A chi appartengono queste fatture
Si tratta di fatture emesse da Prostay nei confronti del Suo hotel per il software. Non sono fatture emesse dal Suo hotel nei confronti di un ospite o di un agente di viaggio. Se sta cercando il conto di un ospite, si tratta di un «folio» e si trova nella prenotazione.
Tutto ciò che vede qui è un dato di registro e non un elemento modificabile. Ci sono esattamente due operazioni che può effettuare in questa schermata: scaricare una fattura e pagarla.
Le tre schede
Subscription status ripete lo stato del conto dalla scheda “Subscriptions ”, in modo da poter vedere a colpo d’occhio se una fattura non pagata ha iniziato a influire sul Suo servizio.
Outstanding invoices indica il numero di fatture non pagate, con il sottotitolo «Awaiting payment ». Quando il valore è pari a zero, il sottotitolo cambia in «No outstanding » e non c’è nulla che Lei debba fare. Questo è l’unico dato sullo schermo che vale la pena controllare mensilmente.
"Next invoice " indica la data in cui verrà emesso il prossimo addebito, la stessa data visualizzata nella scheda "Subscriptions ". Il pulsante "Make Payment " si trova in questa sezione.
La tabella delle fatture
In ordine cronologico (dalla più recente alla più vecchia), una riga per ogni fattura e quattro colonne.
Invoice # è il riferimento di Prostay per quella fattura. Lo citi per esteso quando effettua qualsiasi richiesta e lo fornisca al Suo commercialista anziché la data, poiché due fatture possono condividere la stessa data, mentre nessun numero è mai lo stesso.
La data di fatturazione è il giorno in cui la fattura è stata emessa. Non è il giorno in cui il pagamento è dovuto; la data di scadenza è riportata sulla fattura stessa ed è il parametro in base al quale viene valutato il contrassegno “Scaduta”.
Lo stato verrà trattato in seguito. L’importo è il totale di quella fattura, compresi eventuali addebiti aggiuntivi oltre ai Suoi prodotti ricorrenti. Un mese in cui ha aggiunto un modulo a metà periodo non corrisponderà al mese precedente, e la fattura stessa riporta la differenza riga per riga.
L’icona di download alla fine di ogni riga rappresenta l’unica azione disponibile su quella riga.
Pagato, In scadenza e Scaduto
Tre stati, e la differenza tra gli ultimi due è solo il Calendario.
- Pagato , in verde. Liquidato. La fattura riporta la data in cui è stata pagata.
- In scadenza , in giallo. Emessa, non ancora pagata e non ancora superata la data di scadenza. Si tratta di uno stato normale per alcuni giorni in ogni ciclo e non richiede alcun intervento da parte Sua, a meno che non paghi tramite bonifico anziché con carta.
- Scaduto , in rosso. Emessa, non pagata e con data di scadenza già superata. Prostay calcola questo stato confrontando la data di scadenza riportata sulla fattura con la data odierna; pertanto, un indicatore può passare da “In scadenza” a “Scaduto” da un giorno all’altro senza che altro cambi.
Se è registrata una carta e l’opzione di rinnovo automatico è attivata, una fattura passa normalmente allo stato “Pagata” automaticamente entro uno o due giorni dall’emissione. Una fattura che rimane in stato “In ritardo” con una carta registrata in genere indica che l’addebito è stato rifiutato; in tal caso, è opportuno verificare i dettagli di fatturazione, la carta utilizzata e il destinatario della fattura : una carta scaduta è la causa più comune.
Scaricare una fattura
L’icona all’estrema destra di una riga apre quella fattura come documento in una nuova scheda, che potrà quindi salvare o inoltrare. È questo il documento da inviare al Suo commercialista o alla Sua sede centrale, e funziona per qualsiasi fattura indipendentemente dal suo stato.
Se non accade nulla quando la preme, significa che a quella fattura non è ancora allegato alcun documento. Ciò è normale nelle prime ore successive all’emissione della fattura e il problema si risolve da sé. Se dopo un giorno risulta ancora vuota, comunichi il numero della fattura all’assistenza Prostay.
Pagamento di una fattura in sospeso
Make Payment nel riquadro «Next invoice » (Pagamenti in sospeso) apre una pagina di pagamento sicura in una nuova scheda. Effettate il pagamento lì e tornate indietro; non deve inserire i dati della carta in questa schermata.
Da ciò derivano tre aspetti, e ciascuno di essi ha già creato qualche difficoltà a qualcuno.
- Un blocco dei pop-up impedirà l’apertura. La pagina si apre in una nuova scheda, quindi se premendo il pulsante sembra non succedere nulla, cerchi un avviso di pop-up bloccato nella barra degli indirizzi del browser e lo autorizzi.
- Completate la procedura su quella pagina, non su questa. Il pagamento viene completato nella nuova scheda. Chiudendola prima del termine, la fattura rimarrà insoluta anche se ha avviato la procedura.
- Lo stato qui non cambia istantaneamente. Ci vuole un attimo perché un pagamento completato venga registrato a fronte della fattura. Aggiorni questa schermata dopo un minuto, anziché effettuare un secondo pagamento. Se l’indicatore risulta ancora “Non pagato” dopo un’ora, contatti l’assistenza indicando il numero della fattura anziché riprovare.
È inoltre possibile effettuare il pagamento tramite bonifico bancario, se ciò è stato concordato con Prostay. In questa schermata non è prevista alcuna procedura in tal senso e una fattura saldata tramite bonifico passa allo stato “Pagata” quando Prostay provvede alla sua riconciliazione, anziché immediatamente.
Cosa succede se ne lascia una non pagata
Una fattura non pagata non impedisce al Suo hotel di operare lo stesso giorno. Ciò che accade, alla fine, è che un prodotto venga spostato in “ Temporarily Suspended ” (Sospeso), come potrà vedere nella scheda “ Subscriptions ” (Moduli), e un modulo sospeso non può essere utilizzato da nessuno presso la Struttura fino a quando non viene ripristinato.
Si tratta di uno stato recuperabile piuttosto che di uno stato irreversibile: il saldo del pagamento ripristina il prodotto con i dati intatti. Lo scopo del riquadro “ Outstanding invoices ” è quello di consentirLe di individuare il problema prima che si arrivi a quel punto, motivo per cui vale la pena dargli un’occhiata ogni mese, anche quando si prevede che il valore sia pari a zero.