Kann ich auf die Authentifizierungs-App verzichten und stattdessen einfach einen Passkey verwenden?

Nein. Alle drei Schritte sind erforderlich, und die Anwendung ist erst nach deren Abschluss zugänglich. Der Passkey sorgt für eine schnelle tägliche Anmeldung; die Authentifizierungs-App und die Backup-Codes ermöglichen Ihnen den erneuten Zugriff, wenn das Gerät, auf dem sich der Passkey befindet, verloren geht oder ersetzt wird. Würden Sie diese Schritte überspringen, wäre bei jedem verlorenen Laptop ein Administrator erforderlich.

Ich habe meine Sicherungscodes nie gespeichert. Was nun?

Melden Sie sich wie gewohnt an, gehen Sie zu Ihrem Profil, öffnen Sie die Registerkarte „ Security and sign-in “ und verwenden Sie „ Create new codes “. Dazu benötigen Sie einen Authentifizierungscode. Speichern Sie den neuen Code an einem Ort, der nicht auf Ihrem Smartphone gespeichert ist. Der alte Code ist ab sofort ungültig.

Welche Authentifizierungs-App sollen wir den Mitarbeitern zur Installation empfehlen?

Eines davon. Prostay verwendet den gängigen Standard, den Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Bitwarden und alle anderen implementieren; wählen Sie also das aus, was Ihr Hotel bereits verwendet. Prostay versendet keinerlei Codes per SMS.

Jemand ist gegangen. Wie können wir verhindern, dass er sich anmeldet?

Deaktivieren Sie das Konto auf dem Benutzerbildschirm. Dadurch werden die laufenden Sitzungen beendet und neue Sitzungen verweigert. Eine Deaktivierung ist besser als eine Löschung, da das Aktivitätsprotokoll das Konto weiterhin benötigt, um darzustellen, wer im letzten Monat welche Aktionen durchgeführt hat.

Können sich zwei Personen ein Konto an der Rezeption teilen?

Nein, und dies ist heute wichtiger als früher. Jede Berechtigung und jede Zeile im Aktivitätsprotokoll ist an das Konto gebunden, über das die jeweilige Aktion ausgeführt wurde. Falls Ihr Empfangspersonal tatsächlich keine privaten Geräte verwenden darf, ist der Modus für gemeinsam genutzte Terminals die empfohlene Lösung: Dabei wird das Gerät einmalig als vertrauenswürdig eingestuft, und jede Person meldet sich weiterhin mit ihrer eigenen PIN unter ihrem eigenen Namen an.

Einrichten Ihres Prostay-Logins

Die Einrichtung Ihrer Anmeldung erfolgt einmalig. Sie dauert einige Minuten, kann nicht aufgeschoben werden, und danach erfolgt Ihre tägliche Anmeldung durch ein einziges Berühren des Fingerabdrucklesers. Dieser Artikel dient als Schritt-für-Schritt-Anleitung und ist zudem die Anleitung, auf die Sie zurückgreifen sollten, wenn Sie den Laptop wechseln oder Ihr Smartphone verlieren.

Ihre erste Anmeldung

Wenn jemand auf Ihrem Objekt Ihr Konto einrichtet, erhalten Sie von Prostay eine E-Mail, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass das Konto existiert und wozu es dient. Diese E-Mail enthält keinen Link, auf den Sie klicken können, und das ist beabsichtigt und kein Fehler.

Gehen Sie also zur Anmeldeseite, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und verwenden Sie Email me a sign-in link . Öffnen Sie den Link auf dem Gerät, auf dem Sie arbeiten möchten, da der Passkey, den Sie am Ende der Einrichtung erstellen, zu dem Gerät gehört, auf dem Sie die Einrichtung abschließen. Wenn Sie die Einrichtung auf Ihrem Smartphone abschließen und sich dann an einen Desktop-Computer setzen, müssen Sie den Passkey-Schritt erneut durchführen.

Die drei Schritte

Wenn Sie den Link öffnen, gelangen Sie zu einem Bildschirm mit der Überschrift „ Set up this device “, und von dort aus fragt Prostay nacheinander nach drei Angaben. Sie können keinen dieser Schritte überspringen und haben erst dann Zugriff auf den Rest der Anwendung, wenn alle Schritte abgeschlossen sind. Sollten Sie den Browser zwischendurch schließen, setzt der nächste Anmeldelink dort fort, wo Sie aufgehört haben.

Schritt	Was Sie tun müssen	Warum
1. Authentifikator	Scannen Sie den Code unter Authenticator QR code mit Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder einer ähnlichen App und geben Sie anschließend den angezeigten sechsstelligen Code ein. Sollte die Kamera nicht funktionieren, finden Sie unter Cannot scan? Enter this key in your authenticator app denselben Code in Textform.	Dies dient als Nachweis Ihrer Identität, wenn Sie sich an einem neuen Ort anmelden, und funktioniert auch ohne Mobilfunkempfang.
2. Sicherheitscodes	Prostay zeigt eine Reihe von Einmalcodes an. Speichern Sie diese an einem Ort, der nicht mit dem Smartphone identisch ist, auf dem die Authentifikator-App installiert ist, und bestätigen Sie anschließend unter I have saved these codes.	Sie dienen als Zugangsmöglichkeit, falls das Smartphone verloren geht, kaputtgeht oder gelöscht wird.
3. Passkey	Rufen Sie Create a passkey on this device auf, bestätigen Sie anschließend die von Ihrem Browser angezeigte Aufforderung und vergeben Sie einen Namen für den Passkey.	Dadurch können Sie sich von nun an mit nur einem Fingertipp anmelden.

Benennen Sie den Passkey nach dem Gerät und nicht nach sich selbst, da Sie irgendwann mehrere davon haben werden und die Liste die einzige Möglichkeit ist, sie voneinander zu unterscheiden. Der Bildschirm weist darauf hin: Ein Name hilft Ihnen, ein Smartphone, einen Laptop und einen Sicherheitsschlüssel voneinander zu unterscheiden. „iMac an der Rezeption“ ist in sechs Monaten noch nützlich, „Mein Passkey“ hingegen nicht.

Sicherheitscodes und warum sie wichtig sind

Prostay zeigt Ihre Backup-Codes einmalig an, und zwar in dem Moment, in dem sie generiert werden. Danach teilt Ihnen Ihr Profil mit, wie viele noch übrig sind, jedoch niemals, wie diese lauten, da sie verschlüsselt gespeichert sind und Prostay sie tatsächlich nicht zurücklesen kann. Auch niemand am Objekt kann sie für Sie nachschlagen.

Jeder Code funktioniert nur einmal. Prostay warnt Sie, wenn nur noch zwei übrig sind, und Sie können jederzeit über Ihr Profil einen neuen Satz generieren, wodurch der alte Satz sofort ungültig wird. Bewahren Sie diese an einem Ort auf, auf den Sie ohne Prostay und ohne das Smartphone zugreifen können: in einem Passwort-Manager auf einem anderen Gerät oder auf Papier in einer verschlossenen Schublade. Ein Screenshot auf demselben Smartphone wie die Authentifizierungs-App schützt Sie vor gar nichts, denn das einzige realistische Risiko ist der Verlust dieses Smartphones.

Anmeldung auf einem neuen Gerät

Wie viel Sie tun müssen, hängt davon ab, wo sich Ihr Passkey befindet, und das wird eher von Ihrem Smartphone oder Computer als von Prostay bestimmt.

Situation	Was geschieht
Ihr Passkey wird über iCloud, Google oder ein Windows-Konto synchronisiert, und das neue Gerät verwendet dasselbe Konto	Sie müssen nichts tun. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, verwenden Sie den Passkey und bestätigen Sie die Abfrage.
Das neue Gerät ist bei einem anderen Dienst angemeldet, oder der Passkey wird nicht synchronisiert	Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und verwenden Sie „Email me a sign-in link“. Prostay fordert einen Authentifizierungscode an und bietet anschließend an, auch auf diesem Gerät einen Passkey zu erstellen.
Ein Gerät, das Sie nur einmal verwenden werden, wie beispielsweise der Laptop eines Kollegen	Verwenden Sie den Anmeldelink und erstellen Sie keinen Passkey. Wenn Sie einen Passkey hinterlassen, kann sich dieses Gerät in Ihrem Namen anmelden.
Ein Gerät ohne Fingerabdruckleser oder Frontkamera	Ihr Smartphone kann die Autorisierung vornehmen. Der Browser zeigt einen QR-Code an, den Sie scannen, woraufhin das Smartphone im Namen des Desktop-Computers antwortet.

Wenn Sie das Gerät verloren haben

Arbeiten Sie von einem anderen Gerät aus und nutzen Sie die noch zutreffenden Optionen der folgenden Liste der Reihe nach. Die erste, die funktioniert, gewährt Ihnen Zugang.

Das Smartphone ist verloren gegangen, aber Sie verfügen über Ihre Sicherungscodes. Fordern Sie einen Anmeldelink an, wählen Sie „Use a backup code instead“ aus und geben Sie einen Code ein. Sie sind angemeldet, und der von Ihnen verwendete Code ist nun ungültig.
Der Laptop ist verloren gegangen, das Smartphone ist jedoch noch vorhanden. Fordern Sie einen Anmeldelink an und verwenden Sie einen Authentifizierungscode. Entfernen Sie anschließend den Passkey des verlorenen Laptops aus Ihrem Profil.
Beide sind verloren gegangen, oder die Codes sind mit dem Smartphone verloren gegangen. Mit keinem der Geräte, die Sie noch besitzen, können Sie sich anmelden – und genau das ist der Sinn dieses Konzepts. Bitten Sie einen Administrator in Ihrem Objekt, Ihre Anmeldung zurückzusetzen.

All dies später verwalten

Alles oben Genannte finden Sie anschließend an einem Ort: in Ihrem Profil, auf der Registerkarte „ Security and sign-in “.

Was dort zu finden ist	Was es bewirkt
Ihre Passwörter	Jedes Gerät, das sich in Ihrem Namen anmelden kann. Benennen Sie eines um oder entfernen Sie eines, das Sie nicht mehr verwenden. Prostay lässt Sie das letzte nicht entfernen, da Sie sich sonst aus Ihrem eigenen Konto aussperren würden.
Add passkey	Registriert das Gerät, auf dem Sie sich gerade befinden. So fügen Sie einen zweiten Laptop hinzu.
Verbleibende Sicherheitscodes	Eine Anzahl, niemals die Codes selbst. Create new codes stellt einen neuen Satz aus und sperrt den alten.
Change email	Ändert die Adresse, mit der Sie sich anmelden. Prostay fordert einen Authentifizierungscode an und sendet anschließend eine Bestätigung an die neue Adresse, sodass eine falsch eingegebene Adresse Sie nicht aussperren kann.
Überall abmelden	Beendet sofort alle Sitzungen auf allen Geräten. Dies sollten Sie tun, wenn Sie Ihr Smartphone verloren haben oder sich versehentlich an einem Ort angemeldet haben, an dem Sie dies nicht hätten tun sollen.

Was ein Administrator tun kann

Administratoren können weder die Passwörter noch die Authentifizierungs- oder Sicherungscodes anderer Personen einsehen noch festlegen. Ihnen stehen lediglich zwei grobe Hilfsmittel zur Verfügung: auf Users und anschließend beim Bearbeiten eines Benutzers.

Aktion	Was diese Aktion bewirkt	Wann ist dies zu verwenden
Resend invite	Versendet einen neuen Anmeldelink, der zwanzig Minuten lang gültig ist. Am Konto selbst ändert sich nichts.	Jemand kann seine E-Mail nicht finden oder der Link ist abgelaufen und die Person möchte lieber einen neuen erhalten.
Reset sign-in	Löscht den Authentifikator, alle Passwörter, die Sicherungscodes und die gespeicherten Geräte und versendet anschließend per E-Mail einen neuen Einrichtungslink. Alle bestehenden Sitzungen werden sofort beendet.	Jemand ist dauerhaft ausgesperrt, oder ein Konto befindet sich möglicherweise in den falschen Händen.

Reset sign-in Dies entspricht der früheren Passwortzurücksetzung und ist bewusst drastisch gestaltet. Die Person beginnt erneut mit den drei Schritten am Anfang dieses Artikels, unabhängig davon, welches Gerät sie gerade zur Hand hat.

Wie geht es weiter?

Anmeldung ohne Passwort für den täglichen Gebrauch, sobald die Ersteinrichtung abgeschlossen ist.
Gemeinsam genutzte Rechner am Empfang und PINs, falls Ihre Mitarbeiter keine Mobiltelefone bei sich tragen.
Benutzer, Rollen und Berechtigungen – für die erstmalige Einrichtung des Kontos.

Einrichten Ihrer Anmeldung