Un assistente privo di materiale didattico può comunicare a un ospite se ha una camera libera e nient’altro. Non sa a che ora viene servita la colazione, se accettate cani o quanto dista la spiaggia. Learning Material è il luogo in cui glielo comunicate, e un’ora trascorsa qui vale più di tutte le altre schermate del modulo messe insieme.
Tre modi per insegnarlo, in ordine di importanza
La schermata ne offre tre, ma non sono tutte ugualmente utili:
- Domande e risposte. Si scrive la domanda e la risposta che si desidera fornire. Il metodo più diretto e di gran lunga il più affidabile.
- Documenti. Si carica un file e il sistema lo legge. Utile per le informazioni già messe per iscritto, come un elenco degli ospiti.
- Cronologia di Nexus. Il sistema rielabora le e-mail degli ospiti che ha già inviato e ricevuto. Ampio, gratuito e il meno prevedibile.
Se dovesse sceglierne solo una, opti per la prima. Dodici buone risposte alle dodici domande che vengono effettivamente poste alla Sua reception avranno un impatto maggiore rispetto a oltre cento pagine di PDF caricati.
Domande e risposte
Add New Apre un modulo a due campi: la domanda e la risposta. Entrambi sono a testo libero e nessuno dei due deve necessariamente corrispondere alla formulazione che userà l’ospite, quindi scriva la domanda come la direbbe ad alta voce.
Le pagine a griglia sono dieci. Le risposte vengono troncate quando superano i limiti della colonna, quindi l’elenco serve per individuare una voce piuttosto che per leggerla; il menu a riga alla fine consente di aprire l’intero documento per la modifica. Date Added e Added By sono disponibili affinché, tra sei mesi, possiate individuare chi ha redatto una risposta ormai non più attuale.
Scrivere una risposta degna di essere conservata
Le risposte efficaci sono specifiche, complete e scritte come se un visitatore le leggesse, perché qualcuno lo farà. Alcuni modelli da seguire:
| Invece di | Scrivere |
|---|---|
| È disponibile il check-out posticipato. | Il check-out è previsto entro le 11:00. Il check-out posticipato fino alle 14:00 costa 40 USD, previa disponibilità, e la reception lo confermerà il giorno stesso. |
| Sì, disponiamo di un parcheggio. | Il servizio di parcheggio con parcheggiatore costa 45 USD a notte con ingressi e uscite illimitati. È inoltre disponibile un garage con parcheggio autonomo a due minuti di distanza al costo di 28 USD. |
| Gli animali domestici sono i benvenuti. | Accogliamo cani di peso inferiore a 20 kg al costo di 75 USD a soggiorno. La preghiamo di comunicarcelo in anticipo, in modo da poterle assegnare una camera adeguata. |
Ci sono due abitudini che vale la pena adottare fin dall’inizio. Inserite i numeri: un prezzo, un tempo, un peso. E definite il limite: when availability allows o please tell us in advance è la differenza tra una risposta utile e una risposta che vi vincola a qualcosa che non può garantire.
Caricamento dei documenti
Se il blocco «UPLOAD DOCUMENT» non è presente sullo schermo, il Suo ruolo non include l’autorizzazione ad accedervi e potrà leggere ciò che è stato insegnato all’assistente senza aggiungere ulteriori informazioni. Un amministratore può aggiungerlo da Users nelle Impostazioni di sistema, alla voce «Prostay AI» › «Learning material».
Tutto ciò che ha caricato è elencato alla voce «ACTIVE AI DOCUMENT» con la descrizione che gli ha assegnato. Scrivete quella descrizione pensando a una persona: Room service, spa, laundry and pet policy vi indica il contenuto del file, mentre directory non vi fornisce alcuna informazione e non vi aiuterà a decidere cosa sostituire l’anno prossimo.
I documenti sono ideali per il materiale che esiste già in una forma definitiva, e poco adatti a qualsiasi cosa contenga un prezzo soggetto a variazioni. Un listino prezzi caricato a gennaio è una fonte certa di risposte errate a giugno, pertanto si raccomanda di preferire una risposta scritta per qualsiasi cosa di natura stagionale e di conservare i documenti per gli elementi di carattere duraturo.
Rilettura tramite Nexus
Nexus è il motore di posta proprietario di Prostay, la casella di posta in cui arrivano già le e-mail dei Suoi ospiti. Attivando Enable learn from Nexus history, l’assistente potrà rileggere tutta quella corrispondenza, partendo dalla ragionevole ipotesi che le risposte che il Suo team ha già digitato centinaia di volte siano proprio quelle che un ospite desidera.
Nexus history one time crawl È possibile scegliere fino a quanto tempo indietro risalire, da uno a quattro mesi. Il link Last time crawled in basso indica quando è stata eseguita l’ultima volta, oppure never se non è stata ancora eseguita.
Cosa salva effettivamente il pulsante “Salva modifiche”
Questa schermata è valida per l’intero account
Qual è il passo successivo
Una volta che ha qualcosa da comunicare, la domanda successiva è: in che modo lo comunica? Si tratta di due schermate, che vengono trattate insieme.
- Come scrive, per quanto riguarda tono, lunghezza, frasi vietate e vocabolario interno.
- La chat per gli ospiti: l’indirizzo da fornire a un ospite e ciò che questi vedrà all’apertura del messaggio.
- Ciò che l’assistente potrebbe visualizzare, qualora non abbia ancora impostato le autorizzazioni.