Hauskonten in Hotels und wie dadurch Geld verloren geht

Ein Hauskonto ist das Konto, das ein Hotel eröffnet, wenn Kosten verbucht werden müssen, diese aber keinem bestimmten Gast in einem Zimmer zugeordnet werden können. Eine Tauchgruppe, die eine Woche mit Bootsausflügen abrechnet, eine Agentur, die eine Informationsreise durchführt, ein Hochzeitsplaner, der Menüs verkostet, eine Mitarbeitermahlzeit oder ein verlorener Schlüssel, dessen Kosten einem Reiseveranstalter in Rechnung gestellt werden. Jedes Hotel hat solche Konten, die meisten eröffnen sie eher beiläufig, und eine überraschend große Anzahl wirft nie wieder einen Blick auf den Kontostand, bis der Buchhalter fragt, warum die Forderungssumme in der Hotelbuchhaltungssoftware das ganze Jahr über gestiegen ist.

Die Funktionsweise ist so einfach, dass das Risiko direkt vor den Augen liegt. Man eröffnet das Konto, die Kosten häufen sich an, jemand verspricht, später zu zahlen, und „später“ entpuppt sich als ein bewegliches Ziel. Die Kontrollmechanismen, die verhindern, dass daraus Forderungsausfälle werden, sind wenig glamourös und finden meist statt, bevor die erste Belastung verbucht wird. Dieser Artikel behandelt, was ein Hauskonto ist, wie es sich vom Folio und vom City-Ledger unterscheidet, wer die Befugnis haben sollte, eines zu genehmigen, was darauf verbucht werden sollte, wie man es in Rechnung stellt und einzieht, und wo ein Hotelmanagementsystem entweder hilft oder die Situation still und leise verschlimmert.

Was ein Hauskonto eigentlich ist

Ein Hauskonto ist ein Abrechnungskonto im PMS, auf dem Kosten verbucht werden, ohne dass ein Gast ein Zimmer belegt. Es funktioniert wie ein Folio, mit Einzelposten, Steuern, Zahlungen und einem laufenden Saldo, aber es ist niemand dafür eingecheckt und es werden keine Belegungsstatistiken aktualisiert. Wenn es abgeschlossen wird, wird es entweder sofort beglichen oder wird zu einer Forderung gegenüber demjenigen, der sich zur Begleichung bereit erklärt hat.

Der Begriff sorgt für Verwirrung, da die Branche ihn für zwei verwandte, aber unterschiedliche Dinge verwendet und sich die Anbieter nie auf eine einheitliche Bezeichnung geeinigt haben. Oracle dokumentiert es als „Hausbuchungskonto“, das über „Buchungen“, dann „Reservierungen“ und schließlich „Hausbuchungskonto“ angelegt wird, und beschreibt es als eine pseudo-Zimmerart ohne Bestandsbezug, die für die Abrechnung von Nicht-Übernachtungsleistungen, die interne Verwaltung und Anpassungen an ausgecheckten Reservierungen verwendet wird. Es gibt sogar eine Option, ein solches Konto als „immer eingecheckt“ zu kennzeichnen, sodass es dauerhaft bestehen bleibt. Andere Systeme bezeichnen dasselbe Konzept als „Nicht-Gäste-Folio“, „Buchungsstamm“ oder einfach als „Hauskonto“. Unterdessen verwenden viele Hotels den Begriff „Hauskonto“, wenn sie damit das Unternehmen meinen, dem monatlich eine Rechnung gestellt wird.

Beiden Bedeutungen ist der wesentliche Aspekt gemeinsam: Die Kosten bestehen, das Zimmer jedoch nicht, und jemand außerhalb des Gebäudes muss bezahlen. Genau diese Kombination macht Hauskonten so wichtig, dass sie kontrolliert werden müssen: Sie sind der einzige Bereich in einem Hotel, in dem Umsatz ohne Reservierung, Check-in oder hinterlegte Kreditkarte generiert werden kann.

Sollte Ihnen der hier verwendete Fachwortschatz unbekannt sein, finden Sie im Glossar der Hotelterminologie Definitionen der Buchhaltungsbegriffe und Front-Office-Begriffe, auf die sich dieser Artikel stützt.

Hauskonto, Gästekonto und City-Ledger

Diese drei Begriffe werden im Gespräch synonym verwendet, haben in der Bilanz jedoch tatsächlich unterschiedliche Bedeutungen. Die Unterscheidung entscheidet darüber, wer das Geld einfordert.

Der Übergang zwischen diesen beiden ist der Teil, den es zu verstehen gilt. Solange ein Hauskonto offen und noch nicht beglichen ist, wird es im Gästebuch geführt, also im Front-Office-Buch. In dem Moment, in dem es mit einem zu fakturierenden Saldo abgeschlossen wird, wandert dieser Saldo in das Stadtbuch, also Ihre Debitorenbuchhaltung. In der doppelten Buchführung erfolgt diese Umbuchung als Belastung des Stadtbuchs und als Gutschrift im Gästebuch. Es entstehen weder Einnahmen noch Verluste; die Verantwortung wandert lediglich von der Rezeption zur Buchhaltung.

Genau hier geht Geld verloren. Die Übertragung erfolgt in den meisten Systemen manuell, und wenn niemand sie vornimmt, verbleibt der Saldo im Front-Office-Hauptbuch, das das Buchhaltungsteam nicht abstimmt, und das Front-Office geht davon aus, dass jemand anderes dafür zuständig ist. Salden, die hätten übertragen werden sollen, dies aber nicht wurden, sind der häufigste Befund bei einer Überprüfung der Forderungen eines Hotels. Aus diesem Grund sieht das Abgleich-Handbuch vor, dass Hauptbuchübertragungen wöchentlich und nicht erst monatlich überprüft werden.

Die vier Aufgaben eines Hauskontos

Die meisten Häuser nutzen Hauskonten für vier unterschiedliche Zwecke, und das Risikoprofil ist bei jedem davon anders.

Umsätze von Nicht-Hotelgästen. Tagesgäste, Spa-Besucher, Restaurantrechnungen von Einheimischen, für einen Nachmittag gemietete Tagungsräume, ein Tauchzentrum, das Ausflüge an Gäste verkauft, die anderswo übernachten. Echte Einnahmen ohne Übernachtung. Dies ist die eindeutigste Verwendung und diejenige, bei der am offensichtlichsten keine Scheingebuchung erstellt werden sollte, da eine solche die Auslastung, den Durchschnittspreis (ADR) und alle daraus abgeleiteten Kennzahlen verzerren würde. Falls Sie sich jemals gefragt haben, warum sich Ihr ADR ohne Preisentscheidung verändert hat, könnte ein Kollege, der Einnahmen ohne Zimmerbelegung unter einer Scheingebuchung verbucht, eine mögliche Ursache sein. Die gleiche Argumentation gilt für Tageszimmer, bei denen die 12. überarbeitete Ausgabe des USALI endlich Klarheit über die Behandlung geschaffen hat.

Agentur- und Großhandelsabrechnung. Reiseveranstalter, DMCs und Großhändler, die Gäste mit Gutscheinen entsenden und zentral abrechnen, oft monatlich. Der Gast checkt aus, ohne etwas zu schulden, da der Veranstalter einen Nettopreis zahlt. Diese Konten weisen die höchsten Salden und die längsten Zahlungsfristen auf, und sie sind am ehesten Gegenstand einer Zeile-für-Zeile-Anfechtung. Alles, was über Kontingente verkauft wird, landet in der Regel hier.

Gruppen- und Veranstaltungshauptkonten. Das Hauptkonto, auf dem die Zimmerkosten und Steuern für ein Zimmerkontingent verbucht werden, während die Teilnehmer ihre eigenen Extras sowie die Bankettkosten aus der Bankettbestellung selbst bezahlen. Bei Gruppen-Hauptkonten fallen die größten Einzelabschreibungen an, da die Abrechnungen verspätet eingehen, der Veranstalter die Einrichtungsgebühr beanstandet und die Veranstaltung bis zur Klärung längst in Vergessenheit geraten ist. Die Mechanismen von Stichtag und Ausfallquote werden im Gruppenkontingentmanagement behandelt, die übergeordnete Kategorie im MICE-Leitfaden.

Interne und administrative Posten. Mitarbeiterverpflegung, Bewirtung der Geschäftsleitung, kostenloses Frühstück als Entschädigung für einen Servicefehler, Marketing-Bewirtung, ein Rabatt, der nach der Abreise eines Gastes irgendwo verbucht werden muss. Diese Posten werden niemals an jemanden in Rechnung gestellt. Sie werden einem Spesenkonto zugeordnet, und ihr einziger Zweck besteht darin, nicht umsatzrelevante Transaktionen aus den Gästeabrechnungen herauszuhalten, wo sie die Umsatzzahlen verfälschen würden. Wo diese Posten in Ihrem Kontenplan landen, entscheidet darüber, ob Ihr Abteilungsgewinn überhaupt aussagekräftig ist.

Diese vier Posten auf einem Konto zu vermischen, ist ein häufiger und kostspieliger Fehler. Ein Konto, das nach einem Unternehmen benannt ist und auf dem Mitarbeitermahlzeiten, ein kostenloses Frühstück und eine echte Agenturrechnung verbucht sind, kann an niemanden gesendet werden, da ein Drittel davon nicht ihm gehört.

Entscheiden, wer später zahlen darf

Die Eröffnung eines Hauskontos und die Gewährung von Kredit sind zwei unterschiedliche Entscheidungen, die Hotels jedoch routinemäßig zu einer einzigen zusammenfassen. Jeder kann ein Konto eröffnen, um Belastungen zu verbuchen. Nur eine Person sollte entscheiden dürfen, dass der Restbetrag unbezahlte das Haus verlassen darf.

Die Standardkontrolle ist ein Kreditantrag, der vor der Ankunft und nicht beim Auschecken ausgefüllt wird. Darin werden der Name der juristischen Person, die eingetragene Adresse, eine Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Rechnungskontakt mit einer direkten E-Mail-Adresse, gegebenenfalls die Anforderung einer Bestellung sowie Handelsreferenzen abgefragt. Die Genehmigung erfolgt durch die für das Inkasso zuständige Person: den Finanzcontroller in einem größeren Haus oder den Geschäftsführer in einem unabhängigen Hotel. Mit der Genehmigung werden zwei Dinge schriftlich festgehalten: ein Kreditlimit und Zahlungsbedingungen, und beides gehört in die Kontodokumentation und nicht in das Gedächtnis einer einzelnen Person.

Drei praktische Regeln machen den Unterschied zwischen einer Kreditrichtlinie und einem bloßen Stück Papier aus.

Die erste lautet, dass die Rezeption keinen Kredit gewähren darf. Wenn ein Unternehmen ohne genehmigtes Konto eintrifft, zahlt der Gast zunächst selbst und beantragt die Rückerstattung, oder jemand mit Entscheidungsbefugnis genehmigt den Kredit vor Ort und übernimmt die Verantwortung. Das klingt hart, bis man einmal beobachtet hat, wie eine Rezeptionistin eine Visitenkarte als Nachweis für eine Abrechnungsvereinbarung akzeptiert.

Die zweite Regel lautet, dass das Kreditlimit eine konkrete Funktion erfüllen muss. Ein Limit, das eine Warnung auslöst, die niemand liest, ist reine Dekoration. Es sollte eine Entscheidung auslösen, wenn sich das Konto diesem Limit nähert, etwa während des Aufenthalts einer großen Gruppe, und die Entscheidung lautet entweder: sofortige Teilzahlung oder Sperrung weiterer Buchungen.

Drittens beziehen sich die Zahlungsbedingungen auf das Rechnungsdatum, nicht auf das Abreisedatum. „Net 30“ bei einer Rechnung, die Sie drei Wochen zu spät versenden, ist in Wirklichkeit „Net 51“, und das wird sich in Ihrer Inkassodauer widerspiegeln. Das ist der stillschweigende Grund, warum viele Hotels glauben, ihre Kunden würden langsam zahlen, obwohl die Verzögerung tatsächlich in ihrer eigenen Rechnungsstellung liegt.

Bei einmaligen Buchern ohne Vorgeschichte lautet die Antwort in der Regel: gar kein Kredit. Eine Anzahlung oder eine Kreditkartengarantie deckt das Risiko besser und schneller ab, und die Vor- und Nachteile werden im Vergleich zwischen Vorautorisierung und Anzahlungen dargelegt.

Was gehört auf die Rechnung und was nicht

Bei den meisten Abrechnungsstreitigkeiten geht es nicht um den Betrag. Es geht darum, ob eine Position überhaupt auf der Rechnung des Unternehmens hätte stehen sollen. Unternehmen vereinbaren die Bezahlung für eine bestimmte Leistung, in der Regel Zimmer und Steuern, und erhalten dann eine Rechnung, die eine Minibar, drei Bar-Runden und eine Pay-per-View-Gebühr enthält.

Die Lösung besteht darin, die Abrechnung bereits vor der Ankunft festzulegen und nicht erst nach der Abreise darüber zu streiten. In der Praxis bedeutet dies eine getrennte Abrechnung: Zimmer und Steuern auf das Hauskonto, alles andere auf die eigene Karte des Gastes. Systeme handhaben dies auf unterschiedliche Weise. Bei einigen kann man eine Standardzahlungsart für das Konto festlegen, sodass die Abrechnungen automatisch weitergeleitet werden. Bessere Lösungen ermöglichen es, einzelne Abrechnungsarten vollständig von der direkten Abrechnung auszuschließen, sodass eine Minibar-Buchung nicht auf ein Firmenkonto gelangen kann, selbst wenn jemand dies versucht.

Halten Sie für jedes Konto schriftlich fest, was es abdeckt, und zwar in einer Form, die die Rezeption auch samstags um 23 Uhr noch lesen kann. Ein Notizfeld auf dem Konto reicht aus. Es sollte folgende Fragen beantworten: nur Zimmer, Zimmer und Frühstück oder Zimmer und alle Extras; ob die Kurtaxe dem Unternehmen oder dem Gast in Rechnung gestellt wird, was je nach Gemeinde variiert und im Leitfaden zur Kurtaxe behandelt wird; ob eine Bestellnummer auf der Rechnung erscheinen muss; und wer die Kosten für Bankettveranstaltungen genehmigt.

Der Punkt mit der Bestellnummer verdient besondere Beachtung, da er erst dann ins Auge fällt, wenn er Sie einen Monat kostet. Viele Firmenkunden bezahlen keine Rechnung, auf der eine gültige Bestellnummer fehlt, und sie werden es Ihnen nicht mitteilen, sie werden sie einfach nicht bezahlen. Niemand mahnt nach, da die Rechnung noch nicht überfällig ist. Wenn Sie dann anrufen, sind bereits 45 Tage vergangen, und die Person, die die Bestellnummer vergeben hat, ist nicht mehr im Unternehmen.

Gebühren für Nichterscheinen und Stornierungen sind ein weiterer wiederkehrender Streitpunkt. Ein Unternehmen, das sich bereit erklärt hat, für Zimmer zu zahlen, hat nicht unbedingt zugestimmt, für ein Zimmer zu zahlen, das sein Mitarbeiter nicht genutzt hat. Ob Sie dies in Rechnung stellen können, hängt ganz davon ab, was im Tarifplan und in der Kreditvereinbarung festgelegt ist, dies entspricht derselben Logik, die auch bei den Regeln für Nichterscheinen und Stornierungen in Hotels gilt.

Wo die Gebühren verloren gehen

Umsätze verschwinden in der Regel nicht durch Betrug aus den Hauskonten. Sie gehen durch zeitliche Verschiebungen verloren.

Ein klassischer Fall ist eine Abrechnung, die erst nach Abschluss der Abrechnung eintrifft. Ein Restaurant verbucht ein Abendessen vom Samstag erst am Montagmorgen, während die Hauptabrechnung für die Gruppe bereits am Sonntag beglichen und in Rechnung gestellt wurde. Die Abrechnung lässt sich nun nirgendwo mehr zuordnen, und der einfachste Weg ist, sie als Buchungsfehler abzuschreiben. Buchungen aus den Betrieben müssen noch am selben Tag auf dem Folio erscheinen, dies ist eher eine Frage der POS-PMS-Integration als eine Frage der Arbeitsdisziplin. Wie diese Abläufe konkret funktionieren, wird im Abschnitt „Buchung von Entgelten vom POS zum PMS“ behandelt.

Bei Bankettabrechnungen ist die Situation noch schwieriger, da diese nach der Veranstaltung manuell anhand eines BEO zusammengestellt werden. Kaffeepausen, die am selben Tag hinzugefügt wurden, das zusätzliche Flipchart, die vier Flaschen Wein, die der Kunde um 22 Uhr mündlich genehmigt hat. Wenn diese nicht innerhalb von 24 Stunden erfasst werden, sind sie weg. Nicht strittig, sondern einfach weg, weil niemand sie notiert hat.

Die dritte Lücke sind stornierte und angepasste Posten. Eine Gebühr, die auf das falsche Konto gebucht, verschoben und dann wieder zurückgebucht wurde, hinterlässt eine Spur, die nachprüfbar sein muss. Wenn Ihr System zulässt, dass ein Posten bearbeitet statt storniert und neu gebucht wird, haben Sie im Streitfall keine Verteidigung und keine Erklärung für den Controller.

Bei der Nachtprüfung sollten diese Probleme zutage treten, da dies die einzige Routine ist, bei der die Verkaufsstellen täglich mit dem PMS abgeglichen werden. Eine Prüfung, die hauseigene Folios überprüft, aber Konten von externen Gästen überspringt, erfasst nur die Hälfte des Hauptbuchs. Die Aufnahme von Konten externer Gäste als fester Punkt in die Prüfungscheckliste ist eine Änderung, die nur fünf Minuten dauert, aber den Großteil dieser Fehler aufdeckt, und sie gehört in die nächtliche Arbeitsabfolge des Nachtprüfers.

Kontoabschluss und Rechnungsstellung

Der Abschluss ist ein konkretes Ereignis, kein allmähliches Ausklingen. Das Konto nimmt keine weiteren Buchungen mehr entgegen, der Saldo wird vereinbart und eine Rechnungsnummer vergeben. Danach gilt der Saldo als Forderung und gehört in die Buchhaltung.

Der übliche Zeitpunkt ist bei Einzel- und Gutscheinkonten der Tag der Abreise und bei Gruppen innerhalb von etwa drei Werktagen; dies ermöglicht die Überprüfung von Bankettkosten, ohne dass die Spur kalt wird. Bei einer längeren Zeitspanne treten zwei Dinge ein: Die Erinnerung des Kunden an die getroffenen Vereinbarungen verblasst, und Ihre Frist für das Inkasso läuft bereits.

Die Rechnung selbst birgt mehr Fehlerquellen, als die meisten Hoteliers erwarten. Sie muss die korrekte juristische Person enthalten, nicht den Handelsnamen, den der Verkäufer verwendet hat. Die steuerliche Behandlung muss korrekt sein, was bei grenzüberschreitenden Unternehmensgeschäften eine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft anstelle der lokalen Mehrwertsteuer bedeuten kann. Falls erforderlich, muss die Bestellnummer angegeben werden. Sie muss genügend Einzelpostenangaben enthalten, um eine Rückfrage ohne Folgeanruf zu beantworten, was in der Regel bedeutet, dass die Folio-Abrechnung angehängt wird, anstatt nur eine einzeilige Gesamtsumme zu senden. Und sie muss an eine Rechnungsadresse gesendet werden, nicht an die Person, die die Buchung vorgenommen hat, da diese selten denselben Posteingang haben.

Ab 2026 ist dies in weiten Teilen Europas keine Frage der Präferenz mehr. Frankreich, Deutschland und Italien führen schrittweise die strukturierte elektronische Rechnungsstellung für Business-to-Business-Transaktionen ein, was bedeutet, dass ein als Anhang an eine E-Mail gesendetes PDF die Anforderungen nicht mehr erfüllt. Jedes Hotel mit Firmenkunden in diesen Märkten muss seine Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format, nach einem festgelegten Zeitplan und mit Archivierung versenden. Die Einzelheiten und Termine sind im Leitfaden zu den E-Invoicing-Vorschriften aufgeführt. Wenn Ihr Prozess für Hausrechnungen damit endet, dass jemand ein PDF exportiert und es an eine Outlook-E-Mail anhängt, muss sich genau dieser Prozess als Erstes ändern.

Fälligkeitsstruktur und der Wert der einzelnen Kategorien

Eine Fälligkeitsaufstellung sortiert alle offenen Rechnungen danach, wie lange sie bereits ausstehen. Sie ist der nützlichste Bericht im Bereich der Hotelforderungen und wird meist monatlich erstellt, obwohl dies wöchentlich erfolgen sollte.

Die Zeiträume sind üblich: noch nicht fällig, 1 bis 30 Tage, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90. Entscheidend ist, dass sie nicht alle den gleichen Wert haben. Daten aus dem Bereich der Wirtschaftskredite zeigen durchweg, dass die Einziehungswahrscheinlichkeit mit zunehmendem Alter drastisch sinkt, und dieses Muster ist branchenübergreifend stabil genug, um entsprechend zu planen.

Daraus ergeben sich zwei operative Ziele: Halten Sie den Anteil der Forderungen über 90 Tage unter etwa 15 Prozent der gesamten Forderungen und betrachten Sie alles über 20 Prozent als Zeichen dafür, dass das Inkasso nicht mehr funktioniert, und nicht als Zeichen dafür, dass die Kunden schwierig geworden sind. Halten Sie außerdem die Forderungslaufzeit (DSO) innerhalb von etwa 10 bis 15 Tagen Ihrer angegebenen Zahlungsbedingungen. Wenn Sie mit „netto 30“ in Rechnung stellen und Ihre DSO bei 44 liegt, ist das eine normale Schwankung. Liegt sie bei 71, liegt Ihr Problem vor dem Kunden, meist darin, wie lange es dauert, bis Rechnungen versandt werden.

Die oben genannten Zahlen stammen aus allgemeinen Benchmarks für Handelskredite und nicht aus veröffentlichten, hotelspezifischen Daten, da diese nur spärlich vorhanden sind. Entscheidend ist die Tendenz, und diese ist unumstritten: Das Alter einer Forderung sagt weitaus besser voraus, ob Sie sie eintreiben können, als die Höhe der Forderung oder die Größe des Kunden.

Ein Inkassoplan, der tatsächlich funktioniert

Das Inkasso scheitert, wenn es im Prinzip die Aufgabe von irgendjemandem ist, aber am Dienstag niemand dafür zuständig ist. Ein fester Zeitplan, der an namentlich benannte Personen gebunden ist, übertrifft gute Absichten bei weitem.

1. Tag 0: Rechnung ausgestellt. An den Rechnungskontakt gesendet, mit Folio-Nummer und Bestellnummer versehen. Vergewissern Sie sich, dass sie angekommen ist, anstatt davon auszugehen.
2. Tag 7: Lieferprüfung. Eine kurze E-Mail, in der bestätigt wird, dass die Rechnung im System des Empfängers vorliegt und zur Zahlung freigegeben wurde. Dieser eine Schritt deckt fehlende Bestellnummern und falsche Empfänger auf, solange deren Korrektur noch kein großer Aufwand ist.
3. Tag 30: Einigung über die Zahlungsbedingungen. Höfliche Erinnerung, Kontoauszug im Anhang, der alle offenen Posten und nicht nur die eine Rechnung auflistet.
4. Tag 45: Ein Telefonat. Keine E-Mail. Sie erfragen einen konkreten Grund und einen konkret zugesagten Termin und notieren beides.
5. Tag 60: Eskalation. Ihr Geschäftsführer oder Controller wendet sich an den Finanzmanager des Kunden. Neue Buchungen auf Kredit werden hier gestoppt, dies ist der Moment, in dem das Gespräch in der Regel produktiv wird.
6. Tag 90: Formelle Mahnung. Schriftlich, unter Verweis auf die Kreditvereinbarung und etwaige Zinsklauseln. Entscheiden Sie jetzt, ob die Angelegenheit an ein Inkassobüro weitergeleitet wird.

Zwei Details erledigen den Großteil der Arbeit. Versenden Sie Kontoauszüge, nicht nur Rechnungskopien, denn ein Kontoauszug zeigt dem Kunden alle offenen Posten auf einen Blick und verhindert das Spielchen, die jüngste Rechnung zu bezahlen, während drei ältere in Vergessenheit geraten. Und machen Sie die Überprüfung am 7. Tag unumstößlich. Fast jeder 90-Tage-Saldo war am 7. Tag ein Problem, das jemand in fünf Minuten hätte beheben können.

Es lohnt sich, die Zinsklausel zu kennen, auch wenn Sie sie nur selten in Anspruch nehmen. In der EU gewährt die Richtlinie über Zahlungsverzug Unternehmen einen gesetzlichen Anspruch auf Zinsen und einen festen Einziehungsbetrag für überfällige Handelsrechnungen, und die meisten Mitgliedstaaten haben entsprechende Regelungen im nationalen Recht. Die meisten Hotels sprechen dies im Gespräch am 60. Tag an, anstatt tatsächlich eine Zinsrechnung auszustellen. Dies funktioniert nur, wenn das Recht auf die Erhebung von Zinsen in den unterzeichneten Zahlungsbedingungen enthalten war.

Wissen, wann man aufhören muss, Forderungen einzutreiben

Jedes Hotel verfügt über eine Forderungsliste mit Salden aus drei Jahren, die niemand jemals eintreiben wird und von denen niemand zugeben will, dass sie uneinbringlich sind. Sie bleiben dort stehen, weil eine Abschreibung erfordert, dass jemand laut ausspricht, dass das Geld verloren ist.

Sie weiter zu führen, verursacht echte Kosten. Ihr Forderungsbestand überbewertet das Vermögen, was die Bilanz verschönert und jeden irreführt, der das Unternehmen bewertet. Ihr Fälligkeitsbericht wird unlesbar, da eine endlose Reihe uralter Außenstände die jüngeren überdeckt, die noch eingezogen werden könnten. Und Ihre Inkassobemühungen verteilen sich auf Forderungen ohne realistische Aussicht, anstatt auf diejenigen, die bereits 45 Tage überfällig sind.

Eine praktikable Richtlinie besteht aus drei Teilen. Legen Sie einen Schwellenwert fest, unterhalb dessen die Einziehungsbemühungen mehr kosten als der ausstehende Betrag, und seien Sie ehrlich: Für die meisten Hotels liegt dieser Wert, wenn man die Arbeitszeit der Mitarbeiter mit einrechnet, irgendwo zwischen 50 und 150 in der Landeswährung. Legen Sie einen Überprüfungszeitpunkt fest, in der Regel 180 Tage, an dem jeder verbleibende Saldo individuell bewertet und entweder eskaliert, mit einem Abschlag beglichen oder abgeschrieben wird. Und verlangen Sie für die Abschreibung selbst eine Genehmigung auf einer Ebene oberhalb der Person, die den Kredit gewährt hat, da sonst der Regelkreis an beiden Enden von derselben Hand geschlossen wird.

Im Rahmen der periodengerechten Rechnungslegung sollten Sie außerdem eine Rückstellung für zweifelhafte Forderungen bilden, anstatt den Verlust erst bei der Abschreibung zu erfassen, genau darauf achten Wirtschaftsprüfer, die Salden mit einem Alter von über 60 Tagen prüfen. Die umfassendere Behandlung findet sich in der Buchhaltung des Gastgewerbes, und der Berichtsstandard, der regelt, wie all dies in Ihren Abteilungsabschlüssen ausgewiesen wird, wird in „USALI erklärt“ behandelt.

Abschreibungen fließen auch in die Kreditpolitik zurück, ein Aspekt, den die meisten Hotels außer Acht lassen. Ein Kunde, dessen Saldo Sie abgeschrieben haben, sollte in der nächsten Saison kein neues Konto eröffnen können, ohne dass eine Führungskraft über die Vorgeschichte informiert ist.

Was Ihr PMS hier leisten sollte

Hauskonten verdeutlichen den Unterschied zwischen einem System, das Daten speichert, und einem, das einen Prozess durchsetzt. Wenn Sie ein PMS evaluieren oder herausfinden möchten, warum das aktuelle System nicht hilft, sind dies die Funktionen, auf die es ankommt.

Es sollte Ihnen ermöglichen, ein Konto ohne Reservierung zu eröffnen. Wenn die einzige Möglichkeit, Nicht-Zimmer-Kosten zu verbuchen, darin besteht, eine Scheingebuchung anzulegen, werden Ihre Auslastung und Ihr ADR durch einen buchhalterischen Workaround verfälscht, und jede daraus abgeleitete Kennzahl übernimmt diesen Fehler.

Es sollte ein Kreditlimit und Zahlungsbedingungen für das Konto vorhalten und entsprechend reagieren, zumindest durch eine Warnung zum Zeitpunkt der Buchung. Es sollte ein prüfbares Hauptbuch führen, in dem Buchungszeilen storniert statt bearbeitet werden. Es sollte Abrechnungspositionen regelbasiert weiterleiten, sodass Zimmerkosten und Steuern an das Unternehmen weitergeleitet werden, während Nebenkosten beim Gast verbleiben, und es sollte Ihnen ermöglichen, bestimmte Abrechnungsarten vollständig von der Unternehmensabrechnung auszuschließen.

Es sollte beim Abschluss einmalig eine Rechnungsnummer vergeben und diese bei Wiedereröffnung des Kontos nicht neu nummerieren, da eine Neunummerierung den Prüfpfad unterbricht und die Buchhaltung des Kunden verwirrt. Es sollte eine Übersicht über fällige Salden ohne Export in eine Tabellenkalkulation erstellen und Kontoauszüge statt nur Rechnungskopien generieren. Alles, was einen manuellen Export erfordert, wird zu einer monatlichen Aufgabe, und einmal im Monat ist oft nicht ausreichend.

Schließlich sollte das System einen Abgleich durchführen. Offene Hauskonten gehören in die Nachtprüfung, und die Summe aus offenen Konten und internen Folios sollte jeden Abend mit dem Stand im Gästebuch übereinstimmen. Wenn Hotels mehrere Häuser betreiben, muss dieselbe Vorgehensweise in allen Häusern gelten, dies ist eine häufige Schwachstelle bei Betrieben mit mehreren Häusern, bei denen jedes Haus seine eigene Kontenbezeichnung festlegt.

Prostay setzt dies unter „Reservierungen“ und dann unter „Hauskonten“ um, und es lohnt sich, den Vorgang durchzugehen, da er zeigt, wie die obige Checkliste in der Praxis aussieht. Man eröffnet ein Konto mit einem Namen, einem Ansprechpartner, einer optionalen Firma, einem Kreditlimit und einem Zahlungsziel. Dahinter steht keine Reservierung und es wird kein Zimmer belegt, sodass eine Woche Tauchausflüge, die an Gäste verkauft werden, die in der Nähe übernachten, weder Ihre Auslastung noch Ihren ADR beeinflusst.

Die Abrechnungen stammen aus demselben Produktkatalog, den die Rezeption bereits verwendet, sodass eine Hauskontozeile und eine Foliozeile dieselbe Art von Objekt mit derselben steuerlichen Behandlung darstellen. Zahlungen werden entweder als Zahlung gegen Abrechnungspositionen oder als im Voraus geleistete Anzahlung erfasst, per Bargeld, Karte oder Banküberweisung, wodurch die beiden in den Zahlen getrennt bleiben, anstatt in einer einzigen Zahlungssumme zu verschmelzen. Das Konto verfügt über ein fortlaufendes Hauptbuch, das für jede Position Datum, Beschreibung, Menge, Gebühr und Zahlung anzeigt und angibt, ob das Konto ein Guthaben aufweist oder ein ausstehender Saldo besteht.

Zwei Details sind wichtiger, als es auf den ersten Blick scheint. Das Überschreiten des Kreditlimits löst eine Warnung aus, anstatt die Buchung zu blockieren, was die richtige Standardeinstellung ist: Die Entscheidung, ob eine Gruppe um 23 Uhr weiterhin bedient werden soll, trifft ein Manager, nicht eine Validierungsregel. Und beim Schließen des Kontos wird einmalig eine Rechnungsnummer vergeben. Öffnet man das Konto erneut, um eine verspätete Bankettabrechnung hinzuzufügen, und schließt es dann wieder, ändert sich die Nummer nicht, sodass Ihr Prüfpfad und die Kreditorenbuchhaltung des Kunden weiterhin übereinstimmen. Ein Buchungsbericht summiert die in einem bestimmten Zeitraum in Rechnung gestellten und eingezogenen Beträge und unterteilt die offenen Salden in „noch nicht fällig“, „1 bis 30“, „31 bis 60“, „61 bis 90“ und „über 90 Tage“, exportierbar als CSV-Datei. Dies ist die Fälligkeitsübersicht, auf der der oben genannte Inkassoplan basiert.

Die Kontrollmechanismen, die das meiste davon verhindern

Für all dies ist keine Finanzabteilung erforderlich. Es sind lediglich etwa sechs Gewohnheiten nötig, von denen die meisten eher Minuten als Geld kosten.

Genehmigen Sie den Kredit vor der Ankunft schriftlich mit einem Limit und Zahlungsbedingungen und halten Sie diese Genehmigung von den Mitarbeitern fern, die Buchungen entgegennehmen. Halten Sie auf dem Konto fest, was abgedeckt ist und was nicht, in einer Sprache, auf deren Grundlage die Rezeption auch um Mitternacht handeln kann. Schließen Sie die Abrechnungen nach einem festen Zeitplan ab, bei Einzelgästen noch am selben Tag und bei Gruppen innerhalb von drei Tagen, damit die Kosten erfasst werden, solange sie noch überprüft werden können. Stellen Sie die Rechnung sofort nach Abschluss an die richtige juristische Person aus, mit beigefügtem Folio und gegebenenfalls einer Bestellnummer.

Führen Sie anschließend wöchentlich die Fälligkeitsbilanz durch und prüfen Sie diese gemeinsam mit einer Person, die befugt ist, Maßnahmen zu ergreifen. Mahnen Sie im Rhythmus von 7, 30, 45, 60 und 90 Tagen, anstatt erst dann, wenn sich jemand daran erinnert. Und überprüfen Sie alle Forderungen, die älter als 180 Tage sind, gründlich und treffen Sie am Ende eine Entscheidung, anstatt einen weiteren Monat lang zu hoffen.

Das Muster hinter all dem ist immer dasselbe. Hauskonten versagen langsam und unbemerkt, und jede der oben genannten Kontrollmaßnahmen ist im Grunde ein Mechanismus, um das Versagen frühzeitig sichtbar zu machen, solange noch jemand zum Telefon greifen und das Problem in fünf Minuten beheben kann. Wenn man es sich selbst überlässt, ist ein Hauskonto nur ein Ort, an dem Einnahmen verschwinden und zu einer Frage werden, die niemand stellen möchte.