Due schermate determinano le caratteristiche vocali dell’assistente. «Behavior» imposta la voce: il grado di formalità, la durata del messaggio e ciò che non può dire. «General AI System Settings» imposta le convenzioni di scrittura: come vengono riportate la data, l’ora e il prezzo, e in quali lingue può rispondere. Queste impostazioni vengono trattate insieme poiché nessuno imposta l’una senza l’altra.
Quasi tutto qui presenta un’impostazione predefinita ragionevole, e un unico comando vale più di tutte le manopole messe insieme. Se ha poco tempo, passate direttamente alla casella di testo libero.
Due schermate, un unico compito
Comportamento presenta sette schede e un unico pulsante «Save Changes» nella parte superiore che conferma tutte le impostazioni, consentendovi di procedere verso il basso nella schermata e salvare una sola volta alla fine. L’intelligenza artificiale generale System Settings funziona allo stesso modo.
Tono e lunghezza
| Campo | Cosa fa |
|---|---|
| Tone / Persona | Tre opzioni: «Friendly-Professional», «Luxury-Warm» e «Playful». Sceglie quella che meglio rispecchia il Suo approccio di marketing. «Friendly-Professional» è l’impostazione predefinita più sicura per quasi tutte le strutture. |
| Verbosity | Concise, Balanced o Detailed. “Conciso” è adatto alla chat, dove l’ospite legge dal telefono. “Dettagliato” è adatto all’e-mail. |
| Max tokens per reply | Un limite massimo alla lunghezza di una risposta. Ogni token corrisponde all’incirca a tre quarti di parola, quindi 400 corrispondono a un paragrafo lungo o a due brevi. |
| Hard cap safeguard | Se selezionato, il limite è assoluto. Se deselezionato, è una linea guida che la risposta può superare. |
Il limite massimo di token è un “budget” piuttosto che un obiettivo, pertanto un numero basso non rende le risposte concise, ma impedisce che quelle lunghe continuino. Se desiderate risposte brevi, impostate Verbositysu Concise e lasciate il limite sufficientemente ampio da consentire a una risposta realmente complessa di completare la propria frase.
Formalità e tono
Formality Varia da «Informale» a «Formale» e determina il modo in cui ci si rivolge a un ospite, dal nome di battesimo e una contrazione a un’estremità a «Dear Mr Hart» all’altra.
Response Temperature Varia da 0 a 1 e determina quanto varia la formulazione tra due risposte alla stessa domanda. Un valore basso è ripetitivo e prevedibile; uno alto è più naturale e meno controllabile. Un valore intorno a 0,3 rappresenta un punto di equilibrio ragionevole: riconoscibilmente umano, senza dover inventare un nuovo modo di descrivere la Sua politica di cancellazione ogni pomeriggio.
Frasi che non devono essere utilizzate
Digitate una parola o una frase, premete Invio e questa diventerà un «chip». Le voci utili non sono parolacce, che non sarebbero mai state prese in considerazione. Sono invece le frasi che vi impegnano a qualcosa:
- guaranteed upgrade (garantito), poiché nessuno può garantire una cosa del genere.
- «cheapest», perché si tratta di un’affermazione sui Suoi concorrenti.
- «no problem at all», se non è così che la Sua struttura si presenta.
Un buon modo per stilare l’elenco è pensare alla frase che non vorreste leggere in un reclamo e bandire l’espressione che ne costituisce il fulcro.
Domini con cui non è consentito comunicare
La scheda accanto alle parole vietate accetta domini e-mail anziché frasi, ed è l’unico controllo qui presente che riguarda a chi scrivere piuttosto che come farlo. I candidati più ovvi sono le agenzie e gli intermediari che preferireste fossero gestiti da una persona, e qualsiasi dominio la cui posta debba sempre raggiungere un essere umano.
Vocabolario interno e formule di chiusura
Preferred Terms / Replacements Si tratta di un elenco a due colonne: la parola che potrebbe utilizzare e la parola che preferireste che usasse. È qui che si concretizza lo stile aziendale, ed è più importante del selettore di tono per una struttura che abbia una propria voce distintiva. hotel diventa property, problem diventa matter: piccole sostituzioni che, nel loro insieme, svolgono la maggior parte del lavoro necessario per far sì che il testo rispecchi la Sua identità.
Mandatory Closings Prende le righe che desiderate alla fine di ogni risposta. Limitatevi a una sola. Ogni voce viene aggiunta a ogni risposta, quindi tre chiusure producono una firma di tre righe su un messaggio il cui corpo era una sola frase, e un ospite lo interpreterà come una lettera standard.
La casella che svolge la maggior parte del lavoro
Extra System Instructions Consiste in duemila caratteri di inglese semplice ed è il controllo più utile su entrambe le schermate. Tutto ciò che si trova al di sopra di essa è una manopola con tre posizioni. È qui che può esprimere le cose a cui la Sua Struttura tiene davvero, con le parole che usereste per istruire un nuovo membro del personale.
Le istruzioni che meritano di essere incluse sono quelle relative ai rischi:
- Non confermi mai una tariffa che non figuri nel listino prezzi attuale.
- Se un ospite chiede di modificare o cancellare una prenotazione, gli si comunichi che la reception provvederà a confermarla e a inserire una nota nella prenotazione.
- Indicate l’orario di check-in alle 15:00 e quello di check-out alle 11:00, salvo diversa indicazione nella prenotazione.
Date, orari e importi
Queste sono le convenzioni con cui l’assistente redige i testi, e il motivo per cui è importante prestarvi attenzione è che un ospite che legge “06/07” deve sapere se si tratta di giugno o luglio.
| Campo | Cosa impostare |
|---|---|
| AI Name | Come si definisce l’assistente. Qualcosa che richiami la Sua struttura piuttosto che un software. |
| AI Date Format | Quello che leggono i Suoi ospiti, che di solito indica il Paese in cui si trova l’hotel piuttosto che quello in cui ha sede il Suo ufficio. |
| AI Time Format | Formato 12 o 24 ore. Adeguatelo alla formattazione utilizzata nella Sua segnaletica e nelle Sue conferme. |
| AI Time Zone | La zona specifica della struttura. È ciò che fa sì che tomorrow indichi il giorno corretto. |
| AI Currency Format e AI Primary Currency | Lo stile del separatore e la valuta in cui sono indicati i prezzi. |
Orari e lingue
Cut Off Time Si tratta di una coppia di orari che delimitano le ore in cui l’ assistente è operativo, secondo il fuso orario sopra indicato. Primary Language è la lingua in cui risponde per impostazione predefinita, mentre Multi-Select Language rappresenta l’insieme delle altre lingue in cui può rispondere, come opzioni selezionabili. Aggiunga le lingue effettivamente parlate dai Suoi ospiti; non vi è alcun costo per una lingua che nessuno utilizza, e un ospite che scrive in spagnolo e riceve una risposta in inglese solitamente smette di scrivere.
Tone Of Voice AI Qui si verifica una sovrapposizione con Tone / Persona in «Comportamento». Impostatele in modo coerente anziché cercare di stabilire quale delle due abbia la precedenza.
Cosa fare ora
La voce è impostata. La schermata rimanente è quella che i Suoi ospiti vedono effettivamente.
- La chat per gli ospiti, l’indirizzo, il branding e quali di queste impostazioni un ospite possa mai notare.
- Insegnargli a conoscere la Sua struttura, cosa che conta più di qualsiasi selettore qui presente.
- Che cos’è Prostay AI e che cosa non è, a titolo informativo.