Computer e codici PIN condivisi alla reception

Questa funzione è disattivata in ogni struttura fino a quando qualcuno non la attiva, e la maggior parte degli hotel dovrebbe lasciarla disattivata. Il normale accesso, tramite una chiave digitale su un dispositivo personale, è l’impostazione predefinita e quella raccomandata. Proseguite nella lettura solo se la descrizione riportata di seguito corrisponde chiaramente alla Sua reception.

A chi è rivolto

Alcuni hotel non consentono al personale della reception di portare con sé il telefono durante il turno e dispongono di un unico computer utilizzato da quattro persone nell’arco della giornata. Ciò contrasta con la normale organizzazione sotto entrambi gli aspetti: una chiave di accesso presuppone un dispositivo di proprietà di una sola persona, mentre un’app di autenticazione presuppone la presenza di un telefono a portata di mano. Nessuna delle due condizioni si verifica in quella reception.

Per tali strutture, un responsabile effettua la registrazione del computer una sola volta. Successivamente, il computer mostra un elenco di nomi e una tastiera numerica al posto del consueto modulo e-mail , e ogni persona effettua l’accesso con il proprio PIN a sei cifre. Tutti continuano ad accedere con la propria identità, pertanto il registro delle attività e ogni autorizzazione continuano a funzionare esattamente come prima.

Attivazione, una volta sola

Tutte queste impostazioni si trovano nel proprio profilo, nella scheda « Security and sign-in », alla voce «Shared front-desk computers ». Sono visibili solo ai proprietari e agli amministratori; pertanto, se non le vede, non è la persona incaricata di effettuare questa operazione.

Prostay numera i passaggi sullo schermo, ma ve n’è un quarto che non è numerato poiché si tratta semplicemente della procedura di disconnessione.

Cosa fa il personale alla postazione

Su un computer considerato affidabile, la schermata di accesso viene sostituita da una schermata “ Shared terminal ” che chiede “Who is signing in? ”. L’utente seleziona il proprio nome, quindi digita sei cifre su una tastiera numerica sufficientemente grande da poter essere utilizzata senza dover cercare il mouse.

La prima volta, non disporrà ancora di un PIN. Chiunque possa effettuare l’accesso anche in modo tradizionale dovrebbe farlo una volta da qualsiasi macchina; a quel punto Prostay chiederà di “Choose your own PIN” e nient’altro. Nessuna app di autenticazione, nessun codice di backup, nessuna passkey. Per chiunque non riesca ad accedere affatto, un responsabile emetterà un PIN temporaneo.

La modifica del PIN in un secondo momento avviene nella stessa sezione di tutte le altre operazioni: la scheda « Security and sign-in » del proprio profilo, all’indirizzo Change PIN . Verrà richiesto innanzitutto il PIN attuale e non sarà accettato il PIN che l’utente sta già utilizzando.

Assegnazione di un PIN temporaneo a qualcuno

Alla paginaUsers , modifichi i dati della persona e cerchi la sezione “ Front-desk PIN ”. La sezione “Set a temporary PIN ” Le consente di digitare sei cifre e di comunicarle all’utente. Questa procedura è prevista per un nuovo assunto assegnato a una postazione senza cassetta postale a disposizione, oppure per qualcuno che ha dimenticato il proprio PIN nel corso di un turno e ha bisogno di lavorare immediatamente.

Un PIN da voi impostato consente l’accesso una sola volta. La volta successiva che quella persona effettua l’ accesso, Prostay le richiede di sceglierne uno proprio prima di consentirle di eseguire qualsiasi operazione, e non accetterà quello che le ha fornito. Prostay invia inoltre un’e-mail al titolare dell’account per comunicargli che ha effettuato questa operazione, e sia la Sua azione che la sostituzione da parte dell’utente vengono registrate nel registro delle attività.

Si tratta di una scelta deliberata che vale la pena spiegare ai responsabili che la ritengono scomoda. Un PIN conosciuto da qualcun altro è un PIN che non può dimostrare chi si trovasse alla postazione di lavoro, e proprio questa consapevolezza è l’unica ragione per assegnare alle persone PIN distinti. Non è possibile impostare un PIN permanente per qualcun altro, né è possibile per nessuno, Lei compreso, leggere un PIN già esistente.

Clear PIN è l’altro strumento. Rimuove il PIN e non imposta nulla al suo posto, quindi la persona sceglierà il proprio la prossima volta che effettuerà l’accesso normalmente. Lo si utilizza quando qualcuno ha lasciato il team di reception o quando nessuno deve essere ammesso in quel preciso momento.

Chi non può utilizzare un PIN

I proprietari e gli amministratori sono esclusi e dispongono di passkey e link e-mail. Lo stesso vale per qualsiasi account in grado di reimpostare l’accesso di un collega o modificare i ruoli, così come per le Fonti di Prenotazione a cui è stato concesso un accesso per visualizzare la disponibilità.

Il motivo è che un PIN è un breve codice segreto digitato alla luce del sole, a una scrivania, di fronte agli ospiti. Si tratta di un rischio accettabile per l’account che effettua il check-in degli ospiti, ma inaccettabile per l’account in grado di concedere autorizzazioni a chiunque all’interno dell’edificio. Tali account visualizzano la scritta « Sign in another way » sullo schermo della tastiera, il che li reindirizza alla normale procedura di accesso.

Le regole da conoscere prima di attivare la funzione

Quando la tastiera non consente l’accesso a un utente

Cosa fare ora

• Accedere senza password, come fanno tutti gli altri all’interno della Struttura.
• Configurare il proprio accesso, seguendo la normale procedura in tre passaggi che gli utenti con PIN saltano.
• Utenti, ruoli e autorizzazioni: i ruoli determinano chi ha diritto a un PIN.