Questa è la Sua fattura, non quella dei Suoi ospiti
Tutti gli altri moduli di Prostay riguardano i flussi di denaro tra il Suo hotel e le persone che vi soggiornano. Questo modulo funziona nella direzione opposta: ciò che il Suo hotel paga a Prostay e ciò che riceve in cambio. Nulla di ciò che fa qui riguarda una Prenotazione, un conto o un pagamento da parte di un ospite.
Vale la pena chiarirlo, poiché due cose sembrano simili ma non lo sono. Prostay Pay è il servizio che gestisce i pagamenti con carta dei Suoi ospiti e qui appare come una voce a cui è abbonato, proprio come il Gestore Canale. Il denaro che i Suoi ospiti vi versano non ha nulla a che vedere con questa schermata.
Nella parte superiore sono presenti quattro schede che costituiscono l’intero modulo. “ Subscriptions ” (Gestione delle prenotazioni) corrisponde a questa schermata. “Invoices ” (Dettagli della fatturazione) indica quanto Prostay Le ha fatturato. “Billing Profile ” (Dettagli di fatturazione) indica a chi Prostay invia la fattura e quali sono gli importi addebitati. “Notifications ” (Notifiche) indica a chi vengono inviate le notifiche.
Le quattro schede in alto
Active products Conta i prodotti attualmente attivi, confrontandoli con il numero totale presente sull’account. Quando questi due numeri differiscono, la differenza è costituita da prodotti sospesi e scaduti, e la tabella sottostante Le indica quali.
Estimated monthly spend rappresenta l’importo mensile complessivo dei Suoi abbonamenti attivi. Il termine “stimato” riveste un’importanza fondamentale. I prodotti annuali vengono ripartiti su dodici mesi per ottenere una cifra comparabile; pertanto, questo importo non corrisponde a quanto verrà addebitato in un mese specifico, né all’importo riportato sulla Sua prossima fattura. Consideratelo come un dato di riferimento per la pianificazione del budget e ricavate l’importo effettivo dalla scheda “Invoices ”.
"Prossima fattura " indica la data in cui verrà addebitato il prossimo importo ed è l’informazione più utile visualizzata sullo schermo. La riga sottostante riporta la dicitura "Auto-renews " oppure "Manual renewal ". Il rinnovo automatico implica che la carta registrata venga addebitata in tale data e che non sia necessario effettuare alcuna operazione. Il rinnovo manuale implica che qualcuno debba intervenire e, qualora nessuno lo faccia, l’abbonamento scadrà in tale data.
Account status Si riferisce all’account nel suo complesso piuttosto che a un singolo prodotto. Un hotel può avere un account attivo anche se uno dei suoi prodotti è sospeso, quindi un badge verde in questa sezione non implica che tutto ciò che si trova al di sotto di esso sia attivo.
La tabella dei prodotti
Una riga per ogni prodotto. Un prodotto è un intero modulo che ha acquistato, come ad esempio il Sistema di Gestione Proprietà o il Gestore Canale, non una singola funzionalità al suo interno. Disattivare un’impostazione all’interno di un modulo non modifica nulla in questa tabella, e nulla di quanto riportato qui costituisce un modo per interrompere il pagamento di una parte di un modulo.
“Prodotto” è il nome con cui Prostay lo commercializza.
La data di attivazione è il giorno in cui il prodotto è stato attivato per la Sua struttura. Non corrisponde alla data di rinnovo né all’inizio dell’attuale periodo di fatturazione. È utile per un unico scopo: risolvere una controversia relativa alla durata di utilizzo del servizio.
Il prezzo è il prezzo unitario associato al relativo periodo di fatturazione, che termina con "al mese" o "all'anno". È proprio quel suffisso la parte importante. Due righe che riportano cifre simili possono indicare rispettivamente un costo mensile e uno annuale, il che comporta una differenza di dodici volte, ed è l’elemento più facile da interpretare erroneamente in questa schermata.
Lo «Stato» è un’icona colorata, di cui parleremo in seguito. «Visualizza dettagli» consente di aprire la scheda di quel singolo prodotto.
È possibile ordinare i dati in base a qualsiasi colonna utilizzando le frecce presenti nell’intestazione. In un account con una dozzina di Prodotti, l’ordinamento per stato porta in primo piano tutto ciò che non è «Attivo», il che rappresenta il modo più rapido per individuare ciò che richiede attenzione.
Cosa significa ogni stato
Esistono sei stati. Quattro di essi richiedono un intervento.
- "Attivo ", in verde. Il servizio è in esecuzione e viene fatturato. Non è necessario intervenire.
- In sospeso , in blu. Acquistato ma non ancora attivato, solitamente perché la configurazione è ancora in corso da parte di Prostay. Diventa “Attivo” automaticamente.
- Temporarily Suspended (In attesa di ripristino), in giallo. In pausa. I Suoi dati sono ancora presenti e il prodotto può essere riattivato, ma nessuno in hotel può utilizzarlo finché si trova in questo stato. Questo è lo stato su cui intervenire, poiché di solito è il risultato di un problema risolvibile, come ad esempio un pagamento non andato a buon fine.
- Scaduto , in grigio. L’abbonamento è giunto alla data di rinnovo senza essere stato rinnovato ed è scaduto. A differenza dello stato “Sospeso”, si tratta di uno stato definitivo piuttosto che di una semplice pausa.
- Disattivato , in grigio. Disattivato intenzionalmente; è lo stato in cui un prodotto si trova dopo la sua cancellazione.
- Annullato , in rosso. È stata inviata una richiesta di annullamento e il prodotto sta esaurendo il periodo pagato. Consultate la sezione «Modifica o cessazione dell’abbonamento» per sapere cosa accade alla data di scadenza.
I termini “Sospeso” e “Scaduto” indicano entrambi che il prodotto non è utilizzabile, e la differenza è rilevante quando si contatta Prostay: un prodotto sospeso viene generalmente ripristinato nel momento stesso in cui viene risolto il motivo della sospensione, mentre uno scaduto richiede una nuova procedura di abbonamento.
Attivazione di un prodotto
View Details su qualsiasi riga apre la pagina dedicata a quel prodotto . Qui vale la pena leggere quattro informazioni.
Subscription length indica se il prodotto si rinnova mensilmente o annualmente, e fino a quando. «Unit price » corrisponde all’importo riportato nella colonna «Prezzo» della tabella, con il periodo scritto per esteso anziché in forma abbreviata.
Recurring billing Si tratta di un interruttore su cui è riportata la dicitura «On » seguita dalla data del prossimo rinnovo del prodotto. Questa data corrisponde a quella visualizzata nel riquadro « Next invoice » per un prodotto mensile ed è la data da annotare se state pianificando qualcosa in relazione a questo abbonamento.
Billing frequency riporta la durata e il prezzo insieme. Sotto questi si trovano un link al proprio profilo di fatturazione e, in rosso, l’azione che termina l’abbonamento. Tutti e tre i controlli che modificano l’importo da pagare si trovano su questa pagina e in nessun altro luogo, e ciascuno di essi è descritto nella sezione dedicata alla modifica o alla cessazione dell’abbonamento .
Subscription ID In calce è riportato il numero di riferimento che l’assistenza Prostay Le richiederà . Citarlo Le eviterà una serie di domande.
Chi può visualizzare e modificare questa pagina
L’accesso a questo modulo è regolato dall’autorizzazione “ Billing portal subscription ”, mentre le azioni al suo interno sono regolate da un gruppo di altre quattro autorizzazioni, presenti nella sezione “Billing & Subscription ” (Gestione delle autorizzazioni) delle autorizzazioni di un ruolo: il profilo di fatturazione e i metodi di pagamento, i destinatari delle notifiche, la modifica dei termini di fatturazione e la cancellazione dell’abbonamento.
Concedeteli con la massima parsimonia. Chi deve scaricare una fattura per il commercialista necessita solo dell’autorizzazione “View” nell’ambito dell’autorizzazione di base. Il diritto di annullare l’abbonamento dell’hotel comporta la cessazione dello stesso e, col tempo, la cancellazione dei relativi dati; pertanto, spetta esclusivamente a chi sottoscrive il contratto e a nessun altro.
Un controllo mensile di due minuti
Questa schermata premia un’abitudine piuttosto che una semplice visita. Una volta al mese, idealmente poco prima della data della fattura successiva:
- Verifichi che l’opzione «Account status» sia attiva e che nessuna riga della tabella presenti un indicatore di colore ambra o rosso.
- Verifichi che la «Prossima fattura» corrisponda alla data prevista e che la riga sottostante riporti la dicitura «Auto-renews» se è questa la sua intenzione.
- Verifichi che “Active products” corrisponda a ciò che il Suo team sta effettivamente utilizzando. Pagare per un modulo che nessuno ha aperto da un anno è la situazione più comune che questa schermata mette in evidenza.
- Successivamente, esamini la scheda “Invoices” per individuare eventuali importi non pagati, che sono riportati nelle sue fatture, e provveda al pagamento di uno di essi.
Se il nome di un prodotto in questa schermata non ne indica la funzione, cosa sia Prostay e in quale sezione si trovi, ciascuno di essi è associato alla parte dell’app che attiva.