa prenotazione viene omessa anziché essere indicata come zero. Una tassa che ha limitato ai servizi aggiuntivi sarà quindi invisibile finché l’ospite non ne acquista uno.
La fase degli extra
Continue to checkout viene inserito nella sezione «Extra», non nel modulo. Ogni servizio aggiuntivo riporta il proprio prezzo e, accanto ad esso, il fattore di moltiplicazione: Per guest / night sulla colazione sopra indicata trasforma i 18 USD a 108 USD per due ospiti su tre notti, mentre Per reservation relativo al servizio navetta comporta un costo di 35 USD una volta sola, indipendentemente dalla durata del soggiorno. Questo è l’unico punto in cui l’ospite vede indicata tale base di calcolo, pertanto un extra con prezzo a notte e descritto come se fosse a soggiorno viene interpretato erroneamente proprio qui.
Quali supplementi vengono visualizzati dipende da tre fattori che ha impostato al momento della loro creazione: se il supplemento è attivo, se uno dei suoi intervalli si sovrappone al soggiorno dell’ospite e se tale intervallo indica il tipo di alloggio nel carrello. Si noti che è il soggiorno a essere preso in considerazione, non la data odierna: un supplemento il cui intervallo si estende fino alla fine di settembre viene offerto a chi effettua una prenotazione a gennaio per un soggiorno a settembre, mentre non viene proposto a chi effettua una prenotazione a settembre per ottobre. Una restrizione basata sul tipo di alloggio è quella che sorprende di più, poiché fa sì che il contenuto del passaggio dipenda dalla camera scelta dall’ospite piuttosto che dalla Struttura.
Quando l’ospite ha prenotato più di una camera, i supplementi vengono raggruppati in un’unica scheda per camera, intestata con il nome di quella camera e la dicitura « Extras for this room », e un’operazione effettuata su una scheda non si somma a quella su un’altra. L’eccezione è rappresentata da un extra “per prenotazione”: se aggiunto a due camere, viene comunque addebitato una sola volta, poiché è questo il significato di “per prenotazione”. Una singola camera riceve la scheda sopra indicata, con l’intestazione « Available extras ». Un supplemento che ha contrassegnato come incluso nella tariffa appare con un’icona «Included » e senza contatore, in modo che l’ospite possa vedere che lo sta ricevendo senza poterlo acquistare due volte.
Dettagli dell’ospite
Quattro campi sono sempre obbligatori: nome, cognome, e-mail e data di nascita. Il numero di telefono è obbligatorio solo se ha selezionato l’opzione “ Require telephone number to book ”. Ogni campo obbligatorio è contrassegnato da un asterisco e l’opzione “Continue ” rimane disattivata finché non vengono compilati tutti i campi obbligatori.
Tutto ciò che si trova al di sotto di questi campi viene visualizzato solo perché lo ha richiesto in “Motore di prenotazione” → “Impostazioni”. La struttura sopra indicata richiede l’orario di arrivo, il nome dell’azienda e l’indirizzo postale, pertanto l’ospite visualizza tre blocchi aggiuntivi. Ciascuno di quelli che spuntate rappresenta un campo aggiuntivo tra l’ospite e la sua prenotazione, e il motore è l’unico punto in Prostay in cui un campo aggiuntivo vi costa denaro anziché farvi risparmiare tempo. Richiedete il numero di passaporto al momento del check-in; richiedete l’orario di arrivo qui solo se, in base alla risposta, deve effettivamente organizzare il personale in modo diverso.
Special requests viene sempre visualizzato e non è mai obbligatorio. Viene inserito nelle Prenotazioni come nota, dove il personale della reception potrà vederlo. Qualsiasi campo personalizzato aggiunto per l’ospite appare in una scheda a sé stante sotto questa.
Pagamenti e condizioni
Le opzioni visualizzate dall’ospite dipendono da ciò che ha collegato, non da qualunque elemento presente nelle schermate del Motore di prenotazione, e l’elenco viene compilato man mano che la pagina viene caricata. Il servizio «Credit / debit card» viene sempre offerto e addebita tramite Prostay Pay. Una struttura che ha collegato il proprio gestore di carte di credito ottiene una seconda opzione di pagamento con carta, denominata in base a tale gestore, che addebita invece sul proprio conto . PayPal appare una volta abilitato PayPal, Pay at property a meno che non lo abbia disattivato, e Bank Transfer una volta che lo ha configurato come metodo di pagamento. L’opzione “Pagamento in struttura” non preleva alcun importo e conferma comunque la prenotazione.
I campi relativi alla carta appartengono al gestore dei pagamenti e vengono visualizzati all’interno della pagina, pertanto il codice di sicurezza fa parte della carta stessa e viene sempre richiesto. Ci vuole un attimo prima che vengano visualizzati: finché il pagamento non è pronto, l’opzione lo segnala e Confirm booking non si attiva; inoltre, una Struttura i cui non sono mai stati configurati lo vede indicato nello stesso punto, il che rappresenta il modo più rapido per individuare una configurazione di Prostay Pay incompleta. Una carta rifiutata dalla banca lascia l’ospite su questa pagina con l’indicazione del motivo, anziché fargli perdere la prenotazione.
Bank Transfer richiede all’ospite uno sforzo maggiore rispetto a quanto la maggior parte delle strutture si aspetti. Le Sue istruzioni sono stampate e, sotto di esse, l’ospite deve allegare un file prima di poter confermare: JPG, PNG o PDF, fino a 5 MB. Si tratta di un requisito obbligatorio piuttosto che di un invito, pertanto un ospite che non sia in grado di fornire uno screenshot o una ricevuta del proprio bonifico non potrà affatto completare la procedura con questa opzione. Configurare il metodo e redigere le istruzioni sono due operazioni distinte, e solo la prima presenta l’opzione all’ospite; pertanto, un metodo configurato senza alcuna istruzione allegata mostra solo una casella di caricamento sopra uno spazio vuoto e nessun conto su cui effettuare il pagamento. Rediga le istruzioni in modo sufficientemente completo affinché valga la pena ottenere la prova, e si aspetti che la verifica di tali file diventi parte della Sua routine di accoglienza.
Tra le opzioni, quando la Sua struttura richiede l’accettazione, compare una casella di spunta con la dicitura «I accept the Terms & Conditions», con le parole che rimandano a un pannello contenente i Suoi termini alla lettera. L’opzione «Confirm booking» rimane disabilitata finché non viene spuntata. Qualsiasi campo personalizzato delle prenotazioni che ha reso disponibile al Motore di prenotazione appare anche qui e, se obbligatorio, blocca il pulsante allo stesso modo.
Una struttura che richiede l’accettazione ma non ha mai redatto le proprie condizioni pubblica un riquadro vuoto e chiede all’ospite di accettarle. Rediga le condizioni prima di pubblicare l’indirizzo del motore di prenotazione, poiché questa casella è l’unico luogo in cui le Sue condizioni di cancellazione assumono valore contrattuale.
La conferma
Una prenotazione confermata rimanda a una pagina che riporta il numero di conferma, le date, le camere e l’importo totale. Quel numero è il numero di prenotazione nel PMS: un ospite che lo comunica al telefono fornisce alla Sua reception un riferimento che può essere cercato direttamente. Le righe relative al check-in e al check-out riportano gli orari della Sua Struttura accanto alle date, ricavati dalle Sue Politiche, pertanto questa pagina rappresenta l’ultima occasione per correggere un orario di check-in in base al quale un ospite sta per pianificare un volo .
Due impostazioni determinano ciò che accade in questa fase. Quando l’opzione “Gestisci prenotazione” è attiva, la pagina offre un link alla prenotazione dell’ospite. Quando l’opzione «Redirect on confirmation page» è attiva, l’ospite viene reindirizzato a un Suo indirizzo web dopo il numero di secondi da voi impostato; in questo modo, una prenotazione diretta verrà registrata nel sistema di monitoraggio delle conversioni del Suo sito. Impostate un intervallo di tempo sufficientemente lungo da consentire all’utente di leggere il numero: cinque secondi sono pochi, dieci sono più sicuri.
Il blocco in fondo alla pagina
PROPERTY INFORMATION pubblica la descrizione presente nella scheda della Sua Struttura. Si tratta dell’unico testo esteso presente nella pagina delle camere, e viene letto da ogni ospite che scorre oltre le camere; pertanto, ha un valore maggiore rispetto alle due righe che la maggior parte delle strutture vi inserisce.
Sotto di essa, ogni politica di cancellazione che ha contrassegnato per il Motore di prenotazione viene visualizzata come una frase generata in base alle proprie impostazioni: l’addebito, a cosa si applica l’addebito e il periodo di preavviso. Una politica generata da Full Charge eFull Stay con due giorni di preavviso significa che un ospite che annulla entro 48 ore pagherà l’intero soggiorno. Una politica che non ha contrassegnato per il motore di prenotazione non viene visualizzata in questa sede, anche se potrebbe comunque regolare la prenotazione; pertanto, vi invitiamo a verificare che la politica associata alle tariffe del Suo motore di prenotazione sia quella che viene mostrata all’ospite.
Sotto le Politiche è presente una mappa del Suo indirizzo, a meno che non abbia selezionato l’opzione “ Hide Property Location Map ” nelle Impostazioni.
Quando il motore di ricerca non mostra nulla
Un elenco di camere vuoto può avere diverse cause, che vale la pena verificare in questo ordine.
| Verifichi | il motivo per cui l’elenco si svuota |
|---|---|
| Un intervallo di tariffe base che copre le date | La causa di gran lunga più comune. Una tipologia senza prezzo per quelle notti viene eliminata dall’elenco senza alcuna segnalazione. |
| Camere effettivamente disponibili | Una tipologia viene rimossa quando non vi sono più disponibilità da vendere, comprese quelle riservate dall’Assegnazione dei canali. |
| L’assegnazione nelle Impostazioni | Quantity to Sell limita ciò che il motore di ricerca può vendere indipendentemente da ciò che è effettivamente disponibile. Un valore pari a zero in quella sezione rimuove la tipologia dal motore di ricerca, pur lasciandola prenotabile dal proprio personale. |
| Occupazione rispetto alla ricerca | Una ricerca per quattro ospiti restituisce solo le tipologie che possono ospitare quattro persone. |
| La restrizione relativa all’alloggio | Quando l’opzione “Allow guests to book specific accommodations” è attiva, vengono proposti esclusivamente i tipi di alloggio da Lei inseriti. |
| Soggiorno minimo | Un soggiorno minimo nell’intervallo di date respinge le richieste di durata inferiore senza specificare quale regola abbia determinato il rifiuto. |
Il modo più rapido per distinguere un problema di disponibilità da uno legato alle tariffe consiste nel effettuare una ricerca con le stesse date nella Matrice di disponibilità. Se le camere sono disponibili e il motore indica il contrario, il problema riguarda una tariffa o un’impostazione, non il Calendario.