Sync Now non invia nulla. Crea la voce e Ve la mostra, e nulla esce da Prostay finché non premetta il tastoConfirm & Sync . Quell’intervallo è la parte utile di questa schermata, e vale la pena utilizzarlo prima della prima sincronizzazione effettiva di una nuova mappatura.
Cosa vi mostra l’anteprima
Una notte, come una singola voce di giornale. La data in alto a destra della scheda indica la notte a cui si riferisce, che non è quella odierna: un giorno deve terminare prima di poter essere registrato. Gli addebiti sono a sinistra, gli accrediti a destra e i due totali sottostanti devono corrispondere.
Ogni riga deriva da una risposta fornita nella procedura guidata di mappatura e una registrazione contabile riassume i dati per conto. Due categorie di voci associate allo stesso conto di entrata compaiono qui come un’unica riga, con entrambi i nomi delle categorie riportati nella descrizione.
Lettura delle righe
Leggetele come se fossero una frase: questo è ciò che gli ospiti ci dovevano, e questo è il modo in cui hanno pagato. Gli addebiti rappresentano il denaro e quanto ancora dovuto; gli accrediti indicano a cosa era destinato il denaro.
| Riga | Di cosa si tratta |
|---|---|
| Addebiti in contanti, con carta e crediti | Come è stato saldato il conto della serata. La riga dei crediti è la parte che nessuno ha pagato quella sera: conti delle aziende e agenti a cui invierete la fattura. |
| Ricavi delle camere | Quanto hanno fruttato le camere. Non esiste una procedura guidata che indichi questa voce, pertanto si raccomanda di verificare il nome del conto qui riportato anziché cercare l’impostazione. |
| Righe di ricavi per conto | Ristorazione, spa e qualsiasi altra categoria a cui siano associate le voci. Se il numero di righe è inferiore a quello delle categorie, significa che due categorie condividono lo stesso conto. |
| Imposte | Tutto ciò che ha riscosso per conto della struttura, accreditato sul conto unico delle passività fiscali indicato nella fase due. |
| Depositi | Somme incassate per soggiorni non ancora effettuati. Sono registrate in un conto di passività poiché non costituiscono ancora ricavi. |
Esclusione di una riga e regola del saldo
Ogni riga presenta una casella di selezione, mentre quella nella riga di intestazione attiva o disattiva tutte le altre. Deselezionando una riga, questa viene disattivata e rimossa dall’ Selected Total e.
Nel momento in cui i due totali selezionati differiscono, la linea verde nella parte inferiore della scheda diventa ambra e riporta la scritta “Warning: Debits and credits are not balanced ”, mentre “ Confirm & Sync ” diventa inattivo. Non si tratta di una schermata eccessivamente pignola. QuickBooks non accetterà una registrazione contabile che non sia in equilibrio, quindi una selezione non bilanciata non può essere salvata.
Ciò significa che l’esclusione raramente riguarda una sola riga. Eliminare una riga di ricavi comporta l’eliminazione del pagamento che l’ha coperta e, una volta fatto ciò, si finisce per riscrivere manualmente l’intera registrazione. L’esclusione è indicata nei casi in cui una riga sia palesemente errata e si preferisca registrare il resto e correggere quella riga in QuickBooks. Se più di una riga sembra errata, prema « Cancel », corregga la mappatura e torni indietro.
Esecuzione
- Verifichi che la data riportata sulla scheda corrisponda alla notte che intendeva registrare.
- Verifichi che i totali corrispondano e che la riga in fondo sia verde.
- Premere “Confirm & Sync” (Registra).
La conferma riporta un riferimento “Journal Entry”. Lo annoti o lasci la schermata aperta: è ciò che dovrà cercare in QuickBooks per trovare questa registrazione ed è il modo più rapido per verificare se qualcosa è stato ricevuto.
Il registro delle attività
Sync Activity elenca le ultime dieci esecuzioni, in ordine cronologico dalla più recente alla più vecchia, ciascuna contrassegnata da un badge verde “Success ” o da uno rosso “Failed ”. Una riga con esito positivo riporta la data in cui è stata registrata e il numero della scrittura contabile generata. Una riga con esito negativo riporta invece il messaggio fornito da QuickBooks.
La casella di ricerca filtra in base alla data, allo stato e al messaggio; pertanto, digitando « Failed » otterrete solo gli esiti falliti. Il filtro agisce su ciò che è stato caricato, anziché effettuare una ricerca nell’intera cronologia.
Due righe possono riferirsi alla stessa notte. Un'esecuzione fallita alle due del mattino e un' esecuzione riuscita più tardi nello stesso giorno indicano che qualcuno ha risolto il problema e ha premuto «Sync Now», che è esattamente ciò a cui assomiglia il processo di ripristino .
Quando un’esecuzione fallisce
Nulla viene riprovato automaticamente e non rimane nulla di incompleto: una registrazione contabile è un unico documento, quindi o è stata registrata o non lo è stata.
- Legga il messaggio relativo alla riga in cui si è verificato l’errore. Si tratta di una segnalazione di QuickBooks, che solitamente indica il conto oggetto del problema.
- Risolva la causa. Un conto reso inattivo in QuickBooks, o uno eliminato dopo averlo mappato, è la causa più comune, e la soluzione va ricercata in QuickBooks.
- Se la mappatura puntava a un conto errato, apra Configure e modifichi l’impostazione.
- Premere «Sync Now», rileggere l’anteprima ed effettuare la registrazione.