Posso fare a meno dell’app di autenticazione e utilizzare semplicemente una passkey?

No. Tutti e tre i passaggi sono obbligatori e l’accesso all’applicazione non è possibile finché non sono stati completati. La chiave di accesso è ciò che rende veloce l’accesso quotidiano; l’app di autenticazione e i codici di backup sono ciò che Le consente di accedere nuovamente qualora il dispositivo su cui è memorizzata la chiave di accesso venga smarrito o sostituito. Saltare questi passaggi significherebbe che per ogni laptop smarrito sarebbe necessario l’intervento di un amministratore.

Non ho mai salvato i miei codici di backup. E adesso?

Effettino l’accesso come di consueto, accedano al proprio profilo, aprano la scheda “ Security and sign-in ” e utilizzino Create new codes . Per farlo, sarà necessario un codice di autenticazione. Salvino la nuova serie di codici in un luogo diverso dal proprio telefono. La vecchia serie smetterà immediatamente di funzionare.

Quale app di autenticazione dovremmo indicare al personale di installare?

Qualsiasi di questi. Prostay utilizza lo standard comune adottato da Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Bitwarden e tutti gli altri, pertanto scelga quello che il Suo hotel già utilizza. Prostay non invia in alcun caso codici tramite SMS.

Qualcuno se n’è andato. Come possiamo impedire che effettui il check-in?

Disattivare l’account nella schermata degli utenti. Ciò termina le loro sessioni e impedisce l’avvio di nuove sessioni. La disattivazione è preferibile alla cancellazione, poiché il registro delle attività necessita comunque dell’account per indicare chi ha effettuato quali operazioni il mese scorso.

È possibile che due persone condividano un unico account alla reception?

No, e ora è ancora più importante di quanto non lo fosse in passato. Ogni autorizzazione e ogni riga del registro delle attività è associata all’account che ha effettuato l’operazione. Se il Suo personale di reception non può effettivamente utilizzare dispositivi personali, la soluzione consigliata è la modalità terminale condiviso, in cui il dispositivo viene autorizzato una sola volta e ogni persona accede comunque con il proprio nome utente e il proprio PIN.

Configurazione dell’accesso a Prostay

La configurazione del login va effettuata una sola volta. Richiede pochi minuti, non può essere rimandata e, una volta completata, il login quotidiano avverrà con un semplice tocco sul lettore di impronte digitali. Questo articolo costituisce una guida passo passo ed è anche il documento a cui fare riferimento nel caso in cui cambiate computer portatile o smarrite il telefono.

Il Suo primo accesso

Quando un addetto della Sua struttura crea il Suo account, Prostay vi invia un’e-mail per comunicarvi l’esistenza dell’account e la sua finalità. Tale e-mail non contiene alcun link su cui cliccare, e ciò è intenzionale e non costituisce un errore.

Pertanto, si rechi alla schermata di accesso, inserisca il Suo indirizzo e-mail e utilizzi Email me a sign-in link . Apra il link sul dispositivo su cui intende lavorare, poiché la chiave di accesso che creerà al termine della configurazione è associata al dispositivo su cui completerà la procedura. Se completa la configurazione sul telefono e poi passa a un computer desktop, dovrà ripetere la procedura relativa alla chiave di accesso.

I tre passaggi

Aprendo il link si accede a una schermata intitolata “ Set up this device ” e, da lì, Prostay richiede tre informazioni in ordine. Non è possibile saltare nessuna di esse e non si può accedere al resto dell’applicazione finché non sono state completate. Se si chiude il browser a metà procedura, il link di accesso successivo riprende da dove ci si era interrotti.

Fase	Cosa fare	Motivo
1. Autenticatore	Scansionate il codice Authenticator QR code con Google Authenticator, Microsoft Authenticator o qualsiasi app simile, quindi digitate il codice a sei cifre che viene visualizzato. Se la fotocamera non funziona, all’indirizzo Cannot scan? Enter this key in your authenticator app troverà lo stesso codice in formato testo.	È ciò che dimostra la Sua identità quando effettuate l’accesso su un dispositivo nuovo e funziona anche in assenza di segnale.
2. Codici di backup	Prostay mostra una serie di codici monouso. Salvateli in un luogo diverso dal telefono su cui è installata l’app di autenticazione, quindi confermate l’operazione all’indirizzo I have saved these codes.	Sono il modo per riaccedere al proprio account in caso di smarrimento, danneggiamento o cancellazione dei dati del telefono.
3. Passkey	Accedete a Create a passkey on this device, quindi approvate la richiesta visualizzata dal browser e assegnate un nome alla passkey.	È proprio questo che consentirà, d’ora in poi, di effettuare ogni accesso con un solo tocco.

Assegnate alla passkey un nome che faccia riferimento al dispositivo piuttosto che a voi stessi, poiché ne avrete diversi in futuro e l’elenco è l’unico modo per distinguerli tra loro. Lo schermo lo conferma: un nome vi aiuta a distinguere un telefono, un portatile e una chiave di sicurezza. «iMac della reception» sarà utile tra sei mesi, mentre «La mia passkey» no.

I codici di backup e perché sono importanti

Prostay mostra i Suoi codici di backup una sola volta, nel momento in cui li genera. Successivamente, il Suo profilo Le indicherà quanti ne sono rimasti, ma mai quali siano , poiché sono memorizzati in forma crittografata e Prostay non è effettivamente in grado di decifrarli. Nessuno presso la Sua Struttura potrà consultarli per Suo conto.

Ogni codice funziona una sola volta. Prostay vi avvisa quando ne rimangono solo due, e può generare una nuova serie in qualsiasi momento dal Suo profilo, il che rende immediatamente inutilizzabile la serie precedente. Conservateli in un luogo accessibile senza Prostay e senza il telefono: un gestore di password su un dispositivo diverso, oppure su carta in un cassetto chiuso a chiave. Uno screenshot sullo stesso telefono su cui è installata l’ app di autenticazione non vi protegge da nulla, poiché l’unico vero rischio è proprio la perdita di quel telefono.

Accesso da un nuovo dispositivo

La procedura da seguire dipende da dove è conservata la Sua chiave di accesso, e ciò è determinato dal Suo telefono o computer piuttosto che da Prostay.

Situazione	Cosa accade
La Sua chiave di accesso si sincronizza tramite iCloud, Google o un account Windows, e il nuovo dispositivo utilizza lo stesso account	Non è necessario fare nulla. Digiti il Suo indirizzo e-mail, utilizzi la passkey e approvi la richiesta.
Il nuovo dispositivo è già connesso a un altro account, oppure la passkey non si sincronizza	Inserisca il Suo indirizzo e-mail e utilizzi Email me a sign-in link. Prostay richiederà un codice di autenticazione, quindi Le proporrà di creare una passkey anche su questo dispositivo.
Un dispositivo che utilizzerete una sola volta, come il portatile di un collega	Utilizzi il link di accesso e non crei una passkey. Lasciarne una significa che quel dispositivo potrà effettuare l’accesso a suo nome.
Un dispositivo privo di lettore di impronte digitali o di fotocamera frontale	Il Suo telefono può autorizzarla. Il browser propone un codice QR: lo scansiona e il telefono risponde per conto del computer.

In caso di smarrimento del dispositivo

Lavori da un altro dispositivo e utilizzi una delle seguenti opzioni ancora valide, in ordine. La prima che funziona Le consentirà di accedere.

Il telefono è andato perso, ma disponete dei codici di backup. Richiedete un link di accesso, selezionate «Use a backup code instead» e digitate uno dei codici. L’accesso è effettuato e il codice utilizzato non è più valido.
Il portatile è andato perso, ma il telefono è intatto. Richieda un link di accesso e utilizzi un codice di autenticazione. Quindi rimuova la passkey del portatile smarrito dal Suo profilo.
Entrambi sono andati persi, oppure i codici sono andati persi insieme al telefono. Nulla di ciò che ha a disposizione vi consente di accedere, ed è proprio questo lo scopo del sistema. Chiedete a un amministratore della Sua Struttura di reimpostare i Suoi dati di accesso.

Gestire tutto ciò in un secondo momento

Tutto quanto sopra viene archiviato in un unico posto in seguito: il Suo profilo, nella scheda “ Security and sign-in ”.

Cosa contiene	Cosa fa
Le Sue chiavi di accesso	Ogni dispositivo in grado di effettuare l’accesso a nome Suo. Può rinominarne uno o rimuovere quelli che non utilizza più. Prostay non Le consentirà di rimuovere l’ultimo, poiché ciò Le impedirebbe l’accesso al Suo stesso account.
Add passkey	Registra il dispositivo che sta utilizzando in questo momento. È così che si aggiunge un secondo portatile.
Codici di backup rimanenti	Un conteggio, mai i codici stessi. Create new codes emette una nuova serie e ritira quella precedente.
Change email	Modifica l’indirizzo con cui effettua l’accesso. Prostay richiede un codice di autenticazione e invia quindi una conferma al nuovo indirizzo, in modo che un indirizzo digitato erroneamente non possa impedirle l’accesso.
Disconnettiti da tutte le sessioni	Termina immediatamente tutte le sessioni su ogni dispositivo. È consigliabile farlo in caso di smarrimento del telefono o dopo aver effettuato l’accesso da un dispositivo non autorizzato.

Cosa può fare un amministratore

Gli amministratori non possono visualizzare né impostare la passkey, l’autenticatore o i codici di backup di nessuno. Dispongono solo di due strumenti limitati, accessibili su Users , modificando i dati di un utente.

Azione	Cosa fa	Quando utilizzarla
Resend invite	Invia un nuovo link di accesso, valido per venti minuti. Non modifica nulla dell’account.	Qualcuno non riesce a trovare la propria e-mail, oppure il link è scaduto e preferisce che gliene venga fornito uno.
Reset sign-in	Cancella l’autenticatore, tutte le chiavi di accesso, i codici di backup e i dispositivi memorizzati, quindi invia via e-mail un nuovo link di configurazione. Tutte le sessioni attive cessano immediatamente di funzionare.	Qualcuno è stato bloccato definitivamente, oppure l’account potrebbe essere finito nelle mani sbagliate.

Reset sign-in È l’equivalente della vecchia procedura di reimpostazione della password ed è volutamente drastica. L’utente dovrà ricominciare dai tre passaggi indicati all’inizio di questo articolo, su qualsiasi dispositivo abbia a disposizione.

Quali sono i prossimi passi

Accedere senza password, per gli accessi quotidiani una volta completata la configurazione.
Computer condivisi alla reception e PIN, qualora il Suo personale non disponga di telefoni.
Utenti, ruoli e autorizzazioni, per la creazione iniziale dell’account.

Configurazione dell’accesso