Legga prima questo
Tutto ciò che è contenuto in questo articolo influisce su quanto il Suo hotel paga o sulla possibilità che mantenga il proprio conto. Tre delle quattro azioni non possono essere annullate dall’interno di Prostay, e una di esse finisce per cancellare tutte le prenotazioni in suo possesso.
Tre aspetti sono comuni a tutte queste azioni e conoscerli rende il resto di questo articolo di facile comprensione.
Nessuna di queste modifiche ha effetto a partire da oggi. Ciascuna di queste azioni avrà effetto a partire dalla Sua data di rinnovo, ovvero la data indicata come Next invoice nella schermata «Abbonamenti ». Fino a tale data, il Suo hotel funzionerà esattamente come prima.
Manterrà ciò per cui ha pagato. Prostay non vi revoca l’accesso che ha già acquistato. La cancellazione a metà di un periodo non interrompe il Suo accesso già quel pomeriggio, né comporta il rimborso della quota residua.
La cancellazione è una richiesta inviata a Prostay, non un semplice interruttore da azionare. La finestra di dialogo di cancellazione invia la Sua richiesta al team di Prostay, che provvederà a evaderla. L’unico comando presente in queste schermate che interrompe autonomamente un abbonamento è l’interruttore della fatturazione ricorrente; ecco perché appare prima dell’opzione di cancellazione qui sotto, anziché dopo di essa.
Dove si trovano i comandi
Si trovano nella pagina dei dettagli di un singolo prodotto, accessibile tramite View Details su qualsiasi riga della tabellaSubscriptions . Non esiste una versione a livello di account per nessuno di essi, il che comporta una conseguenza spesso trascurata: queste azioni si applicano al prodotto che ha attivato, non all’intero account. La cancellazione del Gestore Canale lascia attivo e in fatturazione il Sistema di Gestione Proprietà.
Ciò che non è possibile fare in questa schermata è modificare il piano. Passare da un livello all’altro di Prostay, o aggiungere un prodotto che non si possiede già, richiede un contatto con Prostay piuttosto che la semplice selezione di un pulsante. Questa schermata modifica solo i termini di qualcosa che già possedete.
Passaggio dal piano mensile a quello annuale
Change subscription length Si tratta di rinnovare ogni mese o ogni anno. L’opzione attualmente selezionata viene visualizzata all’apertura del menu a tendina, e il suggerimento sotto ciascuna opzione indica la data di rinnovo che seguirebbe a quella attuale, in modo da poter vedere cosa si sta scegliendo prima di effettuare la selezione.
Invia una richiesta anziché effettuare la modifica. Il pulsante in basso lo indica, e il pannello di selezione conferma in seguito che la Sua richiesta è stata inoltrata al team di Prostay. La frequenza di fatturazione rimane quella precedente fino a quando qualcuno non provvederà ad aggiornarla, secondo le stesse modalità previste per la cancellazione, descritte di seguito. Si consiglia di pianificare di conseguenza se il rinnovo è imminente: la modifica non avrà effetto sulla fattura in sé.
Legga il riquadro di avvertenza prima di selezionare le opzioni. Se Prostay ha concordato con Lei uno sconto o una tariffa speciale, la modifica della durata dell’abbonamento lo interrompe in modo definitivo e nulla in questa schermata potrà ripristinarlo. A tal fine è necessaria una telefonata a Prostay, non la semplice pressione di un pulsante. Se beneficia di una tariffa negoziata, effettui la chiamata prima di apportare la modifica.
Se si applica la tariffa standard, questa è l’operazione meno impegnativa descritta nell’articolo. La fatturazione annuale di solito costa meno nell’arco di dodici mesi e comporta una sola fattura anziché dodici; quella mensile costa di più in totale, ma mantiene il Suo impegno più breve. Qualunque opzione scelga, la modifica avrà effetto a partire dal rinnovo, piuttosto che a metà del periodo per cui ha già pagato.
Disattivare la fatturazione ricorrente
L’opzione “Recurring billing” (Abbonamento a tempo determinato) sembra un’impostazione ma non lo è. “On” (Abbonamento a tempo determinato) significa che la carta registrata viene addebitata alla data di rinnovo e l’abbonamento prosegue. “Off” (Abbonamento a tempo determinato) significa che non viene effettuato alcun addebito, l’abbonamento non viene rinnovato e scade in quella data.
L’opzione «Off» interrompe l’abbonamento e, dopo la data di rinnovo, cancella i dati. Il risultato è lo stesso della cancellazione, ma la procedura è migliore: entra in vigore automaticamente, mentre una richiesta di cancellazione richiede l’intervento di un operatore di Prostay. Legga il suggerimento riportato sotto «Off » prima di salvare, poiché è l’unico punto in questa schermata che specifica che l’abbonamento viene interrotto anziché sospeso.
È inoltre reversibile fino alla data di rinnovo. Riattivatelo prima di tale data e non accadrà assolutamente nulla. Se non è sicuro di voler disdire, disattivare la fatturazione ricorrente vi concede tempo fino alla data di rinnovo per decidere, senza dover inviare una richiesta di cancellazione.
Disattivarla non mette in pausa il Suo abbonamento, non riduce l’importo della fattura né blocca l’emissione della fattura per il periodo già in corso. In questa schermata non è prevista alcuna opzione di pausa. Se desidera interrompere i pagamenti durante una stagione di minor afflusso per poi riprendere il servizio, contatti Prostay anziché utilizzare questa opzione.
Rimozione dell’ultima carta
Questa opzione non è presente in questa pagina, ma crea comunque confusione. Rimuovere l’unica carta dal proprio profilo di fatturazione non lascia a Prostay alcun mezzo per addebitare l’importo, pertanto il rinnovo non va a buon fine e le fatture rimangono insolute; le fatture insolute finiscono per sospendere i Suoi prodotti.
Non si tratta di un metodo per disdire l’abbonamento, ed è un modo sbagliato di procedere: si ritroverà con un conto in arretrato e moduli sospesi anziché una conclusione in regola. Se desiderate smettere di pagare, utilizzate una delle due procedure sopra indicate. Se state cambiando carta, aggiungete prima quella nuova.
Disdetta
Cancel subscription Si apre una finestra di dialogo in due fasi, e nessuna delle due fasi interrompe di per sé l’abbonamento. La prima fase è informativa: indica la data di scadenza del Suo accesso, calcolata in base alla Sua frequenza di fatturazione. A questo punto non è stata inviata alcuna richiesta;Keep subscription consente di uscire senza effettuare alcuna operazione, mentre Request cancellation La reindirizza alla seconda fase.
La fase due chiede il motivo della Sua disdetta e illustra chiaramente cosa accadrà. I motivi sono caselle di selezione e può spuntarne più di uno, con una casella di testo libero sotto «Other». Si tratta di un feedback per Prostay e non modifica in alcun modo la disdetta, quindi spuntatene quanti ne desiderate.
Send request "Invia" invia la richiesta. La finestra di dialogo conferma quindi che la Sua richiesta di cancellazione è stata inviata al team di Prostay e che vi contatteranno per elaborarla. Si tratta di una richiesta, non della cancellazione vera e propria. Nessuno può disdire un abbonamento da questa schermata: la richiesta viene inoltrata a un addetto di Prostay, che provvederà a evaderla; pertanto, il Suo abbonamento rimane attivo nel momento in cui la finestra di dialogo Le ringrazia e rimane attivo fino a quando non sarà stata elaborata.
Dopo la disdetta
Una volta che la cancellazione è effettivamente in vigore, si verificano tre cose, in questo ordine: dopo che Prostay ha dato seguito alla Sua richiesta, o dal momento in cui disattivate la fatturazione ricorrente.
- Immediatamente. Il prodotto non viene più impostato per il rinnovo. Nient’altro cambia. Ogni utente può continuare ad accedere, tutte le schermate funzionano ancora e le Sue prenotazioni, gli ospiti e i rapporti sono tutti dove li ha lasciati.
- Fino alla data di rinnovo. Manterrà pieno accesso a tutto ciò per cui ha pagato. Questo è il periodo a Sua disposizione per estrarre i dati, ed è il motivo per cui l’ avviso vi invita a esportare tutto ciò che desiderate conservare.
- Dopo la data di rinnovo. L’abbonamento termina e i dati del Suo account, i dati della Struttura e le Prenotazioni vengono eliminati. Non è possibile recuperarli, né da parte Sua né tramite l’assistenza Prostay.
Approfittate di questo periodo piuttosto che attendere l’ultimo giorno. I rapporti si esportano dalle schermate dedicate, i dati relativi agli ospiti e alle prenotazioni possono essere esportati dai rispettivi elenchi, mentre le fatture si scaricano singolarmente dalla scheda “ Invoices ”. Un hotel con un anno di cronologia dovrebbe dedicare un pomeriggio a questa operazione e dovrebbe effettuarla nella prima settimana piuttosto che nell’ultima.
Se la Sua struttura ha obblighi legali o fiscali di conservare i registri delle prenotazioni per un certo numero di anni, tali obblighi non cessano con la scadenza del Suo abbonamento. L’esportazione prima della data di cancellazione è l’unico modo per adempiere a tali obblighi.
Se dovesse cambiare idea
Prima della data di rinnovo, contattate Prostay. L’account esiste ancora e tutti i suoi dati sono ancora presenti, quindi annullare una cancellazione è una semplice comunicazione piuttosto che una ricostruzione. Non aspettate: la differenza tra il giorno prima di quella data e il giorno dopo è la differenza tra una telefonata e ricominciare da zero.
Se ha disattivato la fatturazione ricorrente anziché disdire l’abbonamento, può annullare tale operazione autonomamente riattivandola prima della data di rinnovo.
Chi dovrebbe essere autorizzato a eseguire queste operazioni
Queste azioni sono regolate da due autorizzazioni presenti in Billing & Subscription tra le autorizzazioni di un ruolo: Change subscription billing terms riguarda la durata dell’abbonamento e l’attivazione/disattivazione della fatturazione ricorrente, mentre Cancel the Prostay subscription riguarda la finestra di dialogo di cancellazione. I controlli non vengono visualizzati affatto da chi non dispone di tali autorizzazioni.
La cancellazione comporta la chiusura dell’account dell’hotel e l’eliminazione dei relativi dati. Conceda tale autorizzazione esclusivamente a chi firmerà il contratto e a nessun altro. Un addetto alla reception non ne ha bisogno, un responsabile di turno non ne ha bisogno, né chiunque sia venuto qui solo per scaricare una fattura.