Prezzi multivaluta degli hotel e chi si fa carico delle commissioni di cambio

Il prezzo multivaluta consiste nel mostrare, quotare o addebitare in una valuta diversa da quella in cui sono tenuti i tuoi conti. Sembra un’unica impostazione, ma in realtà si tratta di tre decisioni distinte: ciò che vede l’ospite, l’importo addebitato sulla sua carta e l’importo che viene accreditato sul tuo conto bancario. Ciascuna di queste può utilizzare un tasso diverso, in una data diversa, stabilito da un soggetto diverso. La maggior parte delle strutture attiva la prima opzione senza definire le altre due, e un motore di prenotazione glielo permette volentieri.

Il risultato raramente è un disastro. Si tratta piuttosto di una perdita graduale, visibile solo se si confronta il prezzo quotato con l’importo effettivamente accreditato sul conto, cosa che quasi nessuno fa a livello di singola prenotazione. Una camera venduta a 180 nella valuta dell’ospite diventa 176 al momento del saldo, e i quattro vengono addebitati come commissione bancaria. Questo articolo tratta le tre valute, il motivo per cui i prezzi convertiti sembrano convertiti, chi si fa carico delle variazioni di tasso tra la prenotazione e il soggiorno, quanto costa realmente la conversione dinamica della valuta, le norme di informativa che entrano in gioco nel momento in cui si offre una scelta, i rimborsi, le OTA, la contabilità e cosa dovrebbe fare un sistema di gestione dei pagamenti per vostro conto.

Ogni prenotazione internazionale ha tre valute

Separare queste tre valute rappresenta la maggior parte del lavoro. Una volta che hanno un nome, il resto dell’articolo riguarda principalmente la contabilità.

La valuta di visualizzazione è quella che l’ospite vede mentre decide. Non ha alcun significato contabile. Esiste per evitare che un norvegese, vedendo un prezzo in rupie indonesiane, chiuda la pagina perché non è in grado di valutare se 3.200.000 sia una cifra elevata.

La valuta di addebito è quella in cui il pagamento è effettivamente denominato quando arriva alla rete delle carte di credito. È quella che compare sull’estratto conto dell’ospite e quella che determina chi effettua la conversione.

La valuta di base è quella in cui la vostra struttura tiene la contabilità, presenta le dichiarazioni fiscali, retribuisce il personale e riceve i pagamenti. È la valuta utilizzata nel vostro folio, nella revisione notturna e nel conto economico.

La configurazione più comune per un hotel indipendente è quella più semplice, e di solito è quella giusta. Visualizza i prezzi in diverse valute, addebita nella tua, tieni la contabilità nella tua. È la banca dell’ospite a effettuare la conversione, l’ospite paga lo spread della propria banca e tu ricevi esattamente ciò che ti aspettavi. Non hai realizzato alcun ricavo sul cambio e non hai assunto alcun rischio di cambio.

Ogni deviazione da questa impostazione dovrebbe essere una scelta deliberata, ed ecco quali sono le opzioni disponibili.

La valuta di visualizzazione è una scelta di marketing

La conversione dei prezzi esiste per un unico motivo: eliminare un momento di calcolo aritmetico tra l’ospite e la prenotazione. Si tratta di una questione legata al tasso di conversione, non di natura finanziaria, e dovrebbe essere valutata come tale.

È più importante quando la cifra è sconosciuta piuttosto che semplicemente straniera. Un tedesco che legge un prezzo in franchi svizzeri effettua immediatamente il calcolo mentale. Lo stesso ospite che legge la rupia indonesiana, il dong vietnamita o il fiorino ungherese deve contare le cifre, e contare le cifre crea attrito. Se una quota consistente della vostra domanda proviene da un paese la cui valuta ha un ordine di grandezza molto diverso dalla vostra, la conversione visualizzata si rivela immediatamente utile.

Ha meno importanza quando il vostro mercato è regionale e le valute hanno valori simili, motivo per cui molti hotel cittadini di successo non se ne preoccupano affatto.

L’errore è considerare la valuta visualizzata come una promessa. Si tratta di una stima, e ogni motore di prenotazione onesto lo specifica da qualche parte vicino al selettore, con una dicitura del tipo: «I prezzi sono convertiti a titolo indicativo e la valuta effettivamente addebitata potrebbe differire». Quella frase svolge una funzione concreta. È la differenza tra un ospite che capisce che gli verrà addebitato in euro e un ospite che crede che gli sia stato quotato un prezzo fisso in sterline e contesterà la differenza.

Vale la pena stabilire fin dall’inizio due vincoli pratici. Offrite un elenco ristretto anziché l’intera gamma, perché un selettore con sessanta opzioni è un onere di manutenzione e una fonte di ticket di assistenza, mentre quattro o cinque opzioni che coprono i vostri mercati di provenienza effettivi sono davvero utili. E mantieni la selezione fissa per tutta la sessione, in modo che a un ospite che ha cambiato valuta nella pagina di ricerca non venga mostrata una valuta diversa al momento del pagamento, cosa che viene percepita come una pratica ingannevole anche se il prezzo di base non è mai cambiato.

I prezzi convertiti sembrano convertiti

Ecco il dettaglio che nessuno menziona nell’elenco delle funzionalità. Un prezzo che è stato convertito tramite un tasso di cambio sembra proprio un prezzo convertito tramite un tasso di cambio, e gli ospiti se ne accorgono.

La vostra tariffa di 200 euro, attentamente ponderata, diventa 171,43 sterline. I vostri 149 diventano 127,72. Il numero è corretto, ma è anche palesemente generato da un sistema automatico. Avete dedicato un grande impegno alla struttura tariffaria e ai livelli di prezzo psicologici, e la conversione vanifica tutto questo all’ultimo momento.

Ci sono tre modi per gestire la situazione, adatti a diverse tipologie di strutture ricettive.

Convertire e arrotondare. Prendete la cifra convertita e arrotondatela a un valore plausibile, al multiplo di cinque o dieci più vicino nella valuta di visualizzazione. Questo non richiede alcuno sforzo di gestione e elimina l’aspetto più sgradevole del calcolo automatico. Arrotondate per eccesso piuttosto che per difetto, perché arrotondare per difetto su ogni tariffa in una stagione equivale a uno sconto che non avete mai concordato.

Impostare prezzi fissi per valuta. Decidete che la camera costa 200 euro, 175 sterline o 320 dollari, punto e basta, e gestite voi stessi questi importi. È ciò che fanno i venditori internazionali seri. I prezzi sembrano voluti perché lo sono, e non siete più in balia di un tasso di cambio che modifica la vostra vetrina da un giorno all’altro. Il costo è la gestione, e il rischio è che un movimento valutario prolungato renda un mercato sistematicamente più economico. Effettuate una revisione trimestrale, non annuale.

Ibrido. Prezzi fissi nelle due o tre principali valute dei mercati di provenienza, conversione in tempo reale per il resto. La maggior parte delle strutture che riflette su questo argomento finisce per adottare questa soluzione.

Qualunque opzione scegliate, resistete alla tentazione di visualizzare i prezzi convertiti con due cifre decimali quando il tasso di cambio sottostante non è così preciso. Niente rivela una conversione automatica più chiaramente di una camera d’albergo al prezzo di 171,43.

Chi si fa carico della variazione tra la prenotazione e il soggiorno

Gli hotel vendono in anticipo. Una prenotazione effettuata a ottobre per un soggiorno a giugno comporta un intervallo di otto mesi tra l’accordo sul prezzo e l’arrivo del denaro, e i tassi di cambio non rimangono immutati per otto mesi.

Se visualizzi i prezzi in valuta estera ma addebiti nella tua valuta, nulla di tutto ciò è un tuo problema. L’ospite vede un prezzo indicativo a ottobre e, quando gli viene addebitato a giugno, la sua banca effettua la conversione al tasso di giugno. La variazione ricade su di lui, se la aspetta in gran parte, e il tuo ricavo è esattamente quello previsto dal tuo piano tariffario.

Se invece quotate e addebitate effettivamente in valuta estera, avete assunto una posizione. Avete accettato di incassare 900 sterline per un soggiorno a giugno, e 900 sterline a giugno potrebbero valere notevolmente di più o di meno rispetto a ottobre. Su una singola prenotazione si tratta di una variazione irrilevante. Nel corso di una stagione, su un mercato che rappresenta un terzo della vostra attività, si tratta di un dato concreto che compare nelle vostre metriche di performance come un calo inspiegabile dell’ADR che nessuno può ricondurre a una decisione tariffaria.

Vale la pena conoscere tre strategie di difesa.

Catturate l’istantanea della tariffa al momento della prenotazione e conservatela. Qualunque sia la tariffa applicata al momento della creazione della prenotazione, dovrebbe essere memorizzata nella prenotazione stessa, insieme al valore equivalente nella vostra valuta di base. Non si tratta di proteggere l’ospite, ma di poter rispondere alla domanda su quale valore attribuiavate a questa prenotazione quando l’avete accettata. Senza questa registrazione non è possibile distinguere tra una tariffa che ha subito una variazione e un prezzo inserito erroneamente.

Richiedete un acconto nella valuta di addebito. Un acconto converte parte della prenotazione al tasso odierno, anziché lasciare l’intero rischio aperto fino all’arrivo. È la copertura più economica a disposizione di un piccolo hotel, e probabilmente stavate comunque richiedendo un acconto per i motivi indicati nella guida alla politica sugli acconti.

Inserite un margine di sicurezza nel prezzo. Se mantenete prezzi fissi in valuta estera, questi non dovrebbero corrispondere esattamente al tasso di cambio odierno. Un modesto margine, dell’uno o due per cento, assorbe le normali fluttuazioni senza che gli ospiti se ne accorgano. Non si tratta di una pratica scorretta, ma della stessa logica che prevede una clausola di contingenza in qualsiasi contratto a prezzo fisso.

Ciò che non dovreste fare è rincorrere il tasso di cambio. Una struttura che adegua il proprio listino prezzi in valuta estera ogni volta che il mercato oscilla di mezzo punto percentuale crea un’immagine instabile, infastidisce gli ospiti abituali e fa sprecare tempo alla direzione su un’esposizione che una revisione trimestrale avrebbe risolto.

La versione più acuta di questo problema non è affatto transitoria e si presenta ogni autunno. Un cliente aziendale o un tour operator richiede un tasso fisso nella propria valuta per l’intero anno successivo, ovvero una posizione di dodici mesi concordata in un unico incontro. Nessuno al tavolo la considera una decisione di cambio, perché viene archiviata sotto la voce «vendite».

Due abitudini rendono la situazione gestibile. Fornite il preventivo nella vostra valuta ovunque il cliente lo accetti, poiché un’azienda che organizza viaggi internazionali è perfettamente abituata a ricevere fatture nella valuta del paese in cui invia i propri dipendenti. E quando il cliente ha davvero bisogno della propria valuta, sia perché la sua politica di viaggio lo richiede sia perché il suo sistema di approvvigionamento non è in grado di gestire altro, inserite nel contratto una clausola di revisione del tasso: una soglia prestabilita, solitamente intorno al cinque per cento di variazione, al raggiungimento della quale entrambe le parti possono chiedere di rivedere il tasso. Si tratta di una clausola commerciale normale piuttosto che insolita, e richiederla durante la negoziazione non costa nulla, mentre scoprire al nono mese che il prezzo applicato al vostro cliente più importante è ora inferiore dell’8% rispetto a quanto previsto vi costa l’intero margine del contratto. La negoziazione più ampia è trattata nell’articolo sulle tariffe aziendali e sulla stagione delle richieste di offerta (RFP).

La conversione dinamica della valuta non è denaro gratuito

La conversione dinamica della valuta, comunemente abbreviata in DCC, è l’offerta che un terminale per carte propone quando riconosce una carta straniera: pagare nella valuta locale o nella propria. Vale la pena comprenderla bene perché è l’unico aspetto di questo argomento che qualcuno cercherà attivamente di vendervi.

Il meccanismo è semplice. Se l’ospite sceglie la vostra valuta locale, la transazione viene effettuata nella vostra valuta e l’emittente dell’ospite la converte al tasso dell’emittente, che in genere è vicino al tasso interbancario con un piccolo spread. Se l’ospite sceglie la propria valuta, è invece il vostro acquirente a effettuare la conversione, a un tasso che prevede un margine superiore al tasso interbancario di mercato medio. Fonti del settore stimano che tale margine si aggiri comunemente tra il 3 e il 7 per cento. Una parte di esso viene rimborsata all’esercente, ed è proprio questo il motivo per cui i fornitori di terminali ne sono entusiasti.

Il DCC genera quindi una piccola ma concreta fonte di ricavi. Per una struttura con un’attività internazionale significativa, può significare qualche migliaio all’anno senza alcun lavoro aggiuntivo.

L’argomento contrario non è di natura morale, ma commerciale. Chi viaggia spesso sa cos’è il DCC e lo rifiuta, quindi gli ospiti più propensi ad accettarlo sono quelli meno esperti, e proprio quelli che con maggiore probabilità, guardando l’estratto conto in un secondo momento, si sentiranno sfruttati. Il margine viene comunicato, ma lo si fa nel momento in cui qualcuno sta per completare il pagamento, ovvero proprio quando le persone non leggono con attenzione. E il personale si ritrova in mezzo, perché il terminale pone una domanda che l’ospite non capisce e quindi si rivolge all’addetto alla reception in cerca di indicazioni.

Se lo offrite, tre regole vi consentono di gestire la situazione in modo corretto. Formate il personale alla reception affinché lo presenti come una domanda neutra piuttosto che come una raccomandazione, perché un addetto alla reception che dice “basta premere il tasto con il simbolo della sterlina, è più facile” sta facendo qualcosa che i circuiti delle carte di credito vietano esplicitamente. Non lasciate mai che venga selezionato per conto dell’ospite. E siate in grado di spiegare il numero se richiesto, il che significa che qualcuno all’interno della struttura deve sapere qual è effettivamente il margine.

Cosa prevedono le norme nel momento in cui si offre una scelta

Nel momento stesso in cui si presenta una scelta di valuta, ci si trova all’interno di un’interazione regolamentata, e gli obblighi sono più specifici di quanto la maggior parte degli albergatori creda.

Le regole dei circuiti di carte di credito costituiscono il primo livello. Le linee guida di Mastercard per gli esercenti sul DCC specificano chiaramente che l’offerta non deve essere presentata come impostazione predefinita, che il titolare della carta non deve essere obbligato o incoraggiato a utilizzarla, che l’offerta deve essere chiara e neutrale e che la scelta del titolare della carta deve essere rispettata. Quest’ultimo punto è accompagnato da un esempio concreto che, tra tutti i possibili, riguarda proprio un hotel: una struttura che chiede a un ospite di spuntare la propria valuta preferita su un modulo di richiesta e poi effettua comunque una conversione interna nell’altra valuta. Si tratta di una violazione delle norme, non di un errore amministrativo, ed è un caso abbastanza comune da essere menzionato.

Il secondo livello, per chiunque accetti pagamenti con carta nell’Unione europea, è il Regolamento (UE) 2019/518, che ha modificato il regolamento sui pagamenti transfrontalieri ed è in vigore dal 19 aprile 2020. Esso richiede che le commissioni totali di conversione valutaria per i pagamenti con carta siano espresse come un ricarico percentuale rispetto agli ultimi tassi di riferimento in euro disponibili pubblicati dalla Banca centrale europea e che tale ricarico sia comunicato al pagatore prima dell’avvio del pagamento. L’intento era quello di rendere comparabili le offerte di conversione concorrenti, poiché un tasso di cambio grezzo non fornisce al viaggiatore alcuna indicazione sulla sua convenienza.

La conseguenza pratica per un hotel è chiara. La scelta della valuta al terminale o al momento del pagamento deve mostrare entrambi gli importi, il tasso applicato e il margine rispetto al tasso di riferimento, prima che l’ospite confermi. Se il vostro terminale non visualizza tali informazioni, spetta al vostro acquirente risolvere la questione, ed è ragionevole richiederlo al momento del rinnovo.

Un aspetto correlato che spesso coglie di sorpresa le strutture ricettive. Un ospite a cui è stato addebitato un importo in una valuta che non ha scelto ha validi motivi per contestare l’addebito, e le contestazioni relative alla valuta sono insolitamente vincibili per il titolare della carta poiché la prova è riportata sulla ricevuta. Mantenere chiara la scelta è una misura di prevenzione dei chargeback tanto quanto di conformità, ed è lo stesso argomento trattato più approfonditamente nella guida sui chargeback.

I rimborsi sono il vero punto dolente del cambio valuta

Tutto quanto detto sopra riguarda le entrate, dove gli importi sono concordati in anticipo e tutti sono di buon umore. I rimborsi sono l’opposto, ed è proprio lì che la gestione delle valute genera reclami concreti.

Il problema è che un rimborso avviene in una data diversa rispetto al pagamento, e un importo in valuta estera convertito in due date diverse produce due importi diversi. Un ospite che ha pagato 500 nella propria valuta e ne riceve indietro 493 ha, dal suo punto di vista, pagato sette per il privilegio di annullare la prenotazione.

La regola che evita gran parte di questo problema è semplice: rimborsare la transazione originale anziché crearne una nuova. Un vero rimborso a fronte dell’autorizzazione originale storna lo stesso importo nella stessa valuta, e il circuito della carta lo gestisce come uno storno anziché come una nuova conversione. Emettere un rimborso come un nuovo pagamento in direzione opposta, cosa che accade quando qualcuno lo elabora manualmente da un terminale, garantisce una discrepanza.

Anche con uno storno corretto, l’ospite potrebbe notare una piccola differenza, poiché il proprio emittente ha effettuato la conversione all’andata e la effettua nuovamente al ritorno, in due giorni diversi. Questo è al di fuori del vostro controllo e vale la pena avere pronta una spiegazione di una sola frase piuttosto che discutere al riguardo.

I rimborsi parziali meritano un'attenzione particolare. Se rimborsate una notte di un soggiorno di tre notti in valuta estera, rimborsate l’importo proporzionale della transazione originale piuttosto che ricalcolare una notte al tasso odierno. Le due cifre differiranno e solo una di esse è giustificabile su una ricevuta.

L’ambito in cui ciò entra più spesso in conflitto con la pratica operativa sono le condizioni di cancellazione. Una politica espressa come percentuale di rimborso è indipendente dalla valuta e supera agevolmente tutte queste complicazioni. Una politica espressa come commissione fissa nella vostra valuta locale diventa, per un ospite straniero, una commissione il cui importo varia a seconda del giorno. Nessuna delle due è sbagliata, ma la seconda richiede una clausola specifica nei termini per evitare sorprese. I meccanismi più generali sono descritti nella guida alle politiche di cancellazione.

Le OTA aggiungono silenziosamente una quarta valuta

Proprio quando il modello a tre valute inizia a sembrare gestibile, la distribuzione ne introduce un’altra.

Un’OTA prende la tua tariffa nella valuta che hai caricato, la mostra al viaggiatore nella valuta in cui quest’ultimo sta navigando e poi ti paga nella valuta del tuo contratto, che potrebbe non essere né l’una né l’altra. Se la prenotazione è di quelle per cui l’OTA incassa il pagamento, all’interno della piattaforma avviene una conversione che non vedete mai e che non potete verificare. Se invece si tratta di una prenotazione che fatturate voi stessi, tornate alle vostre modalità di gestione, ma l’ospite ha già visto sull’OTA un importo che voi non avete calcolato.

Vale la pena menzionare tre conseguenze.

La commissione viene addebitata sull’importo visualizzato dall’OTA, non sul tuo. Una percentuale di commissione applicata a un importo convertito, e poi versata a te dopo un’ulteriore conversione, non è la stessa della percentuale applicata alla tua tariffa inserita. Di solito è simile. Non sempre lo è, e la differenza rientra nello stesso calcolo del resto del tuo ADR netto al netto delle commissioni.

I confronti sulla parità tariffaria diventano confusi. Chi confronta il tuo prezzo diretto con quello di un’OTA in una terza valuta sta confrontando due conversioni, non due prezzi. Prima di concludere che un canale ti sta praticando un prezzo inferiore, verifica se la differenza è uno sconto o una tariffa. Le regole che si applicano effettivamente alla parità nell’UE sono illustrate nella guida alla parità tariffaria.

I pagamenti arrivano al netto di uno spread che non avete concordato. Se il vostro contratto prevede pagamenti in una valuta diversa da quella di base, la piattaforma effettua la conversione secondo i propri termini. Laddove il volume lo giustifichi, mantenere un conto locale nella valuta di pagamento ed effettuare la conversione autonomamente risulta significativamente più conveniente, e si tratta di una richiesta normale piuttosto che insolita.

Nulla di tutto ciò è un motivo per evitare di vendere a livello internazionale. È invece un motivo per confrontare i canali in base a quanto viene effettivamente accreditato sul tuo conto piuttosto che al tasso che hai inserito, il che è una buona abitudine per tutte le ragioni illustrate nell’articolo sulla riduzione delle commissioni OTA.

Una valuta di base, molte quotazioni

Vale la pena enunciare chiaramente il principio contabile alla base di tutto questo, perché risolve la maggior parte delle discussioni su come dovrebbe comportarsi un sistema.

Una struttura ricettiva ha un’unica valuta di base. Tutto ciò che accade all’interno della struttura viene in ultima analisi espresso in essa: il folio, la revisione notturna, il rapporto giornaliero sui ricavi, il conto economico, la dichiarazione dei redditi. I preventivi possono essere espressi in qualsiasi valuta si desideri. La contabilità no.

Ciò significa che ogni transazione in valuta estera richiede la registrazione di due valori: l’importo nella valuta della transazione e l’equivalente nella valuta di base, insieme al tasso di cambio utilizzato e alla data di applicazione. Registrate il tasso di cambio, non solo il risultato. Una cifra convertita senza il tasso di cambio associato non può essere verificata, e la prima volta che un revisore o un proprietario chiederà come si è giunti a una cifra, vi servirà il tasso di cambio.

Il problema per le strutture ricettive sorge quando si gestisce il registro stesso in più valute. Sembra il passo successivo più naturale, ma crea problemi sproporzionati rispetto ai benefici. Un registro con addebiti in due valute non ha un saldo unico, quindi non è possibile comunicare all’ospite quanto deve pagare in una sola frase. La rendicontazione o sceglie un tasso per il periodo e ricalcola tutto, oppure produce totali che non significano nulla. E qualsiasi differenza tra il tasso al momento della registrazione e quello al momento del regolamento deve essere riconosciuta da qualche parte, il che costituisce una vera e propria scrittura contabile piuttosto che una tolleranza di arrotondamento.

La soluzione pragmatica, e quella adottata dalla maggior parte dei sistemi alberghieri, è un conto in valuta di base con l’importo in valuta estera riportato accanto a titolo di riferimento. L’ospite riceve un unico saldo. Il rendiconto utilizza un’unica valuta. La valuta di quotazione viene conservata nella prenotazione, in modo da poter sempre mostrare quanto concordato. La fatturazione può quindi essere emessa in un’altra valuta quando un cliente aziendale o un tour operator lo richiede; si tratta di una fase di presentazione finale piuttosto che di una modifica al funzionamento del libro mastro. Le implicazioni per la revisione notturna derivanti da un errore in questo ambito sono trattate nel manuale di contabilità alberghiera e, qualora alcuni dei termini qui utilizzati risultassero poco familiari, il glossario terminologico ne fornisce la definizione.

Contanti in valuta estera alla reception

Accettare euro in un paese che non li utilizza era un tempo una pratica alberghiera comune ed è silenziosamente scomparsa dalla maggior parte delle strutture. Vale la pena ribadire le ragioni, poiché la questione viene sollevata ogni stagione da un direttore generale ben intenzionato.

Il tasso di cambio è il primo problema. Per accettare banconote straniere in tutta sicurezza, è necessario applicare un tasso sufficientemente sfavorevole da coprire uno o due giorni di fluttuazioni più il costo del deposito in banca delle banconote; tuttavia, il tasso che garantisce la vostra sicurezza è talmente sfavorevole che un ospite che lo verifica in un secondo momento si sentirà truffato. Si finisce per gestire un piccolo ufficio di cambio senza il volume d’affari necessario per renderlo redditizio.

Il secondo problema riguarda le operazioni bancarie. Molte banche ora applicano commissioni significative per l’accettazione di banconote straniere, alcune non accettano affatto le monete, e il viaggio per depositarle richiede a qualcuno un intero pomeriggio.

Il rischio di contraffazione è il terzo, ed è quello che la gente sottovaluta. Il tuo team è in grado di individuare una banconota falsa nella valuta locale perché le maneggia quotidianamente. Nessuno alla reception può valutare in modo affidabile una banconota straniera sconosciuta alle undici di sera.

La soluzione moderna e sensata è quella di accettare le carte per tutto ciò che non è contante locale, ed è proprio su questo che quasi tutte le strutture ricettive si sono allineate. Se vi trovate in una destinazione in cui il contante straniero circola ancora realmente, fissate un tasso di cambio pubblicato, rivedetelo settimanalmente, accettate solo banconote e chiarite alla reception qual è il tasso prima che l’ospite consegni qualsiasi somma. Qualunque cosa facciate, la cassa è uno strumento basato sulla valuta di riferimento, e fingere il contrario crea un problema di riconciliazione ad ogni cambio di turno. Le relative procedure per la gestione della cassa sono riportate nella guida al POS dell’hotel.

Gruppi che operano con due valute

Per chiunque gestisca strutture in più di un paese, una decisione causa più problemi a valle di tutte le altre messe insieme: se ogni struttura debba mantenere la propria valuta di base.

Dovrebbe farlo. Un hotel in Spagna presenta la dichiarazione dei redditi in Spagna, paga il personale spagnolo, acquista da fornitori spagnoli e possiede un conto bancario spagnolo. La sua contabilità deve essere tenuta in euro, indipendentemente da dove si trovi il proprietario. Costringere una struttura ad adottare la valuta del gruppo solo perché la sede centrale redige i rendiconti in dollari significa che ogni dato locale è un dato convertito, ogni riconciliazione locale comporta una differenza di arrotondamento e il direttore generale non può verificare il proprio conto economico a fronte del proprio estratto conto bancario.

Il consolidamento è un problema di rendicontazione e appartiene al livello di rendicontazione, dove è possibile applicare un tasso dichiarato per un periodo specificato e contrassegnarlo come tale. Che si utilizzi il tasso di chiusura, una media del periodo o un tasso di bilancio fissato una volta all’anno è una decisione che spetta a chi gestisce la contabilità del gruppo, e l’unica cosa che conta dal punto di vista operativo è che il tasso sia documentato e coerente tra i periodi. Un report di portafoglio che modifica silenziosamente la propria base di conversione è peggio che non avere alcun report di portafoglio.

La stessa logica si applica agli addebiti infragruppo, alle commissioni di gestione e ai costi condivisi ripartiti tra le diverse entità. Si tratta di transazioni reali in due valute che richiedono un tasso e una data, non una formula di foglio di calcolo che preleva silenziosamente il valore odierno ogni volta che qualcuno apre il file.

Cosa dovrebbe fare il vostro PMS in questo caso

La maggior parte degli errori sopra citati sono errori del software mascherati da problemi operativi. Un sistema che gestisce correttamente le valute rende il comportamento corretto quello più semplice, e i requisiti sono sufficientemente specifici da poter essere verificati su una demo.

Dovrebbe avere una valuta di base per ogni struttura, impostata in modo deliberato e non modificabile a caso. Cambiare una valuta contabile dopo che le transazioni sono già state effettuate non è una semplice modifica delle impostazioni, è una migrazione, e un sistema che permette a qualcuno di farlo da un menu a tendina un martedì pomeriggio è poco utile.

Dovrebbe consentirvi di specificare quali valute aggiuntive supportate effettivamente, anziché trattare ogni codice ISO come se fosse ugualmente attivo. Ogni valuta che abilitate rappresenta un listino prezzi che qualcuno deve aggiornare e una richiesta di assistenza a cui qualcuno deve rispondere.

Dovrebbe consentire di scegliere tra tassi aggiornati manualmente e tassi automatici, con un intervallo di aggiornamento controllabile dall’utente, e dovrebbe consentire di bloccare manualmente un tasso quando necessario. Il blocco dei tassi è più importante di quanto sembri: è ciò a cui si ricorre quando una valuta subisce forti oscillazioni e si preferisce mantenere un importo noto per due settimane piuttosto che seguire l’andamento del mercato.

Dovrebbe consentirvi di impostare un prezzo fisso per valuta su un piano tariffario, un articolo e un supplemento, e di utilizzare tale prezzo fisso invece della conversione. Questa è la caratteristica che distingue un sistema progettato per la vendita internazionale da uno a cui è stata semplicemente aggiunta una funzione di conversione.

Dovrebbe registrare, direttamente sulla prenotazione stessa, quale valuta è stata quotata, il tasso applicato e l’equivalente nella valuta di base, e dovrebbe impedire che quella valuta cambi una volta che la prenotazione è stata confermata. Una valuta di quotazione che può essere modificata a metà della creazione di una prenotazione produce una prenotazione in cui metà delle voci è stata valutata su una base e l’altra metà su un’altra.

Inoltre, dovrebbe mantenere il folio in un’unica valuta preservando al contempo la quotazione, in modo che all’ospite possa essere comunicato un unico saldo e la contabilità rimanga coerente.

Prostay implementa questa funzionalità a livello di struttura nelle impostazioni di sistema, e vale la pena esaminarla perché mostra come si presenta tale lista di controllo nella pratica. Ogni struttura ha una valuta di applicazione, che è la valuta contabile per quella struttura, e una volta impostata rimane fissa; in questo modo un gruppo può gestire contemporaneamente una struttura in euro e una in rupie senza che l’una si presenti come l’altra. La gestione multivaluta viene quindi abilitata per ogni singola struttura, con un elenco esplicito delle valute aggiuntive supportate anziché un campo libero.

Le tariffe sono espresse come valore di un'unità di valuta estera rispetto alla valuta di base: questa impostazione impedisce il classico errore del tasso invertito. È possibile scegliere se aggiornare i tassi manualmente o automaticamente a intervalli prestabiliti, ed è possibile fissare una singola valuta in modo che un tasso manuale prevalga su quello automatico solo per quella valuta. I piani tariffari, le voci e i servizi aggiuntivi possono avere prezzi fissi per ciascuna valuta e, laddove esiste un prezzo fisso, questo viene utilizzato al posto della conversione.

Al momento della prenotazione, il personale seleziona la valuta di quotazione prima di cercare le camere, e questa viene bloccata una volta aggiunte le camere. La prenotazione memorizza quindi la valuta di quotazione, il tasso di cambio applicato, la valuta di base e gli equivalenti nella valuta di base; la schermata mostra l’equivalente in folio accanto alla quotazione in valuta estera, così nessuno deve affidarsi a una conversione a mente. Dal punto di vista dell’ospite, il motore di prenotazione può offrire un selettore di valuta con una chiara indicazione che i prezzi sono convertiti a titolo indicativo e che la valuta addebitata potrebbe differire.

Ci sono due cose che il sistema evita deliberatamente di fare, ed entrambe rappresentano la scelta giusta. Il conto, la cassa e i registri di pagamento rimangono nella valuta di base della struttura, in modo che nei report vi sia sempre un unico saldo e un unico insieme di cifre. E quando è necessaria una fattura in un’altra valuta, questa viene generata come fase di presentazione, richiedendo l’inserimento di eventuali prezzi mancanti in quella valuta, anziché ricalcolare il libro mastro. Non viene applicato alcun spread di cambio alle vostre tariffe, il che significa che la tariffa che configurate è quella che l’ospite vede.

Una configurazione adatta alla maggior parte delle strutture

Se parti da zero, questa configurazione copre la grande maggioranza degli hotel indipendenti e richiede un pomeriggio.

Imposta la tua valuta di base sulla valuta del paese in cui si trova la struttura. Non la valuta del proprietario, né quella in cui ragionano i tuoi investitori. Quella del paese in cui si trova l’edificio.

Addebita di default in quella valuta di base. La banca dell’ospite si occupa della conversione, l’ospite paga lo spread della propria banca e tu ricevi quanto previsto. Questa singola decisione elimina quasi tutto il rischio di cambio dalla tua attività.

Attiva la visualizzazione delle conversioni per le tre o quattro valute effettivamente utilizzate dai tuoi mercati di provenienza. Verifica gli arrivi in base al paese di residenza invece di fare supposizioni, perché spesso la realtà non corrisponde a quanto ipotizzato dal team di vendita.

Fissate prezzi fissi nei vostri uno o due mercati esteri più importanti e lasciate che il resto venga convertito. Arrotondate i prezzi convertiti in modo che non sembrino generati automaticamente.

Aggiorna le tariffe quotidianamente anziché in modo continuo. I prezzi degli hotel non devono necessariamente seguire l’andamento del mercato, e una vetrina stabile vale più di una precisa.

Richiedi un acconto per le prenotazioni in valuta estera con tempi di prenotazione molto anticipati. Questo converte in anticipo parte dell’esposizione ed è comunque una buona pratica.

Decidete la vostra posizione sul DCC, mettetela per iscritto in una sola frase e istruite il personale di reception di attenersi a essa. O lo offrite in modo neutrale oppure non lo offrite affatto. Ciò che non potete permettere è che ogni addetto alla reception decida autonomamente.

Rivedete i prezzi fissi ogni trimestre confrontandoli con il tasso di mercato. Venti minuti, quattro volte all’anno, consentono di cogliere l’andamento sostenuto che altrimenti lascerebbe un intero mercato con prezzi errati per un’intera stagione.

Il principio alla base di tutto ciò è che il costo del cambio non scompare mai; si sposta soltanto. Ogni accordo descritto in questo articolo stabilisce chi ne sostiene il costo, e quelli che sembrano gratuiti sono in realtà quelli in cui l’ospite paga più di quanto creda. Essere consapevoli di questo non significa solo una contabilità più chiara. È la differenza tra un ospite che prenota di nuovo e uno che, dopo aver letto l’estratto conto, capisce cosa è successo e, in silenzio, decide di non farlo più.