La chat per gli ospiti è la parte visibile di Prostay AI. Si tratta di una pagina web, non di un’ app: un ospite apre un link, digita il proprio numero di camera e il proprio nome, e pone domande. Non viene installato nulla e non gli viene inviata alcuna e-mail.
Chat Settings È qui che può personalizzarla con il Suo marchio, scegliere le domande che suggerisce e trovare l’indirizzo da fornire.
Che cos’è la chat per gli ospiti
Ci sono tre cose che vale la pena sapere prima di configurarla.
- Si trova sul web aperto. La pagina non è protetta dal Suo login Prostay. Chiunque disponga del link accede alla schermata di accesso.
- Per accedere sono sufficienti il numero di camera e il nome. Non è richiesta alcuna password, nessun codice né conferma via e-mail. Ciò è pratico, ma non costituisce una prova di identità.
- È specifica per ogni struttura. A differenza delle schermate relative alle autorizzazioni e al materiale didattico , che sono condivise a livello dell’intero account, queste impostazioni e questo indirizzo appartengono a un unico hotel.
Le quattro impostazioni e le due che raggiungono un ospite
| Impostazione | L’ospite le vede? |
|---|---|
| Logo | Sì. Appare nell’intestazione della chat, pertanto carichi il simbolo che apporrebbe su una chiave magnetica. |
| AI EXAMPLE QUESTIONS | Sì. Diventano le domande cliccabili nella schermata iniziale, nell’ordine in cui le aggiunge. |
| Custom AI Name | No, al momento no. La chat si presenta come “Ocean” qualunque cosa inseriate qui. Segnalato. |
| Default Language | No, al momento no. Impostate invece le lingue rilevanti nella sezione “General AI” all’indirizzo System Settings. |
Scelta delle domande di esempio
Le domande di esempio rappresentano l’impostazione più importante di questa schermata, poiché sono quelle su cui l’ospite clicca invece di digitare, il che significa che determinano l’argomento principale della maggior parte delle conversazioni.
Sceglietele come farebbe un concierge: le quattro cose che le persone chiedono la prima sera. La colazione, il check-out posticipato, il parcheggio e la distanza dalla spiaggia sono ottime proprio perché sono banali e ricorrenti. Due accorgimenti possono essere d’aiuto:
- Formulate le domande come farebbe un ospite. « What time is breakfast served?» (Potrei avere un’altra tazza di caffè? ) anziché «Breakfast information » (Potrei avere un’altra tazza di caffè?).
- Chiedete solo ciò a cui ha già dato una risposta. Ogni domanda di esempio dovrebbe avere una risposta corrispondente nel Materiale didattico. Porre una domanda di cui non ha fornito la risposta equivale a invitare l’ospite a dare proprio quella risposta che non desiderate che riceva.
L’indirizzo da fornire a un ospite
Il riquadro in alto a destra contiene il Suo indirizzo di chat, ovvero chat.prostay.comseguito dall’identificativo della Sua Struttura. Il pulsante “Copia” accanto ad esso rappresenta il modo più sicuro per copiarlo: si tratta di un host condiviso con il nome della Sua Struttura alla fine, e riscriverlo da uno screenshot è il modo in cui le persone finiscono per pubblicare la chat di qualcun altro.
Tale indirizzo funziona così com’è, senza necessità di ulteriori configurazioni. L’interruttore sottostante è facoltativo e riguarda esclusivamente il nome che lo precede.
Inserendo il proprio dominio davanti ad esso
Attivando l’opzione «Enable Custom APP URL» potrà ospitare la chat dal Suo dominio, in modo che un ospite veda chat.yourhotel.com anziché un indirizzo Prostay. È opportuno farlo per qualsiasi contenuto pubblicato, ed è un’operazione che spetta a chi gestisce il Suo DNS.
- Inserisca il sottodominio desiderato in Desired Domain.
- Fornisca a chi gestisce il Suo DNS i valori DNS HOST, TYPE e VALUE riportati nella tabella. Si tratta di un unico record CNAME .
- Attendere. La nota sullo schermo indica un tempo di attesa compreso tra 15 e 60 minuti, occasionalmente fino a 24 ore, e lo stato verrà ricontrollato automaticamente.
- Una volta che il record è stato inserito, clicchi su Verify.
Cosa vede un ospite
Questa è la prima schermata. Un ospite digita il numero della camera in cui si trova e il nome a cui è intestata la prenotazione, quindi preme Chat. Se uno dei due dati è errato, gli viene segnalato e può riprovare.
È opportuno chiarire con lucidità in cosa consista tale verifica. Essa conferma che qualcuno conosce un numero di camera e un cognome, cosa che una persona presente nella Sua hall potrebbe spesso riuscire a fare. È sufficiente per le pratiche amministrative e per una conversazione informale. Non è sufficiente per considerare la conversazione come privata, motivo per cui l’autorizzazione relativa al folio merita una scelta deliberata piuttosto che una semplice spunta.
Dopo aver effettuato l’accesso, l’ospite visualizza il Suo logo, un invito a chiedere qualsiasi cosa e le domande di esempio sotto forma di pulsanti. Toccandone uno, la domanda viene inviata. Tutto il resto in questa schermata proviene dalle altre schermate di Prostay AI: ciò che può cercare proviene da «Integrazione Prostay», ciò che conosce proviene da «Materiale di apprendimento» e il modo in cui formula le frasi proviene da «Comportamento».
Prima di stampare il link su qualsiasi supporto
Un indirizzo di chat su un portachiavi è difficile da rimuovere, quindi vale la pena dedicare prima dieci minuti a:
- Apritelo voi stessi, nei panni di un ospite. Utilizzate l’indirizzo riportato sulla pillola in una finestra privata del browser ed effettuate l’accesso con un numero di camera e un nome reali tratti dagli arrivi di oggi.
- Ponga le Sue domande di esempio. Tutte e quattro, e legga le risposte come se fosse l’ospite. Qualsiasi risposta vaga indica una voce mancante nel Materiale didattico.
- Ponga una domanda che non ha ancora insegnato e osservi come il sistema la gestisce.
- Chieda qualcosa riguardo al pagamento, se ha spuntato l’opzione «Folio», e si assicuri di essere soddisfatto della risposta che verrà inviata a chiunque abbia effettuato l’accesso.
- Controlli il logo nell’intestazione, che è l’unico elemento del Suo marchio che un ospite vede sicuramente.
Quali sono i prossimi passi
- Insegnargli informazioni sulla Sua struttura, che è ciò che rende le risposte degne di essere lette.
- Cosa potrebbe visualizzare l’assistente, in particolare per quanto riguarda la decisione relativa al folio.
- Che cos’è Prostay AI e che cosa non è, per comprendere in che modo la chat e l’e-mail differiscono tra loro.