Esta función está desactivada en todas las propiedades hasta que alguien la active, y la mayoría de los hoteles deberían mantenerla desactivada. El registro de entrada habitual, mediante una clave de acceso en un dispositivo personal, es la opción predeterminada y la recomendada. Siga leyendo únicamente si la descripción que figura a continuación se corresponde claramente con su recepción.
A quién va dirigido
Algunos hoteles no permiten que el personal de recepción lleve teléfonos móviles durante el turno y disponen de un único ordenador que utilizan cuatro personas a lo largo del día. Esto rompe la configuración habitual en ambos sentidos: una clave de acceso presupone un dispositivo que pertenece a una sola persona, y una aplicación de autenticación presupone un teléfono al alcance de la mano. Ninguna de las dos cosas se da en ese mostrador.
En esos establecimientos, un responsable registra el ordenador una sola vez. A partir de entonces, el ordenador muestra una lista de nombres y un teclado numérico en lugar del habitual formulario de correo electrónico, y cada persona inicia sesión con su propio PIN de seis dígitos. Todo el mundo sigue iniciando sesión con su propia identidad, por lo que el registro de actividad y todos los permisos siguen funcionando exactamente igual que antes.
Para activarlo, basta con hacerlo una vez
Todo esto se encuentra en su propio perfil, en la pestaña « Security and sign-in », en «Shared front-desk computers ». Solo es visible para los propietarios y los administradores, por lo que, si no lo ve, significa que usted no es la persona encargada de realizar esta acción.
Prostay numera los pasos en la pantalla, y hay un cuarto que no está numerado porque se trata simplemente de cerrar sesión.
| Paso | Qué hace |
|---|---|
| 1. Turn on PIN sign-in for this property | Activa la función para toda la Propiedad. Por el momento, no cambia nada para nadie. |
| 2. Trust the front-desk computer | Realice esta acción desde el ordenador de la recepción, en el navegador que vaya a utilizar realmente el personal. Asígnele un nombre que pueda reconocer en una lista. Si se trata de un navegador ya de confianza, el sistema lo renombrará en lugar de añadir un duplicado. |
| 3. Each person chooses their PIN | El personal configura su propio acceso. A quien pueda iniciar sesión normalmente se le solicitará un PIN y nada más. Quien no pueda, necesitará un PIN temporal que usted le facilite, tal y como se explica a continuación. |
| 4. Ceda el puesto de recepción | Cierre la sesión. Al confiar en el equipo, se le mantendrá conectado deliberadamente, ya que el ordenador no sirve de nada hasta que el personal disponga de los PIN. Al cerrar la sesión es cuando aparece el teclado numérico en pantalla. |
Lo que hace el personal en el mostrador
En un ordenador de confianza, la pantalla de inicio de sesión se sustituye por una pantalla de « Shared terminal » (Acceso rápido) en la que se solicita «Who is signing in? ». La persona selecciona su nombre y, a continuación, introduce seis dígitos en un teclado numérico lo suficientemente grande como para utilizarlo sin necesidad de buscar el ratón.
La primera vez, aún no dispondrá de un PIN. Quien también pueda iniciar sesión de la forma habitual deberá hacerlo una vez desde cualquier equipo; en ese momento, Prostay le pedirá que «Choose your own PIN» y nada más. Sin aplicación de autenticación, sin códigos de respaldo, sin clave de acceso. Para quien no pueda acceder en absoluto, un responsable le asignará un PIN temporal.
El cambio posterior del PIN se realiza en el mismo lugar que el resto de operaciones: la pestaña « Security and sign-in » de su propio perfil, en Change PIN . Primero se solicita el PIN actual y no se aceptará el PIN que ya esté utilizando.
Cómo proporcionar un PIN temporal a alguien
EnUsers , edite los datos de la persona y busque « Front-desk PIN ». En «Set a temporary PIN » puede introducir seis dígitos y facilitárselos. Esto sirve para un nuevo empleado en un puesto de trabajo que aún no dispone de buzón, o para alguien que haya olvidado su PIN en pleno turno y necesite trabajar de inmediato.
El PIN que usted establezca abre la puerta exactamente una vez. La próxima vez que esa persona inicie sesión, Prostay le obligará a elegir el suyo propio antes de permitirle realizar ninguna acción, y no aceptará el que usted le haya facilitado. Prostay también envía un correo electrónico al titular de la cuenta para informarle de que usted lo ha hecho, y tanto su acción como la sustitución de la persona se registran en el registro de actividad.
Esto es deliberado y merece la pena explicárselo a los responsables que lo consideren un inconveniente. Un PIN que conoce otra persona es un PIN que no permite demostrar quién se encontraba en el puesto de trabajo, y saber eso es la única razón para asignar a las personas PIN distintos en primer lugar. No hay forma de establecer un PIN permanente para otra persona, ni hay forma de que nadie, ni siquiera usted, pueda leer uno ya existente.
Clear PIN es la otra herramienta. Elimina el PIN y no establece nada en su lugar, por lo que la persona elige el suyo propio la próxima vez que inicie sesión de forma habitual. Utilícelo cuando alguien haya abandonado el equipo de recepción o cuando nadie necesite acceder en este preciso momento.
Quiénes no pueden utilizar un PIN
Quedan excluidos los propietarios y los administradores, quienes disponen de claves de acceso y enlaces por correo electrónico. Lo mismo ocurre con cualquier cuenta que pueda restablecer el inicio de sesión de un compañero o modificar roles, así como con los socios de Fuentes de reserva a los que se les ha concedido un acceso para consultar la disponibilidad.
El motivo es que un PIN es una secuencia secreta breve que se teclea a la vista de todos, en un mostrador, delante de los huéspedes. Se trata de un riesgo aceptable para la cuenta que se encarga de registrar a los huéspedes, pero inaceptable para la cuenta que puede conceder permisos a cualquier persona del edificio. Esas cuentas ven « Sign in another way » en la pantalla del teclado, lo que les devuelve al proceso de inicio de sesión habitual.
Las reglas que conviene conocer antes de activarlo
| Reglas | Detalle |
|---|---|
| Cinco intentos fallidos con el PIN bloquean la cuenta | durante quince minutos, y solo para esa persona, en la Propiedad. El resto de usuarios pueden seguir utilizando el mostrador. |
| La máquina se bloquea tras cinco minutos de inactividad | En lugar de los treinta habituales. Un ordenador compartido cambia de manos constantemente, por lo que vuelve rápidamente a la pantalla del teclado. Prostay así lo indica en la tarjeta de registro. |
| Se rechazan los códigos PIN obvios | Todos los dígitos iguales, como 123456 o 654321, y repetidos, como 121212 o 123123. El personal intentará introducirlos, así que adviértales. |
| Un ordenador sin usar deja de funcionar al cabo de noventa días | Un equipo en el que nadie haya iniciado sesión durante noventa días deja de aceptar códigos PIN de forma silenciosa. No se ha estropeado nada; un responsable vuelve a confiar en él. |
| Al establecer un PIN, se cierra la sesión de esa persona en todos los demás sistemas | Es de esperar, y conviene mencionárselo a quien tenga Prostay abierto en otro equipo. |
| Iniciar sesión con un PIN equivale a un inicio de sesión completo | Los mismos permisos, el mismo registro de actividad y el mismo correo electrónico de nuevo dispositivo que en cualquier otro caso. Tanto los accesos correctos como los fallidos se registran con el nombre del terminal. |
Cuando el teclado numérico no permite el acceso a alguien
| Lo que indica la pantalla | Qué hacer |
|---|---|
| Too many wrong PINs. This account is locked for 15 minutes. | Espere a que pase el tiempo o pídale que inicie sesión de otra forma desde otro equipo. Un administrador puede borrar el PIN y asignar uno temporal si el turno no puede esperar. |
| This computer is no longer trusted. Ask your manager to set it up again. | Se ha eliminado la confianza, se han borrado los datos del navegador o han transcurrido noventa días sin que nadie lo haya utilizado. El propietario o el administrador debe repetir el paso 2. |
| Nobody has set a PIN on this property yet. Sign in another way to set yours. | No se ha completado el paso 3. La primera persona inicia sesión con normalidad y se le solicita que elija un PIN. |
| Falta el nombre de alguien en la lista | Se trata de un propietario o un administrador, su función nunca se configuró o es una fuente de reserva. Los tres casos están excluidos a propósito. Consulte más arriba quién no puede utilizar un PIN. |
| El teclado numérico no aparece nunca, solo se muestra la pantalla habitual de correo electrónico | Este navegador no es el que se ha registrado. Compruebe que se trata del mismo navegador y que no se han borrado los datos de los sitios web. |
Qué hacer a continuación
- Iniciar sesión sin contraseña, que es lo que hacen todos los demás en la Propiedad.
- Configurar su inicio de sesión, siguiendo el procedimiento habitual de tres pasos que los usuarios de PIN se saltan.
- Usuarios, roles y permisos: en el apartado de roles se determina quién cumple los requisitos para disponer de un PIN.