Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rückerstattung?

Eine Gutschrift reduziert den ausstehenden Betrag des Gastes, ohne dass Geld fließt. Eine Rückerstattung gibt bereits eingezogenes Geld zurück, daher muss es von einem realen Konto abgebucht werden. Credit types dient zur Konfiguration des Ersteren; die Quellentypen und -konten dienen zur Konfiguration des Letzteren.

Warum können meine Mitarbeiter keine Barrückerstattung vornehmen?

Fast immer, weil die Kasse keine offene Sitzung hat. Eine Rückerstattung von einem Konto, dessen Quellentyp Bargeld auszahlt, wird der offenen Sitzung der verknüpften Kasse zugeordnet, und es gibt nichts, dem sie zugeordnet werden könnte, wenn die Kasse geschlossen ist. Öffnen Sie die Sitzung und versuchen Sie es erneut.

Kann ich eine Gutschriftsart löschen, die wir nicht mehr verwenden?

Nein, und das sollten Sie auch nicht wollen. Deaktivieren Sie es stattdessen. Es verschwindet aus den Auswahllisten und bleibt für alte Folios verfügbar, die weiterhin die Bezeichnung anzeigen müssen, mit der sie gebucht wurden.

Warum weisen mehrere Rückerstattungskonten denselben Hauptbuchcode auf?

Da sie an derselben Stelle in Ihrem Kontenplan verbucht werden. Drei Kassenkonten, die alle auf den Kassenbestand verbucht werden, sind korrekt und üblich. Die „ GL code “ gibt an, wo das Geld in den Büchern landet; der Kontoname gibt an, woher es physisch stammt.

Muss ich die reservierten Codes verwenden?

Nur, wenn Sie das damit verbundene Verhalten wünschen. Quellentypen mit einem beliebigen anderen Code funktionieren einwandfrei; sie werden lediglich nicht automatisch mit einem Bankfeed oder einer Gateway-Abrechnung abgeglichen, und es ist kein offener Kassenbestand erforderlich. Das bedeutet, dass jemand den Abgleich manuell vornimmt.

Gutschriften und Rückerstattungen einrichten

Auf diesem Bildschirm finden zwei unterschiedliche Vorgänge statt, die leicht verwechselt werden können. Eine Gutschrift verringert den ausstehenden Betrag eines Gastes: Es handelt sich um eine Zeile auf einer Abrechnung und es findet kein Geldtransfer statt. Eine Rückerstattung gibt Geld zurück, das bereits eingezogen wurde; es findet also ein Geldfluss statt, und das Geld muss aus einer tatsächlichen Quelle stammen.Credit types konfigurieren den ersten Vorgang.Refund source types und Rückerstattungskonten konfigurieren den zweiten Vorgang.

Der Bildschirm „Gutschriften und Rückerstattungen“: drei übereinander angeordnete Karten, „Credit types“, auf der fünf benannte Gutschriften mit ihren Standardwerten aufgeführt sind, „Refund source types“, auf der „bank transfer“, „Payment Gateway“, „cash“ (Kasse), „Petty-cash“ sowie „Cheque“ mit jeweils einem „code“- und einem „cash“-Flag aufgeführt sind, und „Refund source accounts“, auf der sechs Konten mit ihren „source type“, der verknüpften Kasse und „GL code“ aufgeführt sind. — Drei Tabellen, die gemeinsam festlegen, was eine Gutschrift beinhalten kann und woher das Geld für eine Rückerstattung stammt. Jede Karte verfügt über eine eigene Schaltfläche „Hinzufügen“.

Credit types: die Bezeichnungen, die eine Gutschrift auf dem Kontoauszug tragen kann.
Refund source types: die Arten von Konten, von denen Geld zurückerstattet werden kann.
Refund source accounts: Die tatsächlichen Konten, aus denen die Mitarbeiter auswählen.

Drei Tabellen und wie sie zusammenpassen

Die zweite und dritte Tabelle bilden ein Paar, wobei die Reihenfolge von Bedeutung ist. Ein RückerstattungsQuellentyp ist eine Kategorie, wie beispielsweise Banküberweisung oder Kassenschublade. Ein Rückerstattungsquellenkonto ist ein bestimmtes Konto innerhalb dieser Kategorie, wie beispielsweise Ihr Betriebskonto oder die Rezeptionkasse. Jedes Konto gehört genau zu einem Quellentypen, daher können Sie kein Konto anlegen, solange der Typ, zu dem es gehört, noch nicht existiert.

Die Mitarbeiter wählen niemals einen Quellentyp aus, wenn sie eine Rückerstattung verbuchen. Sie wählen ein Konto aus. Die Art bestimmt, wie sich dieses Konto verhält.

Gutschriftstypen

Jede Zeile besteht aus einer Bezeichnung, die auf einem Folio erscheint, sowie drei Voreinstellungen, die angewendet werden, wenn jemand diese Gutschrift hinzufügt. Alles außer dem Namen ist eine Voreinstellung und keine feste Regel, sodass die Person, die die Gutschrift verbucht, diese auf dem Folio noch ändern kann.

Das Dialogfeld „Guthabentype“ enthält ein Feld „Name“, ein Feld „Beschreibung“ sowie vier Kontrollkästchen: „deduct from reservation <span translate="no">total by default</span>“, „generate <span translate="no">credit note document by default</span>“, „require manager approval before posting“ und „Active“. — Alles außer dem Namen ist eine Voreinstellung, die angewendet wird, wenn jemand diese Gutschrift zu einem Folio hinzufügt.

Feld	Was sich ändert
Name	Was auf der Folio-Zeile und in der Gutschriftsauswahl angezeigt wird. Gäste sehen dies auf ihrer Rechnung; formulieren Sie es daher so, wie Sie es sich bei einer Beschwerde vorlesen lassen möchten.
Beschreibung	Nur für den internen Gebrauch. Diese Angabe wird nur in dieser Tabelle angezeigt und ist für Gäste nicht einsehbar; hier können Sie vermerken, wann die Gutschrift verwendet werden soll.
Standardmäßig vom Betrag der Reservierung abziehen	Bei „Ein“ wird das Guthaben sofort vom Rechnungsbetrag abgezogen. Bei „Aus“ wird es im Folio verbucht, ohne den ausstehenden Betrag zu verändern – dies ist die richtige Einstellung für ein Guthaben, das der Gast bei einem zukünftigen Aufenthalt einlösen möchte.
Generate credit note document by default	Ein: Bei der Verbuchung des Guthabens wird eine Gutschrift erstellt. Deaktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihr Buchhalter für diese Art von Anpassung keine Unterlagen benötigt.
Require manager approval before posting	Bei „Ein“ kann ein Mitarbeiter das Guthaben auswählen, den Vorgang jedoch nicht eigenständig abschließen. Verwenden Sie diese Option bei Gutschriften, die mit tatsächlichen Kosten verbunden sind, wie z. B. einer kostenlosen Übernachtung, und lassen Sie sie bei kleinen Routinevorgängen deaktiviert; andernfalls gewöhnen Sie Ihre Führungskräfte daran, Genehmigungen zu erteilen, ohne den Inhalt zu lesen.
Aktiv	„Aus“ entfernt die Option aus der Auswahlliste, ohne sie zu löschen. Siehe unten.

Quellentypen für Rückerstattungen

Die Tabelle „Refund source types“ enthält Spalten für Name, „code“, Beschreibung, „cash“, „accounts“ und „status“. „Bank transfer“, „payment gateway“, „cash“, „drawer“, „pettycash“ und „cheque“ weisen jeweils einen „code“ in Monospace auf, und „cash“ sowie „pettycash“ sind die beiden Einträge, die unter „Cash“ mit „Yes“ gekennzeichnet sind. — Die Arten von Quellen, aus denen Geld zurückfließen kann. Die Spalte „Bargeld“ ist entscheidend: Bei diesen beiden muss zunächst eine Kasse geöffnet werden, bevor eine Rückerstattung ausgezahlt werden kann.

Ein Quellentyp beantwortet eine Frage: Aus welcher Quelle stammt dieses Geld? Die Spalte „Cash“ ist entscheidend für den weiteren Ablauf, da sie den Unterschied zwischen einer Rückerstattung als Buchung und einer Rückerstattung, bei der jemand eine Kasse öffnet und Banknoten daraus abzählt, ausmacht.

Das Dialogfeld „source type“ () mit den Feldern „Name“ und „Code“, einem Hinweis unter „Code“, der besagt, dass vier Codes „reserved“ lauten und die Art der Rückerstattung ändern, einem Feld „Beschreibung“ sowie Kontrollkästchen für die Zahlung per „out“, per physischem „cash“ und für „Active“. — Der Hinweis unter „Code“ ist der entscheidende Teil. Vier Werte sind reserviert und verändern das Verhalten, anstatt es lediglich zu kennzeichnen.

Das Kontrollkästchen „Pays out physical cash“ legt diese Spalte fest. Aktivieren Sie es, und für jedes Konto dieses Typs muss die Kassenschublade geöffnet werden, bevor eine Rückerstattung abgeschlossen werden kann.

Die vier reservierten Codes

Code sind normalerweise lediglich eine von Ihnen gewählte Kennung. Die vier Werte sind dies jedoch nicht: Sie sind reserviert, und die Eingabe eines dieser Werte verändert die Art und Weise, wie das Produkt Rückerstattungen dieses Typs behandelt.

Code	Was der Typ dadurch bewirkt
Bank	Rückerstattungen werden automatisch mit Ihrem Bankdatenstrom abgeglichen, sodass sie sich von selbst abgleichen, ohne dass jemand eingreifen muss.
payment_gateway	Rückerstattungen werden über den Zahlungsabwickler an die Karte zurückgeleitet, mit der der Gast bezahlt hat, und mit der Abrechnung des Zahlungsgateways abgeglichen.
Kassenschublade	Rückerstattungen werden einer offenen Kassensitzung zugeordnet und erscheinen in den Transaktionen dieser Sitzung.
petty_cash	Das Gleiche gilt für den Portokassenbestand anstelle der Hauptkasse.

Die Codes werden genau wie angegeben geschrieben, in Kleinbuchstaben mit einem Unterstrich. Ein Typ, dessen Code anders lautet, ist ein gewöhnlicher Typ: Er funktioniert, muss jedoch manuell abgeglichen werden.

Quellkonten für Rückerstattungen

Die Tabelle „Refund source accounts“ enthält Spalten für „name“, „source type“, „linked drawer“, „GL code“ und „status“. „Front Desk“ („Cash“ Drawer) und „Night Audit“ („Cash“ Drawer) sind mit gleichnamigen Schubladen verknüpft, „Marlowe Operating Account“, „Card Settlement“ und „Pool Bar Float“ sind nicht verknüpft, und „Legacy Cheque Account“ ist inaktiv. — Die einzelnen Konten, aus denen die Mitarbeiter auswählen können. Nur die Kassenkonten verweisen auf eine Kassenschublade; die übrigen weisen den Vermerk „Nicht verknüpft“ auf.

Aus diesen wählt das Personal tatsächlich aus. Jedes Konto benennt einen Quellentyp, eine optional verknüpfte Kassenschublade und einen „GL account code“.

Feld	Was sich ändert
Name	Was die Person sieht, die die Rückerstattung verbucht. Benennen Sie es nach dem Gegenstand, nicht nach der Kategorie: „Pool Bar Float“ sagt einem Mitarbeiter, welches Konto er auswählen soll, „Portokasse 2“ hingegen nicht.
Source type	Zu welcher Kategorie dieses Konto gehört und wie es sich daher verhält. Eine Änderung an einem bestehenden Konto wirkt sich auf das Verhalten aller zukünftigen Rückerstattungen aus diesem Konto aus.
Verknüpfte Kassenschublade	Wird nur angezeigt, wenn der Quellentyp Bargeld ausgibt. Hier wird angegeben, aus welcher Kasse das Geld entnommen wird.
GL account code	Wo die Rückerstattung in Ihrem Kontenplan verbucht wird. Mehrere Konten können denselben Code teilen, was normal ist: Es ist korrekt, wenn drei Kassenkonten alle auf Ihr Kassenkonto gebucht werden.

Warum eine Barrückerstattung eine geöffnete Kassenschublade erfordert

Der Dialog „Rückerstattungskonto bearbeiten“ für „Front Desk“ Cash „Drawer“, in dem „Source type“ auf „Cash“ „Drawer“ eingestellt ist, das Feld „Linked <span translate="no">cash drawer</span>“ auf „Front Desk“ mit dem Hinweis, dass „cash“ refund from dieses Konto unter dem „open session“ auf diesem „Drawer“ erfasst ist, ein „GL account code“ von 1000 und ein „Active“-Kontrollkästchen. — Das Feld „Verknüpfte Kassenschublade“ erscheint erst, wenn Sie einen Quellentyp auswählen, bei dem Bargeld ausgezahlt wird.

Linked cash drawer Es erscheint erst, sobald Sie einen Quellentyp ausgewählt haben, der Bargeld ausgibt. In einem leeren Einfügedialog wird es nicht angezeigt, weshalb es sich bei der obigen Abbildung um ein bestehendes Konto handelt, das gerade bearbeitet wird.

Eine Kassenschublade umfasst eine Sitzung: Jemand öffnet sie mit einem gezählten Startbestand, jede Zahlung und Rückerstattung, die über sie abgewickelt wird, wird dieser Sitzung zugeordnet, und am Ende der Schicht zählt jemand den Inhalt, und der Zählstand wird mit dem für diese Sitzung erwarteten Betrag verglichen. Eine Rückerstattung, die von einem verknüpften Konto gezahlt wird, ist eine der Bewegungen in dieser Abrechnung.

Aus diesem Grund kann eine Barrückerstattung nicht verbucht werden, wenn keine Sitzung geöffnet ist. Es gäbe nichts, womit sie verbucht werden könnte, und die nächste Person, die diese Kassenschublade zählt, würde feststellen, dass Geld fehlt, ohne dass es dafür eine Erklärung gibt. Wenn Ihre Mitarbeiter melden, dass sie eine Barrückerstattung nicht vornehmen können, ist die Kassenschublade geschlossen; das ist das Erste, was Sie überprüfen sollten, noch bevor Sie etwas auf diesem Bildschirm tun.

Etwas außer Betrieb nehmen, das Sie nicht mehr verwenden

Nichts auf diesem Bildschirm löscht Daten. „Deactivate“ (Aus der Auswahl entfernen) schaltet die Zeile aus und entfernt sie aus den Auswahlfeldern, während „Activate“ (Zurück in die Auswahl) sie wieder einfügt. Dies ist beabsichtigt: Ein Folio aus dem letzten Jahr, das einen Gutschriftstyp enthält, den Sie nicht mehr verwenden, muss weiterhin korrekt dargestellt werden, und das Löschen des Typs würde eine Zeile ohne Bezeichnung in einem Dokument hinterlassen, das Sie möglicherweise vorlegen müssen.

Eine wichtige Konsequenz, die Sie beachten sollten: Die Kontoauswahl im Auszugsformular listet nur aktive Konten auf; wenn Sie also ein Konto deaktivieren, auf das ein Auszug verweist, verweist dieser Auszug fortan auf etwas, das niemand auswählen kann. Deaktivieren Sie das Konto zuerst und weisen Sie den Auszug anschließend neu zu – nicht umgekehrt.

Wer kann dies ändern?

Zwei separate Berechtigungen betreffen diesen Bildschirm, und keine davon wird den Mitarbeitern am Empfang standardmäßig gewährt:

Berechtigung	Was sie ermöglicht
Credit types.	Das Öffnen dieses Bildschirms sowie das Hinzufügen oder Bearbeiten einer Gutschriftsart.
Refund source types sowie Rückerstattungskonten.	Hinzufügen oder Bearbeiten eines Quellentypen oder eines Kontos.

Ein Sachbearbeiter, der eine Gutschriftsart hinzufügen könnte, könnte einen Grund erfinden, um Geld von einer Rechnung abzuziehen, und ein Sachbearbeiter, der ein Rückerstattungskonto bearbeiten könnte, könnte eine Rückerstattung auf einen anderen Fonds lenken. Beides wird absichtlich unterbunden. Ein Benutzer, der über keine der beiden Berechtigungen verfügt, sieht eine Seite, auf der ihm mitgeteilt wird, welche Berechtigung ihm fehlt, und dass er diese bei einem Administrator unter „Benutzer“, „User Roles“ beantragen soll.

Sobald dies eingerichtet ist, sind die betroffenen Bildschirmmasken die Buchung von Belastungen, Zahlungen und Rückerstattungen , bei denen eine Gutschrift oder Rückerstattung tatsächlich auf ein Konto verbucht wird, sowie der Transaktionsbericht in den Finanzberichten , in dem Sie überprüfen, ob die täglichen Barrückerstattungen und Einnahmen mit dem übereinstimmen, was der Kassierer gezählt hat.

Einrichten von Gutschriften und Rückerstattungen