Tutto ciò che appare su questa schermata viene salvato nel momento stesso in cui lo si modifica. Non è presente alcun pulsante «Salva» né alcuna richiesta di conferma: accanto al titolo della sezione appare un indicatore di caricamento mentre la modifica è in corso e, in caso di errore, il campo torna immediatamente al valore precedente e un banner rosso ne spiega il motivo. Nessuna voce richiede la modifica contemporanea di due campi per rimanere valida, ed è per questo che il sistema funziona in questo modo.
Proceda lungo la pagina in ordine. Le sezioni sono disposte nell’ordine in cui una persona che apre una spa risponderebbe alle domande: siamo aperti, quando, dove vanno a finire i soldi, cosa aggiungiamo in più e cosa succede quando un ospite non si presenta.
L’attivazione della spa
Enable Spa & Wellness è l’interruttore principale. Quando è disattivato, ogni pagina della spa mostra il messaggio «Il modulo spa è disattivato» e non è possibile fissare alcun appuntamento. Gli appuntamenti esistenti, i membri e gli addebiti rimangono inalterati e ricompaiono quando lo riattivate.
La pagina “Impostazioni” è l’unica pagina della spa che rimane accessibile mentre il modulo è disattivato, poiché altrimenti non ci sarebbe modo di tornare indietro. Chiunque abbia un ruolo che consenta di modificare “Spa settings” vede un pulsante “Open spa settings” nella schermata vuota; chi non dispone di tale autorizzazione vede solo il messaggio.
Orari di apertura e date di chiusura
Questi orari definiscono il calendario degli appuntamenti e delimitano ogni fascia oraria offerta dalla procedura guidata di prenotazione . Un trattamento non può iniziare così presto da far sì che la sua preparazione ricada prima dell’apertura, né può protrarsi così a lungo da far sì che il tempo di recupero ricada dopo la chiusura; pertanto, l’ultimo orario di inizio prenotabile è antecedente all’orario di chiusura di una durata pari alla durata del trattamento più il tempo di recupero.
- L’opzione “Aggiungi intervallo” assegna a un giorno una seconda finestra oraria. Utilizzatela per una spa che chiude durante la pausa pranzo: due intervalli, dalle 09:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 19:00, lasciano un’ora non prenotabile.
- L’×e accanto a un intervallo lo rimuove. Se si rimuovono tutti gli intervalli da un giorno, il giorno viene visualizzato come «Closed» e non offre alcuna opzione.
- Gli orari variano a intervalli di quindici minuti e qui vengono visualizzati con il formato 24 ore, indipendentemente da come il resto della Sua Struttura mostri l’ora.
Le date di chiusura sono singoli giorni esclusi: giorni festivi, pulizie approfondite, lavori di ristrutturazione. Selezionate una data, premete «Add » e questa apparirà sotto forma di chip. In quel giorno non verrà offerta alcuna fascia oraria, anche se lo schema settimanale indica che la struttura è aperta. Rimuovete una fascia con l’indicazione «× » sul chip.
Configurazione, tempi di rotazione e granularità degli slot
Questa è la sezione che determina se un sabato affollato terminerà in orario, ed è quella che più spesso viene lasciata a zero.
| Default setup (minutes) | Tempo necessario alla sala prima dell’inizio del trattamento: sistemare la biancheria, riscaldare le pietre, riempire la vasca. La sala viene riservata a tale scopo. Il terapista no, il che significa che lo stesso terapista può comunque terminare il trattamento di un altro cliente nella sala adiacente. Da 0 a 120, con incrementi di 5. |
| Default turnaround (minutes) | Tempo necessario alla sala dopo la fine del trattamento: dismontaggio delle lenzuola, pulizia, aerazione. Il terapista è libero nel momento stesso in cui il trattamento termina; la sala no. Impostando questo valore su zero, il sistema prenoterà tranquillamente la stessa cabina una dopo l’altra per tutto il pomeriggio, e il secondo ospite attenderà alla reception mentre qualcuno cambia le lenzuola. |
| Slot granularity | Gli intervalli tra gli orari di inizio disponibili sono: 5, 10, 15, 20 o 30 minuti. Con l’impostazione 15, una fascia oraria delle 09:00 è seguita da quella delle 09:15. Una granularità più fine individua più spazi in cui inserire un trattamento e genera un elenco più lungo da consultare; una granularità più grossolana mantiene ordinata la giornata e rifiuta prenotazioni che avrebbero potuto essere inserite. |
Entrambe le impostazioni sono predefinite. Qualsiasi trattamento può sovrascrivere entrambe nel proprio profilo, ed è proprio qui che una vasca per idroterapia ottiene i suoi venti minuti di riempimento e svuotamento senza rallentare ogni massaggio.
Dove vanno a finire gli addebiti della spa
Due impostazioni, entrambe relative al momento in cui il denaro esce dalla spa e diventa una voce sul conto di un ospite.
| Folio | A quale folio viene registrato un trattamento addebitato a una camera. Lasci l’impostazione su «Use the default folio» a meno che la Sua struttura non suddivida i conti per reparto. La scelta di un folio in questa sede non crea nulla; seleziona semplicemente una delle configurazioni di folio già in uso. |
| Post the charge when a treatment is completed | “On” è l’impostazione standard: contrassegnando un trattamento come completato, l’addebito viene registrato contemporaneamente. Disattivandola, il completamento di un trattamento non comporta alcuna registrazione, lasciando all’operatore il compito di registrare manualmente ogni addebito dall’appuntamento. Si tratta di un flusso di lavoro che richiede la revisione da parte di un supervisore, non di una rete di sicurezza, e ogni addebito non registrato rappresenta un ricavo che ha generato ma non fatturato. |
Costo del servizio e mancia
Il costo di servizio è una somma che aggiungete a ogni trattamento e che trattenete come ricavo. La mancia è una somma che l’ospite sceglie di aggiungere e che voi trattenete per conto del terapista. Sono configurati insieme perché appaiono simili sulla fattura, ma sono elementi completamente distinti nella Sua contabilità.
| Percentage | Ciò che viene aggiunto al prezzo del trattamento. Viene calcolato sul prezzo al netto di eventuali sconti riservati ai soci, non al lordo, pertanto lo sconto del dieci per cento riservato ai soci riduce anche il costo di servizio. |
| Posts as | La voce di catalogo utilizzata dalla riga del costo di servizio. È ciò che appare sul conto dell’ospite e in base a cui vengono raggruppati i Suoi rapporti sulle entrate; pertanto, utilizzate una voce dedicata piuttosto che un trattamento. |
| Applies to | Treatments only oppure “Treatments and retail”. “Retail” indica i prodotti venduti alla reception della spa, cosa che questo prodotto non è ancora in grado di fare; pertanto, questa impostazione non comporta attualmente alcuna modifica. Lasciatela impostata su “Trattamenti solo”. |
| Taxable | Se le imposte relative alla voce si applicano alla riga del costo di servizio. La scelta da effettuare è di competenza del Suo commercialista e varia a seconda del Paese; un errore in tal senso comporta una sottostima o una sovrastima delle imposte su ogni trattamento venduto. |
| Offer a gratuity at settlement | Aggiunge una fase per la mancia quando un cliente senza appuntamento effettua il pagamento. La mancia viene attribuita al terapista che ha effettuato il trattamento, ed è proprio questo che conferisce significato alla colonna “Mance” nei Rapporti. |
| Suggested percentages | I pulsanti proposti al momento del pagamento, inseriti come elenco separato da virgole, ad esempio 10, 15, 20. Si tratta solo di suggerimenti; è possibile digitare qualsiasi importo. |
Annullamenti e mancate presentazioni
Cancellation window (hours before) è il momento in cui una cancellazione diventa tardiva. A 24, un ospite che cancella il pomeriggio precedente rientra nella finestra temporale, mentre un ospite che cancella con due giorni di anticipo non vi rientra. Impostando il valore su 0, nessuna cancellazione sarà mai considerata tardiva.
La penale stessa può essere di quattro tipi:
| No fee | Non viene addebitato nulla, indipendentemente dal ritardo. |
| Percentage of the treatment | Una percentuale del prezzo del trattamento. Viene calcolata sul prezzo intero prima di eventuali sconti e prima del costo del servizio; pertanto, il 50 per cento di un massaggio profondo da 95 dollari è pari a 47,50 dollari, indipendentemente dall’importo che l’ospite avrebbe pagato. |
| Fixed amount | Lo stesso importo indipendentemente dal trattamento. Più semplice da spiegare alla reception, ma ingiusto in entrambi i sensi in un menu che va da 55 a 210 dollari. |
| A named item from the catalog | Viene addebitata una voce del catalogo al proprio prezzo. Utilizzate questa opzione quando la Sua tariffa deve figurare sulla fattura come prodotto specifico con un proprio regime fiscale. |
No-show fee Funziona allo stesso modo ed è un elemento a sé stante, poiché la maggior parte delle strutture applica una tariffa più elevata a chi semplicemente non si è presentato rispetto a chi ha avvisato telefonicamente in ritardo. Viene applicato quando si contrassegna l’ appuntamento come “no-show”.
Ospiti esterni e caparre
Allow paying at the spa desk È ciò che rende la spa vendibile a chi non alloggia presso la Sua struttura. La vendita viene registrata su un conto interno che viene aperto e saldato in un unico passaggio, pertanto viene emessa una fattura regolare e non viene lasciato alcun conto in sospeso che qualcuno debba poi sollecitare. Se si disattiva questa funzione, ogni trattamento dovrà essere associato a una prenotazione.
Require a deposit when an outside guest books ahead Attiva una fase di versamento dell’acconto alla fine della procedura di prenotazione solo per gli ospiti esterni. Gli ospiti interni non la vedono mai, poiché il loro trattamento è già garantito dal conto della camera. « Deposit percentage » indica la percentuale del conto da prelevare in anticipo. Si tratta di una percentuale del totale comprensivo di imposte e del costo del servizio, non del prezzo da listino; pertanto, il 30 per cento di un trattamento da 95 dollari corrisponde a poco più di 30 dollari. L’acconto è un pagamento effettivo a fronte di una fattura reale e viene detratto al momento del saldo; pertanto, l’ospite paga il saldo e il conto risulta comprendere due pagamenti a fronte di un’unica fattura.
In pratica, ciò che le costa un acconto è una telefonata: deve essere registrato mentre l’ospite è in linea, e non esiste alcun link che possa inviargli. Chi paga il trattamento copre interamente l’acconto e il flusso di pagamento.
Promemoria
Hours before indica quando viene inviata un’e-mail di promemoria, calcolata a ritroso dall’appuntamento. 24 la invia il giorno prima. Lasciando il campo vuoto, non verrà inviato nulla.
I promemoria seguono la pianificazione delle e-mail della struttura piuttosto che impostazioni specifiche della spa, pertanto impostare un numero in questa sezione non è di per sé sufficiente: è necessario che nella pianificazione, alla voce « System settings » (Pianificazione delle e-mail della struttura), sia presente un modello dedicato alla spa all’indirizzo Email schedule . Il banner della sezione lo indica chiaramente, e vale la pena verificare anziché dare per scontato, poiché un promemoria che è configurato ma non inviato appare identico a uno che non è mai stato configurato.
Concedere l’accesso al proprio team
I diritti relativi alla spa vengono concessi in base al ruolo, all’indirizzo Users › Roles. Aprite un ruolo, selezionate “ Spa & Wellness” nell’elenco dei moduli a sinistra e spuntate le singole funzionalità necessarie per quel ruolo. Ogni risorsa presenta una casella di controllo accanto al proprio nome che consente di abilitare o disabilitare l’intero gruppo, mentre il numero accanto ad essa, “4 of 6” nell’immagine sopra, indica a colpo d’occhio quante di esse sono assegnate a un ruolo.
È importante conoscere due indicatori. Un gettone color ambra sensitive indica che l’azione comporta un movimento di denaro o l’aggiramento di un controllo: la modifica di un addebito, l’applicazione di uno sconto su un trattamento, l’annullamento di un appuntamento. Un gettone rossodanger indica che distrugge qualcosa di cui un rapporto potrebbe aver bisogno in seguito, come l’eliminazione di un’iscrizione o di un trattamento. Nessuno dei due gettoni Le impedisce di concederlo; esistono affinché Lei si renda conto di ciò che sta assegnando.
Tre combinazioni coprono la maggior parte delle strutture:
- Responsabile della spa. Tutto ciò che è contenuto nel modulo. Può configurare la spa, gestire l’agenda, registrare e modificare gli addebiti e gestire gli iscritti.
- Addetto alla reception della spa. Tutte le funzioni di Appointments & the diary e Spa charges , oltre a Module access e List treatments . Può effettuare prenotazioni, spostare appuntamenti, cancellarli e incassare pagamenti, ma non può modificare i prezzi, i turni di lavoro o le Politiche aziendali.
- Terapista. Il ruolo raffigurato nell’immagine sopra. Module access e, in Appointments & the diary , le quattro funzioni relative alla visualizzazione dell’agenda e dell’elenco odierno, all’apertura di un appuntamento, alla riprogrammazione o alla modifica del prezzo di un appuntamento e al completamento di un appuntamento, che comporta l’addebito del costo. Non possono prenotare un nuovo trattamento, né cancellarne uno, e non gestiscono in alcun modo gli addebiti o gli abbonamenti.
Se ha già utilizzato questa schermata in precedenza, ne avrete notato il cambiamento di struttura. I diritti relativi alla spa erano in precedenza raggruppati in cinque righe, ciascuna contenente le caselle “ Create ”, “Edit ”, “ View ” e “Delete ”, e le stesse quattro azioni dovevano coprire ogni singola funzione. La riprogrammazione di un trattamento e il suo completamento erano entrambiEdit , pertanto non era possibile consentire a un terapeuta di terminare un trattamento senza consentirgli anche di ricalcolarne il prezzo. Ogni abilità viene ora concessa separatamente.
Anche un operatore termale necessita di un proprio account di accesso prima che quanto sopra possa essere applicato a lui. Tale informazione è allegata alla scheda dell’operatore termale anziché qui, ed è trattata nella sezione dedicata agli operatori termali, alle sale e alle attrezzature .