Prostay ne dispose pas de sa propre boîte mail. Tous les messages qu’il envoie proviennent d’ une boîte mail qui vous appartient, à l’aide des identifiants que vous lui fournissez ; ainsi, un client voit votre adresse plutôt qu’une adresse générique. C’est sur cet écran que cette boîte mail est connectée.
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Ayez les informations relatives à la boîte mail à portée de main avant d’ouvrir le formulaire, car un compte à moitié renseigné ne peut pas être testé et un compte non testé ne sert pas à grand-chose .
- L’adresse elle-même, ainsi que le mot de passe correspondant. Pour la plupart des fournisseurs, il s’agit d’un mot de passe d’application plutôt que de celui qu’une personne saisit pour consulter ses e-mails.
- Le nom et le port du serveur sortant indiqués par votre fournisseur d’accès, ainsi que la nécessité ou non d’utiliser le protocole SSL.
- Le nom et le port du serveur de réception, si vous souhaitez que Prostay puisse lire les réponses ainsi qu'envoyer des e-mails.
- Pour une boîte aux lettres Microsoft, un enregistrement d’application dans Microsoft Entra, qui vous fournit un identifiant d’application, un identifiant de locataire et une clé secrète.
Ajouter un compte
Cliquez sur Add Account. Le formulaire s’ouvre en deux parties : l’identification de cette boîte aux lettres et la manière dont Prostay y accède.
L’ajout d’un compte et sa modification relèvent de droits distincts. Si l’onglet « Add Account » n’apparaît pas sur votre écran, ou si l’option «Save Changes » est grisée sur un compte que vous avez ouvert, cela signifie que votre rôle ne comprend pas cette fonctionnalité ; un administrateur peut l’ajouter depuisUsers dans les Paramètres système, sous «System Settings » > «Email accounts ».
| Champ | À quoi cela sert-il ? |
|---|---|
| Account name | Un libellé destiné à votre propre liste. Les invités ne le voient jamais. Nommez-le en fonction de la tâche plutôt que de la personne, par exemple « Réservations » ou « Notifications aux invités ». |
| Email Address | L’adresse elle-même. C’est ce que le visiteur voit dans la ligne « De » ; elle doit donc être une adresse à laquelle il peut répondre. |
| Password | Le mot de passe ou le mot de passe d’application de cette boîte aux lettres. L’icône en forme d’œil vous permet de voir ce que vous avez saisi pendant que vous le vérifiez. |
| Use As | À quoi sert cette boîte aux lettres. Voir ci-dessous ; c'est le champ dans lequel les utilisateurs se trompent le plus souvent. |
| Type | SMTP ou « Microsoft ». Cela modifie les champs demandés dans la suite du formulaire. |
« Utilisation » : ce champ détermine tout
Use As correspond à ce qui apparaît dans la colonne «Module » de la liste, et il détermine quelle partie de Prostay utilise cette boîte aux lettres.
| Valeur | Ce qui transite par cette boîte |
|---|---|
| Prostay Nexus | La boîte de réception partagée que votre équipe consulte et à partir de laquelle elle répond. C’est celle qui nécessite des paramètres de réception ainsi que d’envoi. |
| System Notifications | Tous les e-mails automatiques envoyés aux clients : confirmations, rappels, reçus. Il n’en existe qu’une seule, et tous les modèles d’e-mail sont envoyés à partir de celle-ci. |
| La troisième valeur | La boîte de réception à partir de laquelle l'assistant IA répond. C'est la dernière des trois, et son libellé peut encore porter l'ancien nom du produit d'IA ; choisissez-la donc en fonction de sa position plutôt que de sa formulation. |
Les champs SMTP
Lorsque vous sélectionnez SMTP, le système vous demande les informations relatives au serveur fournies par votre fournisseur d’accès, réparties en deux groupes.
Les paramètres de l'email entrant correspondent à l’endroit où Prostay lit les messages : Incoming Server ,PORT , un commutateur « Use IMAP » et un commutateur «Use SSL ». Cette partie ne concerne que les boîtes aux lettres que votre équipe consulte. Une boîte aux lettres qui ne fait que envoyer des Notifications n’en a jamais besoin.
Les paramètres de l'email correspondants à la partie qui envoie sont les suivants : Outgoing Server ,PORT , les deux mêmes options, ainsi queAppend Emails to Sent Folder . Cette dernière mérite d’être activée, car elle place une copie de tous les e-mails envoyés par Prostay dans le dossier « Envoyés » de la boîte aux lettres elle-même, où vous pouvez les consulter dans votre client de messagerie habituel.
Il y a également un champ « Email domain server » au-dessus de ces options, qui correspond au domaine auquel appartient la boîte aux lettres.
Les champs Microsoft
En choisissant « Microsoft », les informations relatives au serveur sont remplacées par trois champs issus d’un enregistrement d’application dans Microsoft Entra : Application ID, Secret Key et Tenant Id. Votre administrateur informatique crée cet enregistrement et autorise Prostay à envoyer des e-mails au nom de la boîte aux lettres ; il n’y a donc aucun nom de serveur ni port à renseigner.
Testez, puis activez
Save Changes enregistre les informations. Il ne les vérifie pas. Le bouton qui permet de les vérifier est «Test Connection » (Tester la connexion), qui demande au serveur de messagerie d’accepter ces identifiants et vous indique le résultat.
Le badge situé à côté du nom du compte indique le résultat du dernier test. « Connected » signifie que le serveur a accepté les identifiants. «Disconnected » signifie qu’il ne les a pas acceptés, et une bannière rouge en haut du formulaire indique la raison fournie par le serveur, qui est généralement un mot de passe refusé ou un port fermé.
Activated Il s’agit d’un commutateur distinct et d’un concept distinct. Un compte connecté qui n’est pas activé n’est pas utilisé. Les deux conditions doivent être remplies avant toute transmission : les identifiants doivent fonctionner et la boîte aux lettres doit être activée.
- Remplissez les champs et cliquez sur «Save Changes».
- Cliquez sur «Test Connection» et attendez l’apparition du badge.
- Si le message « Connected » s’affiche, activez l’option « Activated ».
- Si ce n’est pas le cas, lisez le message d’erreur, corrigez le champ concerné, enregistrez, puis refaites un test.
Modification ou suppression d’un compte ultérieurement
La liste propose pour chaque ligne un menu avec les options « Modifier » et « Supprimer ». La modification rouvre le même formulaire. L’option « Reset Settings », située au bas du formulaire, efface les informations de connexion de ce compte sans supprimer le compte lui-même, ce qui constitue la solution la plus rapide lorsqu’un fournisseur modifie les noms de ses serveurs et que vous souhaitez redémarrer le serveur à partir de zéro.
Qui peut effectuer cette opération ?
L’accès à cet écran est restreint à l’adresse Email server settings., dans le groupe « System Settings» de l’éditeur de rôles. Les droits de consultation permettent à un utilisateur de consulter la liste des boîtes aux lettres connectées. Les droits de modification sont ceux qui affichent le bouton « Add Account » à l’écran et permettent à un utilisateur de modifier ou de tester un compte. Un rôle ne disposant d’aucun de ces droits affiche un message indiquant l’autorisation en question plutôt qu’une page vide.
Prochaines étapes
- Comment Prostay envoie des e-mails à vos invités, et comment cette boîte aux lettres s’intègre aux modèles, aux plannings et au journal de livraison.
- Rédigez un modèle de notification par e-mail, l’étape suivante une fois la boîte aux lettres système connectée.
- Utilisateurs, rôles et autorisations : pour accorder l’autorisation requise par cet écran.