Lesen Sie dies zuerst
Alles in diesem Artikel hat Auswirkungen darauf, was Ihr Hotel bezahlt oder ob es sein Konto behält. Drei der vier Maßnahmen können innerhalb von Prostay nicht rückgängig gemacht werden, und eine davon löscht letztendlich alle Ihre Reservierungen.
Drei Fakten gelten für alle diese Maßnahmen, und wenn Sie diese kennen, wird der Rest dieses Artikels leicht verständlich.
Nichts tritt heute in Kraft. Jede dieser Maßnahmen wird an Ihrem Verlängerungsdatum wirksam, das als „Next invoice “ auf dem Bildschirm „Abonnements“ angezeigt wird. Bis dieses Datum erreicht ist, funktioniert Ihr Hotel genau wie bisher.
Sie behalten das, wofür Sie bezahlt haben. Prostay entzieht Ihnen keinen Zugang, den Sie bereits erworben haben. Eine Kündigung während eines Abrechnungszeitraums beendet Ihren Zugang nicht noch am selben Nachmittag, und es erfolgt auch keine Rückerstattung des Restbetrags.
Eine Kündigung ist eine Anfrage an Prostay, kein Schalter, den Sie einfach umlegen. Der Kündigungsdialog sendet Ihre Anfrage an das Team von Prostay, das diese dann bearbeitet. Die einzige Steuerungsfunktion auf diesen Bildschirmen, die ein Abonnement eigenständig beendet, ist der Schalter für die wiederkehrende Abrechnung; deshalb erscheint er unten vor der Kündigungsoption und nicht danach.
Wo sich die Steuerelemente befinden
Sie befinden sich auf der Detailseite eines einzelnen Produkts, die Sie über „ View Details “ in einer beliebigen Zeile der Tabelle „Subscriptions “ aufrufen können. Es gibt keine kontoweite Version für diese Steuerelemente, was eine Konsequenz hat, die oft übersehen wird: Diese Aktionen gelten für das von Ihnen eröffnete Produkt, nicht für Ihr gesamtes Konto. Wenn Sie den Kanal-Manager kündigen, läuft das Immobilienverwaltungs-System weiter und wird weiterhin abgerechnet.
Was Sie hier nicht tun können, ist, den Tarif zu wechseln. Der Wechsel zwischen den Tarifstufen von Prostay oder das Hinzufügen eines Produkts, das Sie noch nicht besitzen, erfolgt im Gespräch mit Prostay und nicht per Schaltfläche. Dieser Bildschirm dient lediglich dazu, die Bedingungen für etwas zu ändern, das Sie bereits besitzen.
Wechsel zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung
Change subscription length Es geht um die Verlängerung alle Monate oder jedes Jahr. Die Option, die Sie derzeit nutzen, ist ausgewählt, wenn sich die Ausklappleiste öffnet, und der Hinweis unter jeder Option nennt das Verlängerungsdatum, das auf Ihr aktuelles Datum folgen würde, sodass Sie sehen können, wofür Sie sich entscheiden, bevor Sie die Auswahl treffen.
Es wird eine Anfrage gesendet, anstatt die Änderung direkt vorzunehmen. Die Schaltfläche am Fuß des Bildschirms weist darauf hin, und das Menü bestätigt anschließend, dass Ihre Anfrage an das Team von Prostay weitergeleitet wurde. Ihre Abrechnungshäufigkeit bleibt so, wie sie war, bis jemand dort die Änderung vornimmt – dies entspricht der Vorgehensweise bei einer Kündigung (siehe unten). Planen Sie entsprechend, falls eine Verlängerung kurz bevorsteht: Die Änderung allein hat keinen Einfluss auf die bereits ausgestellte Rechnung. Allein.
Lesen Sie den Warnhinweis, bevor Sie die Optionen auswählen. Falls Prostay mit Ihnen einen Rabatt oder einen Sonderpreis vereinbart hat, wird dieser durch eine Änderung der Abonnementlaufzeit dauerhaft beendet, und nichts auf diesem Bildschirm kann dies rückgängig machen. Dazu ist ein Anruf bei Prostay erforderlich, nicht die Betätigung einer Schaltfläche. Falls Sie einen ausgehandelten Tarif nutzen, rufen Sie bitte an, bevor Sie die Änderung vornehmen.
Wenn Sie den Standardtarif nutzen, ist dies die harmloseste Maßnahme in diesem Artikel. Die jährliche Rechnungsstellung ist über zwölf Monate hinweg in der Regel kostengünstiger und bedeutet eine Rechnung anstelle von zwölf; die monatliche Rechnungsstellung ist insgesamt teurer, verkürzt jedoch Ihre Vertragslaufzeit . Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, tritt die Änderung erst bei der Verlängerung in Kraft und nicht vorzeitig während des von Ihnen bezahlten Zeitraums.
Deaktivierung der wiederkehrenden Abrechnung
Der Schalter „Recurring billing“ sieht wie eine Einstellung aus, ist es aber nicht. „On“ bedeutet, dass die hinterlegte Karte an Ihrem Verlängerungsdatum belastet wird und das Abonnement fortgesetzt wird. „Off“ bedeutet, dass keine Belastung erfolgt, das Abonnement nicht verlängert wird und an diesem Datum ausläuft.
Die Option „Aus“ beendet das Abonnement und löscht die Daten nach dem Verlängerungsdatum. Das Ergebnis ist dasselbe wie bei einer Kündigung, und der Weg dorthin ist besser: Es tritt von selbst in Kraft, während eine Kündigungsanfrage bei Prostay auf eine Bearbeitung wartet. Lesen Sie den Hinweis unter „Off “, bevor Sie die Änderung speichern, da dies die einzige Stelle auf diesem Bildschirm ist, an der angegeben wird, dass das Abonnement beendet und nicht nur pausiert wird.
Es ist zudem bis zum Verlängerungsdatum rückgängig zu machen. Schalten Sie es vor diesem Datum wieder ein, und es geschieht überhaupt nichts. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie aussteigen möchten, verschafft Ihnen das Deaktivieren der wiederkehrenden Abrechnung Zeit bis zum Verlängerungsdatum, um sich zu entscheiden, ohne eine Kündigung einzureichen.
Das Deaktivieren führt weder zu einer Unterbrechung Ihres Abonnements noch zu einer Reduzierung Ihrer Rechnung oder zu einem Stopp der Rechnungsstellung für den bereits laufenden Zeitraum. Auf diesem Bildschirm gibt es keine Pausierfunktion. Wenn Sie lediglich während einer ruhigen Saison keine Zahlungen leisten und später wieder einsteigen möchten, wenden Sie sich bitte telefonisch an Prostay, anstatt diesen Schalter zu verwenden.
Entfernen Ihrer letzten Karte
Dieser Punkt ist nicht auf dieser Seite aufgeführt, führt jedoch häufig zu Problemen. Wenn Sie die einzige Karte aus Ihrem Abrechnungsprofil entfernen, kann Prostay nichts mehr abbuchen, sodass Ihre Verlängerung fehlschlägt und Ihre Rechnungen unbezahlt bleiben – und unbezahlte Rechnungen führen schließlich zur Sperrung Ihrer Produkte.
Dies ist kein Weg zur Kündigung und zudem eine schlechte Vorgehensweise: Sie erhalten am Ende ein überfälliges Konto und gesperrte Module statt eines sauberen Abschlusses. Wenn Sie die Zahlungen einstellen möchten, nutzen Sie einen der beiden oben genannten Wege. Wenn Sie die Karte wechseln, fügen Sie zuerst die neue hinzu.
Kündigung
Cancel subscription Es öffnet sich ein Dialog in zwei Schritten, und keiner der beiden Schritte beendet das Abonnement von sich aus. Schritt eins dient der Information: Er nennt das Datum, bis zu dem Ihr Zugang gültig ist, berechnet anhand Ihrer Abrechnungsfrequenz. Zu diesem Zeitpunkt wurde noch nichts übermittelt;Keep subscription führt zu keiner Aktion, und Request cancellation leitet Sie zu Schritt zwei weiter.
In Schritt zwei werden Sie gefragt, warum Sie den Dienst kündigen, und es wird klar dargelegt, was geschieht. Die Gründe sind Auswahlfelder, und Sie können mehr als eines ankreuzen; darunter befindet sich ein Freitextfeld unter „Other“. Diese Angaben dienen als Feedback an Prostay und haben keinen Einfluss auf die Kündigung selbst; Sie können also so viele oder so wenige ankreuzen, wie Sie möchten.
Send request „Absenden“ bestätigt. Der Dialog bestätigt anschließend, dass Ihr Kündigungsantrag an das Team von Prostay gesendet wurde und dass man sich mit Ihnen in Verbindung setzen wird, um ihn zu bearbeiten. Dies ist ein Antrag, nicht die Kündigung. Niemand kann ein Abonnement über diesen Bildschirm kündigen: Die Anfrage erreicht einen Mitarbeiter bei Prostay, der sie bearbeitet; Ihr Abonnement ist also in dem Moment noch aktiv, in dem sich der Dialog bei Ihnen bedankt, und bleibt aktiv, bis die Bearbeitung abgeschlossen ist.
Nach Ihrer Kündigung
Sobald die Kündigung tatsächlich wirksam ist, geschehen drei Dinge in dieser Reihenfolge: nachdem Prostay Ihre Anfrage bearbeitet hat oder ab dem Moment, in dem Sie die wiederkehrende Abrechnung deaktivieren.
- Sofort. Die automatische Verlängerung der Produkte wird deaktiviert. Sonst ändert sich nichts weiteres. Jeder Nutzer kann sich weiterhin anmelden, alle Bildschirme funktionieren nach wie vor, und Ihre Reservierungen, Gäste und Berichte befinden sich alle noch dort, wo Sie sie hinterlassen haben.
- Bis zu Ihrem Verlängerungsdatum. Sie behalten den uneingeschränkten Zugriff auf alles, wofür Sie bezahlt haben. Dies ist der Zeitraum, in dem Sie Ihre Daten sichern können, und genau aus diesem Grund wird Ihnen in der Warnmeldung empfohlen, alles zu exportieren, was Sie aufbewahren möchten.
- Nach Ihrem Verlängerungsdatum. Das Abonnement endet und Ihre Kontodaten, Objektdaten sowie Reservierungen werden gelöscht. Diese Daten können weder von Ihnen noch vom Prostay-Support wiederhergestellt werden.
Nutzen Sie dieses Zeitfenster und warten Sie nicht bis zum letzten Tag. Berichte lassen sich über die Berichtsansichten exportieren, Gäste- und Reservierungsdaten können aus den entsprechenden Listen exportiert werden, und Rechnungen können einzeln über die Registerkarte „ Invoices “ heruntergeladen werden. Ein Hotel mit einem Jahr Datenhistorie sollte sich hierfür einen Nachmittag Zeit nehmen und dies eher in der ersten Woche als in der letzten tun.
Falls Ihr Objekt gesetzlich oder bei Steuern verpflichtet ist, Buchungsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, enden diese Verpflichtungen nicht mit dem Ablauf Ihres Abonnements. Nur ein Export vor dem Löschdatum erfüllt diese Anforderungen.
Falls Sie Ihre Meinung ändern
Wenden Sie sich vor Ihrem Verlängerungstermin an Prostay. Das Konto existiert weiterhin und alle Daten sind noch vorhanden, sodass die Rücknahme einer Kündigung eher ein Gespräch als ein Neuaufbau ist. Warten Sie nicht: Der Unterschied zwischen dem Tag vor diesem Termin und dem Tag danach ist der Unterschied zwischen einem Telefonanruf und einem Neuanfang bei Null.
Falls Sie die wiederkehrende Abrechnung deaktiviert haben, anstatt zu kündigen, können Sie dies selbst rückgängig machen, indem Sie sie vor dem Verlängerungsdatum wieder aktivieren.
Wer sollte dazu berechtigt sein?
Diese Aktionen werden durch zwei Berechtigungen unter „ Billing & Subscription “ in den Berechtigungen einer Rolle geregelt: „Change subscription billing terms “ umfasst die Abonnementlaufzeit und den Schalter für die wiederkehrende Abrechnung, und „Cancel the Prostay subscription “ umfasst den Kündigungsdialog. Ohne diese Berechtigungen werden die Steuerelemente überhaupt nicht angezeigt.
Durch die Kündigung wird das Konto des Hotels beendet und dessen Daten werden gelöscht. Erteilen Sie diese Berechtigung ausschließlich der Person, die den Vertrag unterzeichnen würde, und niemandem sonst. Eine Rezeptionistin benötigt sie nicht, ein Dienstleiter benötigt sie nicht, und ebenso wenig benötigt sie jemand, der lediglich hierhergekommen ist, um eine Rechnung herunterzuladen.