Ecco un dato su cui vale la pena riflettere: nella maggior parte degli hotel, tra un quinto e un terzo di tutta l’energia viene spesa per climatizzare spazi in cui non c’è nessuno. Camere invendute mantenute a una temperatura confortevole per tutto l’inverno. Sale conferenze vuote raffreddate per tutto il mese di agosto. Corridoi illuminati come sale operatorie alle quattro del mattino, senza che ci sia nessuno. La bolletta che arriva ogni mese, che in genere rappresenta dal 3 al 6 per cento del fatturato ed è il secondo costo controllabile più importante dopo il personale, include silenziosamente tutto questo, e poiché lo spreco è invisibile, nessuno lo combatte. Un ospite si lamenta quando l’acqua della doccia è fredda; nessun ospite si è mai lamentato del fatto che il terzo piano sia stato riscaldato per nessuno per tutto il mese di febbraio.
Questa guida spiega come affrontare quella bolletta secondo l’approccio del gestore: prima la misurazione, poi i miglioramenti operativi gratuiti, infine gli investimenti di capitale e solo dove conviene. Lo strumento più potente dell’intero programma è quello di cui la vostra struttura dispone già: i dati di occupazione nel vostro sistema di gestione alberghiera, perché un hotel che sa esattamente quali camere sono vendute stasera e quali piani saranno vuoti la prossima settimana può gestire la propria struttura di conseguenza, invece di far funzionare tutto ovunque al massimo del comfort per pura abitudine. E poiché metà della disciplina energetica consiste nel coordinamento – dal personale addetto alle pulizie che segnala il termosifone lasciato a tutta potenza in una camera da cui gli ospiti hanno fatto il check-out, alla manutenzione che chiude effettivamente il ciclo – un canale operativo condiviso come Prostay Nexus è il luogo in cui si concretizza la versione quotidiana di questo programma. Non seguiranno prediche sul pianeta; questo è un articolo sui costi. Il pianeta ne beneficia comunque.
Il secondo costo più grande di cui nessuno si fa carico
L’energia ha uno status strano nel conto economico dell’hotel; la manodopera ha un responsabile che ne discute settimanalmente. Le commissioni OTA hanno una riunione dedicata alla riduzione delle entrate. L’energia comporta un addebito diretto. Arriva aggregata, con un mese di ritardo, in unità di misura che nessuno nel team conosce, e viene archiviata tra i costi fissi, che è esattamente ciò che non è: l’energia è un costo variabile travestito da costo fisso, e trattarla come un fenomeno meteorologico piuttosto che come una scelta è il motivo per cui tende a salire anno dopo anno.
Il divario di responsabilità è strutturale. Il direttore generale vede la bolletta ma non l’edificio; il reparto manutenzione vede l’edificio ma non la bolletta; il reparto pulizie entra in ogni camera ogni giorno e non gli viene chiesto nulla al riguardo. La prima mossa di qualsiasi programma energetico è quindi organizzativa, non tecnica: una persona designata è responsabile dei dati, controlla le bollette, ispeziona l’edificio e riferisce mensilmente sull’andamento, insieme ai dati relativi all’occupazione e al libro paga. In una piccola struttura è il proprietario o il direttore generale a occuparsene per due ore al mese; in una più grande, è una parte integrante della descrizione delle mansioni del responsabile della manutenzione. Tutto il resto di questo articolo fallisce senza questo passo, perché i risparmi che nessuno monitora svaniscono nel giro di due stagioni, un fenomeno così comune nel settore da avere un nome: snapback.
Misurare prima di tutto: energia per camera occupata e valore di riferimento
Non è possibile gestire un dato che non è mai stato calcolato. Raccogliete le bollette degli ultimi dodici mesi relative a elettricità, gas, gasolio, teleriscaldamento e, già che ci siete, anche all’acqua, e stabilite il valore di riferimento: consumo totale e costo totale per mese, rapportati ai pernottamenti in camere occupate ricavati dal PMS. Ne emergono due cifre. Il costo energetico per camera occupata, che in genere si aggira tra i 5 e i 15 euro per pernottamento nelle strutture con servizio completo, è il dato principale: rende la bolletta invisibile concreta, comparabile e tracciabile. E l’andamento mensile vi indica quanta parte del vostro consumo è determinata dall’occupazione rispetto al valore di riferimento: un hotel il cui consumo di gennaio, con un’occupazione del 30%, è appena inferiore a quello di agosto, con un’occupazione del 90%, ha appena scoperto che la maggior parte della sua energia non segue affatto gli ospiti, il che è un altro modo per dire che gran parte di essa è negoziabile.
Se l’edificio dispone di un unico contatore, va bene per iniziare; le bollette, insieme al PMS, forniscono informazioni più approfondite di quante la maggior parte delle strutture riesca mai a raccogliere. Man mano che il programma matura, l’installazione di contatori secondari per i grandi consumatori – cucina, lavanderia, piscina, spa e un piano dedicato agli ospiti a titolo di campione – trasforma le discussioni in dati concreti. Ma non lasciate che le ambizioni di misurazione ritardino l’avvio: il foglio di calcolo di riferimento richiede solo un pomeriggio di lavoro, ed è proprio quel pomeriggio a rendere possibile ogni decisione successiva, compresa quella su cosa non vale la pena affrontare.
Mentre le bollette sono sul tavolo, leggete la tariffa, perché alcuni dei risparmi più convenienti non comportano alcun intervento edilizio. Molte strutture hanno contratti rinnovati per inerzia a tariffe che un preventivo competitivo potrebbe battere, e un’ora con un broker o un confronto al momento del rinnovo spesso vale diversi punti percentuali della bolletta annuale. Controllate anche la struttura: le tariffe commerciali includono spesso costi legati al picco di domanda, in cui la singola mezz’ora con il consumo più alto del mese determina un costo aggiuntivo, e un hotel che avvia contemporaneamente alle nove del mattino la lavanderia, la preparazione in cucina e il riscaldamento della piscina paga per un picco che una semplice sequenza temporale potrebbe appiattire. Le tariffe a tempo d’uso premiano lo spostamento dei carichi flessibili, soprattutto della lavanderia, nelle fasce orarie più economiche. Nulla di tutto ciò modifica ciò che l’edificio consuma; cambia il costo del consumo, cosa che il conto economico trova altrettanto interessante.
Dove va a finire effettivamente l’energia: i quattro grandi
Il consumo energetico degli hotel si suddivide secondo uno schema straordinariamente costante. Il riscaldamento, la ventilazione e la climatizzazione occupano la quota maggiore, in genere dal 40 al 50 per cento, motivo per cui tutto ciò che verrà trattato nelle prossime due sezioni riguarda proprio questi aspetti. L’acqua calda sanitaria rappresenta dal 15 al 25 per cento, trainata dalle docce e, se effettuata in loco, dal servizio di lavanderia. L’illuminazione rappresenta dal 10 al 20 per cento, meno se la conversione ai LED è stata completata, di più in caso contrario. Il resto spetta alle voci specifiche: attrezzature da cucina, refrigerazione, piscine e spa (grandi consumatori in rapporto alle loro dimensioni), ascensori e la silenziosa moltitudine di dispositivi sempre accesi, dai minibar ai distributori automatici nei corridoi.
Questa ripartizione definisce la strategia. Una struttura che non ha affrontato il controllo dell’impianto di riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell’aria (HVAC) non ha motivo di iniziare da nessun’altra parte, perché un miglioramento del 10% su metà della bolletta è meglio di un miglioramento del 50% su un ventesimo di essa. Questo spiega anche perché le misure più appariscenti sono solitamente quelle sbagliate da adottare per prime: i pannelli solari fanno bella figura sul tetto di un edificio che continua a riscaldare piani vuoti, e nei primi anni alimenteranno solo sprechi.
Gestire l’edificio in base all’occupazione, non alle abitudini
Ecco l’idea centrale della moderna gestione energetica alberghiera, e non costa nulla: il PMS conosce il futuro. Conosce le camere vendute per stasera, gli arrivi di domani, il martedì senza ospiti della prossima settimana e il gennaio con il 40% di occupazione del mese prossimo. L’edificio, nel frattempo, viene solitamente gestito come se ogni notte fosse al completo, perché la programmazione della caldaia è stata impostata anni fa e nessuno le ha parlato di stagionalità. Colmare quel divario tra ciò che il PMS sa e ciò che l’edificio fa vale più di qualsiasi singolo apparecchio che si possa acquistare.
Le misure pratiche variano in base alle dimensioni della struttura. Le camere non vendute vengono regolate a una temperatura inferiore, non spente: qualche grado al di sotto del comfort in inverno, al di sopra in estate, abbastanza da garantire un risparmio significativo, ma abbastanza vicino da poter ripristinare la temperatura nell’ora che precede un arrivo. I piani e le ali vuoti in bassa stagione vengono chiusi correttamente, con il riscaldamento mantenuto solo a livelli di protezione, i circuiti dell’acqua calda isolati, la climatizzazione dei corridoi ridotta al minimo e le camere tolte dalla vendita nel PMS in modo che i due sistemi siano allineati. Gli spazi funzionali vengono climatizzati solo quando prenotati, non di default; il calendario dei banchetti dovrebbe determinare il clima della sala da ballo così come il calendario delle camere determina quello dei piani. Nulla di tutto ciò influisce su un singolo ospite, ed è proprio questo il punto: la prima regola del programma è che il comfort negli spazi venduti è intoccabile, mentre tutto il resto è negoziabile.
L’assegnazione delle camere come decisione energetica
Il vantaggio gratuito più sottile si trova alla reception. Con un’occupazione del 40%, quaranta camere sparse a caso su quattro piani costringono l’intero edificio a funzionare; le stesse quaranta camere raggruppate su due piani consentono agli altri due di rimanere inattivi in modalità di risparmio energetico. L’assegnazione delle camere avviene solitamente per comodità operativa o in base alle preferenze degli ospiti, e entrambe le considerazioni dovrebbero continuare a prevalere nei casi in cui sono applicabili; tuttavia, la regola di spareggio predefinita – riempire per piano, riempire per ala, tenere chiuso l’ultimo piano finché la struttura non ne ha bisogno – non costa nulla alla reception e produce un effetto cumulativo ogni notte durante le stagioni intermedie. La stessa logica si applica durante la settimana: concentrare gli arrivi dal lunedì al mercoledì nella stessa ala mantiene l’area climatizzata dell’edificio in linea con quella venduta. È il tipo di misura che sembra troppo piccola per fare la differenza finché non la si moltiplica per trecento notti.
L’obiezione è sempre la stessa, e vale la pena rispondervi: il raggruppamento non usura alcune camere più rapidamente di altre? È vero, e la soluzione sta proprio nella stessa configurazione: una regola di rotazione che sposti l’ala preferita stagionalmente o mensilmente, in modo che l’edificio si riempia in modo efficiente in qualsiasi notte, mentre l’usura annuale si distribuisca comunque su tutto l’inventario. La reception mantiene le eccezioni per l’ospite che ama la camera 412 e per il cliente abituale che desidera tranquillità; l’impostazione predefinita si limita semplicemente a evitare di sparpagliare quaranta ospiti in un edificio progettato per centosessanta.
HVAC: setpoint, abbassamenti e il dividendo della manutenzione
All’interno delle camere vendute e delle aree comuni, i vantaggi derivano dalla disciplina piuttosto che dal sacrificio. I setpoint tendono a variare: una hall impostata a 21 in qualche dimenticato soggiorno invernale rimane a 21 anche nei pomeriggi di luglio, e ogni grado di riscaldamento o raffreddamento non necessario costa all’incirca dal 5 all’8 per cento dell’energia impiantistica dello spazio. Controllare una volta tutti i termostati dell’edificio, annotare i valori di regolazione concordati e limitare chi può modificarli; le camere degli ospiti possono offrire un margine di regolazione confortevole senza concedere la possibilità di tenere la finestra aperta e il riscaldamento al massimo contemporaneamente, la classica “offerta speciale di febbraio”.
Poi c’è la manutenzione, l’investimento energetico meno affascinante ma più affidabile nel settore alberghiero. I filtri intasati costringono ogni ventilatore a lavorare di più; le superfici incrostate delle caldaie riducono progressivamente la trasmissione del calore mese dopo mese; le guarnizioni difettose delle porte delle celle frigorifere costringono i compressori a funzionare ininterrottamente; gli impianti sbilanciati riscaldano un’ala fino a suscitare reclami mentre raffreddano un’altra fino a suscitare reclami. Una struttura con un vero e proprio ritmo di manutenzione preventiva – filtri sostituiti secondo programma, serpentine pulite, impianti ribilanciati, caldaie sottoposte a manutenzione prima della stagione – consuma abitualmente dal 10 al 15 per cento in meno per l’impianto di climatizzazione rispetto allo stesso edificio sottoposto a manutenzione reattiva, e le stesse visite riducono i guasti visibili agli ospiti che compaiono nelle recensioni. Se il calendario di manutenzione è visibile al personale operativo e le settimane di minor afflusso vengono utilizzate per gli interventi più invasivi, il programma energetico e quello di manutenzione diventano un unico programma, che è esattamente ciò che dovrebbero essere.
I risultati immediati: illuminazione, acqua calda e lavanderia
Iniziamo dall’illuminazione, perché è il risultato più facile da ottenere: se una parte significativa dell’edificio utilizza ancora lampade alogene o fluorescenti, la conversione a LED si ripaga in genere entro uno o due anni e, nel contempo, migliora gli spazi, creando atmosfere più accoglienti nella hall e una migliore resa cromatica nei bagni. Abbinatela a sistemi di controllo dove le persone non si soffermano: sensori di presenza nei corridoi di servizio, nelle trombe delle scale, nei magazzini e nelle aree riservate al personale; sensori di luce naturale dove le vetrate fanno il loro lavoro al mattino; timer sull’illuminazione della facciata e dell’insegna che rispettino l’orario di chiusura. Il corridoio alle quattro del mattino merita luce quando qualcuno lo percorre, non prima.
L’acqua calda e la lavanderia sono un unico sistema con due funzioni. Per quanto riguarda l’acqua: temperature di stoccaggio ragionevoli che rispettino le norme sulla legionella senza far bollire il serbatoio, tubazioni e circuiti coibentati (un pomeriggio dedicato all’isolamento delle tubazioni è uno degli interventi con il più alto ritorno sull’investimento nell’edificio), soffioni a basso flusso così efficaci che gli ospiti non se ne accorgano nemmeno, e disciplina contro le perdite, perché un rubinetto dell’acqua calda che gocciola fa sprecare sia l’acqua che l’energia in essa contenuta. Per quanto riguarda la lavanderia: solo carichi completi, programmi a temperatura più bassa dove gli standard igienici lo consentono, recupero di calore sulle macchine industriali se il volume lo giustifica, e un programma di riutilizzo di asciugamani e biancheria gestito in modo onesto, saltando effettivamente il lavaggio quando l’ospite lo richiede, cosa che un numero sorprendente di strutture non riesce a fare. I programmi di riutilizzo riducono significativamente i carichi di lavanderia quando sono autentici e gli ospiti li accettano come normali; ciò che notano è quando il cartellino sul portasciugamani è solo una messinscena.
Se la struttura dispone di una piscina o di una spa, merita una voce a parte nel programma, poiché l’acqua è l’elemento più costoso da mantenere caldo nell’edificio. Una copertura per la piscina utilizzata scrupolosamente durante la notte riduce drasticamente il carico di riscaldamento della piscina, essendo l’evaporazione la principale causa di dispersione, e rappresenta di norma i cento euro con il rendimento più elevato nell’intero piano energetico. Oltre alla copertura: temperature dell’acqua ragionevoli mantenute entro gli standard piuttosto che aumentate dopo un singolo reclamo, pompe di circolazione programmate o con azionamenti a velocità variabile invece di funzionare a pieno regime 24 ore su 24, strutture termali riscaldate solo durante gli orari di apertura piuttosto che in previsione di un possibile utilizzo, e saune con timer che si adattano ai modelli di domanda effettivi invece di rimanere accese tutto il giorno per due soli utenti serali. Le aree benessere giustificano il proprio consumo energetico quando gli ospiti le frequentano; la disciplina consiste semplicemente nel rifiutarsi di assecondare le fantasie degli ospiti che non sono presenti.
La passeggiata notturna: l’audit energetico più economico che ci sia
Prima di assumere qualcuno per effettuare qualsiasi audit, fate questo: percorrete l’intero edificio alle due del mattino con un blocco note. Per ogni luce accesa, chiedetevi perché. Per ogni rumore di apparecchiature in funzione, chiedetevi a cosa serva a quest’ora. Toccate i termosifoni nelle sale riunioni vuote, sentite l’aria condizionata nel ristorante chiuso, controllate le lampade riscaldanti e l’aspirazione della cucina in funzione senza cibo da riscaldare, individuate il magazzino che viene riscaldato sin dall’apertura dell’edificio per via dei materassi di riserva. È durante il giro notturno che l’edificio si confessa. La maggior parte delle proprietà che lo fanno per la prima volta tornano con un elenco che riduce notevolmente i consumi utilizzando nient’altro che interruttori, programmi e due ore di insonnia di un responsabile, e ripeterlo ogni trimestre mantiene l’edificio onesto, perché gli sprechi ricrescono nell’oscurità come tutto il resto.
Quando spendere: interventi di miglioramento che si ripagano
Solo dopo aver esaurito la quota gratuita ha senso spendere, e la scala di priorità si ordina in base al tempo di recupero dell’investimento. Termostati intelligenti e sistemi di controllo delle stanze in rete, sensori di presenza e integrazione con il PMS (sistema di gestione delle prenotazioni) in modo che le camere non vendute si abbassino automaticamente, in genere ammortizzano il loro costo in due o quattro anni ed eliminano la diligenza umana da cui dipende la versione manuale. Le pompe di calore che sostituiscono le caldaie a combustibili fossili rappresentano la grande mossa strutturale del decennio: i tempi di ammortamento variano a seconda delle tariffe e del clima; da tre a otto anni è l’intervallo realistico, e i programmi di sovvenzioni in molti paesi lo accorciano in modo significativo, ma la riqualificazione richiede competenze ingegneristiche, non solo entusiasmo, specialmente in relazione ai picchi di domanda di acqua calda. Il solare è una scelta ovvia per gli immobili con grandi carichi diurni, piscine, centri benessere, attività di ristorazione a tutto giorno e tetto a disposizione. I sistemi di gestione degli edifici (BMS) si ripagano a partire da immobili di dimensioni medio-grandi, con l’avvertenza che ogni consulente sussurra: un BMS che nessuno del personale capisce diventa un modo costoso per automatizzare i vecchi sprechi. Qualunque sia l’investimento, mettete per iscritto il risparmio previsto prima di firmare, poi verificatelo mensilmente in seguito; i progetti di investimento valutati in base alle loro stesse promesse rimangono affidabili, mentre quelli che non vengono mai misurati non ripagano mai.
Le abitudini del personale e la comunicazione con gli ospiti senza prediche
È il fattore umano a decidere se tutto questo avrà continuità. Il servizio di pulizia è la vostra rete di sensori: trenta camere al giorno per addetto, ogni termosifone controllato, ogni finestra verificata, ogni perdita in bagno individuata per prima, e l’abitudine di segnalare con una sola riga, «termosifone che sibila nella 204», «finestra lasciata aperta in una camera da cui gli ospiti sono partiti», «guasto alla guarnizione della macchina del ghiaccio al terzo piano», fornisce alla manutenzione informazioni migliori di qualsiasi dashboard. La reception gestisce il raggruppamento predefinito e la programmazione degli spazi funzionali. La cucina è responsabile della disciplina di avvio, perché accendere tutti gli elettrodomestici alle sette per un servizio che inizia a mezzogiorno è l’equivalente culinario di riscaldare un piano vuoto. Nulla di tutto ciò richiede un programma di sensibilizzazione; occorre che le aspettative siano integrate nelle routine già seguite dai team e che i dati mensili siano condivisi, perché i team che vedono diminuire il consumo energetico per camera occupata lo considerano una sfida da vincere, soprattutto se una parte del risparmio finanzia qualcosa che desiderano.
Con gli ospiti, la regola è la competenza discreta. Esponete chiaramente il programma di riutilizzo e rispettatelo. Limitate le affermazioni sulla sostenibilità a ciò che viene effettivamente fatto, alle certificazioni dove esistono, e lasciate che sia l’edificio stesso a parlare: camere che sembrano fresche, docce con acqua calda immediata, corridoi illuminati con luce calda anziché abbagliante. Ciò che gli ospiti non gradiscono è il taglio dei costi mascherato da ambientalismo, il riscaldamento al minimo descritto come «ecologico», i servizi rimossi celebrati come un gesto per salvare il pianeta. Se una misura peggiora il soggiorno, viola la prima legge di questo articolo e fallirà anche nelle recensioni.
La revisione mensile: mantenere i risparmi ottenuti
L’intero programma si riassume in una riunione ricorrente: quindici minuti, una volta al mese, in cui il responsabile dei dati presenta tre voci: i consumi rispetto allo stesso mese dell’anno precedente, l’energia per camera occupata rispetto all’andamento e lo stato dell’attuale elenco degli interventi da effettuare. Adattatevi mentalmente alle condizioni meteorologiche o ai dati sui gradi-giorno, in modo che un gennaio freddo non venga interpretato come un fallimento; festeggiate ciò che è diminuito e individuate ciò che è tornato a salire. I risparmi non monitorati tornano alle vecchie abitudini nel giro di due stagioni; quelli rivisti mensilmente, invece, si accumulano, perché ogni revisione porta alla luce il prossimo piccolo elemento e l’elenco, sorprendentemente, non si svuota mai del tutto.
Dove si inserisce Prostay
La gestione degli edifici basata sull’occupazione si fonda sulla qualità dei dati, e i dati sono il prodotto nativo del PMS. Prostay conosce l’occupazione di stasera, gli arrivi di domani e le previsioni per il mese prossimo, che sono esattamente le informazioni su cui si basano i programmi di riduzione del riscaldamento, le decisioni di chiusura dei piani e la climatizzazione degli spazi funzionali; la stessa previsione di occupazione che guida il vostro turno di pulizie è quella che dovrebbe guidare le ambizioni della caldaia. Lo stato delle camere è bidirezionale: le camere ritirate dalla vendita per un’ala chiusa rimangono correttamente registrate nell’inventario, e l’abitudine della reception di assegnare i gruppi per piano è una configurazione, non un esercizio di memoria. Il livello di coordinamento passa attraverso Prostay Nexus, dove la nota del personale addetto alle pulizie «il radiatore ruggisce nella 204» diventa un’attività di manutenzione assegnata a un responsabile invece che una conversazione nel corridoio, e dove i dati mensili possono arrivare proprio dove ogni responsabile di reparto li legge effettivamente. La gestione energetica è un programma basato su dati e disciplina, e il compito del software è fornire i dati e garantire la disciplina.
La bolletta delle utenze non sarà mai affascinante, ed è proprio questo il suo fascino come progetto: nessuna OTA può commissionarla altrove, nessun concorrente può offrirla a un prezzo inferiore, e ogni euro di risparmio va direttamente a incidere sul risultato netto con un margine del cento per cento. Calcolate la cifra, fate un giro nell’edificio alle due del mattino, lasciate che il PMS comunichi alla caldaia cosa viene effettivamente venduto e esaminate l’andamento mensilmente. Il secondo costo controllabile più importante risponde al controllo, e la maggior parte degli hotel semplicemente non ne ha mai applicato alcuno.
