El Administrador de canales es la parte de Prostay que se comunica con los sitios web a través de los cuales vende sus servicios: Booking.com, Expedia, Airbnb y el resto. Su función consiste en mantener un único conjunto de datos —los de su propiedad— y garantizar que todos los canales se ajusten a ellos, de modo que una habitación vendida en una plataforma deje de estar disponible en las demás. Todo lo que hay en este módulo es o bien una conexión con un canal, o bien una regla sobre lo que se permite vender a través de dicha conexión.
Esto se gestiona a través de cinco pantallas, y dos de ellas tienen nombres tan similares que se confunden a diario. Este artículo es la guía. Los cuatro artículos siguientes son las instrucciones.
De qué se encarga el módulo
Prostay mantiene una única verdad sobre su propiedad: cuántas unidades existen de cada tipo de alojamiento, qué noches ya están vendidas y cuánto cuesta cada noche. Cada canal mantiene su propia copia de esa información, ya que debe mostrar un precio y un recuento de disponibilidad a un huésped que navega por la web a las dos de la madrugada. El Administrador de canales es el mecanismo que mantiene la copia del canal sincronizada con la suya.
Todo lo que haga en este módulo se reduce a una de estas cuatro acciones:
- Conectar un canal, para que ambos sistemas se reconozcan entre sí.
- Indicar al canal cuáles son sus habitaciones y precios, para que los datos se asignen correctamente.
- Limitar la cantidad de su inventario que los canales, en su conjunto, están autorizados a vender.
- Desactivar fechas concretas en canales específicos.
Fíjese en lo que no figura en esa lista. Aquí no fija los precios de las habitaciones, no acepta reservas ni decide las condiciones de cancelación. Todo ello se gestiona en el Sistema de gestión de propiedades, y el Administrador de canales se encarga de transmitirlo.
Las cinco pantallas
La barra lateral del Administrador de canales es una franja estrecha de iconos que se ensancha al pasar el puntero por encima. De arriba abajo, contiene cinco opciones.
| Pantalla | Para qué sirve |
|---|---|
| Channels | El catálogo de canales a los que puede conectarse y desde donde se inicia una nueva conexión. Se trata de una pantalla gestionada por los socios; consulte la sección siguiente. |
| Active Channels | Los canales a los que esta propiedad ya está conectada. La asignación de habitaciones, la asignación de planes de tarifas y el interruptor de activación/desactivación se encuentran todos en una fila de esta pantalla. Esta es la pantalla que utilizará. |
| Closeouts | Intervalos de fechas en los que determinados canales dejan de vender determinados tipos de alojamiento. Una suspensión programada y con fecha concreta. |
| Allotment | La cantidad de cada tipo de alojamiento que los canales tienen permitido vender en total. Sin fecha concreta y se aplica a todos los canales a la vez. |
| Currency | La moneda en la que vende cada canal conectado y los tipos de cambio correspondientes. Solo es relevante si vende en más de una moneda. |
«Canales» y «Canales activos» no son la misma pantalla
Channels es un escaparate. Muestra todos los canales a los que Prostay puede conectarse, con un filtro por región y tipo de conexión, y su función es iniciar una conexión de la que aún no dispone. Cada canal tiene su propio proceso de registro y su propio proceso de aprobación por parte del canal, razón por la cual el flujo de conexión lo gestiona nuestro socio de distribución en lugar de Prostay directamente, y por qué la pantalla tiene un aspecto diferente al del resto del producto.
Active Channels Este es el resultado. Una vez que existe una conexión, el canal aparece en esta lista y se puede acceder a todas las opciones de configuración desde su fila.
La lista de canales conectados es donde se lleva a cabo el trabajo
Una fila por cada canal conectado: el logotipo del canal, su nombre, si está actualmente habilitado y un botón de edición. Ese botón de edición abre un panel con cuatro pestañas, y esas cuatro pestañas constituyen la mayor parte del Administrador de canales. Abarcan lo que el canal le permitirá configurar, las credenciales con las que funciona la conexión , cuáles de sus salas se corresponden con cuáles de las de ellos y cuáles de sus planes de tarifas se corresponden con cuáles de los de ellos.
Un canal puede estar en estado «Enabled» o «Disabled», y eso es todo lo que hay que saber sobre el sistema de estados. Un canal desactivado conserva toda la configuración que haya establecido en él y simplemente deja de operar. Esto es importante, porque significa que desactivar un canal durante una mala temporada resulta económico y volver a activarlo no le cuesta más que un clic.
Dos formas diferentes de retener el inventario
Esta es la distinción que más problemas plantea, por lo que conviene ser preciso. Tanto «Allotment» como «Closeouts» impiden que los canales vendan algo, y no son intercambiables.
| Asignación | Cierres | |
|---|---|---|
| Respuestas | ¿Cuántas unidades pueden vender los canales? | ¿Pueden los canales vender en estas fechas? |
| Fechas | Ninguna. Se aplica siempre, hasta que lo modifique. | Siempre debe indicarse una fecha de inicio y una fecha de finalización. |
| Canales | Todos ellos, en su conjunto. No existe una configuración por canal. | Los que usted marque. |
| Tipos de alojamiento | Un número distinto para cada tipo. | Los que active. |
| Uso habitual | Reserve dos suites de forma permanente para huéspedes directos y habituales. | Desactive las OTA durante un fin de semana en el que sepa que se llenará con reservas directas. |
En la práctica, la mayoría de las propiedades establecen una asignación una vez y rara vez la modifican; después, crean cierres unas cuantas veces al año. Si se encuentra modificando las cifras de asignación de forma estacional, lo que realmente necesitaba era un cierre.
Lo que el Administrador de canales no decide
Varios aspectos que los usuarios esperan encontrar aquí se configuran en otro lugar y solo se transmiten a través de la conexión:
- Precios. Las tarifas proceden de sus tarifas base y planes de tarifas en el Sistema de gestión de propiedades. El Administrador de canales puede sumar o restar una cantidad fija o un porcentaje en el momento de la transmisión, pero la cifra que ajusta sigue siendo la que figura en el Calendario.
- Qué habitaciones existen. Los tipos de alojamiento y su número de unidades son configuraciones de la Propiedad. La asignación solo indica a un canal cuáles de sus habitaciones se corresponden con cuáles de las suyas.
- Restricciones que el canal no aceptará. La estancia mínima, el cierre para la llegada y el cierre para la salida solo se transmiten a los canales que las admiten, y cada canal admite un subconjunto diferente. La pestaña «General» de un canal indica cuáles son.
- Política de cancelación. Algunos canales, entre ellos Airbnb, aplican su propia tabla de cancelación independientemente de lo que figure en Prostay.
- Cancelación de una reserva realizada a través del canal. La disponibilidad, las tarifas y las restricciones se envían al canal, y las Reservas se reciben desde él. Una cancelación que realice en Prostay no se transmite en ningún sentido. Si cancela aquí una reserva de un canal y el canal la mantiene: el huésped conserva su confirmación y puede presentarse, y la comisión no se suspende. Si, en cambio, la cancela en la extranet del canal, o si es el huésped quien la cancela, la cancelación llega a Prostay del mismo modo que lo hizo la reserva.
Próximos pasos
Los cuatro artículos restantes de este módulo están escritos para leerse en este orden, y cada uno de ellos parte de los anteriores:
- Gestión de un canal conectado . La lista de canales conectados, las cuatro pestañas y cómo desactivar un canal sin perder su configuración.
- Asignación de habitaciones y planes de tarifas a un canal . El aspecto que determina si una reserva se asigna a la habitación correcta al precio adecuado.
- Limitar lo que los canales pueden vender: la asignación . Un ajuste, aplicado a todos los canales, que limita la cantidad de habitaciones que las OTA pueden vender.
- Fechas de cierre en los canales . Cierres por fecha, por canal y por tipo de habitación.
Las cinco opciones dan por hecho que las habitaciones y los precios ya existen, ya que este módulo publica lo que contiene el PMS en lugar de almacenar datos propios. Si los tipos de alojamiento y los planes de tarifas aún no están configurados, comience por los tipos de alojamiento, las habitaciones y los Servicios . Si algún término le resulta nuevo, encontrará su definición en la terminología utilizada por Prostay .