Puis-je avoir un aperçu de ce que recevra un client ?

Il n’y a ni bouton d’aperçu ni option d’envoi test sur cet écran. La solution la plus proche consiste à activer le modèle, à le laisser s’envoyer une fois, puis à consulter la ligne correspondante dans le journal d’envoi, qui enregistre l’objet finalisé avec les paramètres renseignés. C’est pourquoi il convient d’être prudent avec un modèle destiné à tous les clients à leur arrivée.

Que se passe-t-il si un paramètre n'a pas de valeur ?

Un paramètre est remplacé par la valeur correspondante figurant dans la réservation. Si une réservation ne comporte pas encore de numéro de chambre, un modèle qui en mentionne un n'aura rien à y insérer. Limitez les paramètres aux valeurs dont l'existence est certaine au moment de l'envoi de l'e-mail ; c'est pourquoi les détails d'arrivée sont plus pertinents la veille de l'arrivée qu'au moment de la réservation.

Pourquoi ne puis-je pas modifier l'adresse d'expéditeur ?

En effet, cela ne relève pas de l'Établissement. Chaque notification est envoyée depuis la boîte mail intitulée « Notifications du système », afin que les clients voient toujours la même adresse et que les réponses puissent être acheminées correctement. Modifiez ce paramètre dans l'écran « Comptes de messagerie » et tous les modèles s'y adapteront.

Quelle est la différence entre ces quatre sections ?

Les modèles sont regroupés par thème afin que la liste reste lisible : Réservations, Paiements, courriers destinés aux agents et aux partenaires, et tout autre élément personnalisé. Cette section n’a aucune incidence sur le moment où un modèle est envoyé ni sur son destinataire. Ces éléments sont déterminés par le calendrier qui y est associé.

Rédiger un modèle de notification par e-mail

Un modèle est un type d’e-mail : une confirmation de réservation, un rappel d’acompte, un message de remerciement après le départ. Il contient l’objet, le corps du message ainsi que les adresses d’expéditeur et de réponse. Il ne contient aucune information concernant le moment de son envoi, qui relève de la planification et fait l’objet d’un écran distinct.

Qu’est-ce qu’un modèle et où se trouve-t-il ?

Les modèles sont regroupés en quatre sections en fonction de leur thème.

La section «Reservation Notifications » répertorie cinq modèles : «Booking confirmation», «Pre-arrival» details, «Booking cancelled» et «Post-stay» (remerciements, tous activés), ainsi que «Room» (offre de surclassement désactivée), chacun accompagné de sa date de création et de son subject line. — Le bouton de gauche détermine si le modèle est « actif » ou non. Un modèle désactivé n’est jamais envoyé, quelles que soient les instructions de la planification.

Chaque ligne affiche le bouton, le nom du modèle, sa date de création et son objet. Il est utile de lire l’objet dans la liste, car c’est le moyen le plus rapide de distinguer deux modèles similaires lorsqu’un calendrier vous demande d’en choisir un par son nom.

En créer un

Appuyez sur «Create Notification». Un panneau s'ouvre à droite et affiche l'intégralité du modèle.

Le panneau « Ajouter un modèle d’e-mail » comporte des champs pour « Template Name », « Language » avec une case à cocher « Autofill All Languages », une adresse « out » grisée « Send From » affichant « stay@marlowehotel.example », un champ « From Name », des champs « Reply-to » pour l’e-mail et le nom, un champ « CC List », une zone « Subject » avec un menu déroulant de paramètres et un bouton « Insert » en dessous, une zone « attachments » et un bouton « Edit Email Content ». — Le champ « Envoyer depuis » est volontairement grisé. L'e-mail provient de la boîte aux lettres intitulée « Notifications système » et ne peut pas être modifié ici.

Champ	À quoi cela sert-il ?
Template Name	Comment le reconnaître. C’est le nom que le programme de planification retient ; nommez-le donc en fonction du moment plutôt que du libellé, par exemple « Détails avant l’arrivée ».
Language	Langue dans laquelle cette version du modèle est rédigée.
Send From	Rempli automatiquement à partir de la boîte aux lettres système et non modifiable. Vous pouvez définir le nom qui figure à côté.
Reply-to	Lieu où la réponse d’un client est transmise. C’est ce champ qu’il faut modifier si les réponses doivent parvenir à une personne plutôt qu’à la boîte aux lettres d’envoi.
CC List	Adresses copiées à chaque envoi de ce modèle, séparées par des virgules. Utile pour un service de Réservations souhaitant recevoir une copie de chaque annulation.
Subject	L’objet, qui peut comporter trois paramètres. Voir ci-dessous.
Attachments	Fichiers joints à chaque e-mail envoyé à partir de ce modèle. Il peut s'agir d'une fiche de conditions générales ou d'un plan d'accès, et non d'un document propre à chaque client.

Les trois adresses

Trois adresses sont concernées et remplissent des fonctions différentes ; il est important de bien les distinguer avant qu’un client ne réponde dans le vide.

L’expéditeur (« Send From ») correspond à la boîte mail System Notifications. Tous les modèles l’utilisent et aucun ne peut la remplacer.
From Name est le nom qui s’affiche à côté de cette adresse dans une boîte de réception. Configurez-le pour qu’il corresponde à votre Établissement, et non à Prostay.
« Répondre à » est l’adresse à laquelle la réponse est envoyée. Si vous la laissez telle quelle, c’est-à-dire la boîte aux lettres d’envoi, quelqu’un devra consulter cette boîte aux lettres.

La ligne d’objet et ses trois paramètres

Les paramètres sont des espaces réservés qui sont remplacés par des valeurs réelles lorsque l’ e-mail est envoyé. Dans le champ « Objet », le menu déroulant situé sous la zone de saisie en propose trois , et Insert ajoute celui que vous avez sélectionné à la fin de ce que vous avez saisi.

Paramètre	Devient
[property-name]	Le nom de votre établissement.
[confirmation-number]	La référence de la réservation.
[booking-date]	La date à laquelle la réservation a été effectuée.

Ainsi, un objet saisi sous la forme Your stay at [property-name] is confirmed, booking [confirmation-number] sera transmis sous la forme « Your stay à The Marlowe Hotel est confirmée, réservation 20260447 ». Le journal de livraison stocke la ligne finale plutôt que le modèle, ce qui explique pourquoi ce journal constitue un enregistrement fiable de ce qu’un client a réellement reçu.

Le corps : mise en page, paramètres et images

Edit Email Content au bas du panneau ouvre le corps dans son propre panneau.

Le panneau « Contenu de l'e-mail » présentant six choix de mise en page : Plain Text, Prostay, Header image, Head and Image, Image Template et HTML, avec l'option Plain Text sélectionnée, au-dessus d'un menu déroulant de paramètres comportant un bouton « Insert » et un éditeur de texte enrichi indiquant « Type » ou « collez votre contenu ici ». — La mise en page détermine les emplacements d’images qui s’affichent. L’éditeur situé en dessous correspond au corps de l’e-mail.

Les six mises en page situées en haut déterminent la structure de l’e-mail autour de votre texte.

Mise en page	Ce qu’elle vous apporte
Plain Text	Texte uniquement. La mise en page la plus susceptible d’arriver intacte dans la boîte de réception et la moins susceptible de s’afficher de manière incorrecte sur un téléphone.
Prostay	Le cadre Prostay standard autour de votre texte.
Header image	Une image au-dessus du texte.
Head and Image	Une bande colorée et une image au-dessus du texte.
Image Template	Une image au-dessus et une autre en dessous du texte.
HTML	Vous fournissez le balisage. Pour un modèle que votre graphiste a créé ailleurs.

Sous les mises en page se trouve le même menu déroulant de paramètres, mais la section « Corps » offre bien plus de possibilités que la section « Objet » : outre les trois éléments ci-dessus, on trouve les paramètres [first-name] ,[last-name] et [full-name] relatifs au client, les paramètres [checkin-date] ,[checkout-date] , [nr-nights] ,[room-number] , [room-type] et[booking-source] relatifs au séjour, les paramètres[property-phone-nr] , [property-email] ,[property-address] , [property-city] et[property-state] relatifs à l’Établissement, ainsi que, pour la facturation, les paramètres[invoice-number] et [invoice-duedate] .

Insert ajoute le paramètre sélectionné à la fin du corps du message plutôt qu’à l’emplacement du curseur ; il est donc généralement plus facile d’insérer ce dont vous avez besoin puis de le déplacer à l’emplacement souhaité dans l’éditeur.

Appuyez sur «Save Changes» dans le panneau de contenu pour revenir au modèle, puis sur «Save Changes» sur le modèle lui-même. Le modèle n’est enregistré que lorsque vous appuyez sur le second bouton.

Rédaction dans plusieurs langues

Un modèle est rédigé dans une seule langue, choisie dans le champ « Language ». Le bouton «Autofill All Languages » situé à côté copie ce que vous avez écrit dans toutes les langues prises en charge par l’Établissement , ce qui vous offre un modèle fonctionnel partout et un point de départ pour la traduction. Il s’agit d’une copie, et non d’une traduction ; ainsi, un client lisant une langue que vous n’avez pas encore rédigée verra s’afficher la version que vous avez saisie.

Activer un modèle

Enregistrer un modèle n’entraîne aucun envoi. Deux conditions supplémentaires doivent être remplies.

Le bouton de la ligne du modèle doit être activé. S’il est désactivé, cela signifie que le modèle ne sera jamais envoyé et qu’il n’apparaîtra pas non plus dans la liste parmi laquelle un planning peut effectuer sa sélection .
Un calendrier doit y faire référence, sauf si vous avez l’intention de l’envoyer uniquement manuellement.

La modification d’un modèle déjà actif prend effet lors de l’envoi suivant. Elle ne modifie pas les e-mails déjà envoyés, et le journal de livraison conserve l’objet tel qu’il était au moment de l’envoi.

Qui peut effectuer cette opération ?

L’accès à cet écran est restreint à System email notification settings and customizations. , dans le groupe «System Settings » de l’éditeur de rôles. Les droits de consultation permettent de lire les modèles, et le bouton sur chaque ligne indique «View » (Modifier le modèle) au lieu de «Edit » (Modifier le modèle). Les droits de modification ajoutent « Create Notification », rendent les commutateurs utilisables et permettent au panneau d’enregistrer les modifications. La suppression constitue à nouveau un droit distinct.

Prochaines étapes

Programmez l’envoi d’e-mails aux invités et vérifiez qu’ils sont bien parvenus, car c’est ce qui déclenche l’envoi d’un modèle.
Connectez un compte de messagerie si l’écran vous avertit qu’aucune boîte aux lettres système n’existe.
Découvrez comment Prostay envoie des e-mails à vos clients, et comment les quatre écrans s’articulent entre eux.

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