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Tout ce qui est décrit dans cet article a une incidence sur les frais facturés à votre hôtel ou sur le maintien de son compte. Trois des quatre actions ne peuvent pas être annulées depuis Prostay, et l’une d’entre elles finit par supprimer toutes vos Réservations.
Trois faits s'appliquent à l'ensemble de ces actions, et leur connaissance rend la suite de cet article très simple.
Aucune de ces mesures ne prend effet aujourd’hui. Chacune de ces actions intervient à votre date de renouvellement, qui est la date indiquée comme «Next invoice » sur l’ écran « Abonnements ». Jusqu’à cette date, votre hôtel fonctionne exactement comme avant.
Vous conservez ce pour quoi vous avez payé. Prostay ne vous prive pas de l’accès que vous avez déjà acheté. Une annulation en cours de période ne met pas fin à votre accès dès l’après-midi même, et elle n’entraîne pas non plus de remboursement du solde restant.
La résiliation est une demande adressée à Prostay, et non un simple bouton sur lequel vous cliquez. La boîte de dialogue de résiliation transmet votre demande à l’équipe de Prostay, qui se charge de la traiter. Le seul élément de contrôle sur ces écrans qui met fin à un abonnement de lui-même est le bouton de facturation récurrente, c'est pourquoi il apparaît avant l'option d'annulation ci-dessous plutôt qu' après.
Où se trouvent les commandes
Ils se trouvent sur la page de détails d’un produit donné, accessible via View Details sur n’importe quelle ligne du tableauSubscriptions . Il n’existe aucune version applicable à l’ensemble du compte pour aucun d’entre eux, ce qui a une conséquence souvent négligée : ces actions s’appliquent au produit que vous avez ouvert, et non à l’ensemble de votre compte. La résiliation du Gestionnaire de canal laisse le Système de gestion de la propriété en service et continue de faire l’objet d’une facturation.
Ce que vous ne pouvez pas faire ici, c’est changer de forfait. Passer d’un niveau de forfait de Prostay à un autre, ou ajouter un produit que vous ne possédez pas encore, nécessite de contacter Prostay plutôt que de cliquer sur un bouton. Cet écran ne modifie que les conditions d’un produit que vous possédez déjà.
Passer d’un abonnement mensuel à un abonnement annuel
Change subscription length Il s’agit de renouveler votre abonnement tous les mois ou tous les ans. L’option que vous avez actuellement est sélectionnée lorsque le menu déroulant s’ouvre, et l’indication sous chaque option précise la date de renouvellement qui s’ensuivrait après la vôtre, afin que vous puissiez voir ce que vous choisissez avant de le faire.
Cette action envoie une demande plutôt que d’effectuer le changement. Le bouton situé en bas l’indique, et le menu déroulant confirme ensuite que votre demande a été transmise à l’équipe de Prostay. Votre fréquence de facturation reste inchangée jusqu’à ce qu’un membre de l’équipe y donne suite, ce qui correspond à la procédure de résiliation décrite ci-dessous. Prévoyez en conséquence si un renouvellement est imminent : la modification ne sera pas effective avant la date de facturation .
Veuillez lire l'encadré d'avertissement avant de modifier les options. Si Prostay a convenu d'une remise ou d'un tarif spécial avec vous, la modification de la durée de l'abonnement y met fin de manière définitive, et aucun élément de cet écran ne permettra de le rétablir. Pour cela, vous devrez contacter Prostay par téléphone, et non en cliquant sur un bouton. Si vous bénéficiez d'un tarif négocié, passez cet appel avant d'effectuer la modification.
Si vous bénéficiez d’une tarification standard, il s’agit de la mesure la plus anodine décrite dans cet article. La facturation annuelle revient généralement moins cher sur douze mois et implique une seule facture au lieu de douze ; la facturation mensuelle coûte plus cher au total et limite la durée de votre engagement . Quel que soit votre choix, celui-ci prendra effet à la date de renouvellement et non en cours de période pour laquelle vous avez déjà payé.
Désactiver la facturation récurrente
L'option «Recurring billing» ressemble à un paramètre de préférence, mais n'en est pas un. «On» signifie que la carte enregistrée est débitée à votre date de renouvellement et que l’abonnement se poursuit. «Off» signifie qu’elle n’est pas débitée, que l’abonnement n’est pas renouvelé et qu’il expire à cette date.
L'option « Off » met fin à l’abonnement et, après la date de renouvellement, supprime les données. Le résultat est identique à celui d’une annulation, mais la procédure est plus avantageuse : elle prend effet automatiquement, alors qu’une demande d’annulation doit être traitée par un collaborateur de Prostay. Veuillez lire la remarque sous «Off » avant de valider, car c’est le seul endroit de cet écran qui précise que l’abonnement est résilié et non simplement suspendu.
Cette action est également réversible jusqu’à la date de renouvellement. Réactivez-le avant cette date et rien ne se passera. Si vous n’êtes pas certain de vouloir partir, la désactivation de la facturation récurrente vous laisse jusqu’à la date de renouvellement pour vous décider, sans avoir à envoyer de demande de résiliation.
La désactivation ne suspend pas votre abonnement, ne réduit pas votre facture et n’ interrompt pas la facturation pour la période en cours. Il n’y a pas d’option de suspension sur cet écran. Si vous souhaitez simplement cesser de payer pendant une période creuse avant de revenir, contactez Prostay plutôt que d’utiliser cette option.
Suppression de votre dernière carte
Cette option ne figure pas sur cette page, mais elle pose tout de même des problèmes à certains utilisateurs. Supprimer la seule carte de votre profil de facturation empêche Prostay de prélever quoi que ce soit ; votre renouvellement échoue donc et vos factures restent impayées, ce qui finit par entraîner la suspension de vos produits.
Ce n’est pas un moyen de résilier votre abonnement, et c’est une mauvaise façon de procéder : vous vous retrouvez avec un compte en souffrance et des modules suspendus, au lieu d’une résiliation en bonne et due forme. Si vous souhaitez cesser de payer, utilisez l’une des deux méthodes décrites ci-dessus. Si vous changez de carte, ajoutez d’abord la nouvelle.
Résiliation
Cancel subscription ouvre une boîte de dialogue en deux étapes, et aucune de ces étapes ne met fin à l'abonnement en soi. La première étape est informative : elle indique la date à laquelle votre accès prend fin, calculée en fonction de votre fréquence de facturation. Rien n’a encore été soumis à ce stade ;Keep subscription vous redirige sans rien faire, et Request cancellation vous amène à la deuxième étape.
La deuxième étape vous demande pourquoi vous vous désabonnez et explique clairement la suite des événements. Les motifs sont présentés sous forme de cases à cocher et vous pouvez en sélectionner plusieurs, avec un champ de texte libre sous « Other ». Il s’agit de commentaires destinés à Prostay et cela ne change rien à la résiliation ; vous pouvez donc en cocher autant que vous le souhaitez.
Send request « Soumettre » permet d'envoyer votre demande. La boîte de dialogue confirme ensuite que votre demande de résiliation a été transmise à l’équipe de Prostay et que celle-ci vous contactera pour la traiter. Il s’agit d’une demande, et non d’une résiliation effective. Personne ne peut résilier un abonnement à partir de cet écran : votre demande est transmise à un collaborateur de Prostay, qui se charge de la traiter ; votre abonnement reste donc actif dès l’instant où la boîte de dialogue vous remercie et le reste jusqu’à ce qu’il l’ait traitée.
Après votre résiliation
Trois choses se produisent, dans cet ordre, une fois que la résiliation est effective : après que Prostay a traité votre demande, ou dès l’instant où vous désactivez la facturation récurrente.
- Immédiatement. Le renouvellement du produit est désactivé. Rien d’autre ne change. Tous les utilisateurs peuvent toujours se connecter, tous les écrans fonctionnent toujours, et vos réservations, vos clients et vos rapports sont tous là où vous les avez laissés.
- Jusqu’à votre date de renouvellement. Vous conservez un accès complet à tout ce pour quoi vous avez payé. C’est le délai dont vous disposez pour extraire vos données, et c’est la raison pour laquelle l’ avertissement vous invite à exporter tout ce que vous devez conserver.
- Après votre date de renouvellement. L’abonnement prend fin et les données de votre compte, celles relatives à votre Établissement ainsi que vos Réservations sont supprimées. Ces données ne peuvent en aucun cas être récupérées, ni par vous-même ni par le service d’assistance de Prostay.
Profitez de cette période plutôt que d’attendre le dernier jour. Les rapports s’exportent depuis les écrans dédiés, les données relatives aux clients et aux réservations peuvent être exportées depuis leurs listes respectives, et les factures se téléchargent individuellement depuis l’onglet « Invoices ». Un hôtel disposant d’un historique d’un an devrait prévoir un après-midi pour cette opération, et la réaliser au cours de la première semaine plutôt que de la dernière.
Si votre établissement a des obligations légales ou fiscales de conserver les registres de réservation pendant un certain nombre d’années, ces obligations ne prennent pas fin avec votre abonnement. Seule l’exportation avant la date de suppression permet de s’y conformer.
Si vous changez d’avis
Avant la date de renouvellement, contactez Prostay. Le compte existe toujours et toutes ses données y sont encore conservées ; annuler une résiliation se résume donc à un simple échange plutôt qu’à une reconfiguration complète. N’attendez pas : la différence entre la veille de cette date et le lendemain, c’est la différence entre un simple coup de fil et le fait de repartir de zéro.
Si vous avez désactivé la facturation récurrente plutôt que de résilier votre abonnement, vous pouvez annuler cette désactivation vous-même en la réactivant avant la date de renouvellement.
Qui doit être habilité à effectuer ces opérations ?
Ces actions sont régies par deux autorisations sous « Billing & Subscription » dans les autorisations d’un rôle : «Change subscription billing terms » couvre la durée de l’abonnement et le commutateur de facturation récurrente, et «Cancel the Prostay subscription » couvre la boîte de dialogue de résiliation. Les commandes n’apparaissent pas du tout pour une personne qui ne dispose pas de ces autorisations.
La résiliation met fin au compte de l’hôtel et supprime ses données. Accordez cette autorisation à la seule personne qui signera le contrat, et à personne d’autre. Une réceptionniste n’en a pas besoin, un responsable de service n’en a pas besoin, pas plus que quiconque qui est venu ici uniquement pour télécharger une facture.