Cette fonctionnalité est désactivée dans tous les établissements jusqu’à ce que quelqu’un l’active, et la plupart des hôtels devraient la laisser désactivée. La procédure d’enregistrement classique, à savoir une clé d’accès sur un appareil personnel, est le réglage par défaut et celle que nous recommandons. Ne poursuivez votre lecture que si la description ci-dessous correspond clairement à votre réception.
À qui s'adresse ce document
Certains hôtels n’autorisent pas le personnel de la réception à porter de téléphone pendant son service et disposent d’un seul ordinateur utilisé à quatre tout au long de la journée. Cela va à l’encontre de l’ organisation habituelle à deux égards : une clé d’accès suppose un appareil appartenant à une seule personne, et une application d’authentification suppose un téléphone à portée de main. Aucune de ces deux conditions n’est remplie à cette réception.
Pour ces établissements, un responsable procède à l’enregistrement de l’ordinateur une seule fois. Par la suite, l’ ordinateur affiche une liste de noms et un clavier numérique à la place du formulaire e-mail habituel, et chaque personne se connecte à l’aide de son propre code PIN à six chiffres. Chacun continue de se connecter sous son propre identifiant ; ainsi, le journal d’activité et toutes les autorisations fonctionnent exactement comme auparavant.
Activation, une seule fois
Toutes ces informations se trouvent dans votre propre profil, sous l’onglet « Security and sign-in », dans la section «Shared front-desk computers ». Elles ne sont visibles que par les propriétaires et les administrateurs ; si vous ne les voyez pas, cela signifie que vous n’êtes pas la personne chargée de cette opération.
Prostay numérote les étapes à l’écran, et il en existe une quatrième qui n’est pas numérotée, car il s’agit simplement de se déconnecter.
| Étape | Fonction |
|---|---|
| 1. Turn on PIN sign-in for this property | Active la fonctionnalité pour l’ensemble de l’Établissement. Pour l’instant, rien ne change pour personne. |
| 2. Trust the front-desk computer | Effectuez cette opération depuis l’ordinateur de la réception, dans le navigateur que le personnel utilisera réellement. Donnez-lui un nom que vous pourriez reconnaître dans une liste. Si vous faites confiance à un navigateur déjà approuvé, celui-ci le renomme plutôt que d’ajouter un doublon. |
| 3. Each person chooses their PIN | Le personnel configure lui-même ses paramètres. Une personne pouvant se connecter normalement se voit demander un code PIN, et rien d’autre. Une personne qui ne le peut pas a besoin d’un code PIN temporaire de votre part, comme expliqué ci-dessous. |
| 4. Transférez la gestion de la réception | Déconnectez-vous. Le fait de faire confiance à l’ordinateur vous laisse délibérément connecté, car celui-ci est inutilisable tant que le personnel ne dispose pas de codes PIN. C’est en vous déconnectant que le clavier s’affiche à l’écran. |
Ce que le personnel fait à son poste de travail
Sur un ordinateur de confiance, l’écran de connexion est remplacé par un écran « Shared terminal » demandant «Who is signing in? ». La personne sélectionne son nom, puis saisit six chiffres sur un clavier numérique suffisamment grand pour être utilisé sans chercher la souris.
La première fois, elle ne disposera pas encore de code PIN. Toute personne pouvant également se connecter de manière classique doit le faire une seule fois depuis n’importe quel poste ; à ce moment-là, Prostay lui demandera de s’identifier via «Choose your own PIN » et rien d’autre. Pas d’application d’authentification, pas de codes de secours, pas de mot de passe. Pour toute personne ne parvenant pas à se connecter, un responsable lui attribue un code PIN temporaire.
La modification ultérieure d’un code PIN s’effectue au même endroit que toutes les autres opérations : dans l’onglet « Security and sign-in » de son profil, à l’adresse Change PIN . Le système vous demandera d’abord le code actuel et n’acceptera pas le code PIN que vous utilisez déjà.
Attribuer un code PIN temporaire à quelqu’un
SurUsers , modifiez la fiche de la personne et accédez à Front-desk PIN . La rubrique «Set a temporary PIN » vous permet de saisir six chiffres et de les communiquer. Cette fonctionnalité est destinée à un nouveau collaborateur affecté à un poste de travail ne disposant pas encore de boîte aux lettres, ou à une personne ayant oublié son code PIN au milieu de son service et devant se mettre immédiatement au travail.
Le code PIN que vous définissez ouvre la porte une seule fois. La prochaine fois que cette personne se connectera, Prostay lui demandera de choisir son propre code avant de lui permettre d’effectuer la moindre action, et n’acceptera pas celui que vous lui avez attribué. Prostay envoie également un e-mail au titulaire du compte pour l’informer de votre intervention, et tant votre action que son remplacement sont consignés dans le journal d’activité.
C’est un choix délibéré qui mérite d’être expliqué aux responsables qui trouvent cela peu pratique. Un code PIN connu d’une autre personne est un code qui ne permet pas de prouver qui se trouvait au poste de travail, et c’est précisément la seule raison pour laquelle il est nécessaire de donner à chacun un code PIN distinct. Il n’existe aucun moyen de définir un code d’accès permanent pour quelqu’un d’autre, et personne, y compris vous-même, ne peut consulter un code existant.
Clear PIN est l’autre outil. Il supprime le code PIN sans en définir d’autre à la place ; la personne choisit donc son propre code la prochaine fois qu’elle se connecte normalement. Utilisez-le lorsqu’une personne a quitté l’équipe d’accueil, ou lorsque personne n’a besoin d’être autorisé à entrer pour le moment.
Qui ne peut pas utiliser un code PIN ?
Les propriétaires et les administrateurs en sont exclus ; ils disposent de clés d’accès et de liens par e-mail. Il en va de même pour tout compte capable de réinitialiser la connexion d’un collègue ou de modifier des rôles, ainsi que pour les Sources de réservation qui ont reçu un identifiant leur permettant de consulter les disponibilités.
La raison en est qu’un code PIN est une courte séquence secrète saisie à la vue de tous, à un bureau, devant les clients. Il s’agit d’un risque acceptable pour le compte chargé de l’ enregistrement des clients, mais d’un risque inacceptable pour le compte capable d’accorder des autorisations à n’importe qui dans le bâtiment. Ces comptes voient s’afficher « Sign in another way » sur l’écran du clavier, ce qui les ramène à la procédure d’enregistrement habituelle.
Les règles à connaître avant d’activer cette fonctionnalité
| Règles | Détails |
|---|---|
| Cinq codes PIN erronés verrouillent le compte | Pendant quinze minutes, et uniquement pour cette personne, sur cet Établissement. Toutes les autres personnes peuvent continuer à utiliser le comptoir. |
| La machine se verrouille après cinq minutes d’inactivité | Au lieu des trente minutes habituelles. Un ordinateur partagé change constamment de mains, il revient donc rapidement à l'écran de saisie. Prostay le précise sur la fiche d'inscription. |
| Les codes d'accès évidents sont refusés | Tous les chiffres identiques, comme 123456 ou 654321, et les répétitions telles que 121212 ou 123123. Le personnel tentera ces combinaisons, veuillez donc les en avertir. |
| Un ordinateur inutilisé cesse de fonctionner au bout de quatre-vingt-dix jours | Un ordinateur sur lequel personne ne s’est connecté depuis nonante jours cesse discrètement d’accepter les codes PIN. Il n’est pas en panne ; un responsable lui fait à nouveau confiance. |
| La définition d’un code PIN déconnecte automatiquement l’utilisateur de tous les autres services | C’est prévisible, mais cela vaut la peine d’être signalé à toute personne ayant laissé Prostay ouvert sur un autre ordinateur. |
| Une connexion par code PIN équivaut à une connexion complète | Mêmes autorisations, même journal d'activité, même e-mail de nouvel appareil que pour toute autre connexion. Les réussites comme les échecs sont consignés avec le nom du terminal. |
Lorsque le clavier ne permet pas à quelqu’un d’accéder au système
| Ce qui s'affiche à l'écran | Que faire |
|---|---|
| Too many wrong PINs. This account is locked for 15 minutes. | Patientez, ou demandez à la personne de se connecter d’une autre manière depuis un autre appareil. Un administrateur peut effacer le code PIN et en attribuer un temporaire si le service ne peut pas attendre. |
| This computer is no longer trusted. Ask your manager to set it up again. | La confiance a été supprimée, les données du navigateur ont été effacées, ou 90 jours se sont écoulés sans que personne ne l'utilise. Un propriétaire ou un administrateur répète l'étape 2. |
| Nobody has set a PIN on this property yet. Sign in another way to set yours. | L'étape 3 n'a pas été effectuée. La première personne se connecte normalement et est invitée à choisir un code PIN. |
| Le nom d’une personne ne figure pas dans la liste | Il s’agit d’un propriétaire ou d’un administrateur, son rôle n’a jamais été configuré, ou il s’agit d’une Source de réservation. Ces trois cas sont délibérément exclus. Voir ci-dessus la liste des personnes ne pouvant pas utiliser de code PIN. |
| Le clavier numérique n’apparaît jamais, seul l’écran habituel de saisie de l’e-mail s’affiche | Ce navigateur n’est pas celui qui a été enregistré. Vérifiez qu’il s’agit bien du même navigateur et que ses données de navigation n’ont pas été effacées. |
Que faire ensuite ?
- Se connecter sans mot de passe, comme le font tous les autres membres du personnel de l’Établissement.
- Configurer votre connexion, pour suivre la procédure habituelle en trois étapes que les utilisateurs d’un code PIN ne suivent pas.
- Utilisateurs, rôles et autorisations : les rôles déterminent qui peut bénéficier d’un code PIN.