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Todo lo que se expone en este artículo afecta a lo que paga su hotel o a si conserva su cuenta. Tres de las cuatro acciones no se pueden deshacer desde dentro de Prostay, y una de ellas acaba borrando todas las Reservas que tenga.
Hay tres aspectos que se aplican a todas ellas, y conocerlos hace que el resto de este artículo resulte sencillo.
Nada entra en vigor hoy. Cada una de estas acciones se aplica a partir de su fecha de renovación, que es la fecha que aparece como «Next invoice » en la pantalla «Suscripciones ». Hasta que llegue esa fecha, su hotel seguirá funcionando exactamente igual que hasta ahora.
Conserva lo que ha pagado. Prostay no le retira el acceso que ya ha adquirido. Cancelar a mitad de un periodo no pone fin a su acceso esa misma tarde, ni tampoco se le reembolsa el importe restante.
La cancelación es una solicitud dirigida a Prostay, no un interruptor que se acciona. El cuadro de diálogo de cancelación envía su solicitud al equipo de Prostay, que se encarga de tramitarla. El único control de estas pantallas que da por terminada una suscripción por sí mismo es el interruptor de facturación periódica, razón por la cual aparece antes de la opción de cancelación que se muestra a continuación, en lugar de después de ella.
Dónde se encuentran los controles
Se encuentran en la página de detalles de un único producto, a la que se accede mediante View Details en cualquier fila de la tablaSubscriptions . No existe una versión válida para toda la cuenta de ninguno de ellos, lo que tiene una consecuencia que a menudo se pasa por alto: estas acciones se aplican al producto que ha activado, no a toda su cuenta. La cancelación del Administrador de canales deja el Sistema de gestión de propiedades en funcionamiento y sigue facturándose.
Lo que no puede hacer aquí es cambiar de plan. Cambiar entre los distintos niveles de Prostay, o añadir un producto que aún no tenga, requiere ponerse en contacto con Prostay en lugar de pulsar un botón. Esta pantalla solo modifica las condiciones de algo que ya posee.
Cambiar entre la suscripción mensual y la anual
Change subscription length Se trata de renovar cada mes o cada año. La opción en la que se encuentra actualmente aparece seleccionada al abrirse el menú desplegable, y la indicación que aparece debajo de cada opción señala la fecha de renovación que seguiría a la actual, de modo que pueda ver lo que está eligiendo antes de seleccionarlo.
Envía una solicitud en lugar de realizar el cambio. El botón situado al pie de la pantalla así lo indica, y el menú desplegable confirma posteriormente que su solicitud se ha remitido al equipo de Prostay. Su frecuencia de facturación seguirá siendo la misma hasta que alguien de allí la modifique, lo cual sigue el mismo procedimiento que la cancelación, que se describe a continuación. Planifique en consecuencia si la renovación está próxima: el cambio no anulará la factura por sí solo.
Lea el panel de advertencias antes de tocar las opciones. Si Prostay ha acordado con usted un descuento o cualquier tarifa especial, cambiar la duración de la suscripción lo anula de forma permanente, y nada en esta pantalla podrá restablecerlo. Para ello deberá llamar por teléfono a Prostay; no basta con pulsar un botón. Si tiene una tarifa negociada, llame antes de realizar el cambio.
Si tiene una tarifa estándar, esta es la acción menos drástica de todo el artículo. La facturación anual suele resultar más económica a lo largo de doce meses y supone una sola factura en lugar de doce; la mensual cuesta más en total, pero mantiene su compromiso a corto plazo. Sea cual sea la opción que elija, entrará en vigor a partir de la renovación, y no a mitad del periodo por el que ha pagado.
Desactivar la facturación periódica
La opción «Recurring billing» (Cobrar en la fecha de renovación) parece una preferencia pero no lo es. «On» significa que se realiza el cargo en la tarjeta registrada en su fecha de renovación y la suscripción continúa. «Off» significa que no se realiza el cargo, la suscripción no se renueva y caduca en esa fecha.
La opción «Off» da de baja la suscripción y, tras la fecha de renovación, elimina los datos. El resultado es el mismo que el de la cancelación, y el procedimiento es más adecuado: surte efecto de forma automática, mientras que una solicitud de cancelación debe ser tramitada por un empleado de Prostay. Lea la nota que aparece en «Off » antes de guardar los cambios, ya que es el único lugar de esta pantalla donde se indica que la suscripción se está dando de baja, en lugar de ponerse en pausa.
Además, es reversible hasta la fecha de renovación. Vuelva a activarla antes de esa fecha y no ocurrirá absolutamente nada. Si no está seguro de si va a darse de baja, desactivar la facturación periódica le da tiempo hasta la fecha de renovación para decidir, sin necesidad de presentar una cancelación.
Desactivarla no pausa su suscripción, no reduce su factura ni detiene el cobro correspondiente al periodo en el que ya se encuentra. No existe la opción de pausa en esta pantalla. Si lo que desea es dejar de pagar durante una temporada de menor actividad y volver más adelante, llame a Prostay en lugar de utilizar este interruptor.
Eliminar su última tarjeta
Esta opción no aparece en esta página y, aun así, confunde a los usuarios. Si elimina la única tarjeta de su perfil de facturación , Prostay no tendrá con qué cobrarle, por lo que su renovación fallará y sus facturas quedarán pendientes de pago; las facturas pendientes acabarán por suspender sus productos.
No es una forma de dar de baja el servicio, y es una mala forma de intentarlo: acabará con una cuenta vencida y módulos suspendidos en lugar de una finalización limpia. Si desea dejar de pagar, utilice una de las dos opciones anteriores. Si va a cambiar de tarjeta, añada primero la nueva.
Cancelación
Cancel subscription Se abre un cuadro de diálogo en dos pasos, y ninguno de ellos cancela la suscripción por sí solo. El primer paso es informativo: indica la fecha en la que finaliza su acceso, calculada en función de su periodicidad de facturación. En este momento no se ha enviado nada;Keep subscription le permite salir sin realizar ninguna acción, y Request cancellation le lleva al segundo paso.
En el segundo paso se le pregunta por qué se da de baja y se explica claramente qué sucederá. Los motivos aparecen en forma de casillas de selección y puede marcar más de una, con un campo de texto libre debajo de «Other». Se trata de comentarios dirigidos a Prostay y no modifican en nada la cancelación, por lo que puede marcar tantos como desee.
Send request «Enviar» lo remite. A continuación, el cuadro de diálogo confirma que su solicitud de cancelación se ha enviado al equipo de Prostay y que se pondrán en contacto con usted para tramitarla. Se trata de una solicitud, no de la cancelación en sí. Nadie puede dar de baja una suscripción desde esta pantalla: la solicitud llega a una persona de Prostay, quien se encarga de tramitarla, por lo que su suscripción sigue activa en el momento en que el cuadro de diálogo le da las gracias y permanece activa hasta que la hayan tramitado.
Tras la cancelación
Ocurrirán tres cosas, en este orden, una vez que la cancelación sea efectiva: una vez que Prostay haya tramitado su solicitud, o desde el momento en que desactive la facturación periódica.
- Inmediatamente. El producto deja de estar configurado para renovarse. No cambia nada más . Todos los usuarios pueden seguir iniciando sesión, todas las pantallas siguen funcionando y sus reservas, huéspedes e informes permanecen tal y como los dejó.
- Hasta su fecha de renovación. Mantendrá acceso completo a todo aquello por lo que ha pagado. Este es el plazo para exportar sus datos, y es la razón por la que la advertencia le indica que exporte todo lo que necesite conservar.
- Tras la fecha de renovación. La suscripción finaliza y los datos de su cuenta, los datos de su propiedad y las Reservas se eliminan. Esto no se puede recuperar, ni por su parte ni por parte del servicio de asistencia de Prostay.
Aproveche este plazo en lugar de esperar al último día. Los informes se exportan desde las pantallas de informes; los datos de huéspedes y reservas se pueden exportar desde sus respectivas listas; y las facturas se descargan individualmente desde la pestaña « Invoices ». Un hotel con un año de historial debería dedicar una tarde a esta tarea y realizarla durante la primera semana, en lugar de la última.
Si su propiedad tiene obligaciones legales o fiscales de conservar los registros de reservas durante un determinado número de años, dichas obligaciones no finalizan al terminar su suscripción. La exportación antes de la fecha de eliminación es la única forma de cumplir con ellas.
Si cambia de opinión
Antes de la fecha de renovación, póngase en contacto con Prostay. La cuenta sigue existiendo y todos sus datos siguen ahí, por lo que revertir una cancelación es tan sencillo como mantener una conversación en lugar de tener que volver a configurarlo todo desde cero. No espere: la diferencia entre el día anterior a esa fecha y el día posterior es la diferencia entre una llamada telefónica y empezar de nuevo desde cero.
Si ha desactivado la facturación periódica en lugar de cancelar la suscripción, puede revertir la acción usted mismo volviendo a activarla antes de la fecha de renovación.
¿Quién debe poder realizar estas acciones?
Estas acciones se rigen por dos permisos en Billing & Subscription dentro de los permisos de un rol: Change subscription billing terms se refiere a la duración de la suscripción y al interruptor de facturación periódica, y Cancel the Prostay subscription se refiere al cuadro de diálogo de cancelación. Los controles no aparecen en absoluto para alguien que no disponga de ellos.
La cancelación da por terminada la cuenta del hotel y elimina sus datos. Conceda ese permiso únicamente a quien vaya a firmar el contrato, y a nadie más. Un recepcionista no lo necesita, un responsable de turno tampoco, ni tampoco lo necesita nadie que solo haya venido aquí para descargar una factura.