Dos pantallas determinan cómo suena el asistente. «Behavior» configura la voz: su grado de formalidad, la duración de las respuestas y lo que no puede decir. «General AI System Settings» establece las convenciones de escritura: cómo muestra una fecha, una hora y un precio, y en qué idiomas puede responder. Se tratan conjuntamente porque nadie configura una sin la otra.
Casi todo aquí tiene un valor predeterminado razonable, y un solo control vale más que todos los mandos juntos. Si dispone de poco tiempo, vaya directamente al cuadro de texto libre.
Dos pantallas, una tarea
«Comportamiento» cuenta con siete tarjetas y un único botón «Save Changes» en la parte superior que las confirma todas, de modo que puede ir completando la pantalla y guardar una sola vez al final. La IA General «System Settings» funciona de la misma manera.
Tono y duración
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Tone / Persona | Tres opciones: «Friendly-Professional», «Luxury-Warm» y «Playful». Elija la que mejor se adapte al estilo de su propio marketing. «Friendly-Professional» es la opción predeterminada más segura para casi cualquier propiedad. |
| Verbosity | «Concise», «Balanced» o «Detailed». «Concise» es adecuado para el chat, donde el huésped lee el mensaje en el móvil. «Detailed» es adecuado para el correo electrónico. |
| Max tokens per reply | Un límite máximo para la longitud de una respuesta. Cada «token» equivale aproximadamente a tres cuartos de palabra, por lo que 400 «tokens» equivalen a un párrafo largo o a dos cortos. |
| Hard cap safeguard | Si se marca esta casilla, el límite es absoluto. Si no se marca, es una recomendación que la respuesta puede superar. |
El límite de tokens es un presupuesto más que un objetivo, por lo que un número bajo no hace que las respuestas sean concisas, sino que impide que las largas continúen. Si desea respuestas breves, configure Verbosityen Concise y deje el límite lo suficientemente amplio como para que una respuesta realmente complicada pueda terminar su frase.
Formalidad y tono
Formality va de «Informal» a «Formal» y determina cómo se dirige a un huésped, desde el nombre de pila y una contracción en un extremo hasta «Dear Mr Hart» en el otro.
Response Temperature va de 0 a 1 y determina en qué medida varía la redacción entre dos respuestas a la misma pregunta. Un valor bajo es repetitivo y predecible; uno alto es más natural y menos controlable. Alrededor de 0,3 es un punto de equilibrio razonable: reconociblemente humano, sin tener que inventar una nueva forma de describir su política de cancelación cada tarde.
Frases que no debe utilizar
Escriba una palabra o frase, pulse Intro y se convertirá en una ficha. Las entradas útiles no son palabrotas, que nunca iban a aparecer. Son las frases que le comprometen a algo:
- guaranteed upgrade (garantizado), porque nadie puede garantizar nada.
- «cheapest», porque se trata de una afirmación sobre sus competidores.
- «no problem at all», si ese no es el tono que utiliza su Propiedad .
Una buena forma de elaborar la lista es pensar en la frase que no le gustaría leer en una queja y descartar la expresión que la constituye.
Dominios con los que no debe mantener correspondencia
La pestaña situada junto a las palabras prohibidas admite dominios de correo electrónico en lugar de frases, y es el único control aquí que se refiere a «a quién» en lugar de «cómo». Los candidatos obvios son las agencias e intermediarios con los que preferiría que tratara una persona, y cualquier dominio cuyo correo deba llegar siempre a un ser humano.
Vocabulario propio y fórmulas de cierre
Preferred Terms / Replacements Se trata de una lista de dos columnas: la palabra que podría utilizar y la palabra que preferiría que utilizara. Aquí es donde realmente reside el estilo propio de la empresa, y tiene más valor que el selector de tono para una Propiedad que cuente con una voz propia. «hotel» se convierte en «property», «problem» se convierte en «matter»: pequeñas sustituciones que, en conjunto, realizan la mayor parte del trabajo para que el texto suene como usted.
Mandatory Closings toma las líneas que desea al final de cada respuesta. Limítese a una sola. Cada entrada se añade a todas las respuestas, por lo que tres cierres generan una despedida de tres líneas en un mensaje cuyo cuerpo era una sola frase, y un lector lo interpreta como una carta tipo.
El cuadro que más trabajo realiza
Extra System Instructions Son dos mil caracteres de inglés sencillo, y es el control más útil de cualquiera de las dos pantallas. Todo lo que hay encima es un dial con tres posiciones. Aquí es donde puede expresar las cosas que realmente le importan a su Propiedad, con las palabras que utilizaría para informar a un nuevo miembro del personal.
Las instrucciones que merecen su lugar son las relativas a sus riesgos:
- Nunca confirme una tarifa que no figure en la lista de precios vigente.
- Si un huésped solicita modificar o cancelar una reserva, indíquele que la recepción se encargará de confirmarlo y deje una nota en la reserva.
- Indique que la hora de entrada es a las 15:00 y la de salida a las 11:00, salvo que la reserva indique lo contrario.
Fechas, horas y dinero
Estas son las convenciones que utiliza el asistente, y la razón por la que debe prestarse atención es que un huésped que lea «06/07» necesita saber si se trata de junio o julio.
| Campo | Qué debe configurarse |
|---|---|
| AI Name | Cómo se denomina el asistente. Algo que suene a su propiedad, más que a un programa informático. |
| AI Date Format | El que ven sus huéspedes, que suele referirse al país en el que se encuentra el hotel, en lugar del país en el que está su oficina. |
| AI Time Format | Formato de 12 o 24 horas. Debe coincidir con la forma en que están redactados sus propios carteles y confirmaciones. |
| AI Time Zone | La zona propia de la propiedad. Esto es lo que hace que «tomorrow» se refiera al día correcto. |
| AI Currency Format y AI Primary Currency | El estilo del separador y la moneda en la que se indican los precios. |
Horarios e idiomas
Cut Off Time Se trata de un par de horas que delimitan el horario en el que trabaja el asistente, según la zona horaria indicada anteriormente. «Primary Language» es el idioma en el que responde por defecto, y «Multi-Select Language» es el conjunto de otros idiomas en los que puede responder, como opciones seleccionables. Añada los idiomas que sus clientes realmente hablan al llegar; no supone ningún coste incluir un idioma que nadie utiliza, y un cliente que escribe en español y recibe una respuesta en inglés suele dejar de escribir.
Tone Of Voice AI Este aspecto se solapa con Tone / Persona en cuanto al Comportamiento. Configúrelos de manera coherente en lugar de intentar determinar cuál prevalece.
Qué hacer a continuación
La configuración de voz ya está establecida. La pantalla restante es la que ven realmente sus invitados.
- El chat para huéspedes, donde se indica la dirección, la imagen de marca y aquellos ajustes que un huésped realmente llega a percibir.
- Enseñarle sobre su propiedad, lo cual es más importante que cualquier opción de configuración de este menú.
- Qué es Prostay AI y qué no es, a modo de orientación.