Collegare QuickBooks Online a Prostay

Collegare QuickBooks Online a una struttura ricettiva

Effettui l’autorizzazione con Intuit, scelga a quale azienda QuickBooks questa struttura alberghiera invia i dati e scopra quali vantaggi offre questa connessione. Sono incluse le conseguenze della disconnessione e ciò che essa comporta.

Dove trovarlo

IntegrationsQuickBooks Online

È necessaria l'autorizzazione

Connect / authorize QuickBooks

Ultimo controllo

16 agosto 2026

Il collegamento richiede due operazioni e circa un minuto: effettui l’accesso a Intuit, quindi indichi a quale delle Sue aziende QuickBooks appartiene questa struttura. Prostay non richiede mai la password di QuickBooks e il collegamento avviene per singola struttura, pertanto un gruppo composto da quattro hotel effettua quattro collegamenti.

Cosa vi occorre innanzitutto

Un abbonamento a QuickBooks Online e un account Intuit in grado di autorizzare le app associate.
Sapere a quale azienda QuickBooks appartengono gli incassi di questa struttura. Se il Suo commercialista gestisce un'azienda per ogni hotel, questo aspetto è importante e non è facile da correggere.
L’autorizzazione “Connect / authorize QuickBooks” (Accedere a QuickBooks Online) associata al Suo ruolo.

La tessera “QuickBooks Online” prima della configurazione, con un badge grigio “Not Connected” e un pulsante blu “Connect” che occupa l’intera larghezza della tessera. — Prima della configurazione. “Connetti” è l’unico comando presente sulla scheda.

Connessione

Apra Integrations e clicchi su «Connect» (Collegare QuickBooks Online) nella scheda QuickBooks Online.
Premete “Sign in with Intuit”.
Effettate l’accesso e approvate la connessione sul sito di Intuit. Tale pagina appartiene a Intuit, non a Prostay, e le informazioni richieste riguardano esclusivamente il rapporto tra voi e Intuit.
Tornerà su Prostay, nella schermata di selezione dell’azienda qui sotto.

Una scheda centrata con l’intestazione «Connect» indirizzata a QuickBooks Online, con un pulsante verde «Sign in with Intuit» e, sotto, la riga «Verrà reindirizzato a Intuit per autorizzare l’accesso». — Prostay non richiede mai la Sua password di QuickBooks. È Intuit a richiederla, sul proprio sito.

Durante l’attesa, sullo schermo compare la scritta «Connecting to QuickBooks... ». Se in quel momento chiude la scheda, non verrà stabilita alcuna connessione e potrà ricominciare dalla scheda.

Scelta dell'azienda QuickBooks

Se il Suo accesso a Intuit consente di accedere a più di una azienda QuickBooks, Le verrà chiesto a quale di esse deve essere registrata questa struttura. Tutto ciò che questa struttura invia viene inserito nell'azienda che sceglierà qui.

Una schermata intitolata “Seleziona azienda QuickBooks” che elenca due righe: Marlowe Hospitality LLC e Marlowe Hospitality Holdings LLC, entrambe con sede a Portland, Oregon, ciascuna contrassegnata da una freccia a destra. — Una sola azienda QuickBooks per struttura. Scegliere quella sbagliata comporta la registrazione degli incassi di un hotel nei libri contabili di un’altra entità.

La selezione di un'azienda vi porta direttamente alla procedura guidata di mappatura, poiché un collegamento senza mappatura non può registrare alcuna voce. La mappatura dei conti di QuickBooks prevede tre passaggi.

Cosa si ottiene una volta stabilito il collegamento

La schermata di QuickBooks relativa all’connected, intitolata «Marlowe Hospitality LLC», presentava un badge verde con la scritta «Connected», pulsanti per «Configure», «Disconnect» e «Sync Now», nonché tre schede recanti le seguenti indicazioni: «Last Sync 14/08/2026 02:15:00», «Sync Mode Daily Journal» e «Pending Items 9». — Cosa si ottiene dalla connessione. La voce “Voci in sospeso” conta le righe in attesa nel prossimo giornale, non i giorni di ritardo.

L’azienda da Lei selezionata, contrassegnata dal simbolo “Connected”. Questo è il modo più rapido per verificare che una struttura sia associata alla contabilità corretta.
Configure Riapre la procedura guidata di mappatura al primo passaggio. Non si perde nulla dando un’occhiata.
Sync Now Crea la prossima registrazione contabile e ve la mostra prima che venga inviata.

Tre elementi in questa schermata sono gestiti separatamente in base alle autorizzazioni. Se la scheda “ QuickBooks Online ” non è presente affatto nella Sua pagina “Integrazioni”, se l’opzione “Sign in with Intuit ” è disattivata o se l’opzione “Sync Now ” è disattivata, il Suo ruolo non include l’ autorizzazione per quella parte. Un amministratore può aggiungerli daUsers nelle Impostazioni di sistema, alla voce “Integrations ” › “QuickBooks connection ”, dove la visualizzazione della connessione, la connessione stessa e l’esecuzione di una sincronizzazione sono tre diritti distinti. È normale che un contabile disponga del diritto di sincronizzazione ma non di quello di connessione.

Le tre schede sotto l’intestazione indicano lo stato della connessione:

Scheda	Cosa significa
Last Sync	Quando è stata eseguita l’ultima sincronizzazione, con esito positivo o negativo. Anche un’esecuzione non riuscita aggiorna questa scheda; pertanto, la si consigli di consultare insieme al registro delle attività piuttosto che isolatamente.
Sync Mode	Daily Journal oppure «Per Invoice» (Sincronizzazione a intervalli), a seconda di quanto da Lei scelto nel terzo passaggio della procedura guidata.
Pending Items	Il numero di righe in attesa nella voce successiva. Il conteggio si riferisce alle righe, non ai giorni; pertanto, il valore «nove» indica una notte contenente nove righe.

Disconnessione e cosa ne consegue

Disconnect Le viene chiesto di confermare, quindi la connessione viene interrotta e la schermata torna aSign in with Intuit . La sincronizzazione si interrompe immediatamente.

Ciò che non avviene è l’accesso a QuickBooks. Le registrazioni contabili già registrate sono documenti presenti nella Sua azienda QuickBooks e rimangono esattamente dove si trovano. Non cambia nulla nemmeno in Prostay: nessun folio, tariffa o prenotazione viene modificato dalla connessione o dalla disconnessione.

Domande frequenti

È possibile che una singola azienda QuickBooks gestisca due strutture ricettive?

Nulla Le impedisce di scegliere la stessa azienda per due strutture, ed entrambe registreranno i dati in tale azienda. Le relative voci appariranno una accanto all’altra senza che nella voce stessa sia indicato il nome dell’hotel; pertanto, la maggior parte dei gruppi che provano questa soluzione finisce per separarle nuovamente. Decida in merito con chi si occupa della contabilità.

Ho scelto l’azienda sbagliata. Come posso modificarla?

Si disconnetta, quindi si riconnette e selezioni l’altra azienda. In questo modo si modifica la destinazione delle future registrazioni. Le registrazioni già inserite nell’azienda errata devono essere gestite in QuickBooks, poiché in Prostay non è possibile annullarle.

Prostay memorizza la mia password di QuickBooks?

Non viene mai visualizzata. Effettua l’accesso sul sito di Intuit e Intuit comunica a Prostay che ha approvato la connessione. In questo modulo non è presente alcun campo per la password e non vi è nulla da aggiornare qualora modifichi la Sua password di QuickBooks.

Da un po’ di tempo sullo schermo compare il messaggio «Connessione a QuickBooks in corso».

Non è stato effettuato alcun collegamento mentre quel messaggio è visualizzato sullo schermo. Si ricarichi la pagina e si ricominci dalla scheda. Se ciò dovesse verificarsi due volte, l’autorizzazione non viene restituita da Intuit e in tal caso è opportuno segnalarlo piuttosto che riprovare.