Fragt man einen Hotelier, wie hoch sein durchschnittlicher Tagespreis im letzten Monat war, hat er die Antwort innerhalb von Sekunden parat. Fragt man jedoch, wie weit im Voraus die Gäste buchen und wie sich dies seit dem letzten Jahr verändert hat, erntet man meist nur ein Achselzucken. Dabei ist das Buchungsfenster – also der Zeitraum zwischen dem Tag der Buchung und der Nacht, für die die Buchung gilt – eine der wichtigsten Kennzahlen für die Entscheidungsfindung eines Hotels. Es zeigt Ihnen, wann die Nachfrage für ein bestimmtes Datum eintreffen wird – das heißt, es sagt Ihnen, wann Sie den Preis stabil halten, wann Sie ihn leicht anheben und wann Sie nicht länger warten und das Zimmer belegen sollten. Ein Revenue-Management-System steht und fällt damit, dieses Muster richtig zu deuten, und die meisten manuellen Preisentscheidungen gehen schief, weil sie es ignorieren.
Der Grund, warum das Zeitfenster übersehen wird, ist, dass es im Vergleich zu Auslastung und Preis abstrakt wirkt. Das ist es aber nicht. Jedes Mal, wenn ein Termin nur halb ausgebucht ist, den Sie hätten verkaufen können, oder wenn er sechzig Tage im Voraus zu einem Preis ausverkauft ist, von dem Sie später feststellen, dass er zehn Prozent zu niedrig war, hat das Buchungsfenster versucht, Ihnen etwas mitzuteilen, und niemand hat darauf gehört. Die Vorlaufzeit unterscheidet sich zudem stark je nach Herkunft der Buchung, sodass sie eng mit Ihrem Kanalmix und der Art und Weise verflochten ist, wie Sie den Vertrieb über einen Channel-Manager steuern. Betrachtet man beides zusammen, ergeben sich für viele Preisentscheidungen, die sich wie reine Spekulation anfühlten, plötzlich klare Antworten.
Eine Anmerkung vor den Details: Ich schreibe für Prostay, daher ist der kurze Abschnitt gegen Ende darüber, wie unser eigenes Produkt damit umgeht, eine Interessenbekundung und keine neutrale Beratung – und er ist auch als solche gekennzeichnet. Alles davor gilt unabhängig davon, welche Software Sie verwenden, einschließlich einer Tabellenkalkulation.
Was das Buchungsfenster eigentlich ist
Beginnen wir mit den beiden Begriffen, die oft synonym verwendet werden, denn der Unterschied ist entscheidend, sobald man versucht, darauf zu reagieren. Die Vorlaufzeit ist eine Eigenschaft einer einzelnen Buchung: die Anzahl der Tage zwischen dem Zeitpunkt der Buchung und dem Anreisedatum. Eine heute getätigte Reservierung für einen Aufenthalt in sechs Wochen hat eine Vorlaufzeit von 42 Tagen. Das Buchungsfenster ist das Muster, das diese Vorlaufzeiten über viele Buchungen hinweg bilden – für eine Unterkunft, ein Segment oder ein Datum. Man gibt es als Durchschnittswert an, doch der Durchschnitt ist dabei das Uninteressanteste daran.
Und hier ist der Grund dafür. Stellen Sie sich zwei Hotels vor, die beide ein durchschnittliches Buchungsfenster von 45 Tagen ausweisen. Das erste Hotel erhält fast alle seine Buchungen etwa sechs Wochen im Voraus: ein ordentliches, vorhersehbares Muster. Das zweite Hotel bucht die Hälfte seiner Zimmer vier Monate im Voraus an Gruppen und die andere Hälfte innerhalb von drei Tagen an Spontangäste, und der Durchschnitt dieser beiden Hälften ergibt 45. Diese Hotels benötigen völlig unterschiedliche Preisgestaltung, unterschiedliche Personalplanung und unterschiedliche Nervenstärke, und der Durchschnitt verschleiert das vollständig. Die Form der Verteilung – wie sich die Buchungen von weit im Voraus bis zur Last Minute verteilen – ist das, was es zu verstehen gilt. Der Durchschnitt ist eine Schlagzeile, die oft in die Irre führt.
Wenn in diesem Artikel also davon die Rede ist, Ihr Buchungsfenster zu lesen, bedeutet das nicht, sich eine einzige Zahl einzuprägen. Es bedeutet, die Kurve zu kennen: Welcher Anteil Ihrer endgültigen Buchungen für ein Datum ist typischerweise bereits 90 Tage im Voraus, 60 Tage, 30 Tage, 14 Tage, 7 Tage und am Tag selbst verbucht? Diese Kurve ist es, die einen beängstigend leeren Kalender in einen überschaubaren verwandelt, denn sie zeigt Ihnen, ob ein Termin, der heute noch ruhig aussieht, tatsächlich im Rückstand ist oder genau dort liegt, wo er für diesen Zeitpunkt liegen sollte.
Warum sich die Vorlaufzeiten verschoben haben und warum sie kein einheitlicher Trend sind
Man hört oft, dass die Buchungsfenster zusammengebrochen sind und dass mittlerweile jeder in letzter Minute bucht. Das ist nur zur Hälfte wahr, und die falsche Hälfte kostet Sie Geld, wenn Sie das pauschal glauben. Mehrere reale Faktoren haben die Vorlaufzeiten tatsächlich verkürzt. Flexible Tarife mit kostenloser Stornierung ermöglichen es Reisenden, frühzeitig zu buchen, um sich ein Zimmer zu sichern, und dann umzubuchen, wenn ein besserer Preis oder ein besseres Angebot auftaucht – was die alte Verbindung zwischen einer frühen Buchung und einem festen Gast aufbricht. Das Smartphone hat das Verhalten verändert und dazu geführt, dass eine Buchung in derselben Woche oder am selben Tag eher als normal denn als riskant empfunden wird. Und jahrelange Unwägbarkeiten – von Wetterkapriolen über Gesundheitsängste bis hin zu wirtschaftlichen Schwankungen – haben vielen Menschen gezeigt, dass Abwarten wenig kostet und sich manchmal auszahlt.
Doch der Trend ist nicht einheitlich, und es ist ein Fehler, ihn als eine einzige Zahl für die gesamte Unterkunft zu betrachten. Die Nachfrage nach Resorts und Urlaubsreisen wird nach wie vor Monate im Voraus gebucht, da die Menschen ihre Reisen um Flüge und Urlaubstage herum planen. Gruppen, Hochzeiten und Firmenveranstaltungen werden für die gewünschten Termine weiter im Voraus gebucht als je zuvor. Und in Märkten mit wirklich hoher Nachfrage sowie in Spitzenzeiten verlängert die Knappheit die Vorlaufzeiten, da Reisende gelernt haben: Wer zu lange wartet, geht leer aus. Die ehrliche Bilanz lautet also nicht, dass die Vorlaufzeiten überall kürzer sind. Sie sind vielmehr breiter gestreut: eine breitere Verteilung mit einem ausgeprägteren Last-Minute-Anteil als noch vor einem Jahrzehnt, neben einem Segment für Frühbucher, das nach wie vor sehr präsent ist.
Deshalb lohnt es sich immer, die eigenen Daten sinnvoll aufzuschlüsseln, anstatt sich auf eine Schlagzeile über die Branche zu verlassen. Ihre Ferienwochen und Ihre Übernachtungen unter der Woche in der Stadt erzählen mit ziemlicher Sicherheit gegensätzliche Geschichten. Wer jede dieser Kategorien separat betrachtet, kann auf beide reagieren; wer sie zu einem einzigen Durchschnittswert zusammenfasst, handelt in beiden Fällen falsch.
Ihre eigene Buchungskurve lesen
Die Buchungskurve ist die praktische Umsetzung all dessen und das nützlichste Diagramm im Revenue Management, das die meisten unabhängigen Anbieter nie erstellen. Stellen Sie für ein bestimmtes Datum oder einen bestimmten Zeitraum den Anteil der endgültigen Buchungen, die bereits vorliegen, in Abhängigkeit von der Anzahl der Tage vor der Ankunft grafisch dar. Sie steigt von nahezu Null weit im Voraus auf hundert Prozent am Abend selbst an, und die Form dieses Anstiegs ist Ihr Fingerabdruck. Sobald Sie die normale Form kennen, lässt sich jedes zukünftige Datum daran ablesen: Liegt der Wert über der Linie, sind Sie dem Plan voraus; darunter bedeutet Rückstand, und die Differenz gibt an, wie stark Sie den Preis anheben sollten.
Tempo, Zuwachs und Tempo im Vergleich zum Vorjahr
Drei Begriffe sind hier von entscheidender Bedeutung. „Tempo“ beschreibt, wie schnell sich Buchungen für ein zukünftiges Datum im Vergleich zum normalen Verlauf ansammeln. „Zuwachs“ bezeichnet die Zuwächse in einem definierten, kürzlich vergangenen Zeitraum – beispielsweise die in den letzten sieben Tagen für August hinzugekommenen Zimmer. Und der Vergleich des Tempos mit dem Vorjahr – oft als „im Vergleich zum gleichen Zeitpunkt des Vorjahres“ bezeichnet – vergleicht den aktuellen Stand eines Datums mit dem Stand des entsprechenden Datums vor einem Jahr bei gleicher Vorlaufzeit. Dieser letzte Vergleich ist derjenige, der Sie auf dem Boden der Tatsachen hält, denn die reine Auslastung für einen zukünftigen Termin ist bedeutungslos, ohne zu wissen, wie sie im Vergleich zum normalen Aufbau bei dieser Vorlaufzeit aussieht.
Die Falle, die es zu vermeiden gilt, besteht darin, die heutigen Buchungszahlen isoliert zu betrachten. Eine Buchungsquote von 30 Prozent für einen Termin wirkt alarmierend, bis man erkennt, dass dieser Termin erst in neunzig Tagen liegt und man normalerweise bei einer Vorlaufzeit von neunzig Tagen bereits bei 20 Prozent liegt – in diesem Fall liegt man also im Plan und sollte den Preis wahrscheinlich beibehalten oder sogar anheben, anstatt in Panik in einen Preisnachlass zu geraten. Die Vergleichszahl verwandelt eine statische, beängstigende Zahl in eine dynamische, aussagekräftige Zahl.
Die Buchungslage
„On-the-Books“ bedeutet einfach bestätigte Reservierungen, die Sie derzeit für einen zukünftigen Termin haben: Zimmer und Umsatz, die bereits feststehen. Für sich genommen ist dies eine Momentaufnahme. In Kombination mit der Kurve wird daraus eine Prognose, denn wenn Sie wissen, dass Sie normalerweise 30 Tage vor Anreise die Hälfte Ihrer endgültigen Buchungen haben und Sie jetzt bereits die Hälfte haben, können Sie das Endergebnis vernünftig vorhersagen. Die Disziplin besteht darin, immer zwei Fragen gleichzeitig zu stellen: Wie viel habe ich in den Büchern, und wie viel sollte ich in dieser Zeitspanne vor der Ankunft in den Büchern haben? Die Antwort auf die zweite Frage findet sich in Ihrer Kurve.
Die Vorlaufzeit lässt sich nicht auf eine einzige Zahl reduzieren: Unterteilung nach Segmenten und Kanälen
Die mit Abstand wichtigste Verbesserung in der Art und Weise, wie die meisten Hotels das Buchungsfenster betrachten, besteht darin, es nicht mehr als eine einzige Kurve zu behandeln, sondern mehrere zu erkennen – eine pro Segment und Vertriebskanal –, die sich überlagern. Sie weisen tatsächlich unterschiedliche Formen auf, und die Unterschiede sind stabil genug, um darauf bei der Planung abzustützen.
Gruppen und Veranstaltungen liegen am weitesten im Voraus, oft drei Monate bis weit über ein Jahr, da sie auf festen Terminen und logistischen Vorgaben basieren. Geschäfts- und Vertragskunden buchen in einem mittleren Bereich, häufig ein paar Wochen bis zu ein oder zwei Monaten, und sind tendenziell beständiger und weniger preissensibel. Direktbuchende und Stammgäste planen in der Regel etwas früher als der durchschnittliche Freizeitgast und stornieren seltener, was mit ein Grund dafür ist, dass sie mehr wert sind, als ihr Nennpreis vermuten lässt. Die Freizeitnachfrage über Online-Reisebüros (OTA) konzentriert sich näher am Anreisetag, und das reine Last-Minute-Segment, das stark mobil ist, kommt innerhalb einer Woche und manchmal sogar innerhalb eines Tages zustande. Keine dieser Buchungsarten ist besser oder schlechter; es handelt sich um unterschiedliche Instrumente, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten zum Tragen kommen.
Da Vertriebskanal und Vorlaufzeit miteinander verknüpft sind, ergeben sich daraus zwei Dinge, die viele überraschen. Erstens verändert eine Änderung Ihres Kanalmixes stillschweigend Ihr Buchungsfenster: Wenn Sie stärker auf OTAs setzen, verkürzt sich Ihre durchschnittliche Vorlaufzeit – ob Sie das nun beabsichtigt haben oder nicht. Zweitens verändert eine Änderung Ihres Zeitfensters, welche Kanäle für einen bestimmten Termin relevant sind: Ein Zeitraum, der drei Wochen vor dem Anreisedatum hinter den Erwartungen zurückbleibt, ist ein Last-Minute- und OTA-Problem, das es zu lösen gilt – kein Problem für Gruppenbuchungen. Nur wenn Sie Segment- und Kanalkurven gemeinsam betrachten, können Sie das richtige Instrument auf den richtigen Termin ausrichten, anstatt alle Hebel gleichzeitig zu betätigen.
Preisgestaltung entlang der Kurve: Früh, Mitte und Last-Minute
Sobald man die Kurve lesen kann, ist die Preisgestaltung keine einzelne Entscheidung mehr, sondern gliedert sich in drei Phasen, die ein Datum durchläuft, je näher es rückt. Der Fehler, den die meisten Unterkünfte begehen, besteht darin, über das gesamte Buchungsfenster hinweg eine einheitliche Preispolitik beizubehalten – entweder aus Nervosität frühzeitig Rabatte zu gewähren oder an einem hohen Preis festzuhalten, bis das Zimmer leer bleibt. Das Buchungsfenster zeigt Ihnen, in welcher Phase sich ein bestimmtes Datum tatsächlich befindet.
Weit vor der Anreise besteht die Aufgabe darin, eine vernünftige Preisuntergrenze zu sichern und echte Frühbucher zu gewinnen, ohne dabei Nachfrage zu verschenken, die Sie ohnehin gewonnen hätten. Ein pauschaler Frühbucherrabatt ist hier oft ein versteckter Fehler, da ein Großteil der Gäste, die ihn in Anspruch nehmen, kurz vor dem Anreisedatum ohnehin zum Vollpreis gebucht hätte. Frühzeitige Preisnachlässe lohnen sich nur, wenn Ihre Kurve zeigt, dass Sie für diesen Termin tatsächlich hinter dem Plan zurückliegen, oder wenn Sie bewusst feste, nicht stornierbare Einnahmen in den Büchern haben möchten, um das Risiko zu verringern.
In der Mitte des Buchungszeitraums nehmen Sie die Steuerung in die Hand. Hier zeigt sich der Nutzen des Vergleichs mit dem Vorjahr: Liegt die Auslastung über dem Vorjahr, halten Sie den Preis oder erhöhen ihn und lassen den Markt zu Ihnen kommen; liegt sie darunter, senken Sie entweder den Preis oder öffnen einen Kanal oder ein Segment, das Sie bisher geschlossen gehalten hatten. Kurz vor der Anreise befinden Sie sich in der Endphase und entscheiden von Tag zu Tag, ob Sie den Preis verteidigen oder ein leeres Zimmer in Last-Minute-Umsatz umwandeln – in dem Wissen, dass ein heute Abend unverkauftes Zimmer für immer nichts einbringt. Grenzen sorgen für mehr Klarheit: Nicht erstattungsfähige Tarife und Tarife bei Vorausbuchung belohnen eine frühzeitige Buchung, flexible Tarife tragen den Aufschlag, den sie verdienen, und Last-Minute- oder mobile Tarife ermöglichen es Ihnen, den Markt zu verfolgen, ohne Ihren Listenpreis öffentlich zu senken. Der Preis ist nicht eine einzige Zahl über den gesamten Zeitraum hinweg; er ist eine geplante Reise entlang dieses Zeitraums.
Prognosen anhand des Buchungsfensters, nicht anhand des Wandkalenders
Die meisten Prognosen kleiner Hotels bestehen eigentlich nur darin, einen Blick in den Kalender zu werfen und sich dann optimistisch oder besorgt zu fühlen. Das Buchungsfenster verwandelt dieses Gefühl in eine Zahl. Wenn Ihre Kurve zeigt, dass Sie normalerweise 14 Tage vor einem Termin 60 Prozent der endgültigen Buchungen für diesen Tag vorliegen haben und Sie derzeit 60 Prozent vorliegen haben, liegt Ihr Endergebnis in etwa im Plan und Sie können es prognostizieren. Wenn Sie erst vierzig Prozent haben, liegen Sie zurück, und die Prognose sollte dies anzeigen, solange noch Zeit zum Handeln bleibt. Das ist zwar unspektakuläre Arithmetik, aber sie ist so zuverlässig besser als Intuition, dass es sich lohnt, sie sogar in einer Tabellenkalkulation zu erstellen.
Die Prognose, die Sie auf diese Weise erhalten, ist keine einmalige Schätzung, sondern eine Live-Prognose, die sich aktualisiert, sobald Buchungen eingehen. Jeden Tag bestätigen neue Buchungen entweder den Verlauf oder lenken ihn ab, und die Lücke zwischen Ihrer aktuellen Position und dem Punkt, an dem Sie laut Kurve stehen sollten, ist Ihr Frühwarnsystem. Ein Termin, der eine Woche lang hinter dem normalen Tempo zurückbleibt, signalisiert dir, jetzt zu handeln – und nicht erst dann, wenn das Defizit tatsächlich eintritt. Eine Prognose „aus der Perspektive der Zukunft“ bedeutet, dass du stets die Ziellinie im Blick hast, die sich aus der heutigen Position ergibt, und nicht nur die reinen Zahlen des heutigen Tages.
Es schützt Sie auch vor dem gegenteiligen Fehler, nämlich einer Überreaktion auf einen Termin, der lediglich leer aussieht, weil er noch weit in der Zukunft liegt. Eine gut aufgebaute Kurve gibt Ihnen die Freiheit, einen ruhig aussehenden Termin in Ruhe zu lassen, wenn er genau nach Plan verläuft, und bei einem Termin, der tatsächlich hinterherhinkt, entschlossen zu handeln. Beides ist Geld: Ersteres verhindert, dass Sie Nachfrage abwerten, die ohnehin gekommen wäre, Zweites verhindert, dass Sie wie im Schlaf in eine leere Nacht hineinschlummern.
Stornierungen und Anzahlungen verzerren das Zeitfenster
Bei all dem gibt es einen Haken, der benannt werden muss, da er jede Kurve still und leise verzerrt: Nicht jede Buchung in den Büchern wird tatsächlich in Anspruch genommen. Flexible Tarife und kostenlose Stornierung bedeuten, dass eine neunzig Tage im Voraus getätigte Reservierung eine weniger feste Zusage darstellt als eine nicht erstattungsfähige Buchung, die vierzehn Tage vor Anreise vorgenommen wurde. Wenn ein großer Teil Ihrer Frühbuchungen stornierbar ist, ist Ihre Auslastung weit vor der Ankunft zu optimistisch dargestellt, und eine Kurve, die dies ignoriert, verleitet Sie dazu, den Preis stabil zu halten, obwohl Sie eigentlich echte, verbindliche Nachfrage aufbauen sollten.
Die Lösung besteht darin, den Buchungszeitraum und das Stornierungsprofil gemeinsam zu betrachten. Verfolgen Sie nicht nur, wie viele Zimmer in jedem Buchungszeitraum gebucht sind, sondern auch, wie viele davon zu den Buchungen gehören, die in der Regel bestehen bleiben. Ein Termin, der bei den Bruttobuchungen solide aussieht, aber mit flexiblen Reservierungen mit hohem Stornorisiko überladen ist, ist anfälliger, als es den Anschein hat, und es kann gerechtfertigt sein, einen nicht erstattungsfähigen Tarif oder eine Anzahlungspflicht einzuführen, um ihn zu festigen. Anzahlungen und Vorauszahlungsbedingungen sind nicht nur Instrumente zur Cashflow-Steuerung; sie sind der Weg, wie Sie eine vage Frühbuchung in eine Buchung umwandeln, auf die Sie tatsächlich Ihre Prognosen stützen können.
Hier treffen auch die Gestaltung der Stornierungsbedingungen und das Buchungsfenster aufeinander. Wenn Sie alle zu nicht erstattbaren Buchungen drängen, verkürzen Sie Ihr effektives Buchungsfenster, da risikoscheue Planer lieber abwarten, anstatt sich frühzeitig auf Bedingungen festzulegen, denen sie nicht entkommen können. Bieten Sie ausschließlich flexible Bedingungen an, füllen Sie die Buchungslisten frühzeitig mit Reservierungen, die sich möglicherweise in Luft auflösen. Der vernünftige Mittelweg ist eine Streuung verschiedener Tarifarten über das gesamte Buchungsfenster hinweg, sodass eine frühzeitige Bindung belohnt wird, Flexibilität gegen einen fairen Aufpreis verfügbar ist und Ihre Prognose auf einer Nachfrage basiert, die danach gewichtet ist, wie wahrscheinlich es ist, dass die Gäste tatsächlich erscheinen.
Das Buchungsfenster in die Praxis umsetzen – nach verbleibender Zeit bis zur Anreise
All dies ist nur dann die Mühe wert, wenn es Ihr Handeln an einem Dienstagmorgen verändert. Der klarste Weg, dies operativ umzusetzen, besteht darin, das Buchungsfenster in drei Zonen zu unterteilen, Ihre Standardvorgehensweise in jeder Zone zu kennen und sich dann anhand der Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr leiten zu lassen, wann Sie von der Standardvorgehensweise abweichen sollten.
Weit im Voraus: Basisnachfrage und Gruppen
In der weit entfernten Zone, Monate vor der Ankunft, besteht Ihre Aufgabe darin, eine solide Basis zu schaffen und die Kunden zu gewinnen, die tatsächlich so früh buchen: Gruppen, Veranstaltungen, Firmenverträge und Frühbucher im Freizeitbereich. Halten Sie einen vertretbaren Mindestpreis ein, verfolgen Sie Gruppen- und Firmenanfragen für die Termine, die Sie sichern möchten, und widerstehen Sie dem Drang, der Spontannachfrage Rabatte zu gewähren, nur weil der Kalender noch leer aussieht. So weit im Voraus soll der Kalender noch leer aussehen. Der einzige Grund, die Preise hier anzupassen, ist ein Termin, der laut Ihrer Kurve deutlich hinterherhinkt, oder der strategische Wunsch, gesicherte, nicht stornierbare Einnahmen für eine ungewisse Zeit zu sichern.
Die Mitte: Den Mix steuern
In der mittleren Zone – für den Großteil der Spontanbuchungen etwa einen Monat bis ein paar Wochen im Voraus – findet das aktive Revenue Management statt. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich die Buchungsentwicklung klar und zuverlässig ablesen, sodass Sie hier Ihre eigentlichen Preismaßnahmen ergreifen: Halten Sie die Preise an Terminen, die gut gebucht sind, auf dem aktuellen Niveau oder erhöhen Sie sie; senken Sie die Preise oder öffnen Sie Vertriebskanäle an Terminen, die hinterherhinken. Hier steuern Sie auch bewusst den Mix und entscheiden, ob Sie mehr OTA-Volumen annehmen, um einen schwachen Termin abzufedern, oder ob Sie die Verfügbarkeit für die erwartete, höherwertige Direkt- und Firmennachfrage sichern. Der Großteil der Gewinne oder Verluste im Revenue Management wird in dieser Zone erzielt – still und leise, Termin für Termin.
Last Minute: Die Restplätze gezielt füllen
In der letzten Zone, den letzten Tagen, geht es darum, leere Zimmer in Umsatz umzuwandeln, ohne die Integrität Ihrer Preise zu gefährden. Ein heute Abend unverkauftes Zimmer ist morgen nichts mehr wert; daher ist ein Termin, der noch schwach gebucht ist und bei dem noch einige Tage verbleiben, ein Kandidat für Last-Minute- und mobile Kanäle, gezielte Angebote an Ihre eigenen früheren Gäste sowie Preistypen, die es Ihnen ermöglichen, privat Rabatte zu gewähren, anstatt Ihren öffentlichen Preis zu senken. Die Kunst besteht darin, dies gezielt zu tun – nur für Termine, die tatsächlich noch hinter den Erwartungen zurückliegen –, anstatt reflexartig bei jedem bevorstehenden Termin die Preise zu senken und Ihren Markt darauf zu trainieren, abzuwarten. Die Auslastung am Ende der Buchungsperiode ist Präzisionsarbeit, kein Notverkauf.
Wo Prostay ehrlich gesagt ins Bild passt
Zunächst noch einmal die Offenlegung: Ich schreibe für Prostay, betrachten Sie diesen Text also als interessengeleitet und nicht als neutrale Analyse. Der ehrliche, konkrete Punkt ist, dass das richtige Einschätzen des Buchungsfensters hauptsächlich ein Datenproblem ist und die Daten aus einer zuverlässigen Quelle stammen müssen. Da das Property-Management-System jede Reservierung mit Buchungsdatum und Anreisedatum speichert, lassen sich die Auslastungs- und Buchungsentwicklungsansichten, die Kurven nach Segment und Kanal sowie der Vergleich der Auslastung mit dem Vorjahr allesamt aus den Daten berechnen, die Sie bereits haben – vorausgesetzt, diese befinden sich an einem Ort und sind nicht über ein PMS, ein separates Buchungstool und ein OTA-Extranet verstreut. Prostay erstellt diese Auslastungs- und Buchungsberichte aus demselben System, das auch die Buchungen entgegennimmt, und die Umsatzmanagement-Tools reagieren auf die Kurve statt auf eine statische Preisliste.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Prostay die einzige Möglichkeit ist, dies zu tun. Ein disziplinierter Revenue-Manager mit einem guten Datenextrakt und einer Tabellenkalkulation kann eine brauchbare Buchungskurve erstellen, und dedizierte Revenue-Management-Systeme tun dies detaillierter als jede All-in-One-Lösung. Das Argument für eine native Lösung ist schlicht, dass die Auswertungen nur so gut sind wie die Daten, mit denen sie gespeist werden, und dass bei jedem Datenaustausch zwischen Systemen die Gefahr besteht, dass Buchungsdaten verloren gehen oder Kanal-Tags durcheinander geraten. Der Test, den es zu bestehen gilt – für uns ebenso wie für alle anderen –, ist konkret: Können Sie für einen beliebigen zukünftigen Monat einen Trendbericht abrufen, aufgeschlüsselt nach Segment und Kanal, und diesen in weniger als einer Minute mit dem entsprechenden Zeitpunkt des Vorjahres vergleichen, ohne etwas exportieren zu müssen? Wenn ja, werden Sie das Fenster gut bewerten. Wenn nicht, verlassen Sie sich auf den Durchschnitt – und der Durchschnitt ist die Zahl, die lügt.
Häufig gestellte Fragen
Die Fragen, die Revenue Manager und Eigentümer am häufigsten zum Buchungsfenster und zur Vorlaufzeit stellen – was als normal gilt, wie man es berechnet, warum es sich verschoben hat und wie es die Preisgestaltung beeinflussen sollte –, werden anhand des tatsächlichen Verhaltens dieser Muster in einer realen Immobilie beantwortet und nicht anhand eines Lehrbuchs.
