Qual è la differenza tra un credito e un rimborso?

Un credito riduce l’importo dovuto dall’ospite e non comporta alcun movimento di denaro. Un rimborso restituisce denaro già incassato, pertanto deve essere prelevato da un conto reale. Credit types consente di configurare il primo; i Tipi di Fonte di rimborso e i conti consentono di configurare il secondo.

Perché il mio personale non riesce a effettuare un rimborso in contanti?

Quasi sempre perché il registratore di cassa non ha una sessione aperta. Un rimborso proveniente da un conto il cui tipo di fonte prevede il pagamento in contanti viene registrato a fronte della sessione aperta sul registratore di cassa collegato, e non vi è nulla a cui registrarlo quando il registratore di cassa è chiuso. Aprire la sessione e riprovare.

È possibile eliminare una tipologia di credito che non utilizziamo più?

No, e non dovrebbe volerlo fare. La disattivi, piuttosto. Scomparirà dai menu a tendina e rimarrà disponibile per i vecchi fogli di conto, che devono ancora visualizzare l’etichetta con cui sono stati registrati.

Perché diversi conti di rimborso presentano lo stesso codice contabile?

Poiché vengono registrati nella stessa voce del Suo piano dei conti. Tre conti di cassa che registrano tutti il denaro in cassa sono corretti e normali. L’ GL code e indica dove il denaro viene registrato nei libri contabili; il nome del conto indica da dove proviene fisicamente.

Devo utilizzare i codici riservati?

Solo se si desidera che venga applicato il comportamento ad essi associato. Un tipo di fonte con qualsiasi altro codice funziona correttamente, semplicemente non verrà abbinato automaticamente a un feed bancario o a una liquidazione tramite gateway e non richiederà un conto in sospeso. Ciò significa che qualcuno dovrà effettuare la riconciliazione manualmente.

Configurazione di accrediti e rimborsi

In questa schermata si verificano due operazioni diverse che possono facilmente essere confuse. Un credito riduce l’importo dovuto da un ospite: si tratta di una voce sul conto e non comporta alcun movimento di denaro. Un rimborso restituisce denaro che è già stato prelevato, pertanto il denaro viene effettivamente trasferito e deve provenire da una fonte reale.Credit types consente di configurare il primo.Refund source types e i conti di rimborso consentono di configurare il secondo.

La schermata “Acconti e rimborsi”: tre schede sovrapposte, Credit types che elenca cinque acconti denominati con i relativi valori predefiniti, Refund source types che elenca bank transfer, il gateway di pagamento, cash il cassetto, le spese minori cash e l’assegno con un indicatore “code” e uno “cash” ciascuno, e Refund source accounts che elenca sei conti con i relativi “source type”, il cassetto collegato e GL code. — Tre tabelle che, insieme, determinano cosa può indicare un accredito e da dove proviene il denaro di un rimborso. Ogni scheda dispone di un proprio pulsante “Aggiungi”.

Credit types: le etichette che un credito di conto può riportare.
Refund source types: le tipologie di fonti da cui il denaro può essere rimborsato.
Refund source accounts: i conti effettivi tra cui il personale può scegliere.

Tre tabelle e come si integrano tra loro

La seconda e la terza tabella formano una coppia, e l’ordine è importante. Un tipo di fonte di rimborso è una categoria, come il bonifico bancario o il cassetto della cassa. Un conto di origine del rimborso è un conto specifico all’interno di quella categoria, come il Suo conto operativo o la cassa della reception. Ogni conto appartiene esattamente a un solo tipo di fonte, pertanto non è possibile creare un conto finché non esiste il tipo a cui appartiene.

Il personale non sceglie mai un tipo di fonte quando registra un rimborso. Sceglie un conto. È il tipo a determinare il comportamento di quel conto.

Tipi di credito

Ogni riga rappresenta un’etichetta che apparirà su un folio, oltre a tre impostazioni predefinite che vengono applicate quando qualcuno lo aggiunge. Tutto tranne il nome è un’impostazione predefinita piuttosto che una regola, pertanto la persona che registra il credito può comunque modificarlo sul folio.

La finestra di dialogo «Aggiungi credito» (type) presenta un campo «Nome», una casella «Descrizione» e quattro caselle di controllo: «deduct from reservation <span translate="no">total by default</span>», «generate <span translate="no">credit note document by default</span>», «require manager approval before posting» e «Active». — Tutto, tranne il nome, è un valore predefinito che viene applicato quando qualcuno aggiunge questo credito a un folio.

Campo	Cosa modifica
Nome	Ciò che appare sulla riga del folio e nel selettore dei crediti. Gli ospiti lo vedono sulla loro fattura, pertanto lo scriva nel modo in cui vorrebbe che le venisse letto ad alta voce in caso di reclamo.
Descrizione	Solo per uso interno. Viene visualizzata in questa tabella e non è visibile agli ospiti, pertanto è il luogo in cui specificare quando il credito deve essere utilizzato.
Dedurre automaticamente dal totale delle prenotazioni	Se l’opzione è attiva, il credito viene detratto immediatamente dal saldo. Se è disattivata, viene registrato a fronte del conto senza modificare l’importo dovuto, il che è l’opzione da scegliere per un credito che l’ospite spenderà in un soggiorno futuro.
Generate credit note document by default	Se attivata, la registrazione del credito genera una nota di credito. Disattivatela solo se il Suo contabile non necessita di documentazione cartacea per questo tipo di rettifica.
Require manager approval before posting	Se l’opzione è attiva, un addetto alla reception può selezionare il credito ma non può completarne la procedura autonomamente. Utilizzatela per le tipologie che comportano un costo effettivo, come un pernottamento gratuito, ed evitate di applicarla alle piccole operazioni di routine; in caso contrario, i Suoi responsabili saranno indotti ad approvare senza leggere.
Attivo	Disattivato: lo rimuove dal menu di selezione senza cancellarlo. Vedi sotto.

Tipi di Fonte di rimborso

La tabella «Refund source types» (Gestione delle spese) presenta colonne relative a nome, code, descrizione, cash, conti e status. Le voci «Bank transfer», «payment gateway», «cash drawer», «petty cash» e «cheque» riportano ciascuna un «code» in carattere monospazio, mentre le voci «cash drawer» e «petty cash» sono le due contrassegnate con «Yes» alla voce «Cash». — I tipi di fonte da cui il denaro può essere restituito. La colonna “Contanti” è quella che conta: per queste due voci è necessaria un’operazione di apertura del cassetto prima che il rimborso possa essere erogato.

Un tipo di fonte risponde a una domanda: da quale fonte proviene questo denaro. La colonna «Cash» è quella che determina cosa accade, poiché rappresenta la differenza tra un rimborso che è una registrazione contabile e un rimborso in cui qualcuno apre un cassetto e conta le banconote al suo interno.

La finestra di dialogo “Aggiungi source type” con i campi “Nome” e “Code”, un suggerimento sotto “Code” che indica che i quattro codici sono “reserved” e “change how a refund is paid”, una casella “Descrizione” e caselle di selezione per il pagamento “out” “physical cash” e per “Active”. — Il suggerimento sotto «Codice» è la parte importante. Quattro valori sono riservati e modificano il comportamento, anziché limitarsi a etichettarlo.

La casella di controllo contrassegnata come «Pays out physical cash» è ciò che imposta tale colonna. Spuntandola, ogni conto di questo tipo richiederà l’apertura di un cassetto prima che il rimborso possa essere completato.

I quattro codici riservati

Code sono normalmente solo un identificatore a Sua scelta. I quattro valori, invece, non lo sono: sono riservati e l’inserimento di uno di essi modifica il modo in cui il prodotto gestisce i rimborsi di quel tipo.

Codice	Cosa fa fare a quel tipo
banca	I rimborsi vengono abbinati automaticamente al Suo feed bancario, in modo che vengano riconciliati senza alcun intervento manuale.
payment_gateway	I rimborsi vengono riaccreditati tramite il processore sulla carta con cui l’ospite ha effettuato il pagamento e vengono abbinati alla liquidazione del gateway stesso.
cassetto_contanti	I rimborsi vengono registrati in una sessione di cassetto aperta e compaiono nell’attività di tale sessione.
petty_cash	Lo stesso vale per la cassa di riserva di un punto vendita anziché per la cassa principale.

I codici vanno digitati esattamente come indicati, in minuscolo e con un trattino basso. Un tipo il cui codice sia diverso da quelli indicati è un tipo ordinario: funzionerà, ma la riconciliazione dovrà essere effettuata manualmente.

Conti di origine dei rimborsi

La tabella “Refund source accounts” (Conto di gestione) presenta colonne relative a nome, source type, conto collegato, GL code e status. “Front Desk” (Cash Drawer) e “Night Audit” (Cash Drawer) sono collegati a conti con lo stesso nome, mentre “Marlowe Operating Account”, “Card Settlement” e “Pool Bar Float” non sono collegati e “Legacy Cheque Account” è inattivo. — I singoli conti tra cui il personale può scegliere. Solo quelli di cassa rimandano a un cassetto; gli altri riportano la dicitura «Non collegato».

Questi sono quelli tra cui il personale effettua effettivamente la scelta. Ciascuno indica un tipo di fonte, un cassetto portadenaro collegato (opzionale) e un «GL account code».

Campo	Cosa modifica
Nome	Ciò che vede la persona che registra il rimborso. Assegnategli un nome in base all’oggetto, non alla categoria: «Pool Bar Float» indica all’addetto quale conto selezionare, mentre «Petty cash 2» no.
Source type	A quale categoria appartiene questo conto e, di conseguenza, come si comporta. Modificarlo su un conto esistente modifica il comportamento di ogni futuro rimborso effettuato da esso.
Cassetto contanti collegato	Appare solo quando il tipo di fonte eroga contanti fisici. Indica da quale cassetto di cassa esce il denaro.
GL account code	Dove viene registrato il rimborso nel Suo piano dei conti. È normale che più conti condividano un unico codice: è corretto che tre conti di cassa vengano tutti registrati nel Suo conto di cassa.

Perché un rimborso in contanti richiede un cassetto aperto

La finestra di dialogo “Modifica conto di rimborso” per Front Desk Cash Drawer, in cui “Source type” è impostato su “Cash drawer”, il campo “Linked <span translate="no">cash drawer</span>” è impostato su “Front Desk” con un suggerimento che indica che “cash” refund from questo conto è registrato a fronte del “open session” su quel “drawer”, un “GL account code” pari a 1000 e una casella di controllo “Active”. — Il campo "Cassetto di cassa collegato" appare solo dopo aver selezionato un tipo di fonte che eroga contanti fisici.

Linked cash drawer appare solo dopo aver scelto un tipo di fonte che eroga contanti fisici. Una finestra di dialogo “Aggiungi” vuota non lo mostrerà , motivo per cui la figura sopra raffigura un conto esistente in fase di modifica.

Un cassetto portadenaro contiene una sessione: qualcuno lo apre con una somma iniziale contata, ogni pagamento e ogni rimborso effettuato tramite esso viene registrato a carico di quella sessione e alla fine del turno qualcuno lo conta e il conteggio viene confrontato con quanto previsto per quella sessione. Un rimborso pagato da un conto collegato è uno dei movimenti in tale calcolo.

Ecco perché un rimborso in contanti non può essere registrato senza una sessione aperta. Non ci sarebbe nulla a cui registrarlo e la persona successiva che contasse quel cassetto troverebbe del denaro mancante senza alcuna spiegazione. Se il Suo personale segnala di non poter completare un rimborso in contanti, il cassetto è chiuso; questa è la prima cosa da verificare, prima di qualsiasi altra voce su questa schermata.

Rimuovere qualcosa che non si utilizza più

Nessuna opzione in questa schermata comporta l’eliminazione definitiva. L’opzione «Deactivate» (Rimuovi dalla selezione) rende la riga inattiva e la esclude dai menu a tendina, mentre l’opzione «Activate» (Ripristina nella selezione) la reinserisce. Si tratta di una scelta deliberata: un folio dell’anno scorso che riporta un tipo di credito che ha smesso di utilizzare deve comunque essere visualizzato correttamente, e l’eliminazione del tipo lascierebbe una riga senza etichetta su un documento che potreste dover produrre.

Una conseguenza che vale la pena conoscere. Il selettore di conti nel modulo del cassetto elenca solo i conti attivi, quindi disattivare un conto a cui un cassetto fa riferimento fa sì che tale cassetto rimanga collegato a qualcosa che nessuno può selezionare. Disattivate prima il conto, poi ricollegate il cassetto, anziché fare il contrario.

Chi può apportare questa modifica

Due autorizzazioni distinte regolano questa schermata, e nessuna delle due è concessa al personale della reception per impostazione predefinita:

Autorizzazione	Cosa consente
Credit types.	Aprire questa schermata e aggiungere o modificare una tipologia di credito.
Refund source types e conti di rimborso.	Aggiungere o modificare un tipo di fonte o un conto.

Un addetto in grado di aggiungere un tipo di accredito potrebbe inventare un motivo per detrarre denaro da una fattura, mentre un addetto in grado di modificare un conto di rimborso potrebbe destinare un rimborso a un fondo diverso. Entrambe le operazioni sono state intenzionalmente limitate. Un utente privo di entrambe le autorizzazioni visualizza una pagina che indica quale autorizzazione gli manca e lo invita a richiederla a un amministratore nella sezione «Utenti», «User Roles».

Una volta configurato, le schermate che ne fanno uso sono quelle relative alla registrazione di addebiti, Pagamenti e rimborsi , in cui un credito o un rimborso viene effettivamente inserito in un folio, e il report delle transazioni nei Rapporti Finanziari , dove è possibile verificare che i rimborsi in contanti e gli incassi giornalieri corrispondano a quanto conteggiato dal cassiere.