Un modello indica ciò che un ospite legge. Un programma indica ciò che deve accadere prima che lo legga. Le due schermate presenti in questo articolo rappresentano rispettivamente la fase di invio e quella di verifica: Email Scheduling provvede all’invio di un’e-mail e Email Delivery Log indica se l’invio è andato a buon fine.
Che cos’è una pianificazione
Una pianificazione associa un modello a una regola. Diverse pianificazioni possono utilizzare lo stesso modello: è così che lo stesso testo viene inviato sia quando una prenotazione viene confermata, sia tre giorni prima dell’arrivo.
Sent Time è la colonna più spesso fraintesa sullo schermo. Si tratta dell’ultima volta in cui questa pianificazione ha inviato qualcosa, il che la rende utile come indicatore di attività: una pianificazione attiva che non ha mai inviato nulla è una pianificazione la cui regola non è stata ancora soddisfatta, oppure una che rimanda a qualcosa che nessuno prenota.
Crearne una
Premere «Create Email Schedule». Sono presenti tre campi e nient’altro.
Se “Create Email Schedule” non compare sullo schermo, il Suo ruolo non include l’autorizzazione necessaria. Un amministratore può aggiungerla da Users nelle Impostazioni di sistema, alla voce “System Settings” › “Notification schedule”.
- Email Schedule Name . Assegnatene un nome in base al momento, non al modello, poiché un modello utilizzato due volte richiede due pianificazioni che possiate distinguere. «Pre-arrivo, tre giorni prima» è un buon nome; «Pre-arrivo» no.
- Select Email Template . Il menu a tendina elenca solo i modelli attivi. Un modello che non riuscite a trovare è quasi sempre uno che è disattivato nella schermata “Email Notifications ”. Il link “here ” sotto il campo vi porta in quella schermata per crearne uno.
- Conditions and Rules . Cosa deve avvenire. Scegliendo una delle regole basate sul giorno, viene aggiunto un campo «Number of days » sotto.
Save Changes rimane disattivato finché non vengono compilati tutti e tre i campi . La nuova pianificazione viene attivata automaticamente.
Le quattordici regole
Otto regole si attivano quando qualcosa cambia. Sei si attivano quando una data si trova a una certa distanza.
| Regole | Si attiva quando |
|---|---|
| Booking status si verifica una modifica all'Confirmed | Una prenotazione viene confermata, indipendentemente da come sia stata effettuata. |
| Booking status modifica a Cancelled | Una prenotazione viene annullata. |
| Booking status passare a Pending Confirmation | Una prenotazione è stata registrata ma non è ancora stata confermata. |
| Lo stato di «Prenotazione provvisoria» (Courtesy Hold) passa a «Prenotazione in attesa di conferma» (Confirmed) | Una camera in attesa di conferma diventa una prenotazione effettiva. |
| Da “Courtesy Hold” a “Expired” | Una prenotazione provvisoria scade senza essere stata confermata. |
| Lo stato della camera passa a “Checked-in” | L’ospite effettua il check-in. |
| Lo stato della camera passa a "Checked-out" | Un ospite ha effettuato il check-out. |
| Lo stato della camera passa a "No Show" | Una prenotazione viene contrassegnata come “no show”. |
| Inviare un’e-mail X giorni prima della data di check-in dell’before | Mancano X giorni alla data di arrivo. |
| Inviare un’e-mail X giorni prima della data di check-after | Dopo quel numero di giorni dall’inizio del soggiorno. |
| Inviare un'e-mail X giorni prima before della data di check-out | Mancano ancora X giorni alla partenza. |
| Inviare un'e-mail X giorni prima after data di check-out | Tanti giorni dopo la partenza dell’ospite. |
| Inviare un’e-mail X giorni prima after quando lo stato della prenotazione passa a “Confirmed” | Tanti giorni dopo la conferma della prenotazione, indipendentemente dalla data del soggiorno. |
| Inviare un’e-mail X giorni prima della scadenza dell’abbonamento alla spabefore | L’abbonamento alla spa scadrà tra quel numero di giorni. |
Regole che richiedono un numero di giorni
Le sei regole basate sui giorni contano i giorni interi a partire dalla data in questione. È opportuno tenere presenti due aspetti prima di impostarne una.
Una regola che conta i giorni prima dell’arrivo non può attivarsi per una prenotazione effettuata all’interno di tale intervallo. Un ospite che prenoti domani per questa sera non riceverà mai un’ e-mail «tre giorni prima dell’arrivo», poiché non sono mai trascorsi tre giorni. Se tale e-mail contiene informazioni necessarie all’ospite, quali indicazioni stradali o un codice di accesso, la abbini a una regola sulla conferma della prenotazione, in modo che anche chi prenota all’ultimo momento la riceva anch’esso.
Il conteggio a ritroso a partire dal check-out presenta la stessa insidia, ma al contrario: un soggiorno di una sola notte rientra in quasi tutte le finestre temporali che potreste impostare.
Il registro delle consegne
Email Delivery Log registra ogni e-mail inviata dalla Struttura, una riga per ciascuna. È l’unica schermata in grado di confermare se un’e-mail è stata effettivamente inviata, ed è il primo posto da controllare quando un ospite dichiara di non averla ricevuta.
La colonna “Oggetto” contiene la riga dell’oggetto completa, con i parametri già compilati, il che la rende una registrazione di ciò che l’ospite ha effettivamente visto piuttosto che del modello utilizzato. L’ID della prenotazione corrisponde alla prenotazione oggetto dell’e-mail .
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Delivered | Il server di posta ricevente l’ha accettata. Questo è tutto ciò che Prostay può verificare: non significa che qualcuno l’abbia aperta né che sia sfuggita alla cartella dello spam. |
| Sent | Prostay l’ha inoltrata al Suo server di posta e non ha ricevuto alcun riscontro in merito. |
| Failed | È stata rifiutata. L’e-mail non ha raggiunto l’ospite. |
Come individuare un’e-mail nel registro
La riga del filtro sopra la griglia consente di restringere la ricerca. Non viene applicato alcun filtro finché non si preme « Apply Filters ».
- La casella di ricerca individua gli elementi presenti nella riga: l’indirizzo, l’ oggetto completo, il nome dell’ospite e il numero di prenotazione. Incollare un numero di prenotazione è il modo più rapido per rispondere a un reclamo riguardante un ospite.
- Il menu a tendina dello stato è composto da tre caselle di controllo, tutte e tre inizialmente selezionate. Lasciando selezionata solo l’opzione «Failed» (Non risolto), la schermata si trasforma in un elenco dei problemi riscontrati.
- I campi «Da» e «A» indicano rispettivamente una data e un’ora. L’ intervallo si apre sugli ultimi sette giorni, pertanto un’e-mail del mese scorso non è mancante, ma semplicemente al di fuori di tale intervallo.
Cosa significa una riga con errore
Un errore significa che Prostay ha effettuato un tentativo e il server di posta lo ha rifiutato. L’e-mail non è arrivata e non viene effettuato alcun nuovo tentativo. Il registro riporta il fatto dell’errore piuttosto che il motivo, pertanto il passo successivo dipende dall’andamento riscontrato.
- Una riga ha dato esito negativo e le altre sono corrette. Quasi sempre il problema è l’indirizzo: un errore di digitazione in un record relativo a un ospite, oppure una casella di posta che non esiste più. Corregga l’ indirizzo nella prenotazione e invii nuovamente l’e-mail con qualsiasi mezzo ritenga opportuno.
- Tutto ciò che è stato inviato dopo un certo periodo di tempo ha dato esito negativo. Il problema riguarda la casella di posta, non gli ospiti. Acceda a Email Accounts, clicchi su « Test Connection» nella casella di posta del sistema e legga il messaggio di avviso. La causa più comune è una password scaduta.
- Non compare alcuna riga. Non è stato inviato nulla, quindi il problema si trova a monte nella catena: il modello è disattivato, nessun punto della pianificazione lo indica oppure la regola della pianificazione non è mai stata soddisfatta. Risalite lungo la catena.
Chi può eseguire questa operazione
Entrambe le schermate sono accessibili su System email notification settings and customizations. , nel gruppo «System Settings » dell’editor dei ruoli. Si tratta della stessa autorizzazione che riguarda i modelli, pertanto un ruolo in grado di leggere i modelli può leggere le pianificazioni e il registro. I diritti di modifica aggiungono Create Email Schedule e rendono utilizzabili gli interruttori. Il registro delle consegne è di sola lettura per tutti; nulla al suo interno può essere modificato.
Prossimi passi
- Scriva un modello di notifica via e-mail, contenente il testo inviato da una pianificazione.
- Collegare un account e-mail, per testare la casella di posta nel caso in cui l’elaborazione di una serie di righe abbia dato esito negativo.
- Come Prostay invia le e-mail ai Suoi ospiti, per invitare a effettuare il check-in.