Tre aspetti in due schede
Questo articolo tratta due schede, poiché insieme rispondono a un’unica domanda: a chi invia la fattura Prostay, in che modo e chi ne viene informato.
Billing Profile contiene la ragione sociale e l’indirizzo che figurano sulla fattura, nonché le carte su cui Prostay addebita l’importo. Notifications contiene l’elenco delle persone a cui viene inviata un’e-mail quando si verifica un evento relativo alla Sua fattura. Sono separate di proposito: la persona a cui è indirizzata la fattura e le persone che devono leggerla raramente coincidono, soprattutto in un gruppo.
I Suoi dati di fatturazione
La scheda in alto è quella che viene stampata sulla fattura. Vale la pena prestare particolare attenzione a questo aspetto, poiché una fattura con il nome errato dell'azienda potrebbe non consentire al Suo team finanziario di ottenere il rimborso delle imposte.
Account name è il nome con cui Prostay identifica la Sua organizzazione ed è quello che appare nella parte superiore della fattura. Nel caso di un gruppo, si tratta solitamente dell'azienda operativa piuttosto che del singolo hotel.
Billing profile ID è il riferimento di Prostay per questo profilo. Non è possibile modificarlo. Lo dovrà indicare quando contatterà l’assistenza in merito a qualsiasi questione relativa alla sua fattura.
Lo stato indica se il profilo è attivo. Un profilo inattivo non equivale a un abbonamento annullato; significa che questa specifica identità di fatturazione non è attualmente in uso, cosa che di norma accade solo quando un gruppo è in fase di ristrutturazione. Se il Suo profilo risulta inattivo e non se lo aspettava, contatti Prostay prima della data di rinnovo.
Billing email È l’unico indirizzo riportato sulla fattura stessa, in qualità di referente per l’account. Non si tratta dell’elenco delle persone a cui vengono inviate le e-mail; quello èInvoice recipients , riportato sotto, che costituisce un elenco separato da virgole, mentre la schedaNotifications è il luogo in cui lo stesso concetto viene gestito correttamente, con l’indicazione del nome e della lingua per ciascuna persona.
Invoice attachments indica se una copia in formato PDF della fattura è allegata a tali e-mail. Se questa opzione è attivata, la fattura arriva direttamente nella casella di posta in arrivo, anziché richiedere che qualcuno effettui l’accesso per scaricarla, il che è solitamente ciò che un contabile esterno desidera.
Billing address Si tratta dell’indirizzo postale riportato sulla fattura, composto da un nome di contatto, una ragione sociale, due righe di indirizzo, una città, uno stato o una regione, un paese e un codice postale. Se il Suo team finanziario necessita di un numero di partita IVA sulla fattura, tale dato non viene impostato qui; si rivolga all’assistenza Prostay per farlo aggiungere all’ account.
Modificarli
Edit apre i dettagli in un pannello a scomparsa. Due campi meritano una breve riflessione.
First name "Last name " indica la persona a cui è indirizzata la fattura, non quella che la sta modificando. Inserisca qui chi si occupa della gestione dei pagamenti, in modo che una fattura che arriva in una casella di posta condivisa raggiunga la scrivania giusta.
Invoice recipients Accetta più indirizzi separati da virgole. Prestate attenzione alle virgole: un indirizzo che si confonde con quello precedente non riceverà nulla e non vi sarà alcun avviso in merito. Ove possibile, utilizzate invece la scheda «Notifications », che convalida un indirizzo alla volta.
Le modifiche hanno effetto sulla fattura successiva emessa, non con effetto retroattivo. Una fattura già emessa mantiene i dati con cui è stata emessa, il che è una corretta prassi contabile e talvolta può risultare sorprendente.
Metodi di pagamento
Ogni carta salvata mostra il marchio, le ultime quattro cifre, il nome del titolare e la data di scadenza. Prostay non Le mostra mai il numero completo, motivo per cui non è possibile verificare una carta leggendola qui; la verifichi in base alle ultime quattro cifre e alla data di scadenza.
Il contrassegno “Predefinita” indica la carta su cui Prostay addebita l’importo alla data di rinnovo. Solo una carta alla volta può recare tale contrassegno. L’aggiunta di una carta e la spunta della casella “Predefinita” spostano il contrassegno su quella carta, anziché aggiungerne un secondo.
Il badge di stato sulla destra viene calcolato in base alla data di scadenza. Active "Utilizzabile" (means usable). "Scadenza imminente" (Expiring soon ) indica che la carta scadrà entro i prossimi due mesi ed è un segnale per aggiungere la carta sostitutiva prima che un pagamento venga rifiutato. "Non utilizzabile" ( Expired ) significa che l’addebito non andrà a buon fine e, se si tratta anche della carta predefinita, il Suo prossimo rinnovo non andrà a buon fine.
La scadenza di una carta è il motivo più comune per cui un conto in regola mostra improvvisamente una fattura scaduta, ed è del tutto evitabile: le banche riemettono le carte secondo un calendario che Lei conosce in anticipo.
Aggiunta di una carta
Add payment method Si apre un pannello con cinque campi.
- Cardholder name come riportato sulla carta. Nel caso di una carta aziendale, si tratta spesso del nome dell’azienda anziché di quello di una persona, e deve corrispondere ai dati della carta piuttosto che al Suo profilo di fatturazione.
- Card number : il numero lungo riportato sul fronte.
- Expiry month eExpiry year , la data riportata sul fronte della carta. Prostay utilizza questi dati per calcolare lo stato del badge; pertanto, un errore nell’anno potrebbe far apparire scaduta una carta valida.
- Il CVC , ovvero il codice di sicurezza breve, composto da tre cifre sulla maggior parte delle carte e da quattro su quelle American Express.
Set as default payment method rende questa la carta da cui Prostay addebiterà gli importi d'ora in poi. Lasci la casella deselezionata per mantenere una carta in archivio come riserva senza modificare l'addebito odierno.
La procedura consigliabile in caso di sostituzione di una carta è: aggiungere la nuova, impostarla come predefinita, quindi rimuovere quella vecchia. Procedendo al contrario, si crea un periodo in cui non vi è alcuna carta su cui addebitare.
Rimuovere una carta, e l’ultima
L’icona del cestino su una carta la rimuove, previa richiesta di conferma. La rimozione di una carta di riserva non modifica in alcun modo il pagamento: l’addebito sulla carta predefinita avviene come in precedenza.
La rimozione dell’unica carta associata all’account è un’azione diversa, pur utilizzando lo stesso pulsante. In assenza di carte registrate, Prostay non avrà su cosa addebitare, pertanto il Suo abbonamento non verrà rinnovato e le Sue fatture rimarranno insolute fino a quando non ne aggiungerà un’altra. La conferma lo specifica quando si trova in tale situazione. Se sta cambiando carta anziché interrompere il pagamento, aggiunga prima quella nuova.
Chi riceve l’e-mail di fatturazione
Queste sono le persone a cui Prostay invia le e-mail relative alla Sua fattura: fatture emesse, pagamenti effettuati, pagamenti non andati a buon fine e qualsiasi altra questione che richieda un Suo intervento per mantenere attivo l’abbonamento.
È importante mantenere questo elenco aggiornato, poiché le e-mail inviate costituiscono un avviso tempestivo su tutto ciò che riguarda le Sue fatture e il relativo pagamento . Una struttura il cui unico destinatario della fatturazione è un responsabile che ha lasciato l’incarico lo scorso anno viene a conoscenza di una carta rifiutata solo quando un modulo si sospende automaticamente.
Aggiunga almeno due persone e imposti una di esse come indirizzo di ruolo, ad esempio una casella di posta dedicata alla contabilità anziché un singolo individuo, in modo che l’elenco rimanga valido anche nel caso in cui qualcuno cambi lavoro.
I campi dei destinatari
Add recipient apre un menu a tendina con cinque campi.
- «Nome» è un’etichetta a Suo uso personale, in modo che l’elenco risulti composto da persone e ruoli anziché da indirizzi. Qualcosa comeAccounts Payable è più utile in questo caso rispetto al nome di una persona.
- Email address è dove va l’email di fatturazione.
- Alternate email address È un secondo indirizzo facoltativo per lo stesso destinatario, in copia nelle stesse e-mail. Lo si utilizzi per un indirizzo personale accanto a una casella di posta condivisa, piuttosto che per una persona diversa, che dovrebbe essere indicata in una riga a sé stante.
- Preferred language imposta la lingua in cui sono redatte le e-mail di fatturazione per questo destinatario. L’impostazione è individuale, pertanto un titolare di lingua francese e un contabile di lingua inglese possono ricevere ciascuno un’e-mail nella propria lingua riguardo alla stessa fattura.
- Lo stato consente di attivare o disattivare questo destinatario. La disattivazione di un destinatario mantiene la riga, in modo da poterlo riattivare in seguito, come nel caso di un contabile stagionale. La rimozione comporta l’eliminazione della riga.
Le impostazioni delle notifiche
Notification Settings contengono impostazioni che si applicano a tutti i destinatari contemporaneamente, anziché a uno solo di essi.
Attach invoice PDF Include una copia della fattura nelle e-mail di fatturazione . Se disattivata, i destinatari ricevono una notifica e devono effettuare l’accesso per scaricare la fattura, il che va bene per il personale ma risulta scomodo per un contabile esterno che non dispone affatto di credenziali di accesso a Prostay. Se qualcuno nella Sua lista dei destinatari non fa parte dello staff dell’hotel, attivi questa opzione.
La rimozione di un destinatario richiede prima una conferma e ha effetto immediato: il destinatario non riceverà nulla a partire dalla successiva e-mail. Ciò non influisce sul campo “ Invoice recipients ” nel profilo di fatturazione, che costituisce un elenco separato ; pertanto, se state rimuovendo qualcuno che ha lasciato l’azienda, controllate entrambi.