Tarification multidevises dans l'hôtellerie et qui prend en charge les frais de change

La tarification multidevise consiste à afficher, proposer ou facturer dans une devise autre que celle dans laquelle vos comptes sont tenus. Cela peut sembler n’être qu’un simple paramètre, mais il s’agit en réalité de trois décisions distinctes : ce que voit le client, le montant débité de sa carte et le montant qui est crédité sur votre compte bancaire. Chacune de ces étapes peut utiliser un taux différent, à une date différente, fixé par une entité différente. La plupart des établissements activent la première option sans se prononcer sur les deux autres, et un moteur de réservation les laisse volontiers faire.

Le résultat est rarement catastrophique. Il s’agit plutôt d’une fuite lente, visible uniquement si l’on compare le montant indiqué dans le devis à celui qui a été crédité sur votre compte, ce que presque personne ne fait au niveau de chaque réservation. Une chambre vendue à 180 dans la devise du client ne vaut plus que 176 au moment du règlement, et ces 4 sont considérés comme des frais bancaires. Cet article aborde les trois devises, explique pourquoi les prix convertis semblent avoir été convertis, détermine qui supporte la variation des taux entre la réservation et le séjour, évalue le coût réel de la conversion dynamique des devises, présente les règles de divulgation qui s’appliquent dès que vous proposez un choix, traite des remboursements, des agences de voyages en ligne (OTA), de la comptabilité, et décrit ce qu’une plateforme de paiement devrait faire pour vous.

Chaque réservation internationale comporte trois devises

La séparation de ces trois devises représente l’essentiel du travail. Une fois qu’elles ont été identifiées, le reste de l’article concerne principalement la comptabilité.

La devise d’affichage est celle que le client voit lorsqu’il prend sa décision. Elle n’a aucune signification comptable. Elle existe pour éviter qu’un Norvégien, en voyant un prix en roupies indonésiennes, ne ferme la page parce qu’il ne peut pas juger si 3 200 000 est un montant élevé.

La devise de facturation est celle dans laquelle le paiement est effectivement libellé lorsqu’il transite par le réseau de cartes bancaires. C’est celle qui apparaît sur le relevé du client et qui détermine qui effectue la conversion.

La devise de base est celle dans laquelle votre établissement tient sa comptabilité, déclare ses impôts, rémunère son personnel et reçoit ses règlements. C’est la devise utilisée dans votre registre comptable, votre audit de nuit et votre compte de résultat.

La configuration la plus courante pour un hôtel indépendant est la plus simple, et elle est généralement la bonne. Affichez les prix en plusieurs devises, facturez dans la vôtre et tenez votre comptabilité dans la vôtre. La banque du client se charge de la conversion, le client paie la marge de sa banque, et vous recevez exactement ce à quoi vous vous attendiez. Vous n’avez réalisé aucun bénéfice de change et vous n’avez pris aucun risque de change.

Tout écart par rapport à ce principe doit être un choix délibéré, et voici les choix possibles.

La devise d’affichage est un choix marketing

L’affichage des prix convertis n’a qu’une seule raison d’être : éviter au client de devoir effectuer un calcul lors de la réservation. Il s’agit d’un argument lié au taux de conversion, et non d’une question financière, et il doit être évalué comme tel.

Cela importe davantage lorsque le chiffre est inconnu plutôt que simplement étranger. Un Allemand qui lit un prix en francs suisses effectue instantanément le calcul mental. Le même client face à des roupies indonésiennes, des dongs vietnamiens ou des forints hongrois doit compter les chiffres, et compter les chiffres crée une friction. Si une grande partie de votre demande provient d’un pays dont la devise se situe à un ordre de grandeur très différent du vôtre, l’affichage du taux de conversion justifie immédiatement son existence.

Cela importe le moins lorsque votre marché est régional et que les devises sont proches en valeur, ce qui explique pourquoi de nombreux hôtels urbains prospères ne s’en soucient jamais.

L’erreur consiste à considérer la devise affichée comme une promesse. Il s’agit d’une estimation, et tout moteur de réservation honnête l’indique à proximité du sélecteur de devise, en précisant que les prix sont convertis à titre indicatif et que la devise réellement facturée peut différer. Cette mention remplit une fonction essentielle. C’est ce qui fait la différence entre un client qui comprend qu’il sera facturé en euros et un client qui croit qu’on lui a proposé un prix fixe en livres sterling et qui contestera la différence.

Deux contraintes pratiques méritent d’être définies dès le départ. Proposez une liste restreinte plutôt que l’intégralité des options, car un sélecteur proposant soixante options représente une charge de maintenance et une source de tickets d’assistance, tandis que quatre ou cinq options couvrant vos marchés sources réels sont véritablement utiles. Et veillez à ce que la sélection reste inchangée tout au long de la session, afin qu’un client ayant changé de devise sur la page de recherche ne se voie pas proposer une devise différente lors du paiement, ce qui serait perçu comme une pratique trompeuse, même si le prix sous-jacent n’a jamais varié.

Les prix convertis ont l’air d’avoir été convertis

Voici un détail que personne ne mentionne dans la liste des fonctionnalités. Un prix qui a été converti à l’aide d’un taux de change a l’air d’un prix qui a été converti à l’aide d’un taux de change, et les clients le remarquent.

Votre tarif de 200 euros, soigneusement calculé, devient 171,43 livres. Votre 149 devient 127,72. Le chiffre est correct, mais il est aussi manifestement généré par une machine. Vous avez consacré de réels efforts à la structure tarifaire et aux seuils de prix psychologiques, et la conversion réduit tout cela à néant au dernier moment.

Il existe trois façons de gérer cela, qui conviennent à différents types d’établissements.

Convertir et arrondir. Prenez le chiffre converti et arrondissez-le à une valeur plausible, au multiple de cinq ou de dix le plus proche dans la devise d’affichage. Cela ne nécessite aucun effort de gestion et évite l’aspect trop « généré par une machine ». Arrondissez à la hausse plutôt qu’à la baisse, car arrondir à la baisse chaque tarif sur l’ensemble d’une saison revient à accorder une remise que vous n’avez jamais acceptée.

Fixez des prix fixes par devise. Décidez que la chambre coûte 200 euros, 175 livres ou 320 dollars, un point c’est tout, et gérez vous-même ces chiffres. C’est ce que font les vendeurs internationaux sérieux. Les prix semblent avoir été fixés délibérément, car c’est le cas, et vous n’êtes plus à la merci d’un taux de change qui bouleverse votre vitrine du jour au lendemain. Le coût réside dans la mise à jour, et le risque est qu’une évolution durable des taux de change rende un marché systématiquement moins cher. Effectuez une révision trimestrielle, et non annuelle.

Solution hybride. Des prix fixes dans les deux ou trois principales devises de vos marchés émetteurs, et une conversion en temps réel pour le reste. La plupart des établissements qui se penchent sur la question finissent par adopter cette approche.

Quel que soit votre choix, résistez à la tentation d’afficher des prix convertis à deux décimales lorsque le taux sous-jacent n’est pas aussi précis. Rien ne trahit davantage une conversion automatisée qu’une chambre d’hôtel affichée à 171,43.

Qui supporte la variation entre la réservation et le séjour ?

Les hôtels vendent à terme. Une réservation effectuée en octobre pour un séjour en juin représente un écart de huit mois entre le moment où le prix est convenu et celui où l’argent est perçu, et les taux de change ne restent pas stables pendant huit mois.

Si vous affichez les prix en devise étrangère mais facturez dans votre propre devise, tout cela ne vous concerne pas. Le client voit un prix indicatif en octobre, et lorsqu’il est facturé en juin, sa banque effectue la conversion au taux de juin. La variation lui revient, il s’y attend largement, et votre chiffre d’affaires correspond exactement à ce que prévoyait votre grille tarifaire.

Si, en revanche, vous proposez et facturez effectivement dans une devise étrangère, vous avez pris une position. Vous avez accepté de recevoir 900 livres pour un séjour en juin, et ces 900 livres en juin peuvent valoir nettement plus ou moins qu’en octobre. Sur une seule réservation, cela n’a pas d’importance. Mais sur l’ensemble d’une saison, sur un marché qui représente un tiers de votre activité, cela constitue un chiffre réel qui apparaît dans vos indicateurs de performance sous la forme d’un fléchissement inexpliqué du prix moyen par chambre (ADR), que personne ne peut attribuer à une décision tarifaire.

Il existe trois mesures de protection à connaître.

Enregistrez le tarif au moment de la réservation et conservez-le. Quel que soit le tarif appliqué lors de la création de la réservation, il doit être enregistré dans la réservation, ainsi que sa valeur équivalente dans votre devise de base. Il ne s’agit pas de protéger le client, mais de pouvoir répondre à la question suivante : quelle valeur attribuiez-vous à cette réservation lorsque vous l’avez acceptée ? Sans ce relevé, vous ne pouvez pas faire la différence entre un tarif qui a évolué et un prix saisi par erreur.

Demandez un acompte dans la devise de facturation. Un acompte permet de convertir une partie de la réservation au taux du jour, plutôt que de laisser l’intégralité du risque ouvert jusqu’à l’arrivée. C’est la couverture la moins coûteuse dont dispose un petit hôtel, et vous demandiez probablement déjà un acompte de toute façon, pour les raisons exposées dans le guide sur la politique d’acompte.

Intégrez une marge de sécurité dans vos tarifs. Si vous maintenez des prix fixes en devise étrangère, ceux-ci ne doivent pas correspondre exactement au taux de conversion du jour. Une marge modeste, d’un ou deux pour cent, absorbe les fluctuations normales sans que les clients ne s’en aperçoivent. Il ne s’agit pas d’une pratique déloyale, mais de la même logique qui prévoit une marge de sécurité dans tout contrat à prix fixe.

Ce qu’il ne faut surtout pas faire, c’est courir après le taux. Un établissement qui ajuste sa grille tarifaire en devise étrangère à chaque fois que le marché fluctue d’un demi-pour cent donne une image instable, agace les clients fidèles et fait perdre du temps à la direction sur un risque qu’un examen trimestriel aurait suffi à gérer.

La forme la plus aiguë de ce problème n’a rien de passager et se présente chaque automne. Un compte d’entreprise ou un tour-opérateur demande un taux fixe dans sa devise pour l’ensemble de l’année suivante, ce qui représente une position sur douze mois prise lors d’une seule réunion. Personne autour de la table ne considère cela comme une décision de change, car elle est classée dans la catégorie des ventes.

Deux habitudes permettent de surmonter cette situation. Proposez vos devis dans votre propre devise chaque fois que le client l’accepte, car une entreprise organisant des voyages internationaux est parfaitement habituée à être facturée dans la devise du pays où elle envoie ses collaborateurs. Et lorsque le client a réellement besoin de sa propre devise, que ce soit parce que sa politique de voyage l’exige ou que son système d’approvisionnement ne peut gérer aucune autre devise, insérez une clause de révision des taux dans le contrat : un seuil défini, généralement autour d’une variation de 5 %, à partir duquel l’une ou l’autre partie peut demander à revoir le taux. Il s’agit d’une condition commerciale courante plutôt qu’exceptionnelle, et la demander lors de la négociation ne coûte rien, alors que découvrir au neuvième mois que votre meilleur compte est désormais facturé 8 % en dessous du prix que vous aviez prévu vous fait perdre la marge sur l’ensemble du contrat. La négociation dans son ensemble est abordée dans l’article consacré aux tarifs d’entreprise et à la saison des appels d’offres.

La conversion dynamique des devises n’est pas de l’argent gratuit

La conversion dynamique des devises, communément abrégée en DCC, est l’offre proposée par un terminal de paiement lorsqu’il détecte une carte étrangère : payer en devise locale ou payer dans votre propre devise. Il est important de bien comprendre ce mécanisme, car c’est le seul aspect de ce sujet pour lequel on cherchera activement à vous le vendre.

Le fonctionnement est simple. Si le client choisit votre devise locale, la transaction s’effectue dans votre devise et l’émetteur de la carte du client la convertit au taux de cet émetteur, qui est généralement proche du taux interbancaire avec un léger écart. Si le client choisit sa devise d’origine, c’est votre acquéreur qui effectue la conversion, à un taux comportant une marge supérieure au taux interbancaire moyen du marché. Selon des sources du secteur, cette marge se situe généralement entre 3 et 7 %. Une partie de cette marge est reversée au commerçant, ce qui explique précisément l’enthousiasme des fournisseurs de terminaux à cet égard.

Le DCC génère donc une petite source de revenus réels. Pour un établissement réalisant un volume important d’activité internationale, cela peut représenter quelques milliers par an sans travail supplémentaire.

L’argument contre cette pratique n’est pas d’ordre moral, mais commercial. Les voyageurs fréquents savent ce qu’est le DCC et le refusent ; par conséquent, les clients les plus susceptibles de l’accepter sont les moins expérimentés, et ceux qui risquent le plus de consulter leur relevé plus tard et de se sentir lésés. La marge est indiquée, mais elle ne l’est qu’au moment où le client s’apprête à finaliser son paiement, c’est-à-dire à un moment où il ne lit généralement pas attentivement les informations. Et votre personnel se retrouve pris entre deux feux, car le terminal pose une question que le client ne comprend pas et que celui-ci se tourne alors vers le réceptionniste pour obtenir des conseils.

Si vous proposez cette option, trois règles permettent de rester dans les règles. Formez le personnel de la réception à présenter cela comme une question neutre plutôt que comme une recommandation, car un réceptionniste qui dit « appuyez simplement sur la touche #1, c’est plus simple » enfreint une règle explicitement interdite par les réseaux de cartes bancaires. Ne laissez jamais le personnel sélectionner cette option à la place du client. Et soyez en mesure d’expliquer ce chiffre si on vous le demande, ce qui signifie qu’une personne au sein de l’établissement doit connaître le montant exact de la marge.

Ce qu’exigent les règles dès l’instant où vous proposez un choix

Dès l’instant où vous proposez un choix de devise, vous vous trouvez dans le cadre d’une interaction réglementée, et les obligations sont plus précises que ne le pensent la plupart des hôteliers.

Les règles des réseaux de cartes constituent le premier niveau. Les directives de Mastercard à l’intention des commerçants concernant la DCC stipulent clairement que l’offre ne doit pas être présentée comme l’option par défaut, que le titulaire de la carte ne doit pas être contraint ou incité à l’utiliser, que l’offre doit être claire et neutre, et que le choix du titulaire de la carte doit être respecté. Ce dernier point s’accompagne d’un exemple concret qui, parmi tous les exemples possibles, concerne justement un hôtel : un établissement qui demande à un client de cocher sa devise préférée sur un bordereau, puis effectue de toute façon une conversion en back-office dans l’autre devise. Il s’agit d’une violation des règles, et non d’une erreur administrative, et ce cas est suffisamment courant pour être mentionné.

Le deuxième niveau, pour tout établissement acceptant les cartes dans l’Union européenne, est le règlement (UE) 2019/518, qui a modifié le règlement sur les paiements transfrontaliers et s’applique depuis le 19 avril 2020. Il exige que le montant total des frais de conversion pour les paiements par carte soit exprimé sous forme de majoration en pourcentage par rapport aux derniers taux de référence de l’euro publiés par la Banque centrale européenne, et que cette majoration soit communiquée au payeur avant le lancement du paiement. L’objectif était de permettre la comparaison des offres de conversion concurrentes, car un taux de change brut ne permet pas au voyageur de savoir s’il s’agit d’un bon taux.

La conséquence pratique pour un hôtel est simple. Le choix de la devise sur le terminal ou lors du paiement doit afficher les deux montants, le taux appliqué et la marge par rapport au taux de référence, avant que le client ne confirme. Si votre terminal n’affiche pas ces informations, c’est à votre acquéreur de remédier à cette lacune, et il est tout à fait raisonnable de lui en faire part lors du renouvellement du contrat.

Un point connexe qui prend souvent les établissements au dépourvu. Un client facturé dans une devise qu’il n’a pas choisie dispose de solides motifs pour contester le paiement, et les litiges liés à la devise sont généralement favorables au titulaire de la carte, car la preuve figure sur le reçu. Garantir la clarté du choix relève autant de la prévention des rétrofacturations que de la conformité, ce qui est l’argument développé plus en détail dans le guide sur les rétrofacturations.

C’est au niveau des remboursements que les opérations de change posent réellement problème

Tout ce qui précède concerne les entrées d’argent, où les montants sont convenus à l’avance et où tout le monde est de bonne humeur. Les remboursements sont l’inverse, et c’est là que la gestion des devises donne lieu à de véritables réclamations.

Le problème réside dans le fait qu’un remboursement intervient à une date différente de celle du paiement, et qu’un montant en devise étrangère converti à deux dates différentes donne lieu à deux montants différents. Un client qui a payé 500 dans sa devise et qui se voit rembourser 493 a, de son point de vue, été facturé 7 pour le « privilège » d’annuler sa réservation.

La règle qui permet d’éviter la plupart de ces problèmes est simple : rembourser la transaction d’origine plutôt que d’en créer une nouvelle. Un véritable remboursement sur l’autorisation initiale annule le même montant dans la même devise, et le réseau de cartes le traite comme une annulation plutôt que comme une nouvelle conversion. Effectuer un remboursement sous la forme d’un nouveau paiement dans le sens inverse, ce qui se produit lorsque quelqu’un le traite manuellement depuis un terminal, garantit un écart.

Même avec une annulation correcte, le client peut constater une légère différence, car son propre émetteur a effectué une conversion au moment du départ et en effectue une nouvelle au moment du retour, à deux dates différentes. Cela échappe à votre contrôle et il vaut mieux avoir une explication en une phrase toute prête plutôt que d’en débattre.

Les remboursements partiels méritent une attention particulière. Si vous remboursez une nuit sur un séjour de trois nuits en devise étrangère, remboursez le montant proportionnel de la transaction initiale plutôt que de recalculer le prix d’une nuit au taux du jour. Les deux montants seront différents, et seul l’un d’entre eux est justifiable sur un reçu.

C’est au niveau des conditions d’annulation que cela pose le plus souvent problème dans la pratique. Une politique exprimée sous forme de pourcentage de remboursement est indépendante de la devise et s’adapte sans difficulté à toutes ces situations. Une politique exprimée sous forme de frais fixes dans votre devise locale devient, pour un client étranger, des frais dont le montant varie en fonction du jour. Aucune des deux approches n’est erronée, mais la seconde nécessite une mention explicite dans les conditions générales afin d’éviter toute surprise. Les mécanismes généraux sont détaillés dans le guide des conditions d’annulation.

Les OTA ajoutent discrètement une quatrième devise

Alors que le modèle à trois devises commence à paraître gérable, les plateformes de distribution en introduisent une quatrième.

Une OTA prend votre tarif dans la devise que vous avez enregistrée, l’affiche au voyageur dans la devise dans laquelle celui-ci navigue, puis vous paie dans la devise de votre contrat, qui peut ne correspondre à aucune des deux. Si la réservation est gérée par l’OTA, une conversion s’effectue au sein de la plateforme, que vous ne voyez jamais et ne pouvez pas vérifier. S’il s’agit d’une réservation que vous facturez vous-même, vous revenez à vos propres modalités, mais le client a déjà vu sur l’OTA un montant que vous n’avez pas calculé.

Trois conséquences méritent d’être soulignées.

La commission est prélevée sur leur tarif, pas sur le vôtre. Un pourcentage de commission appliqué à un montant converti, puis versé à votre compte après une nouvelle conversion, n’est pas le même que le pourcentage appliqué à votre tarif affiché. Il est généralement proche. Il n’est pas toujours proche, et la différence s’inscrit dans le même calcul que le reste de votre ADR net après commission.

Les comparaisons de parité tarifaire deviennent floues. Une personne qui compare votre tarif direct à un tarif d’une OTA dans une troisième devise compare deux conversions, et non deux tarifs. Avant de conclure qu’un canal pratique des prix inférieurs aux vôtres, vérifiez si l’écart correspond à une remise ou à un tarif. Les règles qui s’appliquent effectivement à la parité tarifaire dans l’UE sont détaillées dans le guide sur la parité tarifaire.

Les versements sont effectués nets d’un écart de change que vous n’avez pas accepté. Si votre contrat prévoit un paiement dans une devise autre que votre devise de base, la plateforme effectue la conversion selon ses propres conditions. Lorsque le volume le justifie, il est nettement plus avantageux de disposer d’un compte local dans la devise de paiement et d’effectuer vous-même la conversion ; il s’agit d’une demande courante et non d’une demande inhabituelle.

Rien de tout cela ne justifie d’éviter de vendre à l’international. C’est une raison de comparer les canaux en fonction du montant qui arrive sur votre compte plutôt qu’en fonction du taux que vous avez saisi, ce qui est une bonne habitude pour toutes les raisons évoquées dans l’article sur la réduction des commissions des OTA.

Une devise de base, plusieurs taux de change

Le principe comptable qui sous-tend tout cela mérite d’être énoncé clairement, car il résout la plupart des débats sur le fonctionnement d’un système.

Un établissement dispose d’une seule devise de base. Tout ce qui se passe dans l’établissement y est finalement exprimé : le folio, l’audit de nuit, le rapport quotidien sur le chiffre d’affaires, le compte de résultat, la déclaration fiscale. Les tarifs peuvent être libellés dans la devise de votre choix. La comptabilité, elle, ne le peut pas.

Cela signifie que chaque transaction en devise étrangère doit faire l’objet de l’enregistrement de deux valeurs : le montant dans la devise de la transaction et son équivalent dans la devise de base, ainsi que le taux utilisé et la date à laquelle il s’applique. Enregistrez le taux, pas seulement le résultat. Un chiffre converti sans taux associé ne peut pas être vérifié, et dès qu’un auditeur ou un propriétaire vous demandera comment ce chiffre a été calculé, vous devrez fournir le taux.

C’est lorsque les établissements gèrent leur registre en plusieurs devises qu’ils rencontrent des difficultés. Cela semble être la suite logique, mais cela engendre des problèmes disproportionnés par rapport aux avantages. Un registre comportant des frais dans deux devises n’affiche pas de solde unique ; il est donc impossible d’indiquer au client le montant qu’il doit en une seule phrase. Le reporting doit soit choisir un taux pour la période et retraiter l’ensemble des données, soit produire des totaux qui n’ont aucun sens. Et toute différence entre le taux au moment de la comptabilisation et celui au moment du règlement doit être comptabilisée quelque part, ce qui constitue une véritable écriture comptable plutôt qu’une simple tolérance d’arrondi.

La solution pragmatique, celle adoptée par la plupart des systèmes hôteliers, consiste à utiliser un compte client en devise de base, le montant en devise étrangère étant indiqué à titre de référence. Le client obtient un seul solde. Les rapports s’appuient sur une seule devise. La devise de devis est conservée dans la réservation, ce qui permet de toujours indiquer ce qui a été convenu. La facturation peut alors être établie dans une autre devise lorsqu’un client d’entreprise ou un voyagiste l’exige, ce qui constitue une étape de présentation en fin de processus plutôt qu’une modification du fonctionnement du grand livre. Les implications d’une erreur dans ce domaine pour l’audit de nuit sont abordées dans le guide de comptabilité hôtelière, et si certains termes utilisés ici vous sont inconnus, le glossaire les définit.

Espèces étrangères à la réception

Accepter des euros dans un pays qui n’utilise pas cette monnaie était autrefois une pratique courante dans l’hôtellerie, mais elle a discrètement disparu de la plupart des établissements. Il convient de rappeler les raisons de cette évolution, car la question revient chaque saison, posée par un directeur général bien intentionné.

Le taux de change constitue le premier problème. Pour accepter des billets étrangers en toute sécurité, vous devez proposer un taux suffisamment défavorable pour couvrir une ou deux journées de fluctuation, plus les frais de dépôt des billets à la banque ; or, ce taux de protection est si peu avantageux qu’un client qui le vérifie par la suite se sent floué. Vous gérez en fait un petit bureau de change sans le volume d’affaires nécessaire à sa rentabilité.

Les frais bancaires constituent le deuxième problème. De nombreuses banques facturent désormais des frais non négligeables pour accepter les billets étrangers ; certaines n’acceptent pas du tout les pièces, et le trajet pour les déposer représente un après-midi de travail pour quelqu’un.

Le risque de contrefaçon est le troisième, et c’est celui que les gens sous-estiment. Votre équipe est capable de repérer un faux billet en monnaie locale, car elle en manipule quotidiennement. Personne à la réception ne peut évaluer de manière fiable un billet étranger inconnu à 23 heures.

La solution moderne et sensée consiste à accepter les cartes pour tout ce qui n’est pas de l’argent liquide local, ce vers quoi presque tous les établissements se sont orientés. Si vous vous trouvez dans une destination où l’argent liquide étranger circule encore réellement, fixez un taux unique et publié, réévaluez-le chaque semaine, n’acceptez que les billets et indiquez clairement à la réception quel est ce taux avant que le client ne remette quoi que ce soit. Quoi que vous fassiez, la caisse est un instrument de gestion de la devise de base, et pr��tendre le contraire crée un problème de rapprochement comptable à chaque changement d’équipe. Les règles relatives à la caisse figurent dans le guide des points de vente (POS) de l’hôtel.

Groupes opérant dans deux devises

Pour toute personne gérant des établissements dans plusieurs pays, une décision entraîne plus de difficultés en aval que toutes les autres réunies : celle de savoir si chaque établissement conserve sa propre devise de base.

C’est ce qu’il faut faire. Un hôtel en Espagne déclare ses impôts en Espagne, rémunère son personnel espagnol, s’approvisionne auprès de fournisseurs espagnols et détient un compte bancaire espagnol. Sa comptabilité doit être tenue en euros, quel que soit le lieu où se trouve le propriétaire. Imposer à un établissement la devise du groupe sous prétexte que le siège social établit ses rapports en dollars signifie que chaque chiffre local est un chiffre converti, que chaque rapprochement comptable local comporte une différence d’arrondi, et que le directeur général ne peut pas comparer son propre compte de résultat avec son propre relevé bancaire.

La consolidation est un problème de reporting et relève du niveau du reporting, où l’on peut appliquer un taux défini pour une période donnée et l’identifier comme tel. Que l’on utilise le taux de clôture, une moyenne sur la période ou un taux budgétaire fixé une fois par an relève de la décision de la personne en charge de la comptabilité du groupe, et la seule chose qui importe sur le plan opérationnel est que ce taux soit documenté et cohérent d’une période à l’autre. Un rapport de portefeuille qui modifie discrètement sa base de conversion est pire que l’absence totale de rapport de portefeuille.

La même logique s’applique aux facturations intra-groupe, aux frais de gestion et aux coûts partagés répartis entre les différentes entités. Il s’agit de transactions réelles libellées en deux devises qui nécessitent un taux et une date, et non une formule de feuille de calcul qui reprend discrètement le chiffre du jour chaque fois que quelqu’un ouvre le fichier.

Ce que votre PMS devrait faire dans ce cas

La plupart des défaillances mentionnées ci-dessus sont des défaillances logicielles déguisées en problèmes opérationnels. Un système qui gère correctement les devises rend le bon comportement le plus simple, et les exigences sont suffisamment précises pour être vérifiées à l’aide d’une démo.

Il devrait définir une devise de base par établissement, choisie de manière réfléchie et non modifiable à la légère. Changer de devise comptable après l’enregistrement de transactions n’est pas une simple modification de paramètres, c’est une migration, et un système qui permet à quelqu’un de le faire via un menu déroulant un mardi après-midi n’est d’aucune utilité.

Il devrait vous permettre de désigner les devises supplémentaires que vous prenez réellement en charge, plutôt que de traiter chaque code ISO comme étant activé par défaut. Chaque devise que vous activez représente une liste de prix que quelqu’un doit mettre à jour et une question d’assistance à laquelle quelqu’un doit répondre.

Il devrait vous permettre de choisir entre des taux gérés manuellement et des taux automatiques, avec un intervalle de mise à jour que vous contrôlez, et il devrait vous permettre de « figer » un taux manuellement lorsque vous en avez besoin. La possibilité de « figer » un taux est plus importante qu’il n’y paraît. C’est ce que vous utilisez lorsqu’une devise connaît une forte fluctuation et que vous préférez conserver un montant connu pendant deux semaines plutôt que de suivre l’évolution du marché.

Le système devrait vous permettre de définir un prix fixe par devise sur un plan tarifaire, un article ou un supplément, et d’utiliser ce prix fixe plutôt que de procéder à une conversion. C’est cette fonctionnalité qui distingue un système conçu pour la vente internationale d’un système auquel une fonction de conversion a simplement été ajoutée.

Le système doit enregistrer, directement dans la réservation, la devise dans laquelle le devis a été établi, le taux appliqué et l’équivalent dans la devise de base, et il doit empêcher cette devise de changer une fois que la réservation est validée. Une devise de devis pouvant être modifiée en cours de création d’une réservation génère une réservation où la moitié des lignes sont tarifées selon une base et l’autre moitié selon une autre.

De plus, le système doit maintenir le folio dans une seule devise tout en conservant la devise de devis, afin que le client puisse être informé d’un solde unique et que la comptabilité reste cohérente.

Prostay met cela en œuvre au niveau de l’établissement dans les paramètres système, et cela vaut la peine de passer en revue cette configuration car elle montre à quoi ressemble cette liste de contrôle dans la pratique. Chaque établissement dispose d’une devise d’application, qui correspond à la devise comptable de cet établissement, et celle-ci est verrouillée une fois définie ; ainsi, un groupe peut gérer simultanément un établissement en euros et un autre en roupies sans que l’un ne se fasse passer pour l’autre. La fonctionnalité multidevise est ensuite activée par établissement, avec une liste explicite des devises supplémentaires que vous prenez en charge, plutôt qu’un champ libre.

Les tarifs sont exprimés en valeur d’une unité de devise étrangère par rapport à votre devise de base, ce qui permet d’éviter l’erreur classique liée aux taux inversés. Vous choisissez si les taux sont mis à jour manuellement ou automatiquement à intervalles réguliers, et vous pouvez épingler une devise spécifique afin qu’un taux manuel remplace le taux automatique pour cette devise uniquement. Les plans tarifaires, les articles et les suppléments peuvent chacun comporter des prix fixes par devise, et lorsqu’un prix fixe existe, il est utilisé à la place d’une conversion.

Lors d’une réservation, le personnel sélectionne la devise de devis avant de rechercher des chambres, et celle-ci est verrouillée une fois les chambres ajoutées. La réservation enregistre alors la devise de devis, le taux de change appliqué, la devise de base et les équivalents en devise de base ; l’écran affiche l’équivalent en devise de base à côté du montant en devise étrangère, afin que personne n’ait à se fier à une conversion de mémoire. Du côté du client, le moteur de réservation peut proposer un sélecteur de devise accompagné d’une mention claire indiquant que les prix sont convertis à titre indicatif et que la devise facturée peut différer.

Il y a deux choses qu’il évite délibérément de faire, et ces deux choix sont judicieux. Le compte client, la caisse et les enregistrements de paiement restent dans la devise de base de l’établissement, de sorte qu’il n’y a toujours qu’un seul solde et un seul ensemble de chiffres dans les rapports. Et lorsqu’une facture doit être établie dans une autre devise, elle est générée lors d’une étape de présentation, qui invite à saisir les prix manquants dans cette devise, plutôt que par un réajustement du grand livre. Aucune marge de change n’est non plus appliquée en plus de vos tarifs, ce qui signifie que le tarif que vous configurez est celui que votre client voit.

Une configuration adaptée à la plupart des établissements

Si vous partez de zéro, cette configuration couvre la grande majorité des hôtels indépendants et ne prend qu’un après-midi.

Définissez votre devise de base comme étant la devise du pays dans lequel se trouve l’établissement. Pas la devise du propriétaire, ni celle dans laquelle pensent vos investisseurs. Celle du bâtiment.

Facturez par défaut dans cette devise de base. La banque du client se charge de la conversion, le client paie l’écart de change de sa propre banque, et vous recevez le montant prévu. Cette simple décision élimine la quasi-totalité du risque de change de votre activité.

Activez l’affichage des taux de conversion pour les trois ou quatre devises utilisées par vos marchés émetteurs réels. Vérifiez la provenance de vos arrivées par pays de résidence plutôt que de faire des suppositions, car la réalité est souvent différente de ce que suppose l’équipe commerciale.

Fixez des prix fixes sur vos un ou deux principaux marchés étrangers, et laissez les autres se convertir. Arrondissez les prix convertis afin qu’ils ne semblent pas générés automatiquement.

Actualisez les tarifs quotidiennement plutôt qu’en continu. Les prix des hôtels n’ont pas besoin de suivre les fluctuations du marché, et une vitrine stable a plus de valeur qu’une vitrine précise.

Demandez un acompte pour les réservations en devises étrangères avec des délais de réservation longs. Cela permet de couvrir une partie du risque dès le départ et constitue de toute façon une bonne pratique.

Définissez votre position sur la conversion automatique des devises (DCC), consignez-la en une phrase et formez le personnel d’accueil en conséquence. Soit vous proposez ce service de manière neutre, soit vous ne le proposez pas. Ce qu’il ne faut surtout pas, c’est que chaque réceptionniste prenne sa propre décision.

Réexaminez les prix fixes tous les trimestres par rapport au taux du marché. Vingt minutes, quatre fois par an, suffisent pour détecter une évolution durable qui, sans cela, entraînerait une mauvaise évaluation de l’ensemble du marché pendant toute une saison.

Le principe sous-jacent à tout cela est que le coût des opérations de change ne disparaît jamais ; il ne fait que se déplacer. Chaque disposition mentionnée dans cet article détermine qui en supporte le coût, et celles qui semblent sans conséquence sont en réalité celles où le client supporte une charge plus importante qu’il ne le pense. Être conscient de cela ne se résume pas à une comptabilité plus claire. C’est ce qui fait la différence entre un client qui réserve à nouveau et un autre qui, après avoir lu son relevé, comprend ce qui s’est passé et, discrètement, ne revient pas.