A quién pertenecen estas facturas de facturación
Se trata de facturas que Prostay ha emitido a su hotel por el software. No son facturas que su hotel haya emitido a un huésped o a una agencia de viajes. Si busca la factura de un huésped, se trata de un folio y se encuentra en la reserva.
Todo lo que aparece aquí es un registro, no un elemento que pueda editar. Hay exactamente dos cosas que puede hacer en esta pantalla: descargar una factura y pagarla.
Los tres recuadros
Subscription status repite el estado de la cuenta de la pestaña «Subscriptions », de modo que pueda ver de un vistazo si una factura pendiente de pago ha comenzado a afectar a su servicio.
Outstanding invoices es el número de facturas pendientes de pago, con el subtítulo «Awaiting payment ». Cuando indica cero, el subtítulo cambia a «No outstanding » y no hay nada que deba hacer. Este es el único dato de la pantalla al que merece la pena echar un vistazo cada mes.
«Próxima factura» es la fecha en la que se emitirá el próximo cargo, la misma fecha que aparece en la pestaña «Subscriptions ». El botón «Make Payment » se encuentra en este recuadro.
La tabla de facturas
Se muestran primero las más recientes, con una fila por factura y cuatro columnas.
Invoice # es la referencia de Prostay para esa factura. Indíquelo íntegramente cuando realice cualquier consulta y facilíteselo a su contable en lugar de la fecha, ya que dos facturas pueden compartir una misma fecha, pero ninguna comparte un mismo número.
La fecha de facturación es el día en que se emitió la factura. No es el día en que vence el pago; la fecha de vencimiento figura en la propia factura y es la que se tiene en cuenta para la insignia «Vencida».
A continuación se explica el «Estado ». El «Importe» es el total de dicha factura, incluido cualquier concepto cobrado en ella además de sus productos recurrentes. Un mes en el que haya añadido un módulo a mitad de mes no coincidirá con el mes anterior, y la propia factura desglosa la diferencia línea por línea.
El icono de descarga situado al final de cada fila es la única acción disponible en dicha fila.
Pagado, Vencido y Atrasado
Tres estados, y la diferencia entre los dos últimos es únicamente el Calendario.
- «Pagado» , en verde. Liquidado. La factura indica la fecha en que se pagó.
- Pendiente de pago , en color ámbar. Emitida, aún sin pagar y sin haber superado su fecha de vencimiento. Este es un estado normal durante unos días en cada ciclo y no requiere que usted tome medidas, a menos que pague mediante transferencia en lugar de con tarjeta.
- Vencida , en rojo. Emitida, sin pagar y con la fecha de vencimiento superada. Prostay calcula esto comparando la fecha de vencimiento de la factura con la fecha actual, por lo que un indicador puede pasar de «Pendiente de pago» a «Vencida» de la noche a la mañana sin que cambie nada más.
Si se tiene registrada una tarjeta y está configurada para la renovación automática, una factura suele pasar a «Pagada» por sí sola en el plazo de uno o dos días tras su emisión. Una factura que permanece en «Vencida» con una tarjeta registrada suele significar que el cargo ha sido rechazado, y lo que debe comprobar son los datos de facturación, su tarjeta y a quién se envía la factura : una tarjeta caducada es la causa más habitual.
Descarga de una factura
El icono situado en el extremo derecho de una fila abre esa factura como documento en una nueva pestaña, que luego puede guardar o reenviar. Este es el documento que debe enviar a su contable o a su sede central, y funciona con cualquier factura, independientemente de su estado.
Si al pulsarlo no ocurre nada, significa que esa factura aún no tiene ningún documento adjunto . Esto es normal durante las primeras horas tras la emisión de la factura y se resuelve por sí solo. Si al día siguiente sigue sin aparecer, facilite el número de factura al servicio de asistencia de Prostay.
Pago de una factura pendiente
Make Payment en el mosaico «Next invoice » abre una página de pago segura en una nueva pestaña. Realice el pago allí y vuelva; no introduzca los datos de su tarjeta en esta pantalla.
De ello se derivan tres aspectos, y cada uno de ellos ha confundido a algún usuario.
- Un bloqueador de ventanas emergentes lo impedirá. La página se abre en una nueva pestaña, por lo que, si al pulsar el botón parece que no ocurre nada, busque un aviso de ventana emergente bloqueada en la barra de direcciones de su navegador y permítala.
- Finalice el proceso en esa página, no en esta. El pago se completa en la nueva pestaña. Si la cierra antes de terminar, la factura quedará pendiente de pago aunque ya haya iniciado el proceso.
- El estado aquí no cambia al instante. Se tarda un momento en que un pago completado se registre en la factura. Actualice esta pantalla al cabo de un minuto en lugar de pagar por segunda vez. Si la insignia sigue indicando «Pendiente de pago» al cabo de una hora, póngase en contacto con el servicio de asistencia indicando el número de factura en lugar de volver a intentarlo.
También puede pagar mediante transferencia bancaria si así lo ha acordado con Prostay. En esta pantalla no hay ninguna opción para gestionarlo, y una factura abonada mediante transferencia pasa al estado «Pagada» cuando Prostay la concilia, en lugar de hacerlo de forma inmediata.
¿Qué ocurre si deja una factura sin pagar?
Una factura pendiente de pago no impide que su hotel siga funcionando ese mismo día. Lo que sí ocurre, con el tiempo, es que el producto pasa al estado « Temporarily Suspended », que podrá ver en la pestaña « Subscriptions », y un módulo suspendido no puede ser utilizado por nadie en la Propiedad hasta que se restablezca.
Se trata de un estado recuperable, no de uno perdido: al liquidar el pago, el producto se restablece con sus datos intactos. La finalidad del mosaico « Outstanding invoices » es permitirle detectarlo antes de que llegue a ese punto, por lo que merece la pena echarle un vistazo cada mes, incluso cuando espere que muestre cero.