Prostay verfügt über kein eigenes Postfach. Alle von Prostay versendeten Nachrichten werden von einem Postfach versendet, das Ihnen gehört, unter Verwendung der von Ihnen angegebenen Zugangsdaten, sodass ein Gast Ihre Adresse sieht und nicht eine allgemeine Adresse. Auf diesem Bildschirm wird dieses Postfach verknüpft.
Was Sie benötigen, bevor Sie beginnen
Halten Sie die E-Mail-Kontoangaben bereit, bevor Sie das Formular öffnen, denn ein nur teilweise ausgefülltes Konto kann nicht getestet werden – und ein ungetestetes Konto ist kaum von Nutzen.
- Die Adresse selbst sowie ein Passwort dafür. Bei den meisten Anbietern handelt es sich hierbei um ein App-Passwort und nicht um das Passwort, das eine Person eingibt, um ihre E-Mails abzurufen.
- Den Namen des Postausgangsservers und den Port, die Ihr Anbieter angibt, sowie die Angabe, ob SSL erforderlich ist.
- Den Namen und den Port des Posteingangs-Servers, falls Sie möchten, dass Prostay sowohl Antworten abruft als auch versendet.
- Für ein Microsoft-Postfach eine App-Registrierung in Microsoft Entra, durch die Sie eine Anwendungs-ID, eine Mandanten-ID und einen geheimen Schlüssel erhalten.
Ein Konto hinzufügen
Klicken Sie auf „Add Account“. Das Formular öffnet sich in zwei Bereiche: um wen es sich bei diesem Postfach handelt und wie Prostay darauf zugreift.
Das Hinzufügen und Ändern eines Kontos sind separate Berechtigungen. Wenn „ Add Account “ nicht auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird oder „Save Changes “ bei einem von Ihnen eröffneten Konto ausgegraut ist, umfasst Ihre Rolle diese Funktion nicht; ein Administrator kann sie unter „Users “ in den Systemeinstellungen unter „System Settings “ › „Email accounts “ hinzufügen.
| Feld | Wozu es dient |
|---|---|
| Account name | Eine Bezeichnung für Ihre eigene Liste. Gäste sehen diese nie. Benennen Sie sie nach der Aufgabe statt nach der Person, zum Beispiel „Reservierungen“ oder „Gästebenachrichtigungen“. |
| Email Address | Die Adresse selbst. Diese wird dem Gast in der Absenderzeile angezeigt und sollte daher so gewählt werden, dass er darauf antworten kann. |
| Password | Das Passwort oder App-Passwort für dieses Postfach. Das Augensymbol zeigt an, was Sie eingegeben haben, während Sie es überprüfen. |
| Use As | Wozu dieses Postfach dient. Siehe unten; dies ist das Feld, bei dem häufig Fehler gemacht werden. |
| Type | SMTP oder „Microsoft“. Damit ändern Sie, welche Felder im restlichen Formular abgefragt werden. |
„Verwendung als“ – das Feld, das alles bestimmt
Use As erscheint in der Spalte „Module “ der Liste und legt fest, welcher Teil von Prostay dieses Postfach verwendet.
| Wert | Was wird darüber gesendet? |
|---|---|
| Prostay Nexus | Der gemeinsame Posteingang, den Ihr Team liest und über den es antwortet. Für diesen sind sowohl Einstellungen für eingehende als auch für ausgehende E-Mails erforderlich. |
| System Notifications | Jede automatische E-Mail an Gäste: Bestätigungen, Erinnerungen, Quittungen. Es gibt nur eine solche Mailbox, und jede Vorlage wird von dort aus versendet. |
| Der dritte Wert | Das Postfach, von dem aus der KI-Assistent antwortet. Es ist das letzte der drei, und seine Bezeichnung enthält möglicherweise noch den früheren Namen des KI-Produkts; wählen Sie es daher eher anhand der Position als anhand des Wortlauts aus. |
Die SMTP-Felder
Wenn Sie „SMTP“ auswählen, werden die Serverdaten abgefragt, die Ihr Provider veröffentlicht, und zwar in zwei Gruppen.
Unter „E-Mail-Einstellungen“ legt Prostay fest, von wo es Nachrichten abruft: Incoming Server ,PORT sowie die Schalter „ Use IMAP “ und „Use SSL “. Dieser Teil ist nur für ein Postfach relevant, das Ihr Team liest. Ein Postfach, das ausschließlich Benachrichtigungen versendet, benötigt diese Angaben nie.
Die E-Mail-Einstellungen für den Ausgang umfassen den Teil, der folgende Adressen versendet: Outgoing Server ,PORT , dieselben beiden Schalter sowieAppend Emails to Sent Folder . Letzteren sollten Sie aktivieren, da dadurch eine Kopie aller von Prostay versendeten E-Mails in den eigenen Ordner „Gesendet“ des Postfachs verschoben wird, wo Sie diese in Ihrem üblichen E-Mail-Client lesen können.
Darüber hinaus befindet sich oberhalb dieser Schalter das Feld „Email domain server“, das die Domäne angibt, zu der das Postfach gehört.
Die Microsoft-Felder
Wenn Sie „Microsoft“ auswählen, werden die Serverdaten durch drei Felder aus einer App-Registrierung in Microsoft Entra ersetzt: Application ID, Secret Key und Tenant Id. Ihr IT-Administrator erstellt diese Registrierung und erteilt Prostay die Berechtigung, im Namen des Postfachs zu versenden; es müssen keine Servernamen oder Ports eingegeben werden.
Testen Sie die Angaben und aktivieren Sie sie anschließend
Save Changes speichert die Angaben. Es überprüft sie jedoch nicht. Die Schaltfläche, die sie überprüft, ist „Test Connection “ (Verbindung testen), die den E-Mail-Server auffordert, diese Anmeldedaten zu akzeptieren, und Berichte erstellt.
Das Symbol neben dem Kontonamen zeigt das Ergebnis des letzten Tests an. „ Connected “ bedeutet, dass der Server die Anmeldedaten akzeptiert hat. „Disconnected “ bedeutet, dass dies nicht der Fall war, und ein roter Balken am oberen Rand des Formulars gibt den vom Server zurückgemeldeten Grund an, bei dem es sich in der Regel um ein abgelehntes Passwort oder einen geschlossenen Port handelt.
Activated ist ein separater Schalter und ein eigenständiges Konzept. Ein verbundenes Konto, das nicht aktiviert ist, wird nicht verwendet. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein, bevor Daten gesendet werden können: Die Anmeldedaten müssen gültig sein und das Postfach muss aktiviert sein.
- Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf „Save Changes“.
- Klicken Sie auf „Test Connection“ und warten Sie auf das Symbol.
- Wenn dort „Connected“ angezeigt wird, aktivieren Sie „Activated“.
- Ist dies nicht der Fall, lesen Sie den Hinweis, korrigieren Sie das betreffende Feld, speichern Sie die Änderungen und führen Sie den Test erneut durch.
Spätere Änderung oder Löschung eines Kontos
In der Liste verfügt jede Zeile über ein Menü mit den Optionen „Bearbeiten“ und „Löschen“. Durch „Bearbeiten“ wird dasselbe Formular erneut geöffnet. „Reset Settings“ am unteren Rand des Formulars löscht die Verbindungsdaten für dieses Konto, ohne das Konto selbst zu löschen. Dies ist der schnellere Weg, wenn ein Anbieter seine Servernamen ändert und Sie den Server neu starten möchten.
Wer kann dies tun
Der Bildschirm ist über „Email server settings.“ in der Gruppe „ System Settings“ des Rolleneditors geschützt. Leserechte ermöglichen es jemandem, die Liste der verbundenen Postfächer einzusehen. Bearbeitungsrechte sorgen dafür, dass die Schaltfläche „Add Account“ auf dem Bildschirm angezeigt wird und ermöglichen es, ein Konto zu ändern oder zu testen. Eine Rolle, die über keine der beiden Berechtigungen verfügt, erhält eine Meldung, in der die Berechtigung genannt wird, anstatt eine leere Seite zu sehen.
Wie geht es weiter?
- Wie Prostay E-Mails an Ihre Gäste versendet und wie dieses Postfach mit Vorlagen, Zeitplänen und dem Zustellprotokoll zusammenwirkt.
- Erstellen Sie eine E-Mail-Benachrichtigungsvorlage – dies ist der nächste Schritt, sobald ein System-Postfach verbunden ist.
- Benutzer, Rollen und Berechtigungen – zur Erteilung der für diesen Bildschirm erforderlichen Berechtigung.