Können wir jeden Computer im Hotel mit einer PIN sichern?

Sie können mehr als einem Rechner vertrauen, und ein Hotel mit zwei Rezeptionen oder einem Backoffice wird dies auch tun wollen. Gehen Sie dabei bewusst vor. Jeder vertrauenswürdige Rechner ist ein Ort, an dem lediglich sechs Ziffern zwischen einer Person und einer angemeldeten Prostay-Sitzung stehen. Vertrauen Sie daher den Computern, an denen Ihre Mitarbeiter tatsächlich arbeiten, und entfernen Sie diejenigen, die bewegt werden oder das Gebäude verlassen.

Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen. Was tun wir mit dessen PIN?

Deaktivieren Sie das Konto genau so, wie Sie es bei jedem anderen auch tun würden. Dadurch wird verhindert, dass sich die betreffende Person an der Rezeption oder anderswo anmelden kann. Der Befehl „ Clear PIN “ allein entfernt lediglich die PIN, lässt das Konto jedoch weiterhin über einen E-Mail-Link für die Anmeldung freigeschaltet.

Kann ein Manager die PIN einer anderen Person einsehen?

Nein, und Prostay kann dies ebenfalls nicht. PINs werden in einer Weise verschlüsselt gespeichert, die nicht rückverwandelt werden kann. Ein Manager kann eine PIN durch eine temporäre PIN ersetzen, die der Inhaber dann ändern muss, und Prostay benachrichtigt ihn per E-Mail darüber.

Benötigen PIN-Nutzer eine Authentifizierungs-App oder Backup-Codes?

Nein. Ein PIN-Benutzer wird lediglich nach der PIN gefragt und nach nichts anderem. Deshalb ist der Warnhinweis am Anfang dieses Artikels so wichtig: Außerhalb der Rezeption ist ein per E-Mail versendeter Anmeldelink das Einzige, was zwischen einer Person und diesem Konto steht.

Reichen sechs Ziffern wirklich aus?

Für sich allein genommen wäre dies nicht der Fall. Es ist jedoch nicht für sich allein: Die PIN funktioniert nur auf einem Computer, dem ein Manager vertraut hat, und nach fünf falschen Versuchen wird das Konto für fünfzehn Minuten gesperrt, sodass das Erraten der PIN nicht praktikabel ist. Prostay lehnt zudem die naheliegenden Möglichkeiten ab und speichert PINs in einem Format, das so konzipiert ist, dass Angriffe darauf selbst bei einem Diebstahl der Datenbank zeitaufwendig und kostspielig sind.

Gemeinsam genutzte Rechner an der Rezeption und Anmeldung per PIN

Diese Funktion ist in jedem Objekt deaktiviert, bis sie von jemandem aktiviert wird, und die meisten Hotels sollten sie deaktiviert lassen. Die gewöhnliche Anmeldung, ein Passkey auf einem persönlichen Gerät, ist die Standardeinstellung und wird empfohlen. Lesen Sie nur weiter, wenn die Beschreibung unten eindeutig auf Ihre Rezeption zutrifft.

Für wen dies bestimmt ist

In einigen Hotels ist es dem Personal an der Rezeption nicht gestattet, während der Schicht Mobiltelefone bei sich zu tragen, und es gibt nur einen Computer, den vier Personen im Laufe eines Tages gemeinsam nutzen. Dies weicht in zweierlei Hinsicht von der üblichen Vorgehensweise ab: Ein Passkey setzt ein Gerät voraus, das einer bestimmten Person gehört, und eine Authentifizierungs-App setzt ein Mobiltelefon in Reichweite voraus. Beides trifft an diesem Schalter nicht zu.

Für solche Objekte registriert ein Manager den Computer einmalig. Danach zeigt der Computer anstelle des üblichen E-Mail-Formulars eine Namensliste und eine Tastatur an, und jede Person meldet sich mit ihrer eigenen sechsstelligen PIN an. Jeder meldet sich weiterhin unter seinem eigenen Namen an, sodass das Aktivitätsprotokoll und alle Berechtigungen genau wie zuvor funktionieren.

Einmalige Aktivierung

All dies finden Sie in Ihrem eigenen Profil auf der Registerkarte „ Security and sign-in “ unter „Shared front-desk computers “. Es ist nur für Eigentümer und Administratoren sichtbar; wenn Sie es also nicht sehen können, sind Sie nicht die Person, die diese Einstellung vornimmt.

Prostay nummeriert die Schritte auf dem Bildschirm, und es gibt einen vierten Schritt, der nicht nummeriert ist, da es sich lediglich um das Abmelden handelt.

Schritt	Funktion
1. Turn on PIN sign-in for this property	Aktiviert die Funktion für das gesamte Objekt. Für niemanden ändert sich vorerst etwas.
2. Trust the front-desk computer	Führen Sie dies am Rechner an der Rezeption durch, in dem Browser, den die Mitarbeiter tatsächlich nutzen werden. Geben Sie der Funktion einen Namen, den Sie in einer Liste wiedererkennen würden. Wenn Sie einem bereits als vertrauenswürdig eingestuften Browser vertrauen, wird die Funktion umbenannt, anstatt einen Duplikat-Eintrag hinzuzufügen.
3. Each person chooses their PIN	Die Mitarbeiter richten ihre eigenen Konten ein. Wer sich normalerweise anmelden kann, wird lediglich nach einer PIN gefragt, sonst nichts. Wer dies nicht kann, benötigt eine temporäre PIN von Ihnen; dies wird weiter unten erläutert.
4. Übergeben Sie den Rechner	Melden Sie sich ab. Wenn Sie dem Computer vertrauen, bleiben Sie absichtlich angemeldet, da der Computer erst dann nutzbar ist, wenn die Mitarbeiter über PINs verfügen. Erst durch das Abmelden wird die Tastatur auf dem Bildschirm angezeigt.

Was die Mitarbeiter am Schreibtisch tun

Auf einem vertrauenswürdigen Computer wird der Anmeldebildschirm durch einen „ Shared terminal “-Bildschirm ersetzt, auf dem gefragt wird: „Who is signing in? “. Die Person wählt ihren Namen aus und gibt dann sechs Ziffern auf einem Tastenfeld ein, das groß genug ist, um es ohne Blick auf die Maus zu bedienen.

Beim ersten Mal verfügt die Person noch nicht über eine PIN. Jemand, der sich auch auf herkömmliche Weise anmelden kann, sollte dies einmal von einem beliebigen Rechner aus tun; daraufhin fordert Prostay diese Person lediglich auf, sich über „Choose your own PIN“ anzumelden – sonst nichts. Keine Authentifizierungs-App, keine Backup-Codes, kein Passkey. Für alle, die sich überhaupt nicht anmelden können, vergibt ein Vorgesetzter eine vorübergehende PIN.

Das spätere Ändern einer PIN erfolgt an derselben Stelle wie alles andere: auf der Registerkarte „ Security and sign-in “ im eigenen Profil unter „Change PIN “. Dort wird zunächst die aktuelle PIN abgefragt, und die bereits verwendete PIN wird nicht akzeptiert.

Jemandem eine vorübergehende PIN zuweisen

Rufen Sie unterUsers die betreffende Person auf und suchen Sie den Punkt „ Front-desk PIN “. Unter „Set a temporary PIN “ können Sie sechs Ziffern eingeben und diese weitergeben. Dies ist für neue Mitarbeiter an einem Schreibtisch ohne Postfach oder für Personen gedacht, die ihre PIN mitten in einer Schicht vergessen haben und nun weiterarbeiten müssen.

Eine von Ihnen festgelegte PIN öffnet die Tür genau einmal. Wenn sich diese Person das nächste Mal anmeldet, fordert Prostay sie auf, eine eigene PIN zu wählen, bevor sie irgendetwas tun darf, und akzeptiert die von Ihnen vergebene PIN nicht. Prostay sendet außerdem eine E-Mail an den Kontoinhaber, um ihn darüber zu informieren, dass Sie dies getan haben, und sowohl Ihre Aktion als auch die Änderung werden im Aktivitätsprotokoll erfasst.

Dies ist beabsichtigt und sollte Managern, die dies als unpraktisch empfinden, näher erläutert werden. Eine PIN, die jemand anderes kennt, ist eine PIN, mit der sich nicht nachweisen lässt, wer am Schreibtisch stand – und genau dieses Wissen ist der einzige Grund, warum man Personen überhaupt separate PINs zuweist. Es gibt keine Möglichkeit, eine dauerhafte PIN für eine andere Person festzulegen, und es gibt für niemanden – auch nicht für Sie – eine Möglichkeit, eine bereits vorhandene PIN einzusehen.

Clear PIN ist das andere Tool. Es entfernt die PIN und legt nichts an ihrer Stelle fest, sodass die Person bei der nächsten normalen Anmeldung selbst eine neue PIN wählt. Verwenden Sie es, wenn jemand das Schalterteam verlassen hat oder wenn gerade niemand hereingelassen werden muss.

Wer darf keine PIN verwenden?

Eigentümer und Administratoren sind davon ausgeschlossen und verfügen über Passkeys sowie E-Mail-Links. Ebenso gilt dies für alle Konten, die die Anmeldung eines Kollegen zurücksetzen oder Rollen ändern können, sowie für Buchungsquellen, denen ein Login zur Einsicht in die Verfügbarkeit gewährt wurde.

Der Grund dafür ist, dass eine PIN ein kurzer Geheimcode ist, der offen am Schreibtisch, vor den Augen der Gäste eingegeben wird. Dies ist ein akzeptables Risiko für das Konto, das Gäste eincheckt, und ein hohes Risiko für das Konto, das Berechtigungen an jeden im Gebäude vergeben kann. Bei diesen Konten erscheint auf dem Bildschirm des Tastenfelds die Meldung „ Sign in another way “, wodurch sie zum normalen Anmeldevorgang zurückgeleitet werden.

Wichtige Regeln, die Sie kennen sollten, bevor Sie diese Funktion aktivieren

Regeln	Detail
Fünf falsche PIN-Eingaben sperren das Konto	Für fünfzehn Minuten, und zwar nur für diese Person an diesem Objekt. Alle anderen können den Schalter weiterhin nutzen.
Das Gerät sperrt sich nach fünf Minuten Inaktivität	Anstelle der üblichen dreißig Minuten. Da ein gemeinsam genutzter Computer ständig den Besitzer wechselt, kehrt er schnell zur Tastatur zurück. Prostay weist in der Registrierungskarte ausdrücklich darauf hin.
Offensichtliche PINs werden abgelehnt	Alle mit derselben Ziffer, wie z. B. 123456 oder 654321, sowie sich wiederholende Zahlen wie 121212 oder 123123. Die Mitarbeiter werden diese ausprobieren – weisen Sie sie daher darauf hin.
Ein ungenutzter Computer funktioniert nach neunzig Tagen nicht mehr	Ein Gerät, an dem sich seit neunzig Tagen niemand mehr angemeldet hat, akzeptiert stillschweigend keine PINs mehr. Es ist nichts defekt; ein Vorgesetzter vertraut dem Gerät wieder.
Das Festlegen einer PIN meldet die betreffende Person überall sonst ab	Das ist zu erwarten und sollte jemandem mitgeteilt werden, der Prostay auf einem anderen Rechner geöffnet hatte.
Eine Anmeldung per PIN ist eine vollständige Anmeldung	Gleiche Berechtigungen, dasselbe Aktivitätsprotokoll, dieselbe E-Mail-Benachrichtigung über neue Geräte wie bei jedem anderen. Sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene Anmeldungen werden mit dem Namen des Endgeräts protokolliert.

Wenn das Tastenfeld den Zugang verweigert

Was auf dem Bildschirm angezeigt wird	Was zu tun ist
Too many wrong PINs. This account is locked for 15 minutes.	Warten Sie ab oder bitten Sie die Person, sich auf andere Weise von einem anderen Gerät aus anzumelden. Ein Administrator kann die PIN löschen und eine vorübergehende PIN vergeben, falls die Schicht nicht warten kann.
This computer is no longer trusted. Ask your manager to set it up again.	Das Vertrauensverhältnis wurde aufgehoben, die Browserdaten wurden gelöscht oder es sind neunzig Tage vergangen, ohne dass das Gerät genutzt wurde. Ein Eigentümer oder Administrator wiederholt Schritt 2.
Nobody has set a PIN on this property yet. Sign in another way to set yours.	Schritt 3 wurde nicht durchgeführt. Die erste Person meldet sich wie gewohnt an und wird aufgefordert, eine PIN auszuwählen.
Ein Name fehlt in der Liste	Die Person ist entweder Eigentümer oder Administrator, ihre Rolle wurde nie konfiguriert oder sie ist ein Partner einer Buchungsquelle. Alle drei sind absichtlich ausgeschlossen. Siehe oben unter „Wer kann keine PIN verwenden?“.
Die Eingabetastatur wird nie angezeigt, sondern nur der übliche E-Mail-Bildschirm	Dieser Browser ist nicht der registrierte. Überprüfen Sie, ob es sich um denselben Browser handelt und ob dessen Website-Daten nicht gelöscht wurden.

Wie geht es nun weiter?

Melden Sie sich ohne Passwort an – so wie es alle anderen am Objekt tun.
Richten Sie Ihre Anmeldung ein – für die übliche dreistufige Einrichtung, die PIN-Nutzer überspringen.
Benutzer, Rollen und Berechtigungen – insbesondere die Rollen, die festlegen, wer Anspruch auf eine PIN hat.

Gemeinsam genutzte Rezeption-Computer und PINs