Prostay no dispone de un buzón propio. Todo lo que envía se remite desde un buzón de su propiedad, utilizando las credenciales que usted le facilite, de modo que el huésped vea su dirección en lugar de una genérica. En esta pantalla es donde se conecta dicho buzón.
Lo que necesita antes de comenzar
Tenga a mano los datos del buzón antes de abrir el formulario, ya que una cuenta a medio rellenar no se puede probar y una que no se haya probado tiene muy poco valor.
- La dirección en sí misma y la contraseña correspondiente. En el caso de la mayoría de los proveedores, se trata de una contraseña de aplicación, en lugar de la que se introduce para consultar el correo.
- El nombre del servidor de salida y el puerto que indica su proveedor, así como si requiere SSL.
- El nombre y el puerto del servidor de entrada, si desea que Prostay lea las respuestas además de enviarlas.
- En el caso de un buzón de Microsoft, un registro de aplicación en Microsoft Entra, que le proporciona un identificador de aplicación, un identificador de inquilino y un secreto.
Añadir una cuenta
Pulse Add Account. El formulario se abre en dos partes: a quién pertenece este buzón y cómo accede Prostay a él.
Añadir una cuenta y modificarla son permisos distintos. Si « Add Account » no aparece en su pantalla, o si «Save Changes » aparece desactivado en una cuenta que haya abierto, su rol no incluye esa función, y un administrador puede añadirla desdeUsers en «Configuraciones del Sistema», en «System Settings » › «Email accounts ».
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Account name | Una etiqueta para su propia lista. Los invitados nunca la ven. Asigne un nombre basado en la tarea en lugar de en la persona; por ejemplo, «Reservas» o «Notificaciones a invitados». |
| Email Address | La dirección en sí. Es lo que ve el invitado en el campo «De», por lo que debe ser una dirección a la que pueda responder. |
| Password | La contraseña o la contraseña de la aplicación para ese buzón. El icono del ojo muestra lo que ha escrito mientras lo comprueba. |
| Use As | Para qué sirve este buzón de correo. Véase más abajo; este es el campo en el que la gente suele equivocarse. |
| Type | SMTP o «Microsoft». Cambia los campos que se solicitan en el resto del formulario. |
«Usar como», el campo que lo determina todo
Use As es lo que aparece en la columna «Module » de la lista, y determina qué parte de Prostay utiliza este buzón.
| Valor | Lo que se envía a través de él |
|---|---|
| Prostay Nexus | La bandeja de entrada compartida desde la que su equipo lee y responde. Es la que requiere configuración tanto para el correo entrante como para el saliente. |
| System Notifications | Todos los correos electrónicos automáticos a los huéspedes: confirmaciones, recordatorios, recibos. Solo hay uno de estos, y todas las plantillas se envían desde él. |
| El tercer valor | El buzón desde el que responde el asistente de IA. Es el último de los tres, y es posible que su etiqueta aún incluya el nombre anterior del producto de IA, por lo que debe seleccionarlo por su posición y no por su texto. |
Los campos SMTP
Al seleccionar SMTP, se le solicitarán los datos del servidor que su proveedor facilita, divididos en dos grupos.
La configuración de Correo Electrónico entrante es de donde Prostay lee los mensajes: Incoming Server ,PORT , un selector « Use IMAP » y un selector «Use SSL ». Esta parte solo es relevante para un buzón que su equipo lea. Un buzón que solo envíe Notificaciones nunca la necesitará.
La configuración de Correo Electrónico saliente es la parte que se encarga de enviar: Outgoing Server ,PORT , los mismos dos opciones yAppend Emails to Sent Folder . Vale la pena activar esta última, ya que coloca una copia de todo lo que Prostay ha enviado en la carpeta «Enviados» del propio buzón, donde podrá leerla en su cliente de correo habitual.
También hay un campo «Email domain server» situado encima de ellos, que corresponde al dominio al que pertenece el buzón.
Los campos de Microsoft
Al seleccionar «Microsoft», los datos del servidor se sustituyen por tres campos procedentes de un registro de aplicación en Microsoft Entra: Application ID, Secret Key y Tenant Id. Su administrador de TI crea dicho registro y concede a Prostay permiso para enviar mensajes en nombre del buzón; no es necesario introducir nombres de servidor ni puertos.
Pruebe y, a continuación, active
Save Changes almacena los datos. No los verifica. El botón que los verifica es «Test Connection », que solicita al servidor de correo que acepte estas credenciales y le informa del resultado.
El icono situado junto al nombre de la cuenta indica el resultado de la última prueba. « Connected » significa que el servidor ha aceptado las credenciales. «Disconnected » significa que no lo ha hecho, y un banner rojo en la parte superior del formulario indica el motivo que ha devuelto el servidor, que suele ser una contraseña rechazada o un puerto cerrado.
Activated es un interruptor independiente y una idea distinta. Una cuenta conectada que no esté activada no se utiliza. Ambas condiciones deben cumplirse antes de que se envíe nada: que las credenciales funcionen y que el buzón esté activado.
- Rellene los campos y pulse «Save Changes».
- Pulse «Test Connection» y espere a que aparezca la insignia.
- Si aparece el mensaje «Connected», active la opción «Activated».
- Si no es así, lea el mensaje de aviso, corrija el campo al que hace referencia, guarde los cambios y vuelva a probar.
Modificar o eliminar una cuenta posteriormente
La lista ofrece en cada fila un menú con las opciones «Editar» y «Eliminar». Al editar se vuelve a abrir el mismo formulario. La opción «Reset Settings», situada en la parte inferior del formulario, borra los datos de conexión de esa cuenta sin eliminar la cuenta en sí, lo cual es la opción más rápida cuando un proveedor cambia los nombres de sus servidores y usted desea reiniciar el servidor.
¿Quién puede realizar esta acción?
El acceso a la pantalla está restringido a Email server settings., en el grupo « System Settings» del editor de roles. Los derechos de visualización permiten a un usuario consultar la lista de buzones conectados. Los derechos de edición son los que muestran el botón «Add Account» en la pantalla y permiten a un usuario modificar o probar una cuenta. Un rol que no disponga de ninguno de ellos recibirá un mensaje indicando el permiso en lugar de una página en blanco.
Próximos pasos
- Cómo envía Prostay correos electrónicos a sus invitados, y cómo se integra este buzón con las plantillas, las programaciones y el registro de entrega.
- Redactar una plantilla de notificación por correo electrónico, el siguiente paso una vez que se haya conectado un buzón del sistema.
- Usuarios, roles y permisos: para conceder el permiso que requiere esta pantalla.