Mehrwährungs-Preisgestaltung in Hotels und wer die Wechselkursgebühren trägt

Unter „Preisanzeige in mehreren Währungen“ versteht man die Anzeige, Angebotserstellung oder Abrechnung in einer anderen Währung als derjenigen, in der Ihre Konten geführt werden. Es klingt nach einer einzigen Einstellung, umfasst jedoch tatsächlich drei separate Entscheidungen: Was der Gast sieht, was von seiner Karte abgebucht wird und was auf Ihrem Bankkonto eingeht. Für jede dieser Komponenten kann ein anderer Wechselkurs gelten, zu einem anderen Datum und festgelegt von einer anderen Partei. Die meisten Unterkünfte aktivieren die erste Option, ohne die beiden anderen zu klären, und eine Buchungsmaschine lässt sie dabei gerne gewähren.

Das Ergebnis ist selten eine Katastrophe. Es handelt sich vielmehr um ein langsames Leck, das nur sichtbar wird, wenn man das Angebot mit dem tatsächlich auf dem Konto eingegangenen Betrag vergleicht – was auf der Ebene einzelner Buchungen so gut wie niemand tut. Ein Zimmer, das für 180 in der Währung des Gastes verkauft wurde, wird bei der Abrechnung zu 176, und die vier werden als Bankgebühr abgeschrieben. Dieser Artikel behandelt die drei Währungen, warum umgerechnete Preise wie umgerechnet aussehen, wer die Kursschwankungen zwischen Buchung und Aufenthalt trägt, was die dynamische Währungsumrechnung wirklich kostet, die Offenlegungsvorschriften, die in Kraft treten, sobald Sie eine Auswahl anbieten, Rückerstattungen, OTAs, Buchhaltung und was eine Zahlungsplattform in Ihrem Namen leisten sollte.

Jede internationale Buchung umfasst drei Währungen

Die Trennung dieser drei Währungen macht den Großteil der Arbeit aus. Sobald sie benannt sind, dreht sich der Rest des Artikels hauptsächlich um die Buchhaltung.

Die Anzeigewährung ist das, was der Gast bei seiner Entscheidung sieht. Sie hat keinerlei buchhalterische Bedeutung. Sie dient dazu, zu verhindern, dass ein Norweger einen Preis in indonesischen Rupiah sieht und die Seite schließt, weil er nicht einschätzen kann, ob 3.200.000 teuer ist.

Die Abrechnungswährung ist die Währung, in der die Zahlung tatsächlich ausgewiesen wird, wenn sie das Kartennetzwerk erreicht. Diese erscheint auf dem Kontoauszug des Gastes und bestimmt, wer die Umrechnung vornimmt.

Die Basiswährung ist die Währung, in der Ihr Betrieb seine Buchhaltung führt, seine Steuern einreicht, seine Mitarbeiter bezahlt und Abrechnungen erhält. Es ist die Währung, in der Ihre Abrechnung, Ihre Nachtprüfung und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung geführt werden.

Die mit Abstand häufigste Konfiguration für ein unabhängiges Hotel ist die einfachste – und sie ist in der Regel die richtige. Zeigen Sie die Preise in mehreren Währungen an, berechnen Sie in Ihrer eigenen Währung und führen Sie Ihre Buchhaltung in Ihrer eigenen Währung. Die Bank des Gastes übernimmt die Umrechnung, der Gast zahlt den Spread seiner Bank, und Sie erhalten genau den Betrag, den Sie erwartet haben. Sie haben keine Wechselkursgewinne erzielt und kein Wechselkursrisiko eingegangen.

Jeder Schritt, der von dieser Vorgehensweise abweicht, sollte eine bewusste Entscheidung sein, und die folgenden Punkte betreffen genau diese Entscheidungen.

Die Anzeigewährung ist eine Marketingentscheidung

Die Anzeige des Umrechnungskurses dient einem einzigen Zweck: dem Gast den Rechenaufwand bei der Buchung zu ersparen. Das ist ein Argument, das den Wechselkurs betrifft, kein finanzielles, und es sollte auch als solches bewertet werden.

Es spielt vor allem dann eine Rolle, wenn die Zahl ungewohnt ist, und nicht nur, wenn sie aus dem Ausland stammt. Ein Deutscher, der einen Preis in Schweizer Franken liest, nimmt die mentale Umrechnung sofort vor. Derselbe Gast, der indonesische Rupiah, vietnamesische Dong oder ungarische Forint liest, muss die Ziffern zählen – und das Zählen von Ziffern ist ein Reibungspunkt. Wenn ein großer Teil Ihrer Nachfrage aus einem Land stammt, dessen Währung in einer ganz anderen Größenordnung liegt als Ihre eigene, hat die Anzeige der Umrechnung sofort ihre Berechtigung.

Am wenigsten spielt es eine Rolle, wenn Ihr Markt regional ist und die Währungen in ihrer Größenordnung nahe beieinander liegen – weshalb viele erfolgreiche Stadthotels sich gar nicht erst damit beschäftigen.

Der Fehler besteht darin, die angezeigte Währung als Versprechen zu betrachten. Es handelt sich um eine Schätzung, und jede seriöse Buchungsplattform weist irgendwo in der Nähe des Umschaltfelds darauf hin – mit einem Hinweis, dass die Preise nur zur Orientierung umgerechnet wurden und die tatsächlich in Rechnung gestellte Währung davon abweichen kann. Dieser Satz erfüllt eine wichtige Funktion. Er macht den Unterschied zwischen einem Gast, der versteht, dass ihm der Betrag in Euro in Rechnung gestellt wird, und einem Gast, der glaubt, ihm sei ein Festpreis in Pfund genannt worden, und der die Differenz beanstanden wird.

Zwei praktische Einschränkungen sollten von Anfang an festgelegt werden. Bieten Sie lieber eine kurze Liste an statt der gesamten Auswahl, denn ein Währungsumrechner mit sechzig Optionen ist ein Wartungsaufwand und ein Generator für Support-Anfragen, während vier oder fünf Optionen, die Ihre tatsächlichen Quellmärkte abdecken, wirklich nützlich sind. Und sorgen Sie dafür, dass die Auswahl während der gesamten Sitzung beibehalten wird, damit einem Gast, der auf der Suchseite die Währung umgestellt hat, an der Kasse keine andere Währung angezeigt wird – was wie eine Lockvogel-Taktik wirkt, selbst wenn sich der zugrunde liegende Preis nie geändert hat.

Umgerechnete Preise sehen umgerechnet aus

Hier ist das Detail, das niemand in der Funktionsliste erwähnt. Ein Preis, der durch einen Wechselkurs gerechnet wurde, sieht aus wie ein Preis, der durch einen Wechselkurs gerechnet wurde – und das fällt den Gästen auf.

Ihr sorgfältig kalkulierter Preis von 200 Euro wird zu 171,43 Pfund. Aus Ihren 149 werden 127,72. Die Zahl ist zwar korrekt, wirkt aber offensichtlich maschinell generiert. Sie haben viel Mühe in die Preisstruktur und psychologisch wirkungsvolle Preisniveaus gesteckt, und die Umrechnung macht all das im letzten Moment zunichte.

Es gibt drei Möglichkeiten, damit umzugehen, und sie eignen sich für unterschiedliche Unterkünfte.

Umrechnen und runden. Nehmen Sie den umgerechneten Betrag und runden Sie ihn auf einen plausiblen Wert, auf die nächsten fünf oder zehn in der Anzeigewährung. Das erfordert keinen Pflegeaufwand und verhindert den schlimmsten maschinell erzeugten Eindruck. Runden Sie lieber auf als ab, denn das Abrunden jedes Preises über eine gesamte Saison hinweg ist ein Rabatt, dem Sie nie zugestimmt haben.

Legen Sie feste Preise pro Währung fest. Legen Sie fest, dass das Zimmer 200 Euro oder 175 Pfund oder 320 Dollar kostet – Punkt – und pflegen Sie diese Zahlen selbst. So verfahren seriöse internationale Anbieter. Die Preise wirken bewusst gewählt, weil sie es sind, und Sie sind nicht mehr den Launen eines Wechselkurses ausgeliefert, der Ihr Schaufenster über Nacht verändert. Der Aufwand liegt in der Pflege, und das Risiko besteht darin, dass eine anhaltende Währungsbewegung einen Markt systematisch billig erscheinen lässt. Überprüfen Sie die Preise vierteljährlich, nicht jährlich.

Hybridmodell: Feste Preise in den zwei oder drei wichtigsten Währungen Ihrer Quellmärkte, Live-Umrechnung für den Long Tail. Die meisten Anbieter, die sich überhaupt Gedanken darüber machen, entscheiden sich letztendlich für diese Variante.

Egal, wofür du dich entscheidest: Widerstehe der Versuchung, umgerechnete Preise mit zwei Dezimalstellen anzuzeigen, wenn der zugrunde liegende Wechselkurs nicht so genau ist. Nichts verrät eine automatische Umrechnung deutlicher als ein Hotelzimmer zum Preis von 171,43.

Wer trägt das Risiko zwischen Buchung und Aufenthalt?

Hotels verkaufen im Voraus. Bei einer im Oktober getätigten Buchung für einen Aufenthalt im Juni liegt eine Lücke von acht Monaten zwischen der Preisvereinbarung und dem Geldeingang – und Wechselkurse bleiben nicht acht Monate lang unverändert.

Wenn Sie in einer Fremdwährung anzeigen, aber in Ihrer eigenen Währung abrechnen, ist all dies nicht Ihr Problem. Der Gast sieht im Oktober einen Richtpreis, und wenn ihm im Juni der Betrag in Rechnung gestellt wird, rechnet seine Bank diesen zum Kurs vom Juni um. Die Kursschwankung geht zu seinen Lasten, er rechnet weitgehend damit, und Ihr Umsatz entspricht genau dem, was Ihr Preisplan vorsah.

Wenn Sie tatsächlich in einer Fremdwährung anbieten und abrechnen, sind Sie ein Risiko eingegangen. Sie haben zugestimmt, 900 Pfund für einen Aufenthalt im Juni zu akzeptieren, und 900 Pfund im Juni können deutlich mehr oder weniger wert sein als im Oktober. Bei einer einzelnen Buchung ist das nur eine Randnotiz. Über eine ganze Saison hinweg, auf einem Markt, der ein Drittel Ihres Geschäfts ausmacht, ist es jedoch eine konkrete Zahl, die sich in Ihren Leistungskennzahlen als unerklärlicher Rückgang des durchschnittlichen Zimmerpreises (ADR) niederschlägt, den niemand auf eine Preisentscheidung zurückführen kann.

Drei Gegenmaßnahmen sind dabei wissenswert.

Erfassen Sie den Preis zum Zeitpunkt der Buchung und behalten Sie ihn bei. Der Preis, der zum Zeitpunkt der Buchungserstellung galt, sollte zusammen mit dem Gegenwert in Ihrer Basiswährung in der Buchung gespeichert werden. Dabei geht es nicht darum, den Gast zu schützen, sondern darum, die Frage beantworten zu können, welchen Wert diese Buchung Ihrer Meinung nach hatte, als Sie sie angenommen haben. Ohne diese Momentaufnahme können Sie nicht zwischen einem Preis, der sich geändert hat, und einem falsch eingegebenen Preis unterscheiden.

Erheben Sie eine Anzahlung in der Abrechnungswährung. Eine Anzahlung rechnet einen Teil der Buchung zum heutigen Kurs um, anstatt das gesamte Risiko bis zur Ankunft offen zu lassen. Dies ist die kostengünstigste Absicherungsmaßnahme, die einem kleinen Hotel zur Verfügung steht, und wahrscheinlich haben Sie ohnehin bereits eine Anzahlung erhoben – aus den Gründen, die im Leitfaden zur Anzahlungsrichtlinie dargelegt sind.

Preisen Sie eine Sicherheitsmarge ein. Wenn Sie Festpreise in einer Fremdwährung beibehalten, sollten diese nicht genau auf dem heutigen Wechselkurs liegen. Ein bescheidenes Polster von ein oder zwei Prozent federt normale Kursschwankungen ab, ohne dass es den Gästen auffällt. Das ist keine unlautere Praxis, sondern folgt derselben Logik, die auch bei jedem Terminkontrakt eine Sicherheitsmarge vorsieht.

Was Sie nicht tun sollten, ist, dem Wechselkurs hinterherzulaufen. Ein Hotel, das seine Preisliste in Fremdwährung jedes Mal anpasst, wenn sich der Markt um ein halbes Prozent bewegt, vermittelt ein unstabiles Bild, verärgert Stammgäste und verschwendet Managementzeit für ein Risiko, das durch eine vierteljährliche Überprüfung geregelt worden wäre.

Die akuteste Ausprägung dieses Problems ist keineswegs vorübergehend und tritt jeden Herbst auf. Ein Firmenkunde oder ein Reiseveranstalter verlangt einen festen Kurs in seiner Währung für das gesamte nächste Jahr – eine zwölfmonatige Position, die in einem einzigen Gespräch festgelegt wird. Niemand am Verhandlungstisch betrachtet dies als Devisenentscheidung, da es unter dem Bereich Vertrieb abgelegt wird.

Zwei Vorgehensweisen machen das Problem bewältigbar: Geben Sie Angebote in Ihrer eigenen Währung ab, wann immer der Kunde dies akzeptiert, da ein Unternehmen mit internationalem Reiseaufkommen durchaus daran gewöhnt ist, Rechnungen in der Währung des Ziellandes zu erhalten. Und wenn der Kunde tatsächlich seine eigene Währung benötigt – sei es, weil seine Reiserichtlinien dies vorschreiben oder sein Beschaffungssystem nichts anderes zulässt –, nehmen Sie eine Klausel zur Kursüberprüfung in den Vertrag auf: einen festgelegten Schwellenwert, üblicherweise bei einer Schwankung von etwa fünf Prozent, ab dem jede Seite eine Neubewertung des Kurses verlangen kann. Dies ist eher eine übliche als eine ungewöhnliche Geschäftsbedingung, und die Forderung danach während der Verhandlungen kostet nichts, während die Feststellung im neunten Monat, dass Ihr bester Kunde nun acht Prozent unter dem von Ihnen beabsichtigten Preis liegt, die Marge des gesamten Vertrags kostet. Die umfassenderen Verhandlungen werden im Artikel über Unternehmenspreise und die Ausschreibungssaison behandelt.

Dynamische Währungsumrechnung ist kein geschenktes Geld

Die dynamische Währungsumrechnung, allgemein als DCC abgekürzt, ist das Angebot, das ein Kartenterminal unterbreitet, wenn es eine ausländische Karte erkennt: Bezahlen Sie in der Landeswährung oder in Ihrer eigenen Währung. Es lohnt sich, dies genau zu verstehen, da es der einzige Aspekt dieses Themas ist, bei dem man Ihnen diese Option aktiv verkaufen wird.

Die Funktionsweise ist unkompliziert. Wenn der Gast Ihre Landeswährung wählt, wird die Transaktion in Ihrer Währung abgewickelt, und der Emittent des Gastes rechnet den Betrag zum Emittentenkurs um, der in der Regel nahe am Interbankkurs mit einem geringen Spread liegt. Wählt der Gast seine Heimatwährung, übernimmt stattdessen Ihr Acquirer die Umrechnung zu einem Kurs, der eine Marge über dem Interbank-Mittelkurs beinhaltet. Branchenquellen beziffern diese Marge üblicherweise auf 3 bis 7 Prozent. Ein Teil davon wird an den Händler zurückerstattet, was genau der Grund dafür ist, warum Terminal-Anbieter davon so begeistert sind.

Somit generiert DCC eine kleine, reale Einnahmequelle. In einem Betrieb mit umfangreichem internationalem Geschäft können sich daraus ohne zusätzlichen Aufwand mehrere Tausend pro Jahr ergeben.

Das Argument dagegen ist nicht moralischer, sondern wirtschaftlicher Natur. Vielreisende wissen, was DCC ist, und lehnen es ab; daher sind die Gäste, die es am ehesten akzeptieren, die unerfahrensten – und genau diejenigen, die später beim Blick auf ihren Kontoauszug das Gefühl haben, ausgenutzt worden zu sein. Die Spanne wird zwar offengelegt, aber erst in dem Moment, in dem jemand den Zahlungsvorgang abschließen möchte – also zu einem Zeitpunkt, an dem die Leute nicht mehr sorgfältig lesen. Und Ihr Personal gerät in die Zwickmühle, denn das Terminal stellt eine Frage, die der Gast nicht versteht, und dieser blickt dann auf den Rezeptionisten, um Rat zu erhalten.

Wenn Sie diese Option anbieten, sorgen drei Regeln für einen reibungslosen Ablauf. Schulen Sie das Personal an der Rezeption, dies als neutrale Frage und nicht als Empfehlung zu präsentieren, denn wenn ein Rezeptionist sagt: „Drücken Sie einfach die Rautetaste 1, das ist einfacher“, verstößt er gegen ausdrückliche Vorschriften der Kreditkartenunternehmen. Lassen Sie niemals zu, dass die Auswahl für den Gast getroffen wird. Und seien Sie in der Lage, die Zahl auf Nachfrage zu erklären – das bedeutet, dass jemand im Haus wissen muss, wie hoch die Marge tatsächlich ist.

Was die Vorschriften verlangen, sobald Sie eine Auswahl anbieten

In dem Moment, in dem Sie eine Währungsauswahl anbieten, befinden Sie sich in einem regulierten Interaktionsprozess, und die Verpflichtungen sind spezifischer, als den meisten Hoteliers bewusst ist.

Die Regeln der Kartensysteme bilden die erste Ebene. Die Händlerrichtlinien von Mastercard zu DCC legen ausdrücklich fest, dass das Angebot nicht als Standardoption präsentiert werden darf, dass der Karteninhaber nicht zur Nutzung verpflichtet oder dazu angehalten werden darf, dass das Angebot klar und neutral sein muss und dass die Entscheidung des Karteninhabers respektiert werden muss. Dieser letzte Punkt wird anhand eines konkreten Beispiels veranschaulicht, bei dem es sich – ausgerechnet – um ein Hotel handelt: Eine Unterkunft, die einen Gast auffordert, seine Währungspräferenz auf einem Hinweiszettel anzukreuzen, und dann im Backoffice ohnehin eine Umrechnung in die andere Währung vornimmt. Das ist ein Verstoß gegen die Vorschriften, kein Verwaltungsfehler, und kommt häufig genug vor, um namentlich erwähnt zu werden.

Die zweite Ebene betrifft alle, die in der Europäischen Union Kartenzahlungen akzeptieren: die Verordnung (EU) 2019/518, die die Verordnung über grenzüberschreitende Zahlungen geändert hat und seit dem 19. April 2020 gilt. Sie schreibt vor, dass die gesamten Währungsumrechnungsgebühren für kartengestützte Zahlungen als prozentualer Aufschlag auf die zuletzt verfügbaren, von der Europäischen Zentralbank veröffentlichten Euro-Referenzkurse angegeben werden müssen und dass dieser Aufschlag dem Zahler vor Einleitung der Zahlung offengelegt werden muss. Damit sollte erreicht werden, dass konkurrierende Umrechnungsangebote vergleichbar sind, da ein reiner Wechselkurs einem Reisenden keine Auskunft darüber gibt, ob es sich um einen guten Kurs handelt.

Die praktische Konsequenz für ein Hotel ist einfach: Bei der Währungsauswahl am Terminal oder an der Kasse müssen beide Beträge, der angewandte Kurs und der Aufschlag auf den Referenzkurs angezeigt werden, bevor der Gast die Zahlung bestätigt. Wenn Ihr Terminal dies nicht anzeigt, ist es Aufgabe Ihres Acquirers, diese Lücke zu schließen, und es ist durchaus sinnvoll, ihn bei Vertragsverlängerung darauf anzusprechen.

Ein damit zusammenhängender Punkt, der Beherbergungsbetriebe oft überrascht. Ein Gast, dem eine Währung in Rechnung gestellt wurde, die er nicht gewählt hat, hat triftige Gründe für eine Beanstandung, und Streitfälle bezüglich der Währung sind für den Karteninhaber ungewöhnlich gut zu gewinnen, da der Nachweis auf dem Beleg zu finden ist. Eine klare Wahlmöglichkeit zu gewährleisten dient ebenso der Vermeidung von Rückbuchungen wie der Einhaltung von Vorschriften – dasselbe Argument wird im Leitfaden zu Rückbuchungen ausführlicher dargelegt.

Bei Rückerstattungen macht der Devisenumtausch tatsächlich Probleme

Alles oben Genannte betrifft Zahlungseingänge, bei denen die Beträge im Voraus vereinbart wurden und alle zufrieden sind. Rückerstattungen sind das Gegenteil davon, und genau hier führt der Umgang mit Währungen zu echten Beschwerden.

Das Problem besteht darin, dass eine Rückerstattung zu einem anderen Zeitpunkt erfolgt als die Zahlung, und ein Fremdwährungsbetrag, der an zwei verschiedenen Tagen umgerechnet wird, führt zu zwei unterschiedlichen Beträgen. Ein Gast, der 500 in seiner Währung bezahlt hat und 493 zurückerhält, hat aus seiner Sicht sieben dafür bezahlen müssen, dass er stornieren durfte.

Die Regel, die das meiste davon verhindert, ist einfach: Erstattet die ursprüngliche Transaktion, anstatt eine neue zu erstellen. Eine echte Rückerstattung gegen die ursprüngliche Autorisierung storniert denselben Betrag in derselben Währung, und das Kartensystem behandelt dies als Stornierung und nicht als neue Umrechnung. Die Ausstellung einer Rückerstattung als neue Zahlung in umgekehrter Richtung – was passiert, wenn jemand sie manuell über ein Terminal abwickelt – führt zwangsläufig zu einer Diskrepanz.

Selbst bei einer ordnungsgemäßen Stornierung kann es für den Gast zu einer geringfügigen Abweichung kommen, da sein eigener Kartenaussteller die Währungsumrechnung bei der Abreise und erneut bei der Rückreise an zwei verschiedenen Tagen vornimmt. Das liegt außerhalb Ihrer Kontrolle, und es lohnt sich, eine kurze Erklärung parat zu haben, anstatt darüber zu diskutieren.

Teilrückerstattungen erfordern besondere Sorgfalt. Wenn Sie eine Nacht eines dreitägigen Aufenthalts in Fremdwährung erstatten, erstatten Sie den anteiligen Betrag der ursprünglichen Transaktion, anstatt eine Nacht zum heutigen Kurs neu zu berechnen. Die beiden Beträge werden voneinander abweichen, und nur einer davon ist auf einer Quittung vertretbar.

Am häufigsten kollidiert dies in der Praxis mit den Stornierungsbedingungen. Eine Richtlinie, die als prozentuale Rückerstattung formuliert ist, ist währungsneutral und übersteht all dies problemlos. Eine Richtlinie, die als feste Gebühr in Ihrer Landeswährung ausgedrückt wird, wird für einen ausländischen Gast zu einer Gebühr, deren Höhe sich je nach Tag ändert. Beides ist nicht falsch, aber im zweiten Fall muss ein entsprechender Hinweis in den Bedingungen stehen, damit es keine Überraschung gibt. Die allgemeinen Mechanismen finden Sie im Leitfaden zu Stornierungsbedingungen.

OTAs fügen still und leise eine vierte Währung hinzu

Gerade als man sich an das Drei-Währungs-Modell gewöhnt hat, führt der Vertrieb eine weitere Währung ein.

Eine OTA übernimmt Ihren Preis in der von Ihnen hinterlegten Währung, zeigt ihn dem Reisenden in der Währung an, in der dieser gerade surft, und bezahlt Sie dann in der Währung Ihres Vertrags – die möglicherweise keine der beiden ist. Wenn es sich um eine Buchung handelt, für die die OTA die Zahlung einzieht, findet innerhalb der Plattform eine Währungsumrechnung statt, die Sie nie sehen und nicht überprüfen können. Handelt es sich um eine Buchung, die Sie selbst abrechnen, sind Sie wieder auf Ihre eigenen Regelungen angewiesen, doch der Gast hat auf der OTA bereits einen Betrag gesehen, den Sie nicht berechnet haben.

Drei Konsequenzen sind erwähnenswert.

Die Provision wird auf deren Preis berechnet, nicht auf Ihren. Ein Provisionssatz, der auf einen umgerechneten Betrag angewendet und Ihnen dann nach einer weiteren Umrechnung ausgezahlt wird, entspricht nicht dem Prozentsatz, der auf Ihren eingestellten Preis angewendet wird. Meistens liegen die Werte nahe beieinander. Das ist jedoch nicht immer der Fall, und die Differenz fließt in dieselbe Berechnung ein wie der Rest Ihres Netto-ADR nach Abzug der Provision.

Vergleiche der Preisparität werden unübersichtlich. Wer Ihren Direktpreis mit einem OTA-Preis in einer dritten Währung vergleicht, vergleicht zwei Umrechnungen, nicht zwei Preise. Bevor Sie zu dem Schluss kommen, dass ein Kanal Sie unterbietet, prüfen Sie, ob es sich bei der Differenz um einen Rabatt oder um einen Preis handelt. Die Regeln, die in der EU tatsächlich für die Preisparität gelten, sind im Leitfaden zur Preisparität behandelt.

Auszahlungen erfolgen abzüglich eines Spreads, dem Sie nicht zugestimmt haben. Wenn Ihr Vertrag eine Auszahlung in einer anderen Währung als Ihrer Basiswährung vorsieht, führt die Plattform die Umrechnung nach ihren eigenen Bedingungen durch. Wenn das Volumen es rechtfertigt, ist es deutlich günstiger, ein lokales Konto in der Auszahlungswährung zu führen und die Umrechnung selbst vorzunehmen – und das ist eher eine ganz normale als eine ausgefallene Anfrage.

Nichts davon ist ein Grund, den internationalen Verkauf zu meiden. Es ist vielmehr ein Grund, die Vertriebskanäle danach zu vergleichen, was tatsächlich auf Ihrem Konto landet, und nicht nach dem Kurs, den Sie eingegeben haben – was aus all den Gründen, die im Artikel zur Reduzierung von OTA-Provisionen genannt werden, eine gute Angewohnheit ist.

Eine Basiswährung, viele Kursangaben

Das diesem Ganzen zugrunde liegende Buchhaltungsprinzip sollte klar dargelegt werden, da es die meisten Diskussionen darüber klärt, wie sich ein System verhalten sollte.

Eine Unterkunft hat eine Basiswährung. Alles, was in der Unterkunft geschieht, wird letztendlich in dieser Währung ausgedrückt: die Abrechnung, die Nachtabrechnung, der tägliche Umsatzbericht, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Steuererklärung. Angebote können in jeder beliebigen Währung erfolgen. Die Buchhaltung kann das nicht.

Das bedeutet, dass bei jeder Transaktion in Fremdwährung zwei Werte erfasst werden müssen: der Betrag in der Transaktionswährung und der Gegenwert in der Basiswährung, zusammen mit dem verwendeten Wechselkurs und dem Datum, an dem dieser galt. Speichern Sie den Wechselkurs, nicht nur das Ergebnis. Ein umgerechneter Wert ohne zugehörigen Wechselkurs lässt sich nicht überprüfen, und sobald ein Wirtschaftsprüfer oder Eigentümer zum ersten Mal fragt, wie eine Zahl zustande gekommen ist, werden Sie den Wechselkurs benötigen.

Probleme entstehen bei Immobilienbetrieben, wenn die Abrechnung selbst in mehreren Währungen geführt wird. Das klingt zwar wie der naheliegende nächste Schritt, verursacht jedoch Probleme, die in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen. Eine Abrechnung mit Posten in zwei Währungen hat keinen einheitlichen Saldo, sodass dem Gast nicht in einem Satz mitgeteilt werden kann, was er schuldet. Die Berichterstattung wählt entweder einen Kurs für den Zeitraum aus und stellt alles neu dar oder liefert Summen, die keine Aussagekraft haben. Und jede Differenz zwischen dem Kurs zum Zeitpunkt der Buchung und dem Kurs zum Zeitpunkt der Abrechnung muss irgendwo erfasst werden – was ein echter Buchungsvorgang ist und keine Rundungsabweichung.

Die pragmatische Lösung, für die sich die meisten Hotelsysteme entscheiden, ist ein Konto in Basiswährung, wobei der Fremdwährungsbetrag zur Orientierung daneben aufgeführt wird. Der Gast erhält einen Saldo. Die Berichterstattung erfolgt in einer Währung. Die Angebotswährung bleibt in der Reservierung erhalten, sodass man jederzeit zeigen kann, was vereinbart wurde. Die Rechnungsstellung kann dann in einer anderen Währung erfolgen, wenn ein Firmenkunde oder ein Reiseveranstalter dies verlangt; dies ist eher ein Darstellungsschritt am Ende als eine Änderung der Funktionsweise des Hauptbuchs. Die Auswirkungen auf das Nacht-Audit bei Fehlern in diesem Bereich werden im Handbuch zur Hotelbuchhaltung behandelt, und falls Ihnen einige der hier verwendeten Begriffe unbekannt sind, finden Sie deren Definition im Begriffsverzeichnis.

Ausländische Bargeldzahlungen an der Rezeption

Die Annahme von Euro in einem Land, in dem diese Währung nicht verwendet wird, war einst gängige Hotelpraxis und ist mittlerweile aus den meisten Häusern stillschweigend verschwunden. Es lohnt sich, die Gründe dafür noch einmal zu erläutern, da diese Frage jede Saison von einem wohlmeinenden Geschäftsführer gestellt wird.

Der Wechselkurs ist das erste Problem. Um ausländische Banknoten sicher anzunehmen, muss man einen Kurs anbieten, der so ungünstig ist, dass er die Kursschwankungen von ein oder zwei Tagen sowie die Kosten für die Einzahlung der Banknoten bei der Bank abdeckt – und dieser Kurs, der Sie absichert, ist so ungünstig, dass sich ein Gast, der ihn später überprüft, betrogen fühlt. Man betreibt quasi eine kleine Wechselstube, ohne das Volumen zu haben, das einen solchen Betrieb rentabel macht.

Die Einzahlung bei der Bank ist das zweite Problem. Viele Banken erheben mittlerweile erhebliche Gebühren für die Annahme ausländischer Banknoten, manche nehmen Münzen gar nicht an, und der Weg zur Einzahlung kostet jemanden einen ganzen Nachmittag.

Das Fälschungsrisiko ist der dritte Punkt, und genau diesen unterschätzen die Leute. Ihr Team kann eine gefälschte Banknote in der Landeswährung erkennen, weil es täglich damit zu tun hat. Niemand am Schalter kann um elf Uhr abends eine unbekannte ausländische Banknote zuverlässig beurteilen.

Die sinnvolle moderne Lösung besteht darin, für alles, was kein lokales Bargeld ist, Kartenzahlungen zu akzeptieren – eine Vorgehensweise, auf die sich fast alle Unterkünfte geeinigt haben. Wenn Sie sich an einem Reiseziel befinden, an dem tatsächlich noch ausländisches Bargeld im Umlauf ist, legen Sie einen veröffentlichten Wechselkurs fest, überprüfen Sie diesen wöchentlich, akzeptieren Sie ausschließlich Banknoten und machen Sie am Empfang deutlich, wie der Kurs lautet, bevor der Gast etwas übergibt. Was auch immer Sie tun: Die Kasse ist ein Instrument der Basiswährung, und so zu tun, als wäre dies nicht der Fall, führt bei jedem Schichtwechsel zu einem Abgleichproblem. Die entsprechenden Vorschriften für die Kasse finden Sie im POS-Leitfaden für Hotels.

Gruppen, die mit zwei Währungen arbeiten

Für jeden, der Häuser in mehr als einem Land betreibt, verursacht eine Entscheidung mehr Probleme im weiteren Verlauf als alle anderen zusammen: die Frage, ob jedes Haus seine eigene Basiswährung beibehält.

Das sollte der Fall sein. Ein Hotel in Spanien reicht seine Steuererklärung in Spanien ein, bezahlt spanisches Personal, kauft bei spanischen Lieferanten ein und unterhält ein spanisches Bankkonto. Seine Buchhaltung sollte in Euro geführt werden, unabhängig davon, wo sich der Eigentümer befindet. Eine Unterkunft auf eine Konzernwährung zu zwingen, nur weil die Zentrale in Dollar berichtet, bedeutet, dass jede lokale Zahl eine umgerechnete Zahl ist, jede lokale Abstimmung Rundungsdifferenzen mit sich bringt und der Geschäftsführer seine eigene Gewinn- und Verlustrechnung nicht mit seinem eigenen Kontoauszug abgleichen kann.

Die Konsolidierung ist ein Problem der Berichterstattung und gehört in die Berichtsebene, wo man einen festgelegten Kurs für einen festgelegten Zeitraum anwenden und diesen entsprechend kennzeichnen kann. Ob man den Stichtagskurs, einen Durchschnittskurs für den Zeitraum oder einen einmal jährlich festgelegten Budgetkurs verwendet, ist eine Entscheidung derjenigen, die für die Konzernbuchhaltung verantwortlich sind, und das Einzige, was operativ zählt, ist, dass der Kurs dokumentiert ist und über die Zeiträume hinweg konsistent bleibt. Ein Portfoliobericht, der stillschweigend seine Umrechnungsgrundlage ändert, ist schlimmer als gar kein Portfoliobericht.

Die gleiche Logik gilt für konzerninterne Verrechnungen, Verwaltungsgebühren und grenzüberschreitend zugewiesene gemeinsame Kosten. Es handelt sich um echte Transaktionen in zwei Währungen, für die ein Kurs und ein Datum erforderlich sind – und nicht um eine Tabellenkalkulationsformel, die jedes Mal, wenn jemand die Datei öffnet, stillschweigend den aktuellen Wert übernimmt.

Was Ihr PMS hier leisten sollte

Die meisten der oben genannten Fehler sind Softwarefehler, die sich als operative Probleme tarnen. Ein System, das Währungen ordnungsgemäß verarbeitet, macht das richtige Vorgehen zum einfachsten, und die Anforderungen sind konkret genug, um sie anhand einer Demo zu überprüfen.

Es sollte pro Objekt eine Basiswährung vorhalten, die bewusst festgelegt und nicht willkürlich änderbar ist. Das Ändern einer Buchhaltungswährung, nachdem bereits Transaktionen vorliegen, ist keine einfache Anpassung der Einstellungen, sondern eine Migration – und ein System, das es jemandem ermöglicht, dies an einem Dienstagnachmittag über ein Dropdown-Menü zu tun, ist nicht hilfreich.

Es sollte Ihnen ermöglichen, festzulegen, welche zusätzlichen Währungen Sie tatsächlich unterstützen, anstatt jeden ISO-Code als gleichermaßen aktiv zu behandeln. Jede Währung, die Sie aktivieren, ist eine Preisliste, die jemand pflegen muss, und eine Supportanfrage, die jemand beantworten muss.

Es sollte Ihnen ermöglichen, zwischen manuell gepflegten und automatischen Wechselkursen zu wählen, wobei Sie das Aktualisierungsintervall selbst festlegen können, und es sollte Ihnen ermöglichen, einen Kurs bei Bedarf manuell zu fixieren. Das Fixieren ist wichtiger, als es klingt. Diese Funktion nutzen Sie, wenn sich eine Währung stark bewegt und Sie lieber zwei Wochen lang einen bekannten Wert beibehalten möchten, anstatt den Markt zu verfolgen.

Es sollte Ihnen ermöglichen, einen Festpreis pro Währung für einen Tarifplan, einen Artikel und ein Zusatzprodukt festzulegen und diesen Festpreis der Umrechnung vorzuziehen. Dies ist das Merkmal, das ein für den internationalen Verkauf konzipiertes System von einem unterscheidet, dem lediglich eine Umrechnungsfunktion angehängt wurde.

Es sollte direkt in der Buchung selbst festhalten, welche Währung angeboten wurde, welcher Kurs galt und wie hoch der Gegenwert in der Basiswährung ist, und es sollte verhindern, dass sich diese Währung ändert, sobald die Buchung Inhalte enthält. Eine Angebotswährung, die während der Erstellung einer Buchung gewechselt werden kann, führt zu einer Buchung, bei der die Hälfte der Positionen auf einer Basis und die andere Hälfte auf einer anderen Basis berechnet wurde.

Außerdem sollte das Folio in einer Währung geführt werden, während die Angebotswährung beibehalten wird, damit dem Gast ein einheitlicher Rechnungsbetrag genannt werden kann und die Buchhaltung konsistent bleibt.

Prostay implementiert dies auf Objektebene in den Systemeinstellungen, und es lohnt sich, dies einmal durchzugehen, da es zeigt, wie diese Checkliste in der Praxis aussieht. Jedes Objekt verfügt über eine Anwendungswährung, die die Buchhaltungswährung für dieses Objekt darstellt und nach der Festlegung gesperrt wird, sodass eine Gruppe ein Euro-Objekt und ein Rupiah-Objekt nebeneinander betreiben kann, ohne dass eines vorgibt, das andere zu sein. Die Mehrwährungsfunktion wird dann pro Unterkunft aktiviert, wobei eine explizite Liste der zusätzlich unterstützten Währungen anstelle eines offenen Feldes verwendet wird.

Preise werden als Wert einer Einheit einer Fremdwährung in Ihrer Basiswährung angegeben – genau diese Vorgehensweise verhindert den klassischen Fehler mit umgekehrten Wechselkursen. Sie entscheiden, ob die Kurse manuell gepflegt oder in bestimmten Intervallen automatisch aktualisiert werden, und Sie können eine einzelne Währung festlegen, sodass ein manueller Kurs den automatischen Kurs nur für diese Währung überschreibt. Preispläne, Artikel und Zusatzleistungen können jeweils Festpreise pro Währung enthalten, und sofern ein Festpreis vorliegt, wird dieser anstelle einer Umrechnung verwendet.

Bei einer Reservierung wählen die Mitarbeiter die Angebotswährung aus, bevor sie nach Zimmern suchen, und diese wird festgelegt, sobald Zimmer hinzugefügt wurden. Die Buchung speichert dann die Angebotswährung, den angewendeten Wechselkurs, die Basiswährung und die Gegenwerte in der Basiswährung, und auf dem Bildschirm wird der Gegenwert in der Basiswährung neben dem Fremdwährungsangebot angezeigt, sodass sich niemand auf eine Kopfrechnung verlassen muss. Auf der Gastseite kann die Buchungsmaschine einen Währungsumschalter anbieten, der deutlich darauf hinweist, dass Preise nur zur Orientierung umgerechnet werden und die tatsächlich in Rechnung gestellte Währung davon abweichen kann.

Zwei Dinge werden bewusst nicht getan, und beides ist die richtige Entscheidung. Die Folio-Abrechnung, die Kasse und die Zahlungsbelege bleiben in der Basiswährung der Unterkunft, sodass es in den Berichten immer nur einen Saldo und einen Satz von Zahlen gibt. Und wenn eine Rechnung in einer anderen Währung benötigt wird, wird diese als Präsentationsschritt erstellt, wobei nach eventuell fehlenden Preisen in dieser Währung gefragt wird, anstatt das Hauptbuch neu zu berechnen. Es wird auch kein Wechselkursaufschlag auf Ihre Preise aufgeschlagen, was bedeutet, dass der von Ihnen festgelegte Preis genau der Preis ist, den Ihr Gast sieht.

Eine Konfiguration, die für die meisten Unterkünfte funktioniert

Wenn Sie ganz von vorne anfangen, deckt diese Konfiguration den Großteil der unabhängigen Hotels ab und ist an einem Nachmittag erledigt.

Legen Sie Ihre Basiswährung auf die Währung des Landes fest, in dem sich die Unterkunft befindet. Nicht die Währung des Eigentümers, nicht die Währung, in der Ihre Investoren denken. Die des Gebäudes.

Rechnen Sie standardmäßig in dieser Basiswährung ab. Die Bank des Gastes übernimmt die Umrechnung, der Gast zahlt den Spread seiner eigenen Bank, und Sie erhalten den erwarteten Betrag. Diese eine Entscheidung beseitigt fast das gesamte Wechselkursrisiko aus Ihrem Betrieb.

Aktivieren Sie die Anzeige der Umrechnung für die drei oder vier Währungen, die Ihre tatsächlichen Quellmärkte verwenden. Überprüfen Sie Ihre Ankünfte nach Wohnsitzland, anstatt zu raten, denn die Antwort entspricht oft nicht den Annahmen des Vertriebsteams.

Legen Sie feste Preise in Ihren ein oder zwei größten Auslandsmärkten fest und lassen Sie die übrigen Preise umrechnen. Runden Sie die umgerechneten Preise so ab, dass sie nicht nach einer automatischen Berechnung aussehen.

Aktualisieren Sie die Preise täglich statt kontinuierlich. Hotelpreise müssen sich nicht mit dem Markt bewegen, und ein stabiles Schaufenster ist mehr wert als ein präzises.

Verlangen Sie bei Buchungen in Fremdwährung mit langer Vorlaufzeit eine Anzahlung. Dadurch wird ein Teil des Risikos frühzeitig abgesichert, und es ist ohnehin gute Praxis.

Legen Sie Ihre Haltung zum DCC fest, halten Sie diese in einem Satz fest und schulen Sie das Personal entsprechend. Entweder bieten Sie es neutral an oder Sie bieten es gar nicht an. Was Sie nicht zulassen dürfen, ist, dass jeder Rezeptionist eigenmächtig entscheidet.

Überprüfen Sie die Festpreise vierteljährlich anhand des Marktkurses. Zwanzig Minuten, viermal im Jahr – damit erfassen Sie anhaltende Kursbewegungen, die andernfalls dazu führen würden, dass ein ganzer Markt eine Saison lang falsch bewertet wäre.

Das zugrunde liegende Muster ist, dass Devisenkosten niemals verschwinden; sie verlagern sich lediglich. Jede in diesem Artikel beschriebene Regelung legt fest, wer die Kosten trägt, und bei den Regelungen, die den Eindruck von Kostenfreiheit vermitteln, trägt der Gast mehr, als ihm bewusst ist. Sich dessen bewusst zu sein, sorgt nicht nur für eine übersichtlichere Abrechnung. Es ist der Unterschied zwischen einem Gast, der erneut bucht, und einem, der seine Abrechnung liest, herausfindet, was passiert ist, und stillschweigend darauf verzichtet.