He aquí una cifra que merece la pena analizar: en la mayoría de los hoteles, entre una quinta parte y un tercio de toda la energía se destina a climatizar espacios en los que no hay nadie. Habitaciones sin reservar que se mantienen a una temperatura agradable durante todo el invierno. Salas de conferencias vacías con aire acondicionado durante todo el mes de agosto. Pasillos iluminados como quirófanos a las cuatro de la madrugada sin que haya nadie. La factura de suministros que llega cada mes, que suele suponer entre el 3 % y el 6 % de los ingresos y es el segundo mayor gasto controlable después de la nómina, incluye discretamente todo eso, y como el derroche es invisible, nadie lo combate. Un huésped se queja cuando sale agua fría de la ducha; pero ningún huésped se ha quejado jamás de que la tercera planta se haya calentado para nadie durante todo el mes de febrero.
Esta guía trata de abordar esa factura al estilo de los gestores: primero, la medición; en segundo lugar, las mejoras operativas sin coste; y, por último, el gasto de capital, solo cuando resulte rentable. La herramienta más poderosa de todo el programa es una que tu establecimiento ya posee: los datos de ocupación de tu sistema de gestión hotelera, porque un hotel que sabe exactamente qué habitaciones están vendidas esta noche y qué plantas estarán vacías la semana que viene puede gestionar su edificio en consecuencia, en lugar de mantenerlo todo a pleno rendimiento por costumbre. Y como la mitad de la disciplina energética radica en la coordinación, que el servicio de limpieza informe de que se ha dejado un radiador a toda potencia tras una salida, que el equipo de mantenimiento cierre realmente el ciclo, un canal operativo compartido como Prostay Nexus es donde se desarrolla la versión diaria de este programa. No siguen sermones sobre el planeta; este es un artículo sobre costes. El planeta se beneficia de todos modos.
El segundo mayor coste del que nadie se hace responsable
La energía tiene un estatus extraño en la cuenta de resultados del hotel; la mano de obra cuenta con un responsable que discute sobre ella cada semana; y las comisiones de las OTA tienen una reunión de ingresos dedicada a reducirlas. La energía supone un cargo directo. Llega agregada, con un mes de retraso, en unidades en las que nadie del equipo piensa, y se clasifica como coste fijo, que es precisamente lo que no es: la energía es un coste variable disfrazado de coste fijo, y tratarla como si fuera una cuestión de clima en lugar de una decisión es la razón por la que va aumentando año tras año.
La falta de implicación es estructural. El director general ve la factura, pero no el edificio; el departamento de mantenimiento ve el edificio, pero no la factura; el personal de limpieza pasa por todas las habitaciones cada día y no se le pregunta nada al respecto. Por lo tanto, el primer paso de cualquier programa energético es organizativo, no técnico: una persona designada se hace responsable de las cifras, revisa las facturas, recorre el edificio e informa mensualmente de la tendencia, junto con los datos de ocupación y la nómina. En un inmueble pequeño, esa persona es el propietario o el director general, que le dedica dos horas al mes; en uno más grande, forma parte integrante de la descripción del puesto del responsable de mantenimiento. Todo lo demás que se expone en este artículo fracasa sin este paso, porque los ahorros que nadie supervisa se esfuman en dos temporadas, un patrón tan común en el sector que tiene un nombre: «snapback».
Medir primero: el consumo energético por habitación ocupada y la referencia
No se puede gestionar una cifra que nunca se ha calculado. Recopila las facturas de servicios públicos de los últimos doce meses, electricidad, gas, gasóleo, calefacción urbana y agua, ya que estás en ello, y establece la línea de referencia: consumo total y coste total por mes, comparados con las pernoctaciones de habitaciones ocupadas del PMS. De ahí se desprenden dos cifras. El coste energético por habitación ocupada, que suele oscilar entre 5 y 15 euros por noche de habitación en los establecimientos de servicio completo, es tu dato clave: convierte la factura invisible en algo concreto, comparable y rastreable. Y la evolución mensual te indica qué parte de tu consumo está determinada por la ocupación y qué parte corresponde a la línea de base: un hotel cuyo consumo en enero, con un 30 % de ocupación, es apenas inferior al de agosto, con un 90 % de ocupación, acaba de descubrir que la mayor parte de su energía no depende en absoluto de los huéspedes, lo que es otra forma de decir que la mayor parte es negociable.
Si el edificio cuenta con un único contador, eso basta para empezar; las facturas, junto con el PMS, te proporcionan más información de la que la mayoría de los establecimientos llegan a recopilar jamás. A medida que el programa madura, la instalación de subcontadores en los grandes consumidores, cocina, lavandería, piscina, spa y una planta de huéspedes a modo de muestra, convierte las suposiciones en datos. Pero no dejes que las ambiciones de medición retrasen el inicio: la hoja de cálculo de referencia es el trabajo de una tarde, y es esa tarde la que hace posible todas las decisiones posteriores, incluida la decisión sobre en qué no hay que perder el tiempo.
Mientras las facturas están sobre la mesa, lee la tarifa, porque algunos de los ahorros más económicos no implican ninguna obra en el edificio. Muchos establecimientos tienen contratos renovados por inercia a tarifas que una oferta competitiva superaría, y una hora con un agente o un ejercicio de comparación en el momento de la renovación suele suponer un ahorro de varios puntos en la factura anual. Comprueba también la estructura: las tarifas comerciales suelen incluir recargos por demanda máxima, en los que la media hora con mayor consumo del mes determina una cuota, y un hotel que pone en marcha simultáneamente la lavandería, la preparación de la cocina y la calefacción de la piscina a las nueve de la mañana está pagando por un pico que una simple secuenciación podría nivelar. Las tarifas por hora de consumo premian el desplazamiento de las cargas flexibles, sobre todo la lavandería, a las horas más baratas. Nada de esto cambia lo que consume el edificio; cambia lo que cuesta ese consumo, lo cual resulta igualmente interesante para la cuenta de resultados.
A dónde va realmente la energía: los cuatro grandes
El consumo energético de los hoteles se distribuye siguiendo un patrón notablemente constante. La calefacción, la ventilación y el aire acondicionado se llevan la mayor parte, normalmente entre el 40 y el 50 por ciento, razón por la cual todo lo que se trata en las dos secciones siguientes gira en torno a ellos. El agua caliente sanitaria representa entre el 15 y el 25 por ciento, impulsada por las duchas y por la colada, si se realiza en el propio establecimiento. La iluminación supone entre el 10 y el 20 por ciento, menos si se ha completado la conversión a LED y más si no es así. El resto corresponde a los elementos especializados: equipamiento de cocina, refrigeración, piscinas y spas (grandes consumidores en relación con su tamaño), ascensores y el silencioso enjambre de dispositivos siempre encendidos, desde los minibares hasta las máquinas expendedoras de los pasillos.
Este desglose marca la estrategia. Un inmueble que no haya abordado el control de la climatización no tiene por qué empezar por ningún otro aspecto, ya que una mejora del 10 % en la mitad de la factura es mejor que una mejora del 50 % en una vigésima parte de la misma. Esto también explica por qué las medidas más llamativas suelen ser las primeras medidas equivocadas: los paneles solares quedan muy bien en el tejado de un edificio que sigue calentando plantas vacías, y los paneles pasarán sus primeros años alimentando el desperdicio.
Gestiona el edificio en función de la ocupación, no de los hábitos
Esta es la idea central de la gestión energética moderna de los hoteles, y no cuesta nada: el sistema de gestión hotelera (PMS) conoce el futuro. Sabe qué habitaciones están reservadas para esta noche, las llegadas de mañana, el martes sin ocupación de la próxima semana y el 40 % de ocupación de enero del mes que viene. El edificio, por su parte, suele gestionarse como si todas las noches estuviera completo, porque el programa de la caldera se fijó hace años y nadie le informó de la estacionalidad. Cerrar esa brecha entre lo que sabe el PMS y lo que hace el edificio vale más que cualquier equipo que se pueda comprar.
Las medidas prácticas se adaptan al tamaño del establecimiento. Las habitaciones sin reservar se regulan a la baja, no se apagan: unos grados por debajo de la temperatura de confort en invierno, por encima en verano, lo suficiente para ahorrar de forma significativa, pero lo bastante cerca como para recuperarla en la hora previa a una llegada. Las plantas y alas vacías en temporada baja se cierran adecuadamente, con la calefacción limitada a niveles de protección, los circuitos de agua caliente aislados, la climatización de los pasillos reducida al mínimo y las habitaciones retiradas de la venta en el PMS para que ambos sistemas estén sincronizados. Los espacios multifuncionales se climatizan cuando se reservan, no de forma predeterminada; el calendario de banquetes debe determinar la climatización del salón de baile, del mismo modo que el calendario de habitaciones determina la de las plantas. Nada de esto afecta a ningún huésped, que es precisamente la clave: la primera ley del programa es que el confort en los espacios reservados es intocable, y todo lo demás es negociable.
La asignación de habitaciones como decisión energética
La ventaja más sutil y gratuita se encuentra en recepción. Con un 40 % de ocupación, cuarenta habitaciones repartidas al azar por cuatro plantas obligan a que todo el edificio esté en funcionamiento; esas mismas cuarenta habitaciones agrupadas en dos plantas permiten que las otras dos permanezcan inactivas en modo de ahorro energético. La asignación de habitaciones suele hacerse por conveniencia operativa o por preferencia del huésped, y ambas razones deben seguir primando cuando sean aplicables; pero la regla de desempate por defecto, llenar por planta, llenar por ala, mantener cerrada la planta superior hasta que el hotel la necesite, no le cuesta nada a la recepción y se acumula noche tras noche durante las temporadas intermedias. La misma lógica se aplica a lo largo de la semana: concentrar las llegadas de lunes a miércoles en la misma ala hace que la superficie climatizada del edificio se ajuste a la superficie vendida. Es el tipo de medida que parece demasiado insignificante como para tener importancia hasta que la multiplicas por trescientas noches.
La objeción es siempre la misma, y merece la pena responderla: ¿no hace que agrupar a los huéspedes que algunas habitaciones se desgasten más rápido que otras? Sí, y la solución está en la misma configuración: una norma de rotación que cambie el ala preferida por temporadas o mensualmente, de modo que el edificio se llene de manera eficiente cualquier noche, mientras que el desgaste anual se distribuye por todo el inventario. La recepción mantiene sus excepciones para el huésped al que le encanta la habitación 412 y para el cliente habitual que busca tranquilidad; la configuración predeterminada simplemente evita dispersar a cuarenta huéspedes por un edificio con capacidad para ciento sesenta.
Climatización: puntos de consigna, reducciones de temperatura y el beneficio del mantenimiento
Dentro de las habitaciones ocupadas y las zonas comunes, las ventajas radican en la disciplina más que en el sacrificio. Los puntos de consigna se desvían: un vestíbulo ajustado a 21 en algún invierno olvidado se mantiene a 21 durante las tardes de julio, y cada grado de calefacción o refrigeración innecesaria cuesta aproximadamente entre el 5 y el 8 por ciento de la energía dedicada a la climatización de ese espacio. Revisa todos los termostatos del edificio una vez, anota los puntos de consigna acordados y restringe quién puede modificarlos; las habitaciones pueden ofrecer un margen de ajuste cómodo sin permitir que se mantenga la ventana abierta y la calefacción al máximo al mismo tiempo, la clásica «oferta especial de febrero».
Luego está el mantenimiento, la inversión energética menos glamurosa y más fiable en el sector hotelero. Los filtros obstruidos hacen que cada ventilador trabaje más; las superficies de las calderas con incrustaciones transfieren peor el calor cada mes; las juntas defectuosas de las puertas de las cámaras frigoríficas hacen que los compresores funcionen sin parar; los sistemas desequilibrados calientan un ala hasta provocar quejas, mientras que enfrían otra hasta provocar quejas. Un establecimiento con un verdadero ritmo de mantenimiento preventivo, filtros cambiados según el calendario, serpentines limpios, sistemas reequilibrados y calderas revisadas antes de la temporada, suele consumir entre un 10 y un 15 por ciento menos en climatización que el mismo edificio mantenido de forma reactiva, y esas mismas visitas reducen las averías que afectan a los huéspedes y que aparecen en las reseñas. Si el calendario de mantenimiento está a la vista del personal de operaciones y se aprovechan las semanas de menor actividad para realizar los trabajos que interrumpen el servicio, el programa energético y el programa de mantenimiento se convierten en un mismo programa, que es exactamente lo que deberían ser.
Las mejoras rápidas: iluminación, agua caliente y lavandería
Empecemos por la iluminación, porque es la inversión que más rápido se amortiza: si una parte significativa del edificio sigue utilizando lámparas halógenas o fluorescentes, la conversión a LED suele amortizarse en uno o dos años y, de paso, mejora los espacios, con ambientes más cálidos en el vestíbulo y mejores colores en los baños. Combínalo con controles en las zonas donde la gente no se queda: sensores de presencia en los pasillos de servicio, huecos de escalera, trasteros y zonas de personal; sensores de luz natural donde los acristalamientos se encargan de la iluminación matutina; y temporizadores en la iluminación de la fachada y la señalización que respeten el horario de cierre. El pasillo a las cuatro de la madrugada merece luz cuando alguien lo recorre, no antes.
El agua caliente y la lavandería son un mismo sistema con dos funciones. En cuanto al agua: temperaturas de almacenamiento razonables que cumplan la normativa sobre legionela sin hervir el depósito, tuberías y circuitos aislados (una tarde dedicada a aislar las tuberías es una de las tareas con mayor rentabilidad del edificio), cabezales de ducha de bajo caudal tan eficaces que los huéspedes ni siquiera los noten, y disciplina con las fugas, porque un grifo de agua caliente que gotea supone un gasto de agua y de la energía que esta contiene. En cuanto a la lavandería: solo cargas completas, programas a temperaturas más bajas cuando las normas de higiene lo permitan, recuperación de calor en las máquinas industriales si el volumen lo justifica, y un programa de reutilización de toallas y ropa de cama gestionado con honestidad, omitiendo realmente el lavado cuando el huésped así lo elija, algo que un número sorprendente de establecimientos no hace. Los programas de reutilización reducen significativamente las cargas de lavandería cuando son auténticos y los huéspedes los aceptan como algo normal; lo que notan es cuando la tarjeta colocada en el toallero es puro teatro.
Si el establecimiento cuenta con piscina o spa, merece una línea propia en el programa, ya que el agua es lo más caro de mantener caliente en el edificio. Una cubierta para la piscina utilizada religiosamente durante la noche reduce drásticamente la carga de calefacción de la piscina, siendo la evaporación la principal causa de pérdida, y suele ser la inversión de cien euros con mayor rentabilidad de todo el plan energético. Más allá de la cubierta: temperaturas del agua razonables que se mantengan según la norma en lugar de subirse tras una sola queja; bombas de circulación programadas o con variadores de velocidad en lugar de funcionar a pleno rendimiento las veinticuatro horas del día; instalaciones de spa calentadas durante su horario de apertura en lugar de por la mera posibilidad de que se utilicen; y saunas con temporizadores que se ajusten a los patrones de demanda reales en lugar de estar encendidas todo el día para dos usuarios por la noche. Las zonas de bienestar justifican su consumo energético cuando los huéspedes están en ellas; la disciplina consiste simplemente en negarse a climatizar la fantasía de los huéspedes que no están.
El paseo nocturno: la auditoría energética más barata que existe
Antes de contratar a nadie para que realice una auditoría, haz lo siguiente: recorre todo el edificio a las dos de la madrugada con un bloc de notas. Ante cada luz que esté encendida, pregúntate por qué. Ante cada ruido de un equipo en funcionamiento, pregúntate para qué sirve a esta hora. Toca los radiadores de las salas de reuniones vacías, nota el aire acondicionado en el restaurante cerrado, comprueba que las lámparas de calor y el sistema de extracción de la cocina no estén funcionando sin comida que calentar, y localiza el almacén que lleva calefactado desde que se inauguró el edificio para mantener los colchones de repuesto. El paseo nocturno es el momento en que el edificio se confiesa. La mayoría de los inmuebles que lo hacen por primera vez obtienen una lista que reduce notablemente el consumo utilizando nada más que interruptores, horarios y dos horas del insomnio de un responsable, y repetirlo cada trimestre mantiene al edificio a raya, porque el despilfarro resurge en la oscuridad como todo lo demás.
Cuándo invertir dinero: mejoras de capital que se amortizan
Solo cuando se agota el margen de ahorro gratuito tiene sentido el gasto, y la priorización se establece en función de la amortización. Los termostatos inteligentes y los controles de habitación en red, junto con los sensores de ocupación y la integración con el sistema de gestión hotelera (PMS), para que las habitaciones no vendidas se ajusten automáticamente, suelen amortizarse en un plazo de dos a cuatro años y eliminan la diligencia humana de la que depende la versión manual. Las bombas de calor que sustituyen a las calderas de combustibles fósiles son el gran cambio estructural de la década: la amortización varía según las tarifas y el clima; entre tres y ocho años es el plazo realista, y los programas de subvenciones en muchos países lo acortan considerablemente, pero la adaptación requiere ingeniería, no solo entusiasmo, especialmente en lo que respecta a los picos de demanda de agua caliente. La energía solar tiene un sentido evidente en inmuebles con grandes cargas diurnas, piscinas, spas, servicios de restauración durante todo el día y tejado disponible. Los sistemas de gestión de edificios (BMS) se amortizan a partir de inmuebles de tamaño medio aproximadamente, con la salvedad que todo consultor susurra: un BMS que nadie del personal entiende se convierte en una forma cara de automatizar el antiguo despilfarro. Sea cual sea la inversión, anota el ahorro previsto antes de firmar y, después, comprueba mensualmente que se cumple; los proyectos de inversión que se miden en función de sus propias promesas se mantienen fiables, y los que nunca se miden nunca dan resultados.
Hábitos del personal y comunicación con los huéspedes sin sermones
El factor humano es el que determina si todo esto perdura. El servicio de limpieza es tu red de sensores: treinta habitaciones al día por empleado, cada radiador revisado, cada ventana comprobada, cada fuga en el baño detectada en primer lugar, y el hábito de informar con una sola línea, «el radiador hace ruido en la 204», «ventana dejada abierta en una salida», «junta defectuosa en la máquina de hielo del tercer piso», alimenta al equipo de mantenimiento mejor que cualquier panel de control. La recepción se encarga de la configuración predeterminada de los grupos de habitaciones y de la programación de los espacios funcionales. La cocina se encarga de la disciplina a la hora de poner en marcha los equipos, porque encender todos los electrodomésticos a las siete para un servicio que empieza a las doce es la versión culinaria de calentar una planta vacía. Nada de esto requiere un programa de cultura; lo que se necesita es que las expectativas se incorporen a las rutinas que los equipos ya siguen, y que se compartan las cifras mensuales, porque los equipos que ven caer la tendencia de consumo energético por habitación ocupada lo tratan como un reto que vale la pena ganar, sobre todo si una parte del ahorro financia algo que desean.
Con los huéspedes, la regla es la competencia discreta. Explica el programa de reutilización con claridad y respétalo. Limita las afirmaciones sobre sostenibilidad a lo que realmente se hace, a las certificaciones cuando existan, y deja que el propio edificio hable por sí mismo: habitaciones que den sensación de frescor, duchas con agua caliente al instante, pasillos iluminados con luz cálida en lugar de deslumbrante. Lo que los huéspedes castigan es el recorte de gastos disfrazado de ecologismo, la calefacción escasa descrita como «ecológica», la supresión de servicios celebrada como una medida para salvar el planeta. Si una medida empeora la estancia, incumple la primera ley de este artículo y también fracasará en las valoraciones.
La revisión mensual: mantener los ahorros conseguidos
Todo el programa se resume en una reunión periódica: quince minutos, una vez al mes, en la que el responsable de las cifras presenta tres datos: el consumo comparado con el mismo mes del año anterior, el consumo energético por habitación ocupada frente a la tendencia y el estado de la lista de reparaciones en curso. Ajusta los datos en función de las condiciones meteorológicas, mentalmente o con datos de grados-día, para que un enero frío no se interprete como un fracaso; celebra lo que se ha reducido y identifica lo que ha vuelto a subir. Los ahorros que no se supervisan vuelven a los hábitos en dos temporadas; en cambio, los ahorros revisados mensualmente se acumulan, porque cada revisión saca a la luz el siguiente pequeño aspecto, y la lista, sorprendentemente, nunca se vacía del todo.
Dónde encaja Prostay
La gestión de un edificio basada en la ocupación se sustenta en la calidad de los datos, y esos datos son el producto nativo del PMS. Prostay conoce la ocupación de esta noche, las llegadas de mañana y la previsión para el próximo mes, que es precisamente la información en la que se basan los horarios de reducción de temperatura, las decisiones de cierre de plantas y la climatización de los espacios funcionales; la misma previsión de ocupación que determina tu lista de limpieza es la que debería marcar el funcionamiento de la caldera. El estado de las habitaciones fluye en ambos sentidos: las habitaciones retiradas de la venta por el cierre de un ala se mantienen reflejadas en el inventario, y la costumbre de la recepción de asignar grupos por planta es una configuración, no un ejercicio de memoria. La capa de coordinación pasa por Prostay Nexus, donde la nota de limpieza que dice «el radiador hace ruido en la 204» se convierte en una tarea de mantenimiento con un responsable en lugar de una conversación de pasillo, y donde las cifras mensuales pueden llegar a donde cada jefe de departamento realmente las lee. La gestión energética es un programa basado en datos y disciplina, y la función del software es proporcionar los datos y garantizar la disciplina.
La factura de los servicios públicos nunca será glamurosa, y ese es precisamente su encanto como proyecto: ninguna OTA puede encargarse de eliminarla, ningún competidor puede ofrecerla a un precio más bajo, y cada euro que se ahorra va directamente al resultado final con un margen del cien por cien. Calcula la cifra, recorre el edificio a las dos de la madrugada, deja que el PMS le indique a la caldera lo que realmente se ha vendido y revisa la tendencia mensualmente. El segundo mayor coste controlable responde al control, y la mayoría de los hoteles, sencillamente, nunca han aplicado ninguno.
