Wenn Sie mehr als ein Hotel betreiben, wissen Sie bereits, wie mühsam es ist, für jedes Haus in unterschiedliche Systeme einzuloggen, Gästeprofile zu korrigieren, die nicht miteinander kompatibel sind, und Stunden damit zu verbringen, Berichte zu erstellen, die eigentlich nur wenige Minuten dauern sollten. Die Lösung liegt in der Nutzung einer speziell für diesen Zweck entwickelten Software zur Verwaltung mehrerer Häuser.
Dieser Leitfaden erklärt, was eine Multi-Property-Management-Software ist, wie sie hinter den Kulissen funktioniert und worauf Hotelketten beim Vergleich von Systemen achten sollten. Wir sprechen auch über Prostay, eine speziell für Ketten entwickelte Lösung für die Hotellerie, und wie sie mit Tableview POS und Prostay Accounting zusammenarbeitet, um ein vollständig vernetztes Ökosystem zu schaffen.
Dieser Beitrag hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie in eine neue Immobilienverwaltungssoftware investieren sollten – ganz gleich, ob Sie drei oder dreihundert Immobilien besitzen.
Was ist eine Multi-Property-Management-Software?
Eine Multi-Property-Management-Software ist ein zentralisiertes Property Management System (PMS) für Hotelgruppen und -ketten, die zwischen 2 und über 500 Objekte in mehreren Städten oder Ländern besitzen und betreiben. Diese Art von Software unterscheidet sich von eigenständigen Systemen, die nur einen Standort verwalten. Sie bietet der Zentrale eine einzige Plattform, auf der sie Bestände, Preise, Gäste, Nutzer und Berichte für alle Hotels im Portfolio über einen einzigen Login überwachen kann.
Es ist entscheidend, den Unterschied zwischen Multi-Property-Management-Software für Hotels und anderen Arten von Immobilienverwaltungssoftware zu kennen, die im Wohnimmobilienbereich eingesetzt wird. Hotels funktionieren ganz anders als Mehrfamilienunternehmen wie Apartmentkomplexe und Studentenwohnheime, die Systeme zur Mieteinziehung, zur Verlängerung von Mietverträgen und zur Erfassung von Instandhaltungsanfragen benötigen. Ein Hotel-PMS muss in der Lage sein, den Zimmerbestand in Echtzeit zu verfolgen, Preise, Gästeabrechnungen und Nebenkosten zu ändern, Nachtprüfungsvorgänge durchzuführen sowie mit Channel-Managern und OTAs zusammenzuarbeiten. Nichts davon ist mit einer Verwaltungssoftware für Wohnimmobilien möglich.
Stellen Sie sich eine regionale Kette vor, die acht Hotels in London, Manchester und Edinburgh betreibt. Der Revenue Manager müsste sich bei jedem Hotel separat anmelden, um Wochenendtarife zu ändern, Buchungsdaten zu überprüfen oder Segment-Leistungsberichte abzurufen, wenn er keine Software für die Verwaltung mehrerer Objekte hätte. Die Einrichtung von Firmenkonten bei Unternehmen wie PwC oder Deloitte müsste in jedem Hotel manuell erfolgen, und es gäbe keine Garantie, dass diese alle identisch wären. Erkennen Sie Ihre Gäste wieder? Das ist fast unmöglich, wenn die Profile in getrennten Datenbanken gespeichert sind.
Stellen Sie sich nun ein globales Unternehmen vor, das sowohl Stadthotels als auch Resort-Hotels betreibt. Seine Geschäftsverträge erstrecken sich über mehrere Länder, sein Treueprogramm muss Gäste identifizieren, egal ob sie in einem Strandhotel auf Bali oder einem Business-Hotel in Singapur einchecken, und sein Finanzteam muss in der Lage sein, Berichte über alle Währungen und Steuerhoheitsgebiete gleichzeitig zu erstellen. Multi-Property-Management-Software ist dafür ausgelegt, diese Art von Komplexität zu bewältigen.
Sie können das gesamte Portfolio von einem Ort aus einsehen und verwalten. Sie können Tarifpläne, Marktcodes, Steuereinstellungen und Benutzerrechte einmalig einrichten und auf bestimmte Objekte anwenden. Wenn ein neues Hotel der Kette beitritt, muss es nicht bei Null anfangen; es erhält dieselbe Konfiguration wie die anderen Hotels der Gruppe.
Wie funktioniert eine Multi-Property-Management-Software?
Die Grundidee hinter einer Multi-Property-Management-Software ist, dass sie auf einer „Single Source of Truth“-Architektur basiert. Das bedeutet in der Regel, dass es eine zentrale Datenbank gibt, die stets mit den Instanzen auf Objektebene verbunden ist, sodass alle Informationen – Reservierungen, Zimmerbestand, Tarife, Pakete und Gästeprofile – sofort zwischen der Unternehmenszentrale und jedem Hotel synchronisiert werden.
Der Datenfluss verläuft in beide Richtungen. Wenn ein Rezeptionist in einem Hotel die Präferenzen eines Gastes ändert, werden diese Informationen an alle anderen Hotels der Kette gesendet. Wenn das Unternehmen einen neuen Sommer-Aktionspreis herausgibt, wird dieser innerhalb von Sekunden an alle relevanten Häuser weitergeleitet. Dadurch entfallen die manuellen Aufgaben, mit denen Ketten mit getrennten Systemen zu kämpfen haben.
Die Möglichkeit, zentrale Reservierungen vorzunehmen, ist ein zentrales Merkmal. Ein Callcenter-Mitarbeiter oder die Buchungsmaschine auf der Website der Kette kann gleichzeitig die Verfügbarkeit und Preise in mehreren Häusern des Portfolios abfragen. Wenn ein Gast anruft und nach einem Aufenthalt in Dublin fragt und sein Lieblingshotel ausgebucht ist, kann der Mitarbeiter schnell die Verfügbarkeit in Schwesterhotels in Cork oder Galway prüfen und die Reservierung vornehmen, ohne den Anruf weiterleiten oder sich in ein anderes System einloggen zu müssen. Reisepläne mit mehreren Unterkünften lassen sich leicht erstellen – jemand, der Irland besucht, kann drei Hotels auf einmal buchen.
Automatisierung sorgt für einen reibungsloseren Ablauf in großem Maßstab. Änderungen an den Tarifen für die gesamte Gruppe, die manuell stundenlange Anpassungen in verschiedenen Systemen erfordern würden, lassen sich in Sekundenschnelle vornehmen. Für alle Standorte der Kette gibt es festgelegte Sperrdaten während der Hochsaison, wie beispielsweise Silvester. Gemeinsame Vorlagen für Zimmertypen, Pakete und Steuern gewährleisten Einheitlichkeit und reduzieren Fehler bei der Einrichtung eines neuen Hotels.
Wenn Sie mehr als eine Immobilie verwalten müssen, ist es wichtig, Benutzern je nach ihrer Rolle Zugriff zu gewähren. Ein Revenue Manager in der Zentrale kann Leistungsdaten für alle Hotels einsehen, während ein Hotelmanager nur die Daten für sein eigenes Hotel sieht. Für die Budgetierung und Prognosen können Finanzteams alle Zahlen an einem Ort einsehen.
Sowohl auf Objekt- als auch auf Portfolioebene verbindet die Integrationsschicht die Objektverwaltungssoftware mit anderen Systemen. Dazu gehören Kassensysteme für Restaurants und Geschäfte, Buchhaltungssoftware zur Finanzverwaltung, Channel-Manager für die Verteilung von OTA-Inhalten, Zahlungsgateways für sichere Transaktionen und Business-Intelligence-Tools für erweiterte Analysen. Moderne Software für die Verwaltung mehrerer Objekte nutzt APIs, um Daten in Echtzeit bereitzustellen, sodass keine Batch-Uploads oder nächtlichen Synchronisierungen erforderlich sind.
In einer Umgebung mit mehreren Objekten sieht der tägliche Ablauf anders aus. Beim Check-in kann die Rezeption sehen, dass ein Gast bereits in fünf anderen Objekten der Kette übernachtet hat, welche Art von Unterkunft er bevorzugt und welche Treuevorteile ihm noch zustehen. Konsolidierte Batch-Buchungen führen nächtliche Audit-Vorgänge für das gesamte Portfolio durch. Die monatliche Berichterstattung fasst Leistungsdaten automatisch zusammen, anstatt dass das Finanzpersonal Exporte aus acht verschiedenen Systemen manuell zusammenführen muss.
PMS für mehrere Objekte vs. PMS für ein einzelnes Objekt
Eine Property-Management-Software für ein einzelnes Haus eignet sich hervorragend für unabhängige Hotels, die sich nur um ihre eigenen vier Wände kümmern. Ein Multi-Property-PMS hingegen ist von Grund auf für Ketten mit gemeinsamen Standards, zentralisierten Teams und Gästen konzipiert, die zwischen verschiedenen Häusern wechseln.
Der strukturelle Unterschied ist grundlegend. Single-Property-Systeme führen für jedes Hotel eine eigene Datenbank, wobei Gästeprofile, Reservierungen und Finanzdaten an separaten Orten gespeichert werden. Multi-Property-Systeme arbeiten mit einer zentralen Portfoliodatenbank, in der Stammdaten für alle Objekte gespeichert sind, wie z. B. Preispläne, Firmenkonten, Benutzerrollen und Konfigurationsvorlagen. Dabei werden nicht einfach nur einige Single-Property-Installationen miteinander verknüpft; es handelt sich um eine völlig neue Art der Datenorganisation.
Der Unterschied wird für den Betrieb sofort deutlich. Bei einem PMS für einzelne Häuser müssen sich Mitarbeiter, die mehr als ein Hotel verwalten, bei jedem separat anmelden, sich verschiedene Passwörter merken und sich mit möglicherweise unterschiedlichen Einstellungen auseinandersetzen. Bei einem Multi-Property-PMS müssen sich Benutzer nur einmal anmelden und können dann über eine einzige Oberfläche zwischen den Häusern wechseln oder ihr gesamtes Portfolio bearbeiten. Ein Cluster-Revenue-Manager kann die Preise in allen fünf seiner Hotels in einer Sitzung ändern, ohne Browser-Tabs schließen zu müssen.
Auch das Gästeerlebnis ist ganz anders. Mit einem Multi-Property-PMS können alle Hotels im Netzwerk auf gemeinsame Gästeprofile zugreifen, die Präferenzen, Aufenthaltshistorie und Treuestatus enthalten. Das Personal kann einen Platin-Mitglied sofort erkennen, sobald dieser in einem beliebigen Hotel eincheckt, und ihm umgehend die entsprechenden Prämien gewähren. Ein Single-PMS verwaltet Daten separat auf der Ebene der einzelnen Häuser. Ein Gast könnte beispielsweise 50 Mal in Ihrem Londoner Hotel übernachten und dann in Ihrem Haus in Manchester einchecken, ohne dort jemanden zu kennen.
Die Berichterstellung zeigt den Unterschied am deutlichsten. Ein einzelnes PMS erstellt Berichte jeweils nur für eine einzelne Unterkunft. Um ein monatliches Board Pack mit allen Zahlen zu erstellen, müssen Sie Daten aus jeder Unterkunft exportieren, eventuelle Probleme mit den Codes beheben und dann die Zusammenfassung von Hand erstellen. Mit nur wenigen Klicks liefert Ihnen Multi PMS konsolidierte Berichte zu Gewinn- und Verlustrechnung, RevPAR, ADR sowie Segmentberichte nach Marke, Region oder der gesamten Gruppe. Es dauert nur wenige Minuten, einen Leistungsbericht für ein Portfolio von 15 Hotels für das vierte Quartal 2025 zu erstellen.
Die Diskrepanzen in der Praxis wirken sich auf alle Betriebsbereiche aus. Für den Betrieb bedeutet ein einzelnes PMS, dass dieselbe Konfiguration zweimal eingerichtet werden muss, während ein Multi-PMS bedeutet, dass dieselbe Konfiguration nur einmal eingerichtet werden muss und die gesamte Arbeit an einem Ort erledigt wird. Einzelne Systeme erfordern eine manuelle Abstimmung der Preise zwischen den Häusern für das Revenue Management, während Multi-Systeme Yield-Strategien für das gesamte Portfolio ermöglichen. Im Finanzbereich erfordert ein Einzel-PMS einen hohen Arbeitsaufwand für die Kontenabstimmung, während ein Multi-PMS dies automatisch erledigt und Berichte erstellt. Für IT und Sicherheit bedeutet der Betrieb mehrerer Installationen, dass mehrere Systeme gewartet und gesichert werden müssen. Ein Multi-PMS hingegen ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung und konsistente Compliance. Ein Einzel-PMS hat Schwierigkeiten mit kettenweiten Verträgen für den Firmenkundenvertrieb, während ein Multi-PMS bei Unternehmensvereinbarungen hilft, die das gesamte Portfolio abdecken.
Einige Einzelobjekt-Systeme können technisch gesehen viele Hotels „stapeln“, aber ein echtes Multi-Property-PMS ist von Grund auf darauf ausgelegt, mehrere Hotels mit gemeinsamer Intelligenz und Skaleneffekten zu betreiben.
Wichtige Funktionen, auf die Hotelketten bei Multi-Property-Management-Software achten sollten
Dieser Abschnitt ist eine Checkliste für Hotelunternehmen, die ihr PMS in den Jahren 2025–2026 verbessern oder auf alle ihre Standorte ausweiten möchten. Die beste Property-Management-Software verfügt über Funktionen in all diesen Bereichen.
Mit einem portfolioweiten Preis- und Bestandsmanagement können Immobilienmanager Unternehmens-, BAR- und Pauschalpreise einmalig festlegen und diese dann sofort auf bestimmte Objekte anwenden. Prüfen Sie, ob Sie Änderungen an vielen Saisonen, Veranstaltungen und Werbeaktionen gleichzeitig vornehmen können. Wenn Ihre Kette die Sommerpreise für 20 Hotels laden muss, sollte dies nur einmal und nicht 20 Mal erforderlich sein.
Zentrale Reservierungs- und Cross-Selling-Funktionen bieten Ihnen eine zentrale Buchungsmaschine und Callcenter-Tools, die die Verfügbarkeit in allen Hotels gleichzeitig prüfen. Das System sollte automatisch andere Schwesterhotels vorschlagen, wenn eine Unterkunft ausgebucht ist. Die Möglichkeit, eine Reise von Dublin über Cork nach Galway auf einmal zu organisieren, zeigt, dass das System ausgereift genug ist, um viele Objekte zu verwalten.
Eine einzige Gästedatenbank mit gemeinsamen Gästeprofilen und Treueprogrammen bedeutet, dass jede Unterkunft die Präferenzen, die Aufenthaltshistorie und den Treuestatus eines Gastes einsehen kann. Dies ist die Grundlage für konsistente Wiedererkennung und Upselling. Ohne dass der Gast es erneut sagen muss, sollte das Hotelpersonal erkennen können, dass der Gast ein Zimmer in einer höheren Etage, hypoallergene Kissen und einen frühen Check-in wünscht.
Mit der benutzer- und rollenbasierten Verwaltung für mehrere Häuser können Sie Rollen für Front-Office-, Umsatz-, Finanz-, F&B-, Housekeeping- und Cluster-Manager einmalig einrichten und in all Ihren Hotels verwenden. Single Sign-On reduziert die Passwortmüdigkeit, und detaillierte Prüfpfade unterstützen Governance- und Compliance-Anforderungen.
Portfolio-Berichte und -Analysen liefern Ihnen sowohl zusammenfassende als auch detaillierte Berichte zu täglichen Buchungen, gebuchten Zahlen, Segmentleistung und Kanalmix. Es sollten Berichte für jede Immobilie, jeden Cluster, jede Marke, jede Region und jede Gruppe vorhanden sein. Diese Funktion wandelt verstreute Daten in Leistungserkenntnisse um, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Moderne API-Verbindungen zu POS, Buchhaltung, Channel-Managern, OTAs, Zahlungsgateways, Revenue-Management-Systemen und Unternehmens-Data-Warehouses sind dank einer starken Integrationsschicht möglich. Integration sollte kein nachträglicher Einfall sein; sie entscheidet darüber, ob Ihr Technologie-Stack als ein einziges System oder als eine Ansammlung separater Tools funktioniert.
Objektübergreifende Prozesse helfen in Situationen, in denen Gäste im Rahmen derselben Buchung zwischen Hotels wechseln, Gruppenbuchungen mehr als ein Objekt umfassen oder Abrechnungen zwischen Schwesterhotels ausgetauscht werden müssen. Ein Tagungsgast, der in Ihrem Hotel in der Innenstadt eincheckt, aber Veranstaltungen in Ihrer Flughafenanlage besucht, sollte einen reibungslosen Ablauf erleben.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO-Unterstützung, DSGVO-konforme Verarbeitung von Gästedaten, PCI-DSS-konforme Zahlungsabläufe und zentralisierte Protokolle für Audits sind allesamt Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Die Zentralisierung von Besucher- und Zahlungsdaten macht Sicherheit noch wichtiger, daher muss Ihr PMS entsprechend ausgelegt sein.
Dank der Skalierbarkeit und der Bereitstellungsmöglichkeiten der cloudbasierten Architektur lassen sich zusätzliche Hotels innerhalb von Tagen statt Monaten hinzufügen. Die Verwendung von Vorlagen für Marken- und Regionseinstellungen beschleunigt den Onboarding-Prozess. Das System sollte in der Lage sein, Ihren Dreijahres-Wachstumsplan zu bewältigen, ohne komplett neu aufgebaut werden zu müssen.
Prostay: Eine speziell entwickelte Multi-Property-Management-Software für Hotelketten
Prostay ist ein cloudbasiertes PMS, das speziell für Hotelketten entwickelt wurde, die mehr als eine Immobilie betreiben. Es ist eine hervorragende Wahl für Hotelunternehmen, die eine moderne, auf Gastfreundschaft ausgerichtete Lösung zur Verwaltung vieler Immobilien suchen. Prostay wurde von Grund auf mit dem Schwerpunkt auf Portfoliomanagement entwickelt, im Gegensatz zu anderen Systemen, die für den Einsatz in mehreren Hotels angepasst wurden.
Prostay bietet Unternehmensteams einen zentralen Überblick über ihr Portfolio, sodass sie alle ihre Häuser von einem Ort aus im Blick behalten und verwalten können. Zu den Vorteilen des zentralen Portfoliomanagements gehören die Möglichkeit, Preise und Einschränkungen auf Gruppenebene zu steuern, die Verfügbarkeit über viele Häuser hinweg zu suchen, Marken- und regionale Vorlagen zu verwenden sowie Einstellungen für neue Hoteleröffnungen zu kopieren. Mit dem vorlagenbasierten Ansatz von Prostay kann Ihre Kette ein neues Haus in nur wenigen Tagen mit Ihrer standardisierten Konfiguration in Betrieb nehmen.
Die operativen Tools decken alle täglichen Aufgaben im gesamten Portfolio ab. Mit einer zentralen Reservierungszentrale können Sie über alle Häuser hinweg buchen und umbuchen, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Einheitliche Gästeprofile stellen sicher, dass jedes Haus weiß, wer Sie sind. Standardisierte Arbeitsabläufe für Rezeption, Housekeeping und Nachtabrechnung sparen Schulungszeit und sorgen dafür, dass jeder Gast das gleiche Erlebnis hat, egal ob er in Cork oder Dublin auscheckt.
Prostay kann Situationen bewältigen, mit denen Systeme für einzelne Häuser Schwierigkeiten haben. Sie können Rahmenverträge abschließen, die von mehr als einem Hotel genutzt werden können, und Sie können die Leistung sowohl auf Haus- als auch auf Portfolioebene verfolgen. Die Abwicklung von Gruppen- und MICE-Buchungen ist portfolioübergreifend möglich, sodass eine Konferenz, die an drei verschiedenen Veranstaltungsorten in derselben Stadt stattfindet, reibungslos verwaltet werden kann. Sie können dieselbe Technologie für Stadthotels, Resorts und Serviced Apartments derselben Kette nutzen, was als „gemischtes Portfolio“ bezeichnet wird.
Stellen Sie sich eine Kette mit 12 Hotels in Dublin, Cork und Galway vor, die Firmenpreise für ein Technologieunternehmen mit Kunden auf der ganzen Welt verwaltet. Mit Prostay wird der Vertrag einmalig auf Gruppenebene abgeschlossen, sofort mit allen relevanten Häusern synchronisiert und die Leistung im gesamten Portfolio anhand der Vereinbarung gemessen. Änderungen an Preisen und Vertragsverlängerungen werden zentral abgewickelt, sodass keine Gefahr besteht, dass Preise uneinheitlich sind oder Aktualisierungen übersehen werden.
Prostay erleichtert den Betriebsteams die täglichen Aufgaben, indem es diese automatisiert und zentralisiert. Teams, die im Bereich Umsatz tätig sind, erhalten zuverlässige, aktuelle Informationen über das gesamte Portfolio, um Entscheidungen zur Ertragsoptimierung zu treffen. IT-Mitarbeiter haben es leichter, alles auf dem neuesten Stand und sicher zu halten, wenn sie sich nur mit einem System statt mit vielen befassen müssen. Wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden, erhalten Finanzteams etwas noch Nützlicheres.
Vollständig integriertes Ökosystem: Prostay + Tableview POS + Prostay Accounting
Die Tatsache, dass Prostay über ein vollständig vernetztes Ökosystem verfügt, ist das, was es wirklich von konkurrierender Software für die Verwaltung mehrerer Objekte unterscheidet. Das Prostay PMS, Tableview POS (ein Produkt einer Schwesterfirma) und Prostay Accounting arbeiten alle zusammen als eine einzige Hospitality-Plattform. Es handelt sich nicht um lose verbundene Systeme, die Middleware benötigen; es sind nativ verknüpfte Komponenten, die ein ähnliches Datenmodell teilen.
Durch die Verbindung zwischen Prostay und Tableview POS können Kosten für Restaurants, Bars, Spas und Geschäfte in Echtzeit auf die Gästeabrechnungen gebucht werden. Gemeinsame Artikelstämme und Steuerregeln sorgen dafür, dass die Daten immer einheitlich sind. Die Abrechnung zwischen Zimmern und Verkaufsstellen funktioniert einwandfrei, selbst zwischen Hotels derselben Kette.
Beispiel: Ein Gast im Hotel A besucht die Dachterrassenbar im Hotel B. Beide Hotels befinden sich in derselben Stadt und gehören zur selben Kette. Der Gast lässt seine Getränke auf seine Zimmerrechnung setzen. Wenn Prostay und Tableview zusammenarbeiten, werden diese Gebühren direkt auf das richtige Zimmerkonto im Hotel A gebucht, ohne dass jemand etwas tun muss, wie beispielsweise Exporte oder Abstimmungen. Dieser Workflow zwischen den Häusern wird nahtlos abgewickelt.
Prostay Accounting ist ein Buchhaltungs- und Finanzsystem für Hotels, das sowohl mit Prostay PMS als auch mit Tableview POS zusammenarbeitet. Dadurch entfallen die manuellen Exporte und Abstimmungen, die für Ketten, die generische Buchhaltungssoftware verwenden, eine Belastung darstellen. PMS und POS buchen Umsatzbuchungen automatisch in das Hauptbuch. Die Hausbuchhaltung erfüllt die Anforderungen der Kette, ohne dass manuelle Tabellenkalkulationen erforderlich sind, und sorgt so für eine bessere Buchhaltung, Finanzberichterstattung und finanzielle Performance.
Für Hotelketten und andere Arten von Häusern bietet Prostay Accounting eine cloudbasierte, benutzerfreundliche Oberfläche, einen Kontenplan für mehrere Häuser, konsolidierte Jahresabschlüsse für das gesamte Portfolio sowie Buchungen über mehrere Häuser hinweg. Wenn ein Gast in Haus A Guthaben nutzt, das er in Haus B erworben hat, oder wenn die Zentrale Ausgaben auf mehrere Häuser verteilt, funktioniert die Buchhaltung entsprechend, ohne dass jemand etwas tun muss.
Die Effizienzgewinne am Monatsende sind enorm. Die tägliche automatische Buchung aus PMS und POS bedeutet, dass die Finanzabteilung am Ende des Abrechnungszeitraums nicht in Eile Daten importieren muss. Die zentralisierte Verwaltung von Mehrwertsteuer und GST stellt sicher, dass die Vorschriften eingehalten werden. Standardisierte Berichte stellen Auditoren und Eigentümer zufrieden, da die Formulare immer einheitlich sind. Mit dem integrierten Prostay-Stack können Ketten den Monatsabschluss für 15 oder mehr Hotels in fünf Werktagen erstellen. Zuvor dauerte dieser Vorgang mit separaten Systemen zwei Wochen oder länger.
Das bedeutet, dass Finanzteams weniger Zeit mit dem Sortieren von Daten und mehr Zeit mit deren Analyse verbringen. Für den Betrieb bedeutet dies, dass Abrechnungen korrekt ablaufen, ohne dass Mitarbeiter in komplizierten Aufgaben geschult werden müssen. Für die IT bedeutet eine Multi-Property-Management-Software, dass nur ein Anbieter und eine Integration zu betreuen sind, anstatt eines fragilen Netzwerks von Verbindungen über mehrere Systeme hinweg.
So bewerten und implementieren Sie ein Multi-Property-PMS wie Prostay
Die Auswahl einer Multi-Property-Management-Software ist eine strategische Entscheidung, die sich darauf auswirken wird, wie Ihre Kette in den nächsten 5 bis 10 Jahren funktioniert. Bei der Bewertung müssen Sie über reine Funktionschecklisten hinausgehen, um zu prüfen, ob die Software zu den spezifischen Zielen, dem Wachstumskurs und der Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt.
Erstellen Sie zunächst eine Liste Ihrer Anforderungen und vergleichen Sie diese mit wichtigen Bewertungskriterien:
- Wachstumsorientierung: Ist das System in der Lage, Ihre Wachstumsstrategie für die nächsten 3 bis 5 Jahre zu unterstützen? Wenn Sie derzeit 10 Hotels haben und bis 2028 auf 25 expandieren möchten, muss das PMS mitwachsen können, ohne neu eingerichtet werden zu müssen.
- Integrationsfähigkeit: Wie gut lässt sich das System mit der Technologie kombinieren, über die Sie bereits verfügen, und mit der Technologie, die Sie in Zukunft hinzufügen möchten? Moderne APIs sind wichtiger als alte Schnittstellennummern.
- Wie sieht die Vorgehensweise des Anbieters bei der Einführung in mehreren Hotels hinsichtlich Schulung und Onboarding aus? Holen Sie Referenzen von Ketten ein, die etwa die gleiche Größe haben.
Gesamtbetriebskosten: Denken Sie nicht nur an die Lizenz, sondern auch an IT-Kosten, Integrationswartung, Schulungen bei Personalwechseln und die Kosten für Workarounds.
Führen Sie strukturierte Besprechungen mit Mitarbeitern aus den Bereichen Front Office, Umsatz, Finanzen und IT durch. Erfassen Sie die aktuellen Probleme: doppelte Besucherprofile über verschiedene Häuser hinweg, die manuelle Zusammenführung von Berichten, inkonsistente Preisladungen sowie Abweichungen zwischen PMS und Buchhaltung bei den Zahlen. Testen Sie dann in einer Prostay-Demo genau diese Situationen, um zu beobachten, wie das System damit umgeht.
Die meisten Prostay-Installationen erfolgen schrittweise. Beginnen Sie mit 1–2 Pilotobjekten und verbessern Sie Vorlagen für Preise, Benutzerrollen und Berichte auf der Grundlage von Rückmeldungen aus dem realen Betrieb. Sobald die Pilotobjekte stabil laufen, führen Sie das System schrittweise in den übrigen Hotels ein, beispielsweise nach Region oder Markenebene. In der Regel dauert die vollständige Einführung bei einer Hotelkette mit 10 bis 20 Häusern 6 bis 9 Monate, wobei dies davon abhängt, wie komplex der Prozess ist und wie gut das Unternehmen mit Veränderungen umgehen kann.
Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, sollten Sie Best Practices für das Änderungsmanagement befolgen. Schulen Sie Cluster-Champions, damit diese ihren Kollegen bei der Umstellung helfen können. Üben Sie vor der Inbetriebnahme auf Sandbox-Systemen. Planen Sie Parallelbetrieb, bei dem das alte und das neue System für kurze Zeit – in der Regel ein bis zwei Wochen – gleichzeitig laufen, um eventuelle Unterschiede zu erkennen. Planen Sie die Inbetriebnahme nach Möglichkeit für Zeiten mit geringer Auslastung. Anfang Januar ist besser als die Weihnachtswoche.
Wenn Sie als Hotelgruppe auf der Suche nach einem modernen, vollständig integrierten Managementsystem für mehrere Häuser sind, sollten Sie sich für Prostay entscheiden. Dies gilt insbesondere, wenn Ihnen eine nahtlose POS- und Buchhaltungsintegration mit Tableview und Prostay Accounting wichtig ist.
Die richtige Software macht Ihre gesamte Arbeit effizienter, liefert Ihnen bessere Daten und spart Ihrem Team Zeit bei Aufgaben, für die es derzeit viel Zeit aufwendet. Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Häusern mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen schulen, ist es wichtig, eine Plattform zu haben, die einfach zu bedienen ist und ein benutzerfreundliches Layout aufweist.
Sind Sie bereit zu erfahren, wie Prostay die Anforderungen Ihrer Kette erfüllen kann? Kontaktieren Sie das Prostay-Vertriebsteam für eine Demo des gesamten Portfolios und eine Schätzung Ihrer Kapitalrendite (ROI) basierend auf der Größe und Komplexität Ihres Immobilienportfolios.
