Wo das Hauskonto endet und das City Ledger beginnt

Ein Hauskonto ist ein offenes Konto für jemanden, der kein Zimmer hat. Der City Ledger ist die Restschuld, die verbleibt, nachdem dieses Konto geschlossen und in Rechnung gestellt wurde. Das eine ist ein Behälter, der sich noch füllt. Das andere ist eine Folge, die nun von jemandem eingezogen werden muss. Der Großteil der Verwirrung in diesem Bereich und die meisten Reibereien zwischen einem Front-Office-Manager und dem Verantwortlichen für die Hotelbuchhaltungssoftware lassen sich auf Uneinigkeit darüber zurückführen, in welchem dieser beiden Zustände sich ein bestimmter Saldo tatsächlich befindet.

Die beiden sind keine konkurrierenden Optionen. Sie folgen aufeinander. Eine Belastung wird nicht entweder auf ein Hauskonto oder auf den City Ledger verbucht, so wie eine Buchung entweder auf ein Zimmer oder auf eine Warteliste geht. Sehr oft wird sie erst auf das eine und dann auf das andere verbucht, in dieser Reihenfolge, und genau in dem Moment, in dem sie zwischen beiden wechselt, ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass Geld verloren geht. Ihr Hausverwaltungssystem ist normalerweise für die erste Stufe zuständig und übergibt die zweite an die Buchhaltung. Deshalb finden die beiden Hälften des Vorgangs auf unterschiedlichen Bildschirmen statt, werden von verschiedenen Abteilungen verwaltet und von verschiedenen Personen beschrieben, die zwar dasselbe Vokabular verwenden, damit aber unterschiedliche Dinge meinen.

In diesem Artikel geht es eher um diesen Übergangspunkt als um die Definitionen. Wenn Sie die Definitionen für sich genommen suchen, sind diese bereits verfasst: Was ein City Ledger ist, behandelt die Forderungsseite im Detail, und Hauskonten und wie sie Geld verlieren behandelt die Seite der offenen Posten. Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass Sie beide Themen grob im Griff haben und herausfinden möchten, wo die eine Lösung aufhört und die andere beginnt.

Der Unterschied in einem Satz

Wenn heute noch eine neue Belastung hinzugefügt werden kann, handelt es sich um ein Hauskonto. Wenn nur noch die Einziehung aussteht, handelt es sich um einen City Ledger-Saldo.

Dieser eine Test klärt die überwiegende Mehrheit der Fälle, und er ist nützlicher als die übliche Unterscheidung zwischen Gästen und Nicht-Gästen, da es bei beiden um Personen geht, die nicht in Ihren Zimmern übernachten. Ein Hochzeitsplaner, der um vier Uhr nachmittags eine Barrechnung auflaufen lässt, und ein Hochzeitsplaner, der Ihnen sechs Wochen später viertausend für diese Barrechnung schuldet, sind ein und dieselbe Person mit derselben Schuld. Was sich in der Zwischenzeit geändert hat, ist, dass das Konto keine Buchungen mehr annimmt und nun eine Fälligkeitsdauer aufläuft.

Betrachten Sie es als einen Status, nicht als eine Kategorie. „Offen“ bedeutet, dass die Betriebsabteilung noch Arbeit zu erledigen hat: Buchungen gehen ein, der Saldo ändert sich, und ein Mitarbeiter in der Schicht kann sich den laufenden Gesamtbetrag ansehen und eine Entscheidung darüber treffen. „Geschlossen“ bedeutet, dass die Finanzabteilung Arbeit zu erledigen hat: Der Betrag steht fest, es gibt einen Beleg mit einem Betrag darauf, und die einzige noch offene Frage ist, wann das Geld eintrifft. Das Problem mit der Terminologie in Hotels besteht darin, dass wir zwei Substantive für etwas haben, das eigentlich eine Sache in zwei Zuständen ist.

Warum diese beiden Begriffe verwechselt werden

Dafür gibt es mehrere Gründe, und keiner davon hat damit zu tun, dass jemand dumm ist.

Der erste ist, dass es sich bei beiden um Geld handelt, das nicht von Gästen stammt. Alles, was die Rezeption über die Abrechnung erfährt, ist um das Gästekonto herum organisiert, und beide fallen nicht darunter. Wenn dein mentales Modell genau eine Kategorie für Geld vorsieht, das nicht einer Person im Bett gehört, landen zwei verschiedene Dinge darin und werden als Synonyme behandelt.

Der zweite Grund ist, dass die Begriffe auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen liegen und so verwendet werden, als wäre dies nicht der Fall. Ein Hauptbuch ist ein Buch. Ein Konto ist ein Eintrag in diesem Buch. Ein Hauskonto ist also eine einzelne Sache, die man eröffnen, schließen und ausdrucken kann, während das City Ledger eine Sammlung vieler Konten ist. Die Frage, ob ein Saldo ein Hauskonto oder das City Ledger ist, ähnelt ein wenig der Frage, ob eine Seite eine Seite oder ein Kapitel ist. Die Leute sagen es trotzdem, und jeder versteht ungefähr, was gemeint ist, aber der Kategoriefehler ist es, der die beiden Begriffe verschwimmen lässt.

Der dritte Grund ist, dass manche Systeme das eine tatsächlich als das andere implementieren. Im klassischen Opera wird ein „House Posting Account“ mit den Forderungen verrechnet, also mit dem City Ledger, sodass dasselbe Objekt von der Konzeption her beide Bereiche berührt. Lies drei Herstellerhandbücher, und du wirst feststellen, dass dasselbe physische Objekt in einem als „Posting Master“, in einem anderen als Hauskonto und in einem dritten als „Nicht-Gäste-Folio“ beschrieben wird. Keines davon ist innerhalb der eigenen Dokumentation falsch. Sie lassen sich nur nicht übergreifend verstehen.

Der vierte Grund ist regionaler Natur. In Nordamerika wird die Trennung zwischen „Guest Ledger“ und City Ledger als Grundprinzip der Hotelbuchhaltung gelehrt und taucht in jedem Lehrbuch auf. In weiten Teilen Europas gibt es dieselbe Unterscheidung, doch die Terminologie stützt sich direkt auf die Forderungen, und der Begriff City Ledger klingt wie ein Amerikanismus, an den man sich nur noch vage erinnert. Ein Team aus vier Ländern wird sich nicht auf eine gemeinsame Definition einigen, es sei denn, jemand schreibt eine fest.

Eine Abrechnung von der Bar bis zur Bank verfolgen

Betrachten wir einen konkreten Fall, denn die Abstraktionen lösen sich in Luft auf, sobald man einer einzelnen Zahl nachgeht.

Ein lokales Unternehmen bucht Ihren Veranstaltungsraum für eine Produktvorstellung am Samstag. Keine Zimmer. Vierzig Personen treffen mittags ein, es gibt ein Buffet, es gibt eine Bar, und die Abrechnung läuft den ganzen Nachmittag. Hier ist der Weg eines einzelnen Glases Wein, das um 15 Uhr ausgeschenkt wird.

Phase eins: die Buchung. Der Barkeeper tippt den Betrag ein und muss ihn irgendwo verbuchen. Es gibt keine Zimmernummer, da niemand dort übernachtet. Die Gebühr wird einem offenen Hauskonto im Namen des Unternehmens gutgeschrieben, das sich in jeder Hinsicht wie ein Folio verhält, abgesehen davon, dass keine Reservierung dahintersteht.

Phase zwei: Die Ansammlung. Der Wein reiht sich ein neben dem Buffet, der Korkgebühr, der AV-Miete und der zusätzlichen Stunde Raummiete. Im Laufe des Nachmittags steigt der Saldo. Er ist für den diensthabenden Manager einsehbar, der die Entwicklung der Gesamtsumme verfolgen und eingreifen kann, falls sie den vereinbarten Betrag überschreitet. Das ist der Vorteil, den nur ein offenes Konto bietet.

Phase drei: der Abschluss. Am Montag, sobald alle verspäteten Belege aus der Küche und der Bar eingegangen sind, schließt jemand das Konto ab. Ein Endbetrag wird vereinbart, eine Rechnung mit einer Nummer erstellt, und diese Nummer geht an das Unternehmen, zusammen mit den Zahlungsbedingungen.

Phase vier: die Übertragung. Der Saldo wird aus dem Gästebuch in die Debitorenbuchhaltung übertragen und dort als Forderung gegenüber diesem Unternehmen verbucht. In diesem Moment wird er zu einem Posten der City Ledger. Am Wein selbst hat sich nichts geändert. Was sich geändert hat, ist, dass er nicht mehr an der Rezeption korrigiert werden kann und keine weiteren Posten mehr hinzugefügt werden können.

Fünfte Phase: die Alterung. Die Rechnung ist nun datiert. Nach dreißig Tagen gilt sie als aktuell, nach sechzig Tagen ist sie ein Problem, nach neunzig Tagen ist sie Anlass für ein Gespräch mit dem Finanzdirektor. Sie erscheint im Alterungsbericht, beeinflusst die durchschnittliche Zahlungsdauer und figuriert in der Bilanz als Vermögenswert, den Sie noch nicht in Bargeld umgewandelt haben.

Phase sechs: Begleichung. Die Zahlung geht ein, wird der Rechnung zugeordnet, und die Forderung wird beglichen. Der Wein ist endlich tatsächlich bezahlt, etwa fünf Wochen, nachdem ihn jemand getrunken hat.

Sechs Phasen, zwei Systeme und eine Übergabe in der Mitte. Fast alles, was in diesem Bereich schiefgeht, geht in Phase drei oder vier schief.

Die Übergabe und warum sie der riskante Teil ist

Einen Abrechnungsvorgang abzuschließen, klingt nach reiner Verwaltung. Tatsächlich handelt es sich jedoch um drei separate Vorgänge, die gleichzeitig ablaufen und dabei auseinanderfallen können.

Der erste Schritt ist die Erfassung. Jede Abbuchung, die zu der Veranstaltung gehört, muss eingegangen sein, bevor der Gesamtbetrag vereinbart wird. Küchen und Bars sind hier die üblichen Übeltäter, nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil ein um 23 Uhr am Samstag erstellter Beleg erst am Montagmorgen im Büro eintrifft; zu diesem Zeitpunkt hat bereits jemand in seiner Eile eine Rechnung ausgestellt.

Der zweite Schritt ist die Dokumentation. Es muss eine Rechnung mit einer Nummer vorliegen, denn hinter der Forderung muss etwas stehen. Ein geschuldeter Betrag ohne Beleg ist keine Forderung, sondern nur eine Notiz.

Der dritte Punkt ist die Überweisung selbst. Der Saldo muss vom offenen Konto auf das Konto des Schuldners überwiesen werden. Dies ist der Schritt, den die Leute oft vergessen, und er birgt das größte Risiko für Fehler.

Stellen Sie sich vor, was passiert, wenn der zweite und dritte Schritt in irgendeiner Richtung auseinanderfallen. Die Rechnung wurde ausgestellt, der Betrag jedoch nicht überwiesen, und nun existiert der Betrag an zwei Stellen: Er wird im Front-Office weiterhin als Saldo eines offenen Kontos ausgewiesen und gleichzeitig in der Buchhaltung als Forderung geführt. Ihre Buchhaltungsunterlagen stimmen nicht überein, und jemand verbringt einen Vormittag im November damit, herauszufinden, warum. Der Saldo wurde übertragen, ohne dass eine Rechnung ausgestellt wurde, und die Buchhaltung hält eine Forderung ohne Beleg, was bedeutet, dass niemand sie einfordern kann, da es nichts zu versenden gibt.

Was „abgeschlossen“ eigentlich bedeuten sollte

Es lohnt sich, dies intern abzustimmen, da es meist eher vorausgesetzt als definiert wird. Ein Hauskonto ist ordnungsgemäß abgeschlossen, wenn alle vier der folgenden Punkte zutreffen: Es sind keine weiteren Buchungen mehr möglich, die Endsumme wurde mit dem, was tatsächlich mit dem Kunden vereinbart wurde, abgeglichen, es liegt ein nummeriertes Beleg vor, und der Saldo erscheint nun in genau einem Hauptbuch. Nicht in drei von vier. Immobilienunternehmen, die dies auf einer einzigen Karte am Schreibtisch notieren, schließen Konten schneller ab und haben weniger Streitigkeiten darüber.

Noch eine Sache, die es wert ist, im Voraus zu klären: Wer darf den Knopf drücken? Der Abschluss eines Kontos ist der Moment, in dem die Kontrolle vom operativen Bereich an die Finanzabteilung übergeht, und er stellt einen natürlichen Genehmigungszeitpunkt dar. In den meisten Betrieben sollte die Person, die eine Belastung verbuchen darf, nicht dieselbe sein, die ein Konto abschließen und dessen Endsaldo festlegen darf, aus demselben Grund, aus dem die Person, die die Kasse abzählt, nicht dieselbe ist, die sie abstimmt.

Was nur ein Hauskonto leisten kann

Argumente dafür, Konten länger offen zu halten, als es übersichtlich erscheint.

Es akzeptiert laufende Buchungen von überall im Gebäude. Die Bar, der Wellnessbereich, das Restaurant und die Rezeption können während des Betriebs alle Belastungen dorthin senden, ohne dass jemand anhalten muss, um die Buchhaltung zu befragen. Genau darum geht es, und deshalb sollte eine Veranstaltung so lange auf einem offenen Konto verbleiben, wie sie noch Kosten verursacht.

Es führt einen laufenden Saldo, den der Betrieb einsehen kann. Ein Dienstleiter kann sich um 21 Uhr den Stand ansehen und entscheiden, ob die Barrechnung das vom Kunden vereinbarte Limit überschritten hat. Sobald dieser Saldo zu einer Forderung wird, kümmert sich niemand in der Schicht mehr darum.

Es kann Geld entgegennehmen, bevor es Kosten verbucht. Anzahlungen und Vorauszahlungen werden ganz selbstverständlich auf einem offenen Konto verbucht, was bei Veranstaltungen nützlich ist, bei denen man bereits vor dem Veranstaltungstag Bargeld zur Verfügung haben möchte.

Es kann am Schalter korrigiert werden. Eine um 19:00 Uhr auf das falsche Konto gebuchte Belastung kann storniert und um 19:05 Uhr mit einer Begründung erneut verbucht werden, was eher die Aufgabe eines Vorgesetzten ist als eine buchhalterische Korrektur.

Es kann eine Proforma-Abrechnung erstellen. Kunden möchten häufig noch vor Ende der Veranstaltung den Stand der Dinge einsehen. Eine Proforma-Abrechnung ist ausdrücklich keine Rechnung, trägt keine Nummer und erzeugt keine Forderung, genau das, was man mitten in der Veranstaltung möchte.

Was nur das City Ledger leisten kann

Und das Argument dafür, die Dinge keinen Tag länger als nötig offen zu lassen.

Es veraltet. Das ist der mit Abstand wichtigste Punkt auf der Liste. Ein offenes Konto hat kein Alter, oder vielmehr eines, das niemand beachtet, während eine Forderung ab Rechnungsdatum datiert ist und sich automatisch in Kategorien einordnet. Durch die Fälligkeitsaufstellung wird aus dem vagen Gefühl, dass Ihnen jemand Geld schuldet, eine konkrete Tatsache darüber, wie lange diese Forderung bereits besteht.

Sie lässt sich systematisch verfolgen. Mahnpläne, Kontoauszüge, Eskalationen und schließlich rechtliche Schritte basieren alle auf einer Forderung, der ein Dokument zugrunde liegt. Für ein offenes Konto gibt es keinen Mahnprozess.

Es konsolidiert sich. Ein Unternehmen, das innerhalb eines Quartals vier Veranstaltungen durchgeführt hat, kann als ein Schuldner mit einem Gesamtbetrag und einer Geschäftsbeziehung betrachtet werden, anstatt als vier unabhängige Konten, die niemand miteinander in Verbindung bringt.

Es enthält Konditionen und Limits. Kredit ist eine Eigenschaft eines Schuldners, nicht einer Veranstaltung. Zahlungsbedingungen, ein Kreditlimit und eine Genehmigungshistorie gehören zum Konto in der Debitorenbuchhaltung, und anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, ob Sie die fünfte Buchung genehmigen.

Es kann wertberichtigt und abgeschrieben werden. Eine Wertberichtigung auf uneinbringliche Forderungen ist ein buchhalterischer Vorgang mit steuerlichen Konsequenzen und muss auf eine Forderung vorgenommen werden. Ein offenes Folio kann man nicht im eigentlichen Sinne abschreiben; man kann es lediglich löschen, was etwas ganz anderes und weitaus Schlimmeres ist.

Wem gehört was, und warum die Abgrenzung wichtig ist

Das Front Office ist für das offene Konto zuständig. Die Mitarbeiter, die Buchungen darauf vornehmen, sind im Dienst, der Saldo ist betrieblich relevant, und Entscheidungen darüber werden in Echtzeit von demjenigen getroffen, der gerade den Bereich leitet.

Die Buchhaltung ist für die Forderung zuständig. Die Entscheidungen betreffen Bonität, Inkasso und Wertberichtigungen; sie erfolgen im monatlichen Rhythmus statt nächtlich und erfordern einen Überblick über den gesamten Schuldner statt nur über einen einzelnen Vorgang.

Diese Abgrenzung ist keine bürokratische Ordnungsmaßnahme. Sie ist die wichtigste interne Kontrolle in diesem gesamten Bereich. Das klassische Prinzip der Aufgabentrennung besagt, dass die Person, die eine Transaktion initiiert, nicht dieselbe sein sollte wie die Person, die sie ausbuchen kann. Die Trennung auf Ebene der Rechnung setzt dies nahezu ohne zusätzlichen Aufwand durch: Der operative Bereich kann Belastungen erstellen und korrigieren, sie aber nicht abschreiben; die Finanzabteilung kann abschreiben, aber nachträglich nicht unbemerkt eine Belastung auf ein offenes Konto setzen.

In einem kleinen Immobilienunternehmen ist dies oft ein und dieselbe Person, die zwei Rollen ausübt, was normal und kein Skandal ist. Entscheidend ist dann, dass die beiden Tätigkeiten weiterhin getrennte Vorgänge mit getrennten Aufzeichnungen sind und dass jemand anderes als diese Person die Abschreibungen regelmäßig überprüft. Eigentümer, Geschäftsführer, externer Buchhalter, jeder. Die Kontrolle besteht in der Überprüfung, nicht im Organigramm.

Was die einzelnen Faktoren für Ihre Berichte bedeuten

An dieser Stelle hört die Entscheidung auf, philosophisch zu sein.

Ein Hauskonto sollte, wenn es ordnungsgemäß umgesetzt wird, keinerlei Auswirkungen auf die Auslastung, den ADR oder den RevPAR haben. Da sich niemand in einem Zimmer befindet, sollte es keinen Einfluss auf die Zimmerstatistiken geben. Es wirkt sich auf den Umsatz der Abteilung aus, da die darauf verbuchten Speisen und Getränke echte Einnahmen in dem Zeitraum darstellen, in dem sie verbucht wurden, und sie erscheinen im Gastkontosaldo, bis dieser geschlossen wird.

Ein City Ledger-Saldo hat keinerlei Auswirkungen auf die Umsatzseite, da der Umsatz bereits bei der Verbuchung der Belastung erfasst wurde. Was davon betroffen ist, sind die Bilanz, der Cashflow und die Forderungslaufzeit. Das führt regelmäßig zu Verwirrung: Ein Hotel kann auf dem Papier einen hervorragenden Monat verzeichnen und dennoch kein Geld haben, da alles in Forderungen geflossen ist und noch nichts eingezogen wurde. Umsatz und Liquidität sind zwei verschiedene Dinge, und der City Ledger ist genau die Lücke zwischen beiden.

Die „Pseudo-Zimmer“-Falle

Dies verdient eine eigene Warnung, da es häufig vorkommt und die Jahresberichterstattung unbemerkt verfälscht.

Manche Systeme können ohne Zimmernummer keine Abrechnung verbuchen, da die Buchungsengine auf Zimmern basiert. Ihre Lösung ist ein Pseudo-Zimmer: ein fiktives Zimmer eines speziellen Zimmertyps, das ausschließlich dazu dient, Abrechnungen über das Hauskonto zu erfassen. Opera macht das, und es funktioniert, vorausgesetzt, der Pseudo-Zimmertyp wird aus allen Statistiken ausgeschlossen, die Zimmer zählen.

Die Falle besteht darin, dass der Ausschluss konfiguriert werden muss und leicht übersehen werden kann. Wenn man hier einen Fehler macht, werden die fiktiven Zimmer als belegt gezählt. Die Auslastung steigt über den tatsächlichen Wert, der Durchschnittspreis (ADR) sinkt, da diese Zimmer keine Zimmererlöse generieren, die Verfügbarkeit wird zu niedrig angegeben, sodass man Buchungen ablehnt, die man hätte annehmen können, und die Pseudo-Zimmer tauchen auf der Ankunftsliste und in den Reinigungsaufgaben auf. Am ehesten betroffen ist ein Hotel, das nach einer geschäftigen Veranstaltungssaison verstärkt Hauskonten nutzt, genau zu diesem Zeitpunkt ist die Verzerrung am größten. Wenn Ihre Auslastung etwas zu gut aussieht und niemand eine Erklärung dafür hat, zählen Sie Ihre Zimmertypen nach.

Sechs Abrechnungspositionen und wo sie hingehören

Die Entscheidung, angewandt auf Fälle, die ständig auftreten.

Die Zeile, über die am meisten gestritten wird, ist die dritte. Bei einem Firmengast mit Direktabrechnung hat man das Gefühl, dass irgendwo ein Hauskonto im Spiel sein müsste, weil ein Unternehmen bezahlt. Das ist jedoch nicht der Fall. Es gibt einen Gast in einem Zimmer, also gibt es eine Folio, und die Folio wird beim Auschecken in die Forderungen übernommen. Das Hauskonto kommt erst dann ins Spiel, wenn überhaupt kein Zimmer verfügbar ist.

Was schiefgeht, wenn man die falsche Wahl trifft

Vier Fehler, in grober Reihenfolge ihrer Häufigkeit.

Das Konto, das niemand geschlossen hat. Eine Veranstaltung endet im März, das Konto bleibt offen, und im September bemerkt jemand einen vierstelligen Saldo, der dort vorliegt. Der Umsatz wurde im März verbucht. Es wurde nie eine Rechnung ausgestellt, daher wurde der Kunde nie zur Zahlung aufgefordert, und der Saldo hat kein Alter, da er nie eine Forderung war. Er war sechs Monate lang unsichtbar, genau weil er am falschen Ort war. Dieser Fall kommt so häufig vor, dass es sich lohnt, einen regelmäßigen Bericht über offene Konten mit Salden und ohne Aktivität zu erstellen, sortiert nach dem ältesten zuerst.

Die verfrühte Umbuchung. Jemand stellt am Samstagabend eine Rechnung aus, weil er besonders eifrig ist. Am Montag gehen zwei Küchenbelege und ein Barbeleg ein. Nun stellt man entweder eine zweite Rechnung über einen kleinen Betrag aus, was den Kunden verärgert und deren Bearbeitung mehr kostet, als sie einbringt, oder man schreibt die Beträge ab. Die meisten Betriebe schreiben sie ab, was bedeutet, dass Eifer Geld kostet.

Die Doppelzählung. Rechnung ausgestellt, Saldo nie bewegt. Die Rezeption meldet einen offenen Kontostand, die Buchhaltung meldet eine Forderung, und dasselbe Geld taucht in beiden auf. Das wird am Monatsende entdeckt, und das Aufspüren dauert einen ganzen Nachmittag.

Das Phantomzimmer. Das oben beschriebene Problem mit dem Scheinzimmer, das jedoch absichtlich herbeigeführt wurde: Ein Hotel ohne Hauskontofunktion erstellt eine echte Scheinsreservierung, um einem Nicht-Hotelgast eine Rechnung zu stellen. Das funktioniert, verfälscht aber gleichzeitig die Auslastung, den Durchschnittspreis (ADR), die Verfügbarkeit, die Ankunftsliste und die Reinigungsabläufe. Wenn ein System dies erzwingt, sind nicht die Umgehungsmaßnahmen der Preis dafür, sondern ein Jahr voller Berichte, denen niemand trauen kann.

Wie sich jede einzelne bei der Nachtabrechnung darstellt

Das Nacht-Audit ist hier eine nützliche Betrachtungsweise, da es die beiden Fälle sehr unterschiedlich behandelt und dieser Unterschied diagnostisch aussagekräftig ist.

Ein offenes Hauskonto ist Teil des Gästebuchs und wird daher wie jedes andere Folio in die Prüfung einbezogen. Sein Saldo wird gezählt, er muss ausgeglichen sein und erscheint in der nächtlichen Bestandsaufnahme. Das ist wirklich nützlich: Ein Konto, das wochenlang offen bleibt, taucht jede einzelne Nacht wieder auf, anstatt in einer stillen Ecke zu verschwinden. Wenn Ihr Hauptbuchsaldo eine hartnäckige Komponente aufweist, die niemand erklären kann, sind offene Konten der erste Ort, an dem man nachsehen sollte.

Ein City Ledger-Saldo ist überhaupt nicht im Gästebuch enthalten. Er hat die Rezeption vollständig verlassen und befindet sich in den Forderungen, wo er monatlich statt nächtlich überprüft wird. Die Buchprüfung zeigt die Umbuchung an dem Tag, an dem sie stattfindet, und erwähnt sie danach nie wieder.

Die Nachtprüfung bietet Ihnen also eine kostenlose Kontrollmöglichkeit, wenn Sie sie nutzen. Jedes Konto, das einen Saldo aufweist, auf dem beispielsweise seit drei Wochen keine Buchungen mehr vorgenommen wurden, verdient eine Überprüfung. Das bedeutet fast immer, dass ein Aufenthalt beendet wurde und niemand ihn abgerechnet hat. Unsere Erläuterung der tatsächlichen Aufgaben der Nachtprüfung deckt den umfassenderen Ablauf ab, doch diese spezifische Überprüfung kostet nichts und deckt den teuersten Fehler aus der obigen Liste auf.

Wenn ein kleines Hotel beides braucht

Nicht jedes Haus benötigt den vollen Apparat, und wenn man so tut, als wäre es anders, kaufen kleine Hotels am Ende Software, die sie nie in Betrieb nehmen.

Wenn Sie gelegentlich Veranstaltungen ausrichten, benötigen Sie offene Konten. Daran führt kein Weg vorbei, denn die Alternative wäre eine Scheinsreservierung und der damit verbundene Schaden für die Berichterstattung. Selbst ein Hotel mit zwölf Zimmern, das sechs Hochzeiten pro Jahr ausrichtet, braucht einen Ort, an dem eine Barrechnung verbucht werden kann, die nicht zu einem Zimmer gehört.

Ob Sie ein City Ledger innerhalb des PMS benötigen, ist eine andere Frage. Viele kleine Häuser verwalten ihre Forderungen problemlos als Rechnungen in einem allgemeinen Buchhaltungsprogramm, wobei der Fälligkeitsbericht von dort stammt und nicht aus dem Hotelsystem. Das ist eine legitime Vorgehensweise, kein Kompromiss. Der Forderung ist es egal, in welchem System sie verwaltet wird, solange jemand monatlich den Fälligkeitsbericht überprüft und die Rechnungsnummern übereinstimmen.

Der separate Ansatz wird dann zum Problem, wenn Sie so viele gleichzeitige Unternehmenssalden verwalten, dass der Abgleich zwischen den beiden Systemen zu einer eigenen Aufgabe wird, oder wenn Kreditlimits bereits bei der Buchung durchgesetzt werden müssen, anstatt nur aus dem Gedächtnis überprüft zu werden. Ein grober Anhaltspunkt: Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt mehr als eine Handvoll Unternehmensforderungen einfordern müssen oder wenn jemals jemand eine Buchung von einem Unternehmen entgegengenommen hat, das Ihnen bereits Geld schuldete, ohne dies zu wissen, ist die Trennung nicht mehr kostenlos.

Wie verschiedene Systeme diese Begriffe bezeichnen

Nützlich beim Lesen der Herstellerdokumentation, da dasselbe Objekt vier Namen hat und die Handbücher Sie nicht darauf hinweisen.

Der praktische Rat lautet: Hören Sie auf, Anbieter zu fragen, welche dieser Funktionen sie unterstützen, und fragen Sie stattdessen, was mit einer bestimmten Belastung geschieht. Beschreiben Sie die Barrechnung einer Hochzeit. Fragen Sie, wohin sie am Samstag geht, was am Montag passiert, welches Dokument erstellt wird, in welchem Bericht sie nach neunzig Tagen erscheint und ob irgendetwas in dieser Abfolge die Belegung betrifft. Die Antworten verraten Ihnen, was das System tatsächlich tut, unabhängig davon, wie es in der Funktionsliste bezeichnet wird.

Erkennen, welches Sie gerade betrachten

Vier Fragen, der Reihe nach. Die erste, die Ihnen eine klare Antwort liefert, ist Ihre Antwort.

Kann heute eine neue Belastung darauf verbucht werden? Wenn ja, handelt es sich um ein offenes Konto, ganz gleich, wie es auf dem Bildschirm bezeichnet wird.

Gibt es dafür eine nummerierte Rechnung? Wenn ja, handelt es sich um eine Forderung. Der Beleg macht den Unterschied aus, nicht der Betrag oder der Schuldner.

Erscheint es in einem Fälligkeitsbericht? Wenn ja, befindet es sich im City Ledger. Nur Forderungen veralten.

Wen würdest du anrufen, um die Forderung einzutreiben? Wenn die Antwort „der diensthabende Manager“ lautet, handelt es sich um ein offenes Konto. Wenn die Antwort „derjenige, der die Rechnungsstellung übernimmt“ lautet, wurde die Forderung weitergeleitet.

Hinter all dem verbirgt sich ein Gedanke, den es sich zu merken lohnt. Es handelt sich nicht um zwei verschiedene Vorgehensweisen für dieselbe Aufgabe. Es sind zwei Phasen ein und derselben Aufgabe, die durch ein Dokument voneinander getrennt sind, und dieses Dokument ist ausschlaggebend dafür, wer verantwortlich ist. Wenn die Übergabe richtig erfolgt, spielt die Unterscheidung keine Rolle mehr, denn das Geld fließt innerhalb weniger Tage durch beide Phasen, und niemand muss sich Gedanken über die Terminologie machen. Wenn es schiefgeht, werden Sie im September feststellen, dass eine Hochzeit im März nie in Rechnung gestellt wurde, ein Gespräch, das niemand gerne mit einem Eigentümer führt.