Deux opérations distinctes se produisent sur cet écran et il est facile de les confondre. Un crédit réduit le montant dû par un client : il s’agit d’une ligne sur un relevé de compte et aucun mouvement d’argent n’a lieu. Un remboursement restitue de l’argent qui a déjà été prélevé ; il y a donc un mouvement d’argent qui doit provenir d’une source réelle.Credit types permet de configurer le premier.Refund source types et les comptes de remboursement permettent de configurer le second.
- Credit types : les libellés pouvant figurer sur un crédit de compte.
- Refund source types : les types de sources d’où l’argent peut provenir.
- Refund source accounts : les comptes réels parmi lesquels le personnel effectue sa sélection.
Trois tableaux et leur articulation
Les deuxième et troisième tableaux forment une paire, et leur ordre est important. Un type de source de remboursement est une catégorie, telle que « virement bancaire » ou « caisse ». Un compte source de remboursement est un compte spécifique au sein de cette catégorie, tel que votre compte d’exploitation ou la caisse de la réception. Chaque compte appartient à exactement un seul type de source ; vous ne pouvez donc pas créer de compte tant que le type auquel il appartient n’existe pas.
Le personnel ne choisit jamais un type de source lorsqu’il comptabilise un remboursement. Il choisit un compte. C’est le type qui détermine le comportement de ce compte.
Types de crédit
Chaque ligne correspond à une étiquette qui apparaîtra sur un relevé, ainsi qu’à trois valeurs par défaut qui sont appliquées lorsqu’une personne l’ajoute. Tout, à l’exception du nom, est une valeur par défaut plutôt qu’une règle ; ainsi, la personne qui enregistre le crédit peut toujours le modifier sur le relevé.
| Champ | Ce qu’il modifie |
|---|---|
| Nom | Ce qui apparaît sur la ligne du relevé et dans la liste de sélection des crédits. Les clients le voient sur leur facture ; veillez donc à le rédiger de la manière dont vous souhaiteriez qu’il vous soit lu en cas de réclamation. |
| Description | À usage interne uniquement. Cette information s'affiche dans ce tableau et n'est visible nulle part par le client ; c'est donc l'endroit idéal pour indiquer quand le crédit doit être utilisé. |
| Déduire du montant total de la réservation par défaut | Si cette option est activée, le crédit est immédiatement déduit du solde. Si elle est désactivée, il est enregistré sur le compte sans modifier le montant dû, ce qui est souhaitable pour un crédit que le client utilisera lors d’un prochain séjour. |
| Generate credit note document by default | Activé : l’enregistrement du crédit génère une note de crédit. Ne désactivez cette option que si votre comptable n’a pas besoin de documents justificatifs pour ce type d’ajustement. |
| Require manager approval before posting | Lorsque cette option est activée, un réceptionniste peut sélectionner le crédit mais ne peut pas finaliser l’opération seul. Utilisez-la pour les types de crédits qui représentent une dépense réelle, tels qu’une nuit offerte, et désactivez-la pour les petits crédits courants, sinon vous inciterez vos responsables à approuver sans lire. |
| Actif | Désactivé : cette option retire l’option de la liste de sélection sans la supprimer. Voir ci-dessous. |
Types de sources de remboursement
Un type de source répond à une question : de quel type de source provient cet argent ? La colonne «Cash» est celle qui détermine ce qui se passe, car elle fait la différence entre un remboursement comptable et un remboursement où quelqu’un ouvre un tiroir-caisse et compte les billets qu’il en retire.
La case à cocher intitulée « Pays out physical cash » (Tirelire) est ce qui définit cette colonne. Cochez-la et tous les comptes de ce type exigeront l’ouverture d’un tiroir avant qu’un remboursement puisse être effectué.
Les quatre codes réservés
Code ne sont généralement qu’un identifiant de votre choix. Les quatre valeurs, en revanche, ne le sont pas : elles sont réservées, et la saisie de l’une d’entre elles modifie la manière dont le logiciel gère les remboursements de ce type.
| Code | Ce qu’il fait faire au type |
|---|---|
| banque | Les remboursements sont automatiquement mis en correspondance avec votre flux bancaire, ce qui permet leur rapprochement sans aucune intervention manuelle. |
| payment_gateway | Les remboursements sont reversés via le prestataire de paiement vers la carte utilisée par le client lors du paiement, et sont mis en correspondance avec le règlement effectué par la passerelle de paiement elle-même. |
| tiroir_caisse | Les remboursements sont enregistrés dans une session de caisse ouverte et apparaissent dans l'historique de cette session. |
| petite_caisse | Il en va de même pour la petite caisse d’un point de vente plutôt que pour la caisse principale. |
Les codes sont saisis exactement tels qu’ils apparaissent, en minuscules et précédés d’un trait de soulignement. Un type dont le code est différent est un type standard : il fonctionnera, mais son rapprochement devra être effectué manuellement.
Comptes sources de remboursement
Ce sont ceux parmi lesquels le personnel effectue réellement son choix. Chacun d’entre eux désigne un type de source, un tirelire associée (facultative) et une «GL account code».
| Champ | Ce qu’il modifie |
|---|---|
| Nom | Ce que voit la personne qui comptabilise le remboursement. Nommez-le d’après l’objet, et non d’après la catégorie : «Pool Bar Float » indique à un employé lequel choisir, contrairement à « Petite caisse 2 ». |
| Source type | Catégorie à laquelle appartient ce compte, et donc son fonctionnement. La modification de ce paramètre sur un compte existant modifie le fonctionnement de tous les futurs remboursements effectués à partir de celui-ci. |
| Tiroir-caisse associé | N’apparaît que lorsque le type de source du paiement consiste en un versement d’espèces physiques. Il indique de quel tiroir l’argent provient. |
| GL account code | L’emplacement du remboursement dans votre plan comptable. Plusieurs comptes peuvent partager un même code, ce qui est normal : trois comptes de caisse comptabilisés sur votre compte de caisse est tout à fait correct. |
Pourquoi un remboursement en espèces nécessite-t-il un tiroir-caisse ouvert ?
Linked cash drawer Il n’apparaît qu’une fois que vous avez sélectionné un type de source qui effectue des remises en espèces. Une boîte de dialogue « Ajouter » vide ne l’affichera pas, c’est pourquoi l’illustration ci-dessus correspond à un compte existant en cours de modification.
Un tiroir-caisse gère une session : quelqu’un l’ouvre avec un fonds de caisse compté, chaque paiement et chaque remboursement effectués via ce tiroir sont enregistrés au titre de cette session, et à la fin du service, quelqu’un le compte et le résultat est comparé au montant prévu pour la session. Un remboursement versé à partir d’un compte lié est l’un des mouvements pris en compte dans ce calcul.
C’est pourquoi un remboursement en espèces ne peut pas être enregistré si aucune session n’est ouverte. Il n’y aurait alors rien à quoi l’imputer et la personne suivante chargée de compter ce tiroir constaterait un manque d’argent sans aucune explication. Si votre personnel signale qu’il ne parvient pas à effectuer un remboursement en espèces, c’est que le tiroir est fermé ; c’est la première chose à vérifier, avant toute autre action sur cet écran.
Supprimer un élément que vous n’utilisez plus
Aucune action sur cet écran ne supprime quoi que ce soit. « Deactivate » (Retirer de la sélection) grise la ligne et la retire des listes de sélection, tandis que « Activate » (Réintégrer) la remet en place. C’est un choix délibéré : un folio de l’année dernière comportant un type de crédit que vous n’utilisez plus doit tout de même s’afficher correctement, et la suppression de ce type laisserait une ligne sans libellé sur un document que vous pourriez être amené à produire.
Une conséquence qu’il convient de connaître. Le sélecteur de compte du formulaire de tiroir ne répertorie que les comptes actifs ; ainsi, la désactivation d’un compte vers lequel un tiroir pointe fait que ce tiroir pointe vers un élément que personne ne peut sélectionner. Désactivez d’abord le compte, puis redirigez le tiroir, plutôt que l’inverse.
Qui peut modifier cela ?
Deux autorisations distinctes s’appliquent à cet écran, et aucune n’est accordée au personnel d’accueil par défaut :
| Autorisation | Ce qu’elle permet |
|---|---|
| Credit types. | D'ouvrir cet écran, d'ajouter ou de modifier un type de crédit. |
| Refund source types et les comptes de remboursement. | Ajouter ou modifier un type de source ou un compte. |
Un employé capable d’ajouter un type de crédit pourrait inventer un motif pour retirer de l’argent d’ une facture, et un employé capable de modifier un compte de remboursement pourrait affecter un remboursement à un fonds différent. Ces deux actions sont délibérément restreintes. Un utilisateur ne disposant d’aucune de ces deux autorisations voit s’afficher une page lui indiquant quelle autorisation lui manque et lui demandant de la solliciter auprès d’un administrateur dans la rubrique « Utilisateurs », « User Roles ».
Une fois cette configuration effectuée, les écrans concernés sont ceux de la comptabilisation des frais, des paiements et des remboursements , où un crédit ou un remboursement est effectivement enregistré sur un folio, ainsi que le rapport de transactions dans les rapports financiers , où vous vérifiez que le total des remboursements en espèces et des recettes de la journée correspond bien au montant compté par le caissier.