Prostay non dispone di una casella di posta propria. Tutto ciò che invia parte da una casella di posta di Sua proprietà, utilizzando le credenziali da voi fornite, in modo che un ospite veda il Suo indirizzo anziché uno generico. Questa schermata consente di collegare tale casella di posta.
Cosa vi occorre prima di iniziare
Si assicuri di avere a portata di mano i dettagli della casella di posta prima di aprire il modulo, poiché un account compilato solo a metà non può essere testato e uno non testato ha ben poca utilità.
- L’indirizzo stesso e la relativa password. Per la maggior parte dei provider si tratta di una password dell’app piuttosto che di quella che un utente digita per leggere la propria posta.
- Il nome del server in uscita e la porta indicati dal Suo provider, nonché l’eventuale richiesta di SSL.
- Il nome e la porta del server in entrata, se desiderate che Prostay legga le risposte oltre che inviarle.
- Per una casella di posta Microsoft, una registrazione dell’app in Microsoft Entra, che fornisce un ID applicazione, un ID tenant e una chiave segreta.
Aggiunta di un account
Clicchi su Add Account. Il modulo si apre in due sezioni: a chi appartiene questa casella di posta e come Prostay vi accede.
L’aggiunta di un account e la modifica di uno esistente sono autorizzazioni distinte. Se l’opzione “ Add Account ” non è presente sullo schermo, oppure se “Save Changes ” risulta disattivata su un account che ha aperto, il Suo ruolo non include tale autorizzazione; un amministratore potrà aggiungerla daUsers nelle Impostazioni di sistema, alla voce “System Settings ” › “Email accounts ”.
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Account name | Un’etichetta per la propria lista. Gli ospiti non la vedono mai. Assegnatele un nome in base all’attività piuttosto che alla persona, ad esempio “Prenotazioni” o “Notifiche agli ospiti”. |
| Email Address | L’indirizzo stesso. È ciò che un ospite vede nella riga “Da”, pertanto dovrebbe essere un indirizzo a cui possa rispondere. |
| Password | La password o la password dell’app per quella casella di posta. L’icona a forma di occhio rivela ciò che ha digitato mentre la verifica. |
| Use As | A cosa serve questa casella di posta. Vedi sotto; questo è il campo in cui le persone spesso commettono errori. |
| Type | SMTP oppure "Microsoft". Questa opzione modifica i campi richiesti nel resto del modulo. |
"Usa come", il campo che determina tutto
Use As è ciò che appare nella colonna “Module ” dell’elenco e determina quale parte di Prostay utilizza questa casella di posta.
| Valore | Cosa viene inviato tramite essa |
|---|---|
| Prostay Nexus | La casella di posta condivisa da cui il Suo team legge e risponde. È questa che necessita di impostazioni sia in entrata che in uscita. |
| System Notifications | Tutte le e-mail automatiche inviate agli ospiti: conferme, promemoria, ricevute. Ne esiste una sola, e ogni modello di e-mail viene inviato da essa. |
| Il terzo valore | La casella di posta da cui risponde l’assistente AI. È l’ultima delle tre e la sua etichetta potrebbe ancora riportare il nome precedente del prodotto AI; la scelga quindi in base alla posizione piuttosto che alla dicitura. |
I campi SMTP
Selezionando SMTP vengono richiesti i dettagli del server forniti dal Suo provider , suddivisi in due gruppi.
Le impostazioni email indicano da dove Prostay legge i messaggi: Incoming Server ,PORT , un’opzione “ Use IMAP ” e un’opzione “Use SSL ”. Questa parte è rilevante solo per una casella di posta che il Suo team legge. Una casella di posta che si limita a inviare Notifiche non ne ha mai bisogno.
Le impostazioni email riguardano la parte che invia: Outgoing Server ,PORT , gli stessi due interruttori eAppend Emails to Sent Folder . Quest’ultimo merita di essere attivato, poiché inserisce una copia di tutto ciò che Prostay ha inviato nella cartella “Posta inviata” della casella di posta stessa, dove potrà leggerla nel Suo normale client di posta.
Sopra di essi è presente anche un campo «Email domain server», che indica il dominio a cui appartiene la casella di posta.
I campi Microsoft
Selezionando «Microsoft» (Dettagli del server), i dettagli del server vengono sostituiti con tre campi provenienti da una registrazione dell’app in Microsoft Entra: Application ID, Secret Key e Tenant Id. Il Suo amministratore IT crea tale registrazione e concede a Prostay l’autorizzazione a inviare messaggi a nome della casella di posta; non è necessario inserire alcun nome di server o porta.
Verifichi, quindi attivi
Save Changes salva i dettagli. Non li verifica. Il pulsante che li verifica è “Test Connection ”, che richiede al server di posta di accettare tali credenziali e ne riporta l’esito.
L’icona accanto al nome dell’account indica il risultato dell’ultimo test. « Connected » significa che il server ha accettato le credenziali. «Disconnected » significa che non le ha accettate, e un banner rosso nella parte superiore del modulo indica il motivo riportato dal server, che solitamente è una password rifiutata o una porta chiusa.
Activated Si tratta di un’opzione separata e di un concetto distinto. Un account connesso ma non attivato non viene utilizzato. Entrambe le condizioni devono essere soddisfatte prima che venga inviata qualsiasi richiesta: le credenziali devono funzionare e la casella di posta deve essere attiva.
- Compili i campi e prema «Save Changes».
- Premere «Test Connection» e attendere la comparsa del badge.
- Se viene visualizzato il messaggio «Connected», attiviActivated.
- In caso contrario, legga il messaggio di avviso, corregga il campo indicato, salvi e riprovi.
Modifica o rimozione di un account in un secondo momento
L’elenco presenta in ogni riga un menu con le opzioni “Modifica” e “Elimina”. La modifica riapre lo stesso modulo. L’opzione «Reset Settings», situata nella parte inferiore del modulo, cancella i dettagli di connessione relativi a quell’account senza eliminare l’account stesso; questa è la procedura più rapida quando un provider modifica i nomi dei propri server e si desidera ricominciare da capo con il server.
Chi può eseguire questa operazione
La schermata è accessibile solo tramite Email server settings., nel gruppo « System Settings» dell’editor dei ruoli. I diritti di visualizzazione consentono di leggere l’elenco delle caselle di posta collegate. I diritti di modifica sono quelli che attivano il pulsante «Add Account» sulla schermata e consentono di modificare o testare un account. Un ruolo privo di entrambi i diritti visualizzerà un messaggio che indica l’autorizzazione in questione, anziché una pagina vuota.
Prossimi passi
- Come Prostay invia le e-mail ai Suoi ospiti, per comprendere come questa casella di posta si integri con i modelli, le pianificazioni e il registro di consegna.
- Scrivere un modello di notifica via e-mail: il passo successivo una volta collegata una casella di posta di sistema.
- Utenti, ruoli e autorizzazioni: per concedere l’autorizzazione richiesta da questa schermata.