Ogni e-mail automatica inviata dalla Sua struttura è il risultato della convergenza di quattro elementi. Una casella di posta si occupa dell’invio. Un modello specifica ciò che l’ospite legge. Una pianificazione stabilisce quando viene inviata. Il registro di consegna registra ciò che è avvenuto. Ciascuno di questi elementi costituisce una schermata separata e, se uno di essi manca o è disattivato, non viene inviato nulla e nessuna schermata lo segnala autonomamente.
Questo articolo funge da guida. Spiega a cosa serve ciascuna schermata e quale aprire in base al Suo specifico dubbio. I tre articoli a cui rimanda alla fine svolgono il lavoro.
La sequenza, in ordine
| Schermata | Cosa determina | Dove si trova |
|---|---|---|
| Email Accounts | Da quale casella di posta viene inviata l’e-mail e quale indirizzo vede un ospite nella propria casella di posta in arrivo. | Settings, quindi Email Settings |
| Email Notifications | L’oggetto e il testo del messaggio. Un modello per ogni tipo di e-mail. | Settings, quindi Notifications |
| Email Scheduling | Quali condizioni devono verificarsi affinché un modello venga inviato e con quanti giorni di anticipo o di ritardo rispetto alla data prevista. | Settings, poi Notifications |
| Email Delivery Log | Nulla. Registra ciò che è già avvenuto, una riga per ogni e-mail. | Settings, poi Notifications |
È la casella di posta a occuparsi dell’invio
Una struttura può collegare più di una casella di posta, e ciascuna di esse ha un’attività. La colonna “ Module ” nell’elenco rappresenta tale attività, ed è il campo che riveste maggiore importanza nell’intera schermata.
Esistono tre funzioni che una casella di posta può svolgere. " Prostay Nexus " è la casella di posta in arrivo condivisa che il Suo team consulta e dalla quale risponde. "System Notifications " è quella di cui tratta questo articolo : le e-mail automatiche inviate agli ospiti. La terza è la casella di posta da cui l’assistente AI risponde, ed è l’unica opzione la cui etichetta potrebbe non indicare ciò che si aspetta: in molte strutture porta ancora il nome precedente del prodotto AI. La individuate dalla sua posizione in fondo all’elenco piuttosto che dalla dicitura.
Il modello indica il contenuto del messaggio
I modelli sono suddivisi in quattro sezioni, e la sezione in cui si trova un modello descrive l’oggetto del messaggio piuttosto che il momento dell’invio. Una conferma di prenotazione è una notifica di prenotazione, indipendentemente dal fatto che venga inviata al momento della prenotazione o tre giorni dopo.
Reservation Notifications riguardano un soggiorno: confermato, annullato, in arrivo, in partenza. «Payment Notifications » (Comunicazioni relative alla struttura) riguardano gli aspetti finanziari: una ricevuta, un acconto dovuto, una carta di credito rifiutata. «Agent Partner Notifications » (Comunicazioni di sistema) sono destinate alle agenzie di viaggio e ai partner piuttosto che agli ospiti. «Custom Notifications » (Modelli personalizzati) comprende tutto il resto che si redige autonomamente.
L’interruttore a sinistra di ogni riga rappresenta l’essenza stessa del concetto di “attivo”. Un modello disattivato non viene mai inviato e scompare anche dall’ elenco dei modelli tra cui un programma può scegliere.
Quando viene inviato e se è stato ricevuto
Un modello da solo non invia nulla. Email Scheduling è il luogo in cui si specifica cosa deve accadere per primo: una prenotazione viene confermata, un ospite effettua il check-out o una data si trova a un determinato numero di giorni dall’arrivo. Una programmazione rimanda a un modello.
Email Delivery Log è l’altro aspetto della stessa questione. Ogni e-mail inviata dalla Struttura presenta una riga: quando è stata inviata, a chi, con quale oggetto, relativa a quale prenotazione e se è stata recapitata, inviata o se l’invio non è andato a buon fine. È l’unica schermata in grado di confermare che un’e-mail sia stata effettivamente inviata.
Quando un ospite non ha ricevuto un’e-mail
Il reclamo è sempre lo stesso e la causa è quasi sempre una delle quattro possibilità. Verifichatele in questo ordine, poiché ciascuna di esse rende impossibile la successiva verifica.
- Esiste una casella di posta di sistema ed è attiva? Apri Email Accounts e cerca una riga il cui campo «Module » riporti «System Notifications » con stato «Active ». In assenza di tale impostazione, non viene inviato nulla.
- Il modello è attivato? Un modello inattivo viene ignorato senza alcun avviso ed è inoltre invisibile nella schermata di pianificazione.
- Esiste una pianificazione che fa riferimento a quel modello ed è attivata? Un modello senza pianificazione viene inviato esclusivamente manualmente.
- Il registro delle consegne presenta una riga? Se sì e la riga riporta "Failed ", l'e-mail è partita da Prostay e il server di posta l'ha rifiutata, il che costituisce un problema diverso dai tre sopra indicati. Se non vi è alcuna riga, l'invio non è mai avvenuto.
Chi può modificare queste impostazioni?
Due autorizzazioni regolano le cinque schermate ed entrambe si trovano nel gruppo « System Settings » dell’editor dei ruoli.
| Autorizzazione | Cosa copre |
|---|---|
| Email server settings. | L’elenco «Email Accounts» e il modulo dell’account. La visualizzazione consente di leggere le caselle di posta collegate; la modifica consente di aggiungerne una, modificarla e testarla. |
| System email notification settings and customizations. | Modelli, pianificazioni e registro di consegna. La visualizzazione consente di leggerli; la modifica consente di scrivere un modello, attivare o disattivarne uno e creare una pianificazione. |
Un ruolo privo della parte "Visualizzazione" di un’autorizzazione non visualizza una schermata vuota. Viene invece visualizzato un messaggio che indica quale autorizzazione manca, in modo che l’utente possa richiedere l’autorizzazione corretta indicandone il nome.
Le impostazioni che non rientrano in questo
Settings comprende molto più delle semplici e-mail, e molte delle sue schermate sono documentate altrove.
- La sezione "Dove si trovano le impostazioni" illustra i due alberi delle impostazioni e cosa contiene ciascuno di essi.
- Le impostazioni generali di sistema riguardano la valuta della struttura, il formato della data e il fuso orario, da cui dipendono tutte le schermate relative alle transazioni finanziarie e tutte le date presenti in questa sezione.
- I dettagli della struttura, l’indirizzo e le foto costituiscono la scheda della struttura stessa.
- La sezione «Utenti, ruoli e autorizzazioni» è quella in cui vengono concesse le due autorizzazioni sopra menzionate.
- Le “Impostazioni di prenotazione e funzioni di fatturazione” riguardano le impostazioni predefinite delle prenotazioni.
La sezione " Email Signature " (Risposta automatica), che si trova accanto alla voce "Account e-mail" nel menu, riguarda la casella di posta condivisa piuttosto che le Notifiche agli ospiti. Una firma viene aggiunta alle risposte redatte dal Suo team, non ai modelli qui descritti.
Prossimi passi
- Collegare un account e-mail, per aggiungere la casella di posta che effettua l’invio e verificare che funzioni correttamente.
- Scriva un modello di notifica via e-mail, specificando l’oggetto, i parametri e il corpo del messaggio.
- Pianifichi le e-mail per gli ospiti e verifichi che siano state recapitate, per quanto riguarda le Regole che le inviano e il registro che ne attesta l’invio.