Trois éléments répartis sur deux onglets
Cet article traite de deux onglets, car à eux deux, ils répondent à une seule question : à qui Prostay adresse-t-il la facture, comment, et qui en est informé ?
Billing Profile contient le nom légal et l’adresse qui figurent sur la facture, ainsi que les cartes sur lesquelles Prostay effectue le prélèvement. Notifications contient la liste des personnes informées par e-mail lorsqu’ un événement concerne votre facture. Ces deux éléments sont délibérément séparés : la personne à qui la facture est adressée et celles qui doivent en prendre connaissance sont rarement les mêmes, en particulier au sein d’un groupe.
Vos coordonnées de facturation
La fiche du haut est celle qui est imprimée sur la facture. Il convient d’y prêter une attention particulière , car une facture sur laquelle figure un nom d’entreprise erroné est une facture pour laquelle votre équipe financière pourrait ne pas être en mesure de récupérer la TVA.
Account name Il s’agit du nom sous lequel Prostay connaît votre organisation, et c’est celui qui apparaît en haut de la facture. Pour un groupe, il s’agit généralement de l’entreprise d’exploitation plutôt que de l’hôtel lui-même.
Billing profile ID Il s’agit de la référence de Prostay pour ce profil. Vous ne pouvez pas la modifier. Veuillez la mentionner lorsque vous contactez le service client au sujet d’un élément figurant sur votre facture.
Le statut indique si le profil est actif. Un profil inactif n’est pas synonyme d’abonnement résilié ; cela signifie que cette identité de facturation n’est actuellement pas utilisée, ce qui n’arrive normalement que lorsqu’un groupe fait l’objet d’une restructuration. Si le vôtre apparaît comme inactif alors que vous ne vous y attendiez pas, contactez Prostay avant votre date de renouvellement.
Billing email Il s’agit de l’adresse unique figurant sur la facture elle-même, en tant que contact pour le compte. Il ne s’agit pas de la liste des personnes recevant des e-mails ; celle-ci se trouve sous «Invoice recipients » (Destinataires de la facture), qui est une liste séparée par des virgules, et l’onglet «Notifications » (Détails du compte) permet de gérer correctement ces informations en associant un nom et une langue à chaque personne.
Invoice attachments indique si une copie PDF de la facture est jointe à ces e-mails. Lorsque cette option est activée, la facture arrive directement dans la boîte de réception, ce qui évite à quelqu’un de devoir se connecter pour la télécharger, ce qui correspond généralement à ce que souhaite un comptable externe.
Billing address Il s’agit de l’adresse postale figurant sur la facture, composée d’un nom de contact, d’un nom d’entreprise, de deux lignes d’adresse, d’une ville, d’un département ou d’une région, d’un pays et d’un code postal. Si votre équipe financière a besoin d’un numéro d’identification fiscale sur la facture, celui-ci n’est pas défini ici ; demandez au service d’assistance de Prostay de l’ajouter au compte.
Modification de ces informations
Edit ouvre les détails dans un volet. Deux champs méritent que l’on s’y attarde un instant.
First name et «Last name » désignent la personne à qui la facture est adressée, et non celle qui la modifie. Indiquez ici la personne chargée de la gestion des paiements, afin qu’une facture arrivant dans une boîte de réception partagée parvienne au bon destinataire.
Invoice recipients permet d’indiquer plusieurs adresses séparées par des virgules. Faites attention aux virgules : une adresse qui se confond avec celle qui la précède ne recevra rien et rien ne vous le signalera. Dans la mesure du possible, utilisez plutôt l’ onglet «Notifications », qui valide une adresse à la fois.
Les modifications prennent effet dès la prochaine facture émise, et non de manière rétroactive. Une facture déjà émise conserve les informations avec lesquelles elle a été émise, ce qui est conforme aux pratiques comptables et peut parfois surprendre.
Modes de paiement
Chaque carte enregistrée affiche sa marque, ses quatre derniers chiffres, le nom du titulaire et la date d’expiration. Prostay ne vous communique jamais le numéro complet, c’est pourquoi vous ne pouvez pas vérifier une carte en la lisant ici ; vérifiez-la à l’aide de ses quatre derniers chiffres et de sa date d’expiration.
Le badge « Par défaut » désigne la carte que Prostay débite à la date de renouvellement. Une seule carte en est dotée. L’ajout d’une carte et le fait de cocher la case « Par défaut » déplacent le badge plutôt que d’en ajouter un deuxième.
Le badge « Statut » situé à droite est déterminé en fonction de la date d’expiration. Active signifie « utilisable ». «Expiring soon » signifie que la carte expire dans les deux prochains mois, ce qui vous invite à ajouter la carte de remplacement avant qu’un paiement ne soit refusé. « Expired » signifie que le prélèvement ne pourra pas être effectué du tout, et s’il s’agit également de la carte par défaut, votre prochain renouvellement échouera.
L’expiration d’une carte est la raison la plus courante pour laquelle un compte en règle affiche soudainement une facture en souffrance, et cela peut être entièrement évité : les banques réémettent les cartes selon un calendrier que vous connaissez à l’avance.
Ajouter une carte
Add payment method ouvre un menu déroulant comportant cinq champs.
- Cardholder name tel qu’il figure sur la carte. Sur une carte d’entreprise, il s’agit souvent du nom de l’entreprise plutôt que de celui d’une personne, et il doit correspondre à la carte plutôt qu’à votre profil de facturation.
- Card number : le long numéro figurant au recto.
- Expiry month etExpiry year , la date figurant au recto de la carte. Prostay utilise ces informations pour déterminer le statut du badge ; ainsi, une erreur concernant l’année peut faire apparaître une carte valide comme périmée.
- Le CVC , le code de sécurité court, composé de trois chiffres sur la plupart des cartes et de quatre sur les cartes American Express.
Set as default payment method Cela désigne la carte sur laquelle Prostay effectuera les prélèvements à partir de maintenant. Laissez cette case décochée pour conserver une carte enregistrée en réserve sans modifier le mode de paiement utilisé aujourd’hui.
La procédure recommandée lors du remplacement d’une carte est la suivante : ajouter la nouvelle carte, la définir comme carte par défaut, puis supprimer l’ancienne. Si vous procédez dans l’ordre inverse, il y aura une période pendant laquelle aucun prélèvement ne pourra être effectué.
Supprimer une carte, puis la dernière
L’icône de la corbeille sur une carte permet de la supprimer, après vous avoir demandé votre confirmation. La suppression d’une carte de réserve ne modifie en rien le montant de vos paiements : la carte par défaut est débitée comme auparavant.
La suppression de la seule carte enregistrée sur le compte est une action différente, bien qu’elle s’effectue à l’aide du même bouton. En l’absence de carte enregistrée, Prostay ne dispose d’aucun moyen de prélèvement, votre abonnement ne sera donc pas renouvelé et vos factures resteront impayées jusqu’à ce que vous en ajoutiez une autre. Le message de confirmation vous en informe lorsque vous vous trouvez dans cette situation. Si vous changez de carte plutôt que d’interrompre les paiements, ajoutez d’abord la nouvelle carte.
Qui reçoit l’e-mail de facturation
Voici les personnes à qui Prostay envoie des e-mails concernant votre facture : factures émises, paiements encaissés, paiements ayant échoué, et tout ce qui nécessite une intervention de votre part pour maintenir un abonnement actif.
Il est important de veiller à l’exactitude de cette liste, car les e-mails qu’elle reçoit constituent une alerte précoce concernant tout ce qui touche à vos factures et à leur paiement . Un établissement dont le seul destinataire de la facturation est un gestionnaire parti l’année dernière ne prendra connaissance d’un refus de carte qu’au moment où un module se mettra automatiquement en suspension.
Ajoutez au moins deux personnes, et désignez l’une d’entre elles comme adresse de rôle, par exemple une boîte de réception comptable plutôt qu’un particulier, afin que la liste reste valable même si quelqu’un change de poste.
Les champs de destinataire
Add recipient ouvre un menu déroulant comportant cinq champs.
- Le champ « Nom » est une étiquette destinée à votre usage personnel, afin que la liste s’affiche sous forme de personnes et de rôles plutôt que d’adresses. Une adresse telle queAccounts Payable est plus utile ici que le nom d’une personne.
- Email address C’est là que l’e-mail de facturation est envoyé.
- Alternate email address Il s’agit d’une deuxième adresse facultative pour le même destinataire, mise en copie sur les mêmes e-mails. Utilisez-la pour une adresse personnelle en complément d’une boîte de réception partagée, plutôt que pour une autre personne, qui doit figurer dans une ligne distincte.
- Preferred language Définit la langue dans laquelle les e-mails de facturation sont rédigés pour ce destinataire. Ce paramètre est individuel ; ainsi, un propriétaire francophone et un comptable anglophone peuvent chacun recevoir un e-mail dans leur propre langue concernant la même facture.
- Le statut permet d’activer ou de désactiver ce destinataire. La désactivation d’une personne conserve la ligne afin que vous puissiez la réactiver ultérieurement, ce qui est particulièrement utile pour un comptable saisonnier. La suppression de cette personne efface la ligne.
Paramètres de notifications
Notification Settings contiennent des paramètres qui s’appliquent à tous les destinataires à la fois plutôt qu’à un seul d’entre eux.
Attach invoice PDF inclut une copie de la facture dans les e-mails de facturation. Lorsque cette option est désactivée, les destinataires reçoivent une notification et doivent se connecter pour télécharger la facture, ce qui convient au personnel mais s'avère peu pratique pour un comptable externe ne disposant d’aucun identifiant Prostay. Si l’un des destinataires de votre liste n’appartient pas à l’hôtel, activez cette option.
La suppression d’un destinataire nécessite une confirmation préalable et prend effet immédiatement : celui-ci ne recevra plus aucun e-mail à partir du prochain envoi. Cela n’affecte pas le champ « Invoice recipients » du profil de facturation, qui correspond à une liste distincte ; par conséquent, si vous supprimez une personne ayant quitté l’établissement, vérifiez les deux listes.